信息化在質(zhì)量體系文件管理中的應(yīng)用措施

薛瀅妤

巴州產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)所 新疆巴州 841000

當(dāng)前檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)于質(zhì)量管理工作的要求越來越嚴(yán)格，也就導(dǎo)致既往工作模式中存在的缺陷越來越顯著，隨著互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，以信息化管理質(zhì)量管理體系的迫切性越來越大，重要性越來越凸顯。信息化管理系統(tǒng)的便捷、準(zhǔn)確等多方面優(yōu)越性得以體現(xiàn)，可以更加有效的實(shí)現(xiàn)制訂、修訂、改版、發(fā)布等各項(xiàng)工作，大幅度提升工作效率，節(jié)約各類管理資源，并對(duì)相關(guān)制度的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及文件制定管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化等均可起到重要的推動(dòng)作用，有利于更加直觀的體現(xiàn)質(zhì)量管理工作的管理、運(yùn)行以及流轉(zhuǎn)。為了促使質(zhì)量體系文件管理工作中的信息化得到進(jìn)一步落實(shí)，有必要對(duì)其中的應(yīng)用措施進(jìn)行深入分析。

1 系統(tǒng)組成

質(zhì)量體系文件管理系統(tǒng)之中主要包含三個(gè)部分：①系統(tǒng)管理：對(duì)不同管理人員在應(yīng)用系統(tǒng)中的權(quán)限，對(duì)各個(gè)部門中擔(dān)任各職務(wù)的工作人員的權(quán)限，對(duì)于文件系統(tǒng)的登錄、內(nèi)容的使用以及權(quán)限的使用進(jìn)行有效控制；②受控文件管理系統(tǒng)：針對(duì)文件開展管理工作，主要包括文件的制定、更新、打印、查看、作廢工作等，相關(guān)檔案的更新、查看及作廢工作等；③流程管理：質(zhì)量管理工作所需的具體工作流程，其中包括不同的受控文件在不同權(quán)限管理人員及辦理人員之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)的控制[1]。

2 系統(tǒng)操作

在對(duì)基本質(zhì)量管理工作進(jìn)行完善的基礎(chǔ)上，質(zhì)量體系文件管理系統(tǒng)能夠體現(xiàn)出操作簡(jiǎn)潔、應(yīng)用方便同時(shí)擴(kuò)展性良好等諸多優(yōu)勢(shì)，與質(zhì)量管理工作的實(shí)際使用需求十分相符，有利于促使工作效率切實(shí)提升，同時(shí)能夠強(qiáng)化各個(gè)部門的協(xié)調(diào)溝通?；诖耍瑢?shí)現(xiàn)基本系統(tǒng)操作功能的同時(shí)，還應(yīng)具有以下幾個(gè)方面的功能：

2.1 郵箱功能

在質(zhì)量體系文件管理系統(tǒng)之中加用郵箱功能，主要目的在于提升文件使用人員、文件管理人員之間進(jìn)行溝通及反饋效率，任何有關(guān)文件、文件控制系統(tǒng)的任何建議、意見，相關(guān)使用人員均可采用發(fā)送電子郵件的方式向監(jiān)督室文件管理人員提供工作信息，質(zhì)量體系文件管理人員在收到信息之后，應(yīng)根據(jù)信息內(nèi)容及時(shí)處理相關(guān)問題，或是對(duì)改進(jìn)措施進(jìn)行落實(shí)，之后還需及時(shí)將處理情況反饋至使用人員處，由此可見，郵箱功能的存在，大幅度提升了各方面工作人員的溝通效率，也就能夠促使文件在使用中有效性和適用性的提升[2]。

2.2 待辦工作

用戶進(jìn)入系統(tǒng)并打開待辦工作窗口之后，需要進(jìn)行處理的工作文檔均可顯示于系統(tǒng)之中，工作人員通過該系統(tǒng)即可完成日常各項(xiàng)工作。因?yàn)榇k工作系統(tǒng)能夠及時(shí)對(duì)工作人員進(jìn)行提醒，根據(jù)工作日期對(duì)待辦工作進(jìn)行自動(dòng)排序，有利于用戶對(duì)工作時(shí)間進(jìn)行合理安排，并有效保障工作的高效性和有序性，大幅度降低了工作中出現(xiàn)混亂或是遺漏的可能。

