社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題和對(duì)策

葉青勝

瀏陽市社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心 湖南瀏陽 410300

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案的特點(diǎn)

社會(huì)保險(xiǎn)文件有其自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是社會(huì)保險(xiǎn)文件涉及面廣。目前，我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)主要保障城鎮(zhèn)職工的養(yǎng)老、工傷、就業(yè)、失業(yè)、醫(yī)療、生育等權(quán)利，我國(guó)社會(huì)保障制度將確保人們基本實(shí)現(xiàn)農(nóng)村戶口的全面保護(hù)。第二，社會(huì)保險(xiǎn)文件不是固定不變的，根據(jù)勞動(dòng)者的工作關(guān)系和工資增減的變化，發(fā)生相應(yīng)的動(dòng)態(tài)變化。勞動(dòng)者享受工傷、失業(yè)等待遇后，就會(huì)形成相應(yīng)的工作文件。三、社會(huì)保險(xiǎn)文件的處理對(duì)象是各人，一旦公民參加社會(huì)保險(xiǎn)，其保險(xiǎn)信息將單獨(dú)形成一個(gè)文件，作為原始憑證保存，這將伴隨公民的一生，保險(xiǎn)文件提供記錄管理及各種其他服務(wù)，使國(guó)民個(gè)人終身受益。第四，社會(huì)保險(xiǎn)文件有一定的記錄、管理、支付、變更等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在社會(huì)保險(xiǎn)處理過程中嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，平等對(duì)待每位員工[1]。

2 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理問題

2.1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不足

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理不規(guī)范，影響了保險(xiǎn)業(yè)的健康發(fā)展。目前，由于國(guó)民對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)制度缺乏了解，社會(huì)保險(xiǎn)文件的重要性有所降低。社會(huì)保險(xiǎn)文書是公民在辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的被保險(xiǎn)人個(gè)人信息和其他基本信息的記錄。作為直接信息，具有很強(qiáng)的法律效力。然而，廣大群眾并沒有深刻認(rèn)識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)證件的重要性，因此在征集社會(huì)保險(xiǎn)證件時(shí)遇到了困難。全國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)制度是近年來國(guó)家出臺(tái)的一項(xiàng)新政策。因此，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理過程中，管理制度不完善，管理經(jīng)驗(yàn)不足，沒有管理經(jīng)驗(yàn)，必然導(dǎo)致管理上存在可借鑒的問題。同時(shí)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理缺乏相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，社會(huì)保險(xiǎn)辦理機(jī)構(gòu)眾多，難以形成全面的文件管理規(guī)范，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象。

2.2 社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)檔案管理缺乏科學(xué)性

社會(huì)保險(xiǎn)工作文件管理不完善的重要原因是文件管理缺乏科學(xué)性?，F(xiàn)階段，社會(huì)各領(lǐng)域正在積極引進(jìn)新興技術(shù)，以提高生產(chǎn)力。社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)也有相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)，但部分機(jī)構(gòu)沒有意識(shí)到科學(xué)技術(shù)的重要性。特別是在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件管理中沒有實(shí)現(xiàn)電子管理的情況下，人工管理會(huì)增加管理工作量，而且不利于文件的查詢和保護(hù)。

2.3 社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)檔案管理員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

業(yè)務(wù)文件管理器作為社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的主要參與者，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件管理的質(zhì)量和水平有很大的影響。但是，在這個(gè)階段，一些商務(wù)文件管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，不能勝任這項(xiàng)工作，很難提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件管理工作的效率。

3 有效管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案的對(duì)策

3.1 提高了文件管理的重要性

首先，為了促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)工作記錄管理工作的有效推進(jìn)，必須提高業(yè)界相關(guān)人士的重視，才能更好地進(jìn)行優(yōu)化工作。為此，基層社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要重視文件管理工作的完善。只有這樣才能更好地做優(yōu)化工作，提高文件管理的效率和安全性。重視文件管理工作主要在于聘用高素質(zhì)的專家進(jìn)行文件管理，從而提高文件管理的科學(xué)性。要積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與文件管理的結(jié)合，通過技術(shù)改革提高文件管理的效率。領(lǐng)導(dǎo)層不僅要重視文件管理工作，業(yè)界各階層也要明確自己的責(zé)任，不斷增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，提高文件管理水平，提高社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)社會(huì)形象，不斷提高工作的改善和優(yōu)化，不斷提高自己的工作實(shí)力，探索整理工作記錄、如何進(jìn)一步改進(jìn)和優(yōu)化歸檔操作[2]。

3.2 提高管理者的工作質(zhì)量

要完善社會(huì)保險(xiǎn)工作記錄管理制度，促進(jìn)保險(xiǎn)事業(yè)健康順利發(fā)展，著力提高社會(huì)保險(xiǎn)記錄管理人員的工作素質(zhì)。由于社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)種類多種多樣，社會(huì)保險(xiǎn)文件管理任務(wù)直接加重，社會(huì)保險(xiǎn)文件管理人員應(yīng)具備較高的專業(yè)性和業(yè)務(wù)能力，確保社會(huì)保險(xiǎn)文件分類的準(zhǔn)確性和保管水平。目前，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，文化知識(shí)水平不高，甚至出現(xiàn)大量兼職現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理質(zhì)量。社會(huì)保險(xiǎn)文件對(duì)于保存人事變動(dòng)后的續(xù)保、公民個(gè)人基本醫(yī)療保險(xiǎn)等多方面的直接社會(huì)保險(xiǎn)信息具有重要意義。針對(duì)社保檔案管理人員素質(zhì)參差不齊的問題，相關(guān)社保部門應(yīng)積極采取措施加以改進(jìn)。比如，在引進(jìn)具有檔案管理知識(shí)的專家的同時(shí)，要對(duì)現(xiàn)有的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提高工作水平，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的系統(tǒng)化、科學(xué)化管理和保險(xiǎn)業(yè)的健康發(fā)展。

3.3 提高信息文件管理水平

現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用有效地提高了社會(huì)各領(lǐng)域的工作效率。信息技術(shù)在社會(huì)保險(xiǎn)行業(yè)的應(yīng)用，有效地提高了文檔管理的質(zhì)量和水平。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理相比，電子文檔管理具有操作方便、查詢速度快、安全性和保存時(shí)間長(zhǎng)等無可比擬的優(yōu)勢(shì)。它可以減少管理員的工作量，提高文檔管理的效率，減少手工操作，減少文件管理中出錯(cuò)的可能性，提高文件管理質(zhì)量。在使用現(xiàn)代信息技術(shù)的文件管理過程中，要注意不要陷入電子文件可以完全代替紙質(zhì)文件的錯(cuò)誤想法。

4 結(jié)語

總之，要重視社會(huì)保險(xiǎn)工作文件管理工作的完善，全面認(rèn)識(shí)到文件管理工作對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)部門的重要性，改善文件管理工作，提高文件管理的效率和安全性。