完善信息化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的措施

陳瑤彬

（昆山登云科技職業(yè)學(xué)院，昆山 215300）

引 言

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)會(huì)計(jì)系統(tǒng)工作范圍也隨之?dāng)U大，不僅包含了原有的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)容，還滲透到各項(xiàng)管理工作中，包括客戶關(guān)系管理、生產(chǎn)管理和供應(yīng)鏈管理。這些新的內(nèi)容無(wú)疑對(duì)會(huì)計(jì)的信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)產(chǎn)生了巨大影響。由于會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)十分復(fù)雜，不同于其他系統(tǒng)，其具有人機(jī)交互的特殊性，因此，與純手工的會(huì)計(jì)相比具有更加深刻和復(fù)雜的問(wèn)題，出錯(cuò)和舞弊的可能性也就更多。針對(duì)這些問(wèn)題，本文對(duì)信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和解決辦法做了以下研究。

一、信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的現(xiàn)狀

信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)具有復(fù)雜性和人機(jī)交互的特點(diǎn)。因此，一方面，會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部人員的舞弊行為會(huì)更多，出錯(cuò)率會(huì)更高；另一方面，由于信息化的自動(dòng)性使管理者對(duì)其所產(chǎn)生的報(bào)表有更高的信任度，而報(bào)表在其正確性和可靠性上又無(wú)法得到強(qiáng)力的保證。在信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)下，這些會(huì)計(jì)報(bào)表的正確性主要是在人工處理的情況下保證的，若人工處理不夠及時(shí)，或者系統(tǒng)本身存在內(nèi)部控制的問(wèn)題，那么這些報(bào)表的信息就無(wú)法保證百分之百的準(zhǔn)確性。在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，如果會(huì)計(jì)信息報(bào)表出現(xiàn)問(wèn)題，不僅意味著工作出現(xiàn)重大失誤，而且也會(huì)給一些不法分子提供舞弊貪污的機(jī)會(huì)，其后果是非常嚴(yán)重的。因此，針對(duì)在信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中存在的實(shí)際問(wèn)題，本文提出了幾方面的完善措施，包括組織更加嚴(yán)密的控制體制、在軟件使用上的管理監(jiān)督、信息化檔案管理的建立，以及內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督系統(tǒng)。

二、完善信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的措施

（一）建立完善組織內(nèi)的控制體制

在信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，建立完善更加嚴(yán)密、合理的組織控制體制是非常重要的，企業(yè)在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中應(yīng)明確更加合理的崗位分工和崗位職責(zé)，建立更加科學(xué)、規(guī)范的工作章程，以此來(lái)保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部工作效率的提升，并從組織體制上避免會(huì)計(jì)工作的風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)崗位主要包括基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)崗位和信息化電算會(huì)計(jì)崗位?；A(chǔ)的會(huì)計(jì)崗位就是我們?cè)紩?huì)計(jì)工作所包含的主管、會(huì)計(jì)、出納、審計(jì)、稽核、檔案管理等；信息化電算會(huì)計(jì)崗位則是新時(shí)代出現(xiàn)的，包括電算主管、系統(tǒng)主管、系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)操作等一系列與信息化有關(guān)的崗位。在信息化崗位下，要保證各個(gè)部門(mén)擁有不同的操作權(quán)限，這就涉及對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的權(quán)限管理了。權(quán)限管理是由用戶名、密碼及權(quán)限分配這三個(gè)要素構(gòu)成的，不同的崗位擁有不同的權(quán)限，可以很好地避免越權(quán)操作的問(wèn)題。而用戶名和密碼的對(duì)號(hào)入座，能夠從后臺(tái)監(jiān)管在信息化業(yè)務(wù)的辦理流程中，追溯是哪一個(gè)用戶操作所造成的工作錯(cuò)誤。這樣，工作職責(zé)也就更加明確、透明，方便企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)工作的管理和監(jiān)督。崗位職責(zé)的明確劃分除了可以有效提高會(huì)計(jì)工作的效率，也可以在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)更方便追溯根源，使工作人員在進(jìn)行信息化會(huì)計(jì)工作時(shí)更加負(fù)責(zé)仔細(xì)，避免出錯(cuò)。

（二）建立在信息化操作中的控制監(jiān)督制度

在信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部的工作中，必須建立相應(yīng)的操作權(quán)限監(jiān)督制度，明確在進(jìn)行系統(tǒng)操作的工作人員的操作權(quán)限和密碼管理，定期更換密碼，防止無(wú)權(quán)限人員對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件的越權(quán)或無(wú)權(quán)操作。在工作人員結(jié)束對(duì)信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的使用后，應(yīng)及時(shí)退出，對(duì)長(zhǎng)期未退賬號(hào)進(jìn)行封停警告。必須專(zhuān)門(mén)保存相關(guān)的系統(tǒng)操作歷史記錄，包括時(shí)間、操作賬號(hào)、操作內(nèi)容及出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況等。同時(shí)，為了避免有人惡意修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)，也要建立信息化數(shù)據(jù)的硬件和軟件管理制度，保證在系統(tǒng)設(shè)備正常、安全運(yùn)行的同時(shí)，有周期性地對(duì)設(shè)備和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份維護(hù)，這樣才能保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和軟件的安全。同時(shí)，在進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和維護(hù)或者硬件設(shè)施的更換之前，也要進(jìn)行相應(yīng)的審批備份，禁止一切越權(quán)行為，并安排專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行監(jiān)督，保證計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的安全，避免一切出現(xiàn)故障的可能，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性和保密性。

