基于信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理探析

李占梅

平度市檔案館 山東平度 266700

1 事業(yè)單位文書檔案管理信息化存在的問(wèn)題

1.1 文書檔案管理的保密性有待提高

于事業(yè)單位而言，保護(hù)客戶隱私非常重要，其各種檔案必須嚴(yán)格把關(guān)，加強(qiáng)信息化防護(hù)措施，避免信息泄露，但現(xiàn)在的文書檔案信息化管理中可以發(fā)現(xiàn)，許多事業(yè)單位的防火墻并不完善，領(lǐng)導(dǎo)還未引起重視，有的是可有可無(wú)的規(guī)則，使制度得不到有效實(shí)施，而這些空缺如遇到不法分子攻擊，相關(guān)的文書檔案還是會(huì)遭到破壞，給事業(yè)單位帶來(lái)一定的危機(jī)。

1.2 信息安全防護(hù)體系不夠全面

紙質(zhì)的文書檔案只要做好載體保護(hù)并完善保密制度，基本上就完成了對(duì)紙質(zhì)文書檔案內(nèi)容信息的保護(hù)，而信息化條件下的文書檔案由于信息記錄方式與傳統(tǒng)的文書檔案完全不同，除了要對(duì)載體進(jìn)行保護(hù)，還要對(duì)信息內(nèi)容實(shí)施保護(hù)。實(shí)際工作中，目前還缺乏合理、科學(xué)的信息安全防護(hù)體系，文書檔案制作人員的責(zé)任劃分不明確，操作流程、操作平臺(tái)、外在環(huán)境、技術(shù)設(shè)備的各種安全隱患沒有采取有效的防護(hù)和應(yīng)對(duì)措施，信息化的文書檔案沒有采取備份管理，這些都會(huì)對(duì)文書檔案的信息內(nèi)容安全造成威脅，可能會(huì)出現(xiàn)檔案文件被破壞、泄密或篡改等重大安全問(wèn)題。

1.3 缺少規(guī)范的管理制度

面向紙質(zhì)文件管理的文書檔案管理制度已經(jīng)不符合時(shí)代發(fā)展的需要，文書檔案管理制度缺失的情況較為嚴(yán)重，文書檔案管理未能得到規(guī)范制度的有效支持，導(dǎo)致基層文書檔案管理人員在處理文書檔案時(shí)的隨意性較大。而且很多制度要求沒能考慮公文運(yùn)轉(zhuǎn)的現(xiàn)實(shí)需要，影響了文書檔案管理的正常開展，產(chǎn)生了一些持續(xù)性風(fēng)險(xiǎn)，給檔案管理帶來(lái)嚴(yán)重的損失[1]。

2 信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理方案

2.1 健全文書檔案管理信息化技術(shù)手段

文書檔案管理信息化的提高，需要有一個(gè)完善的信息化技術(shù)手段，基于此，事業(yè)單位首先需要建立完整的文書檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫(kù)，使事業(yè)單位的各個(gè)部門能有效連接，確保檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)的完全控制和管理。在查詢檔案時(shí)能及時(shí)快捷地找出自己所需的信息。其次是確保紙質(zhì)文書檔案信息的準(zhǔn)確錄入，并做好數(shù)據(jù)的保密性。此外，事業(yè)單位必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，做好內(nèi)外網(wǎng)的監(jiān)控，及時(shí)更新各項(xiàng)軟件，并且要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，進(jìn)一步提升文書檔案數(shù)據(jù)的安全性。

2.2 豐富文書檔案編研內(nèi)容，實(shí)施立體化編研與開發(fā)利用模式

對(duì)于文書檔案資料編研，資源是基礎(chǔ)，只有保證資料內(nèi)容的充實(shí)性，才能為科學(xué)編研提供保障。如果資料不完整，出現(xiàn)欠缺，內(nèi)容不豐富，很難保證編研的優(yōu)質(zhì)性。因此，要重視文書檔案資料的收集，保證豐富性與多樣性，為檔案管理提供完整與精確的信息。為了將事業(yè)單位文書檔案編研與開發(fā)利用工作落到實(shí)處，需要實(shí)施立體化編研工作，保證其有計(jì)劃與有規(guī)劃地進(jìn)行。具體講，對(duì)于價(jià)值性文書檔案資料，內(nèi)容較多，其編研工作深受人力、物力等因素的制約，因此，在編研過(guò)程中，要分清主次，有計(jì)劃地實(shí)施立體檔案編研工作。結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際，對(duì)于具有指導(dǎo)性的文書文件，可以按照年進(jìn)行編研。針對(duì)資料類型較多、涉及面較廣的資料，可以選派專人進(jìn)行編研。對(duì)于材料的選擇，編研要遵循準(zhǔn)確、完整全面、有序的基本原則，目的是為開發(fā)利用者提供便利，維護(hù)編研工作有序進(jìn)行[2]。

2.3 健全電子化管理制度，保障管理工作的運(yùn)行

由于文書檔案工作內(nèi)容較為繁雜，需要科學(xué)合理的檔案管理制度規(guī)范各項(xiàng)工作落實(shí)。管理制度的設(shè)立需要按照國(guó)家相關(guān)法律執(zhí)行，并結(jié)合事業(yè)單位自身管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行創(chuàng)新性實(shí)踐。相關(guān)部門應(yīng)設(shè)立合理的人員責(zé)任制度、檔案室管理制度等，以推動(dòng)管理工作朝著專業(yè)化、規(guī)范化方向發(fā)展。在工作開展過(guò)程中，應(yīng)將工作具體落實(shí)到個(gè)人頭上，實(shí)施嚴(yán)格的追責(zé)制度，規(guī)范工作人員行為，減少檔案管理失誤事件的發(fā)生。同時(shí)，還應(yīng)實(shí)施科學(xué)的激勵(lì)制度，通過(guò)獎(jiǎng)懲的實(shí)施提高工作人員的積極性。

2.4 做好庫(kù)存檔案管理工作，分批分步驟進(jìn)行

文書檔案的信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要按部就班地執(zhí)行和落實(shí)。對(duì)于歷史遺留的紙質(zhì)文書資料，需要一段較長(zhǎng)時(shí)間的錄入工作才能實(shí)現(xiàn)。因此，工作人員應(yīng)通過(guò)對(duì)其進(jìn)行任務(wù)規(guī)劃，制定合理的任務(wù)表，實(shí)施重要文書資料先行、分批次錄入、尋求外包公司幫助等手段，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存文書檔案的電子化[3]。

2.5 增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)，防止檔案信息的泄露

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，雖然為我們處理海量信息提供了便利，但在魚龍混雜的網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)信息安全性受到來(lái)自多方面的威脅。文書檔案管理作為事業(yè)單位較為重要的信息，其安全性應(yīng)得到充分保障。因此，檔案管理部門應(yīng)不斷提高信息安全意識(shí)：一方面，加強(qiáng)對(duì)工作人員的操作規(guī)范，防止出現(xiàn)個(gè)人失誤造成信息泄露的事件發(fā)生；另一方面，大力開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的安全管理功能，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)屏障保護(hù)，防止黑客、外網(wǎng)的襲擊和威脅。

3 結(jié)語(yǔ)

從上文的分析中能夠充分看出，在當(dāng)前的時(shí)代背景下著重做好事業(yè)單位的文書檔案管理工作至關(guān)重要，因此，在具體的操作過(guò)程中要構(gòu)建更系統(tǒng)完善的管理體系和服務(wù)機(jī)制，從根本上提升文書檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平，進(jìn)一步切實(shí)構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)化、科學(xué)化、專業(yè)化的文書檔案管理工作機(jī)制。