推進(jìn)物資信息化管理提升物資管理水平

中鐵三局集團(tuán)線橋工程有限公司 河北三河 065201

1 物資信息化管理重要作用

1.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式

在以往的物資采供、管理模式當(dāng)中，大多數(shù)是運(yùn)用的手工編制方法對(duì)需求方案、出入庫發(fā)料單據(jù)、賬本報(bào)表進(jìn)行編制，還需要由多個(gè)部門、多程序化進(jìn)行信息處理，使得在管理過程中花費(fèi)大量的時(shí)間與精力、工作量大效率低、信息更新不及時(shí)并且交叉勞動(dòng)。實(shí)施物資信息化管理模式經(jīng)合理的進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)、快速的傳輸物資需求，達(dá)到對(duì)資源共享實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的目的，降低了人員勞動(dòng)量，將對(duì)物資管理的人員從許多復(fù)雜、混亂、費(fèi)力的工作中解放出來開展更有意義的工作[1]。

1.2 減少庫存資金

物資管理信息系統(tǒng)可以將供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理、采購成本、庫存管理、合同管理信息和物料資源需求計(jì)劃管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行存儲(chǔ)和利用，為庫存狀態(tài)、物資需求計(jì)劃、采購清單、供貨途徑等資料信息的查詢提供便利，在對(duì)物資信息進(jìn)行集中、歸納、傳輸、整理時(shí)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的流程化管理，并把物資的存儲(chǔ)、發(fā)放、庫存合理化，滿足庫存儲(chǔ)備，減少運(yùn)輸成本。

1.3 促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化管理

通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，創(chuàng)建完善的物資管理信息體系，對(duì)業(yè)務(wù)開展進(jìn)行縱向貫通實(shí)施，與橫向資源共享，健全物資管理的步驟，滿足多層級(jí)網(wǎng)絡(luò)化物資管理的需求，實(shí)現(xiàn)各種管理層級(jí)給生產(chǎn)運(yùn)營物資和建設(shè)物資提出的條件。充分有效的普及和使用物資信息管理，加強(qiáng)對(duì)物資采購、提供、存儲(chǔ)、利用的信息更新，能夠減少采購費(fèi)用、降低消耗支出，達(dá)到提高企業(yè)質(zhì)量的目的[2]。

2 物資信息化管理系統(tǒng)流程

物資信息化管理系統(tǒng)流程通常劃分成五個(gè)板塊，大致的運(yùn)行模式為：

接收管理：先由采購部門把指示傳遞給物資管理部門，再進(jìn)行物資的登記處理，并把詳細(xì)的接收情況登記完善；再按照物資種類對(duì)質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行檢查，在送檢階段應(yīng)該簽訂物資出庫單據(jù)，并在檢驗(yàn)完成之后送還給倉庫時(shí)填寫回庫單；要是物資出現(xiàn)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情況返回庫中時(shí)，就應(yīng)該辦理有關(guān)