（三）健全完善信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部系統(tǒng)的審計(jì)監(jiān)督

信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)是十分重要的，因此，單靠對(duì)系統(tǒng)操作和流程的保障是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須健全完善信息化會(huì)計(jì)的審計(jì)監(jiān)督。首先，從系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程開(kāi)始，就要安排專(zhuān)門(mén)審計(jì)的人員進(jìn)行監(jiān)督，避免系統(tǒng)開(kāi)發(fā)存在漏洞，提前對(duì)系統(tǒng)操作可能出現(xiàn)的問(wèn)題提出修改意見(jiàn)和建議，專(zhuān)門(mén)開(kāi)放后臺(tái)的審計(jì)入口，根據(jù)多年的審計(jì)經(jīng)驗(yàn)完善系統(tǒng)的內(nèi)部控制，解決這些系統(tǒng)可能出現(xiàn)的審計(jì)問(wèn)題。這樣不僅能提高信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的工作效率，而且能夠?yàn)樾畔⒒瘯?huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全多樹(shù)立一道安全墻。其次，在工作人員利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行工作的同時(shí)，審計(jì)人員也應(yīng)該定期對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行相應(yīng)的審計(jì)，清查在信息化系統(tǒng)的工作過(guò)程中是否有違反法律法規(guī)的手段程序，核查系統(tǒng)操作內(nèi)容與備案內(nèi)容是否存在操作和登記不一致的情況，從系統(tǒng)內(nèi)部的監(jiān)督到對(duì)人員的監(jiān)督，從而保證數(shù)據(jù)的安全性和合法性，避免出現(xiàn)對(duì)歷史數(shù)據(jù)非法修改等威脅。

我國(guó)對(duì)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)的審計(jì)方法主要有三種，即計(jì)算機(jī)外部審計(jì)、計(jì)算機(jī)檢測(cè)審計(jì)、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)審計(jì)。計(jì)算機(jī)外部審計(jì)主要是在運(yùn)用信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的同時(shí)，工作人員以書(shū)面上的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)作為主要數(shù)據(jù)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的計(jì)算能力作為輔助驗(yàn)證，這種方法雖然簡(jiǎn)便，但工作效率低，無(wú)法發(fā)揮計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化和高級(jí)算術(shù)功能。計(jì)算機(jī)檢測(cè)審計(jì)則是在審查計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)結(jié)果時(shí)，使用原有的舊系統(tǒng)和工作人員手工計(jì)算重新處理，對(duì)比兩次數(shù)據(jù)結(jié)果是否一致，以此來(lái)驗(yàn)證數(shù)據(jù)的正確性。計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)審計(jì)則是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)傳輸來(lái)進(jìn)行審計(jì)，這種方法使財(cái)務(wù)部門(mén)的多機(jī)連接、多功能操作成為可能，也適用于通過(guò)審計(jì)線路監(jiān)督財(cái)務(wù)方面工作的全過(guò)程，在檢查監(jiān)督數(shù)據(jù)的正確性和合法性上具有實(shí)時(shí)性。這是現(xiàn)今最優(yōu)秀的審計(jì)方法，其不受時(shí)間限制并且具有高效率，不僅能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，而且隨時(shí)可對(duì)歷史賬簿進(jìn)行審計(jì)，避免數(shù)據(jù)的遺失和無(wú)法追責(zé)的固有問(wèn)題。

（四）加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)工作人員和審計(jì)人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)

除了在系統(tǒng)內(nèi)部建立相應(yīng)的審計(jì)系統(tǒng)，還應(yīng)該對(duì)會(huì)計(jì)人員和審計(jì)人員自身的素質(zhì)進(jìn)行相應(yīng)提高。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度過(guò)快，而會(huì)計(jì)工作人員學(xué)歷及自身知識(shí)水平還停留在早期，并不能適應(yīng)當(dāng)今信息化的快速發(fā)展，因此，對(duì)會(huì)計(jì)工作人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)是十分重要的。企業(yè)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，舉辦相應(yīng)的講座和培訓(xùn)課程，使會(huì)計(jì)系統(tǒng)的使用者對(duì)系統(tǒng)有清晰的認(rèn)識(shí)，并加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性和保密性的重視。

結(jié) 語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的研究，從信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的現(xiàn)有問(wèn)題出發(fā)，提出完善信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的四種措施，從組織控制體制的建立和完善、信息化系統(tǒng)的控制監(jiān)督機(jī)制的建立和完善，到審計(jì)人員監(jiān)督的加強(qiáng)，以及會(huì)計(jì)工作人員自身素質(zhì)的提高，為我國(guó)建立健全信息化會(huì)計(jì)系統(tǒng)體制提出了相應(yīng)的措施，希望能夠?yàn)橥苿?dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)健康、快速發(fā)展提供借鑒。