新時期加強電力企業(yè)檔案管理提高檔案管理水平研究

張璐

國網(wǎng)哈爾濱供電公司 黑龍江哈爾濱 150010

1 電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)檔案能夠真實的反映出電力企業(yè)各個項目和生產(chǎn)經(jīng)營的情況，不但是電力企業(yè)中的一份信息資料，是組成電力企業(yè)資產(chǎn)的重要部分，更是電力企業(yè)未來發(fā)展的基礎(chǔ)。好的檔案中完善地記錄著電力企業(yè)人力資源的細節(jié)性信息，從而讓電力企業(yè)能夠依據(jù)檔案中記載的人員行為和功勞，在有職位升遷、裁員減縮、事故處理等需求時，予以相對應(yīng)的獎懲措施，保障電力企業(yè)的長遠、可持續(xù)發(fā)展。好的檔案管理可以幫助電力企業(yè)增強知識儲備和技術(shù)儲備，保障知識產(chǎn)權(quán)與電力企業(yè)機密，為電力企業(yè)未來的發(fā)展機遇強有力的后勤保障。同時，好的電力企業(yè)檔案管理可以幫助電力企業(yè)在未來的發(fā)展中的抵御風(fēng)險的能力，在法律糾紛當(dāng)中提供重要憑證與依據(jù)，幫助保護電力企業(yè)利益和法律權(quán)益。最后，電力企業(yè)檔案管理還能夠幫助電力企業(yè)建立自身電力企業(yè)文化，通過檔案資料向員工們展示出電力企業(yè)發(fā)展歷程，增強員工對電力企業(yè)的歸屬感及認同感，陶冶員工素養(yǎng)，提高電力企業(yè)形象[1]。

2 電力企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏對檔案管理工作的重視力度

做好單位內(nèi)部的檔案管理工作，能夠有效提升單位的信息價值，但是大多數(shù)單位不能足夠認識到檔案管理工作的重要性，更多的單位人員只關(guān)注進行檔案管理工作需要花費的資金成本，同時認為檔案管理工作自身相對來說較為復(fù)雜，因此，在完成檔案管理工作的過程中，缺乏足夠的重視，處理檔案管理工作不夠認真仔細，從根本上無法保證檔案管理工作的有效性。

2.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

隨著電力工程項目的不斷增多，一些新型技術(shù)得到了更好的應(yīng)用，但也增加了檔案管理工作的難度，如果仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，就會使檔案服務(wù)不能滿足電力電力企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展需求，并且還會降低檔案管理的規(guī)范程度，時間久了，難免會出現(xiàn)保管隨意、監(jiān)督不嚴和調(diào)用困難等問題。另外，在檔案管理過程中，還存在著理論研究與電力實務(wù)不相符的現(xiàn)象，大幅度地降低了電力電力企業(yè)檔案管理工作的整體效率。

3 新形勢下電力電力企業(yè)檔案管理工作的措施

3.1 加強檔案信息化建設(shè)

當(dāng)下電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是滿足信息時代的發(fā)展，也是新時代檔案管理的大方向，對挖掘檔案資源的作用有著十分重要的意義。檔案的信息化建設(shè)，就是利用現(xiàn)在快速發(fā)展的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)等，來對原有的檔案管理方式實現(xiàn)優(yōu)化，例如原來若檔案入庫，一般采用手工登記和記載分類存儲位置的方法，在有檔案調(diào)度或調(diào)出使用時，需要管理員在登記記錄本上仔細查閱記錄，并從存儲庫中翻取，往往會花費大量的時間和精力才能夠找到；而信息化建設(shè)的引入，讓檔案登記、檔案調(diào)度和調(diào)出使用等工作都轉(zhuǎn)移到了電腦和互聯(lián)網(wǎng)上，能夠?qū)崿F(xiàn)點擊、搜集式的一鍵找尋，大大提高了檔案利用的便利性、便捷性。所以，要順應(yīng)新時代發(fā)展需要，現(xiàn)代電力企業(yè)要對傳統(tǒng)檔案管理信息編變革，使用信息化管理手段，構(gòu)建檔案管理信息化平臺，設(shè)立電子檔案信息庫，增強信息交互性，提高檔案利用率和效用，有助于電力企業(yè)健康可持續(xù)的發(fā)展[2]。

3.2 提升檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)

相對比于其他管理工作，檔案管理工作量更大，處理流程更加繁瑣，相關(guān)工作人員的工作壓力明顯偏高，并且隨著社會的不斷進步，人才數(shù)量的逐漸增多，檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)和壓力也越來越高，所以提升檔案管理水平勢在必行。而檔案管理工作人員作為檔案管理工作的中流砥柱，必須努力提升自身綜合素質(zhì)，提升檔案管理專業(yè)能力，以便更好地為檔案管理工作服務(wù)。在實際工作過程中，國家和相關(guān)機構(gòu)要對檔案管理從業(yè)人員進行定期培訓(xùn)，使其接受先進的檔案管理技術(shù)，熟悉并了解各種檔案管理科學(xué)知識，從而提升從業(yè)人員檔案管理能力和綜合素質(zhì)，在出現(xiàn)檔案管理意外事故時，可以積極采取有效的防護措施，將損失降到最低，為電力企業(yè)的長遠發(fā)展保駕護航。同時還要注重對檔案從業(yè)人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，能夠?qū)ΜF(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中出現(xiàn)的故障進行基本防護和處理。除此之外，檔案管理人員的職業(yè)操守和道德素養(yǎng)，也是確保檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)，從而降低泄露檔案信息的概率。

3.3 完善檔案管理制度

在開展檔案管理工作過程中，通常會受到一些工作制度的影響，所以，必須要對相應(yīng)的管理制度進行完善，只有在管理制度的支持下，才能全面的開展檔案管理工作，否則，將會引發(fā)一系列的問題，使檔案管理工作的作用不能充分發(fā)揮出來。與此同時，還應(yīng)根據(jù)當(dāng)前電力市場的發(fā)展情況和電力電力企業(yè)的發(fā)展需求，制定一套合理、有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。由于我國的社會生活在不斷地發(fā)生改變，所以需要對檔案管理工作中的內(nèi)容做出相應(yīng)的調(diào)整，突顯出檔案信息在電力企業(yè)發(fā)展中的重要作用，并對檔案管理流程進行整體優(yōu)化，對每位管理人員的工作責(zé)任進行合理劃分，只有這樣，才能確保管理人員在實際的工作中履行自身的責(zé)任和義務(wù)，同時，還需要各個部門之間保持良好的溝通和聯(lián)系，為檔案管理工作的順利開展提供有力保障。除此之外，還應(yīng)為檔案管理工作建立健全的監(jiān)督制度，需要安排專門的工作人員來監(jiān)督檔案管理工作，以此確保該工作能夠達到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，對電力企業(yè)的發(fā)展而言，提升檔案科學(xué)化管理水平是時代進步的基本要求。由于檔案能夠為電力企業(yè)提供準(zhǔn)確、可靠的信息資料，所以相關(guān)部門要重視檔案管理工作，充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，有機結(jié)合電子化檔案管理和紙質(zhì)管理方式，以便從根本上提升檔案管理科學(xué)化水平，改善檔案管理工作現(xiàn)狀。