2.3 培訓(xùn)宣貫管理

應(yīng)用培訓(xùn)宣貫管理系統(tǒng)，可以及時(shí)將培訓(xùn)文件、培訓(xùn)相關(guān)資料等各方面信息告知參與培訓(xùn)的工作人員，且培訓(xùn)對(duì)象可以進(jìn)入系統(tǒng)中，隨時(shí)對(duì)培訓(xùn)信息進(jìn)行查看，管理人員同樣可以于系統(tǒng)中對(duì)受訓(xùn)人員的情況進(jìn)行查看，從而有效掌握其培訓(xùn)進(jìn)度或是培訓(xùn)完成情況。另外，管理人員還可對(duì)各項(xiàng)培訓(xùn)的訓(xùn)單表進(jìn)行查看和下載，有利于全面掌握培訓(xùn)工作的情況，使參與培訓(xùn)的工作人員得到統(tǒng)一協(xié)調(diào)，進(jìn)而可以促使培訓(xùn)工作的質(zhì)量和效率得到提升。

3 系統(tǒng)功能

根據(jù)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)實(shí)際工作情況的需求，在系統(tǒng)之中應(yīng)主要包含“系統(tǒng)管理工作”、“受控文件管理工作”以及“流程管理工作”三個(gè)部分，其各自的功能分別如下：

3.1 系統(tǒng)管理工作

對(duì)系統(tǒng)管理工作進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，其中包括組織機(jī)構(gòu)、權(quán)限管理、職務(wù)管理、文件分類、人員管理、文件模板以及文件類型，其中的組織結(jié)構(gòu)主要針對(duì)各科室部門開展管理工作，管理人員可以采用添加、刪除或是修改的方式，對(duì)科室部門的變更進(jìn)行落實(shí)；職務(wù)管理工作主要針對(duì)人員職務(wù)開展管理工作；權(quán)限管理工作，則為，由管理人員采用權(quán)限管理的方式為各科室分配相應(yīng)的文件管理權(quán)限，只有具有相應(yīng)的權(quán)限部門工作人員，才可針對(duì)文件實(shí)施處理，這一工作模式有利于保障文件流通的安全性和完整性，在工作過程中權(quán)限分配情況如下：部門中的系統(tǒng)管理員可經(jīng)管理層授權(quán)對(duì)系統(tǒng)實(shí)施管理工作，文件管理員主要負(fù)責(zé)文件的打印以及發(fā)布，一般人員負(fù)責(zé)文件的查看和使用，崗位人員負(fù)責(zé)文件的起草質(zhì)量保障，監(jiān)督室主任負(fù)責(zé)文件的審核，質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)文件的審核及批準(zhǔn)，最高管理者則負(fù)責(zé)部分文件的審批工作[3]。

3.2 流程管理

流程管理工作主要包括三個(gè)方面，分別是流程管理、流程設(shè)計(jì)以及節(jié)點(diǎn)設(shè)置，在流程管理工作之中，可以針對(duì)當(dāng)前的流程實(shí)施管理工作和修改工作，是工作模式得到進(jìn)一步改善；流程設(shè)計(jì)工作則可針對(duì)新發(fā)生的工作流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，以促使工作效率得到提升；節(jié)點(diǎn)設(shè)置工作則能夠針對(duì)各個(gè)工作流程的節(jié)點(diǎn)實(shí)施有效的設(shè)計(jì)工作和功能管理工作，使流程的耦合性以及冗余得到有效優(yōu)化。

4 結(jié)語

對(duì)于信息化建設(shè)工作來說，質(zhì)量管理系統(tǒng)的落實(shí)為其中的重要組成部分，有利于強(qiáng)化質(zhì)量管理工作，同時(shí)進(jìn)一步完善各部門之間的溝通、協(xié)調(diào)以及統(tǒng)一管理，使工作效率得到大幅度提升。因?yàn)橄到y(tǒng)管理功能落實(shí)了用戶登錄驗(yàn)證操作，針對(duì)每一名用戶設(shè)置了權(quán)限管理，有利于提升系統(tǒng)的安全性和保密性。另外，用戶進(jìn)入系統(tǒng)之后，接收系統(tǒng)通知、郵件以及查看待辦工作等各項(xiàng)工作的便捷性均得到提升，有利于實(shí)現(xiàn)工作目的性和準(zhǔn)確性的提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率和質(zhì)量的不斷提升。