信息化時代提升檔案管理水平的策略與方法分析

中共夏津縣委辦公室 山東夏津 253200

1 信息化檔案管理概述

通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，通過兩者的不斷深度融合，借助計算機(jī)對各類資料數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、加工，有利于后期信息資料的開發(fā)利用，更好地在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中充分發(fā)揮作用。因此，在信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要改革和創(chuàng)新，從以往的繁瑣、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作效率有效提高。另外，檔案管理信息化工作主要涉及建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)、信息化建設(shè)細(xì)則規(guī)范化、構(gòu)建資源管理平臺、開發(fā)系統(tǒng)軟件幾方面內(nèi)容。

在進(jìn)行檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，需要圍繞信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的建設(shè)核心，對資源平臺進(jìn)行有效構(gòu)建，使國家與企業(yè)之間的聯(lián)動得以強(qiáng)化，從而進(jìn)一步促進(jìn)信息化檔案基礎(chǔ)管理平臺的建立，同時通過分級制以及規(guī)范化細(xì)則的建設(shè)，結(jié)合企業(yè)自身實際情況，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，對規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定。另外，在進(jìn)行資源管理建設(shè)時，需要高效整合檔案管理資源，對檔案管理中心進(jìn)行構(gòu)建，確保檔案資源的全面性、有效性和完善性[1]?；诂F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對檔安管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行開發(fā)建設(shè)，強(qiáng)化軟件功能，使系統(tǒng)軟件的實效性有效提高。

2 信息化時代提升檔案管理水平的策略

2.1 健全相應(yīng)的檔案管理制度

要想有效保證檔案管理工作的質(zhì)量，首先就要完善當(dāng)前的相關(guān)管理制度。傳統(tǒng)檔案管理工作過程中已有規(guī)章制度，已經(jīng)很難適應(yīng)新的社會發(fā)展形勢的需要，特別是伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)的檔案管理工作模式已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化。因此，單純依靠傳統(tǒng)的規(guī)章制度已明顯不合時宜。只有在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，才能有效進(jìn)行檔案管理職權(quán)的分配，符合網(wǎng)絡(luò)平臺的相關(guān)要求。此外，還要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作情況，定時召開相關(guān)工作會議，對于檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，做好相應(yīng)的總結(jié)，并采取合理的措施，保證相關(guān)的檔案管理制度符合現(xiàn)實工作的需求。

2.2 提升網(wǎng)絡(luò)管理平臺的安全性

檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作過程中不可缺少的參考依據(jù)。在檔案管理過程中，保障檔案相關(guān)資料的真實性會直接影響后續(xù)工作的正常開展。因此，為了保證相關(guān)檔案管理工作的有效性，有必要對相關(guān)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行改革。信息化檔案管理平臺的安全性，與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境以及干部職工的工作習(xí)慣有很大的關(guān)系[2]。作為相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門，要保證檔案工作人員有個安全的工作環(huán)境。此外，與檔案相關(guān)的工作人員在工作過程中，也要在科學(xué)合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號后，要及時刪除賬號信息；工作開始前要對當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全測評等，從而將相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險降到最低范圍內(nèi)，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進(jìn)。

2.3 創(chuàng)新管理思路

檔案管理部門要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，合理利用先進(jìn)管理技術(shù)，對管理模式進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，促進(jìn)管理效率的提升。當(dāng)前的管理工作重視對資料信息的收集整理，缺乏有效的分析，使得檔案存儲環(huán)節(jié)較為混亂，不能對資料進(jìn)行科學(xué)的分類處理。而檔案工作人員缺乏有效的主動意識，堅持傳統(tǒng)的工作思路，并不能結(jié)合實際的工作形勢，進(jìn)行管理思想的創(chuàng)新，并不能形成較好的管理效果。這就要求創(chuàng)新管理思路，積極利用先進(jìn)信息技術(shù)和管理理念[3]，對管理模式進(jìn)行科學(xué)完善，推動信息化水平的提升。同時要增強(qiáng)服務(wù)意識，當(dāng)前的檔案工作對檔案使用環(huán)節(jié)缺乏有效的重視，只能夠按照使用者的需求提供相關(guān)的查詢和調(diào)用服務(wù)，而檢索機(jī)制相對落后，雖然已經(jīng)實現(xiàn)了信息化的管理流程，能夠利用計算機(jī)對相關(guān)資料進(jìn)行查詢，但是檢索關(guān)鍵詞相對較少，并不能充分滿足使用者需求，不能為其提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這就要求管理部門要提升服務(wù)意識，合理利用信息技術(shù)，對檔案使用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，提升檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案價值，為企業(yè)發(fā)展和教科研活動的高效開展提供有效支持。

2.4 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

為了確保檔案管理工作的順利開展，要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)與管理工作，健全和完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制至關(guān)重要。在信息時代下，要明確檔案管理工作的管理目標(biāo)和方向，有效構(gòu)建信息化檔案管理機(jī)制，保證檔案管理工作的有序開展。不少單位缺乏對檔案管理信息化的重視度，信息化建設(shè)力度不足，造成檔案管理工作的隨意性，降低了檔案管理的工作效率。因此，要加快檔案管理工作信息化的建設(shè)步伐，強(qiáng)化信息化檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件配置，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，有效保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，避免檔案管理工作出現(xiàn)秩序混亂的問題[4]。另外，在信息化檔案管理中，針對檔案資料級別的不同，要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，要明確規(guī)劃出檔案管理框架。

總而言之，在信息時代背景下，企業(yè)應(yīng)對檔案管理工作加強(qiáng)重視，對傳統(tǒng)的管理觀念予以轉(zhuǎn)變，積極接受現(xiàn)代技術(shù)和新的管理理念，使工作人員的理念更新，增強(qiáng)服務(wù)意識，對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，在加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用的同時，加強(qiáng)檔案資源管理的規(guī)范化管理，不斷拓展檔案資源，強(qiáng)化檔案安全保障體系，促進(jìn)檔案資源的共享，使檔案資料使用價值實現(xiàn)最大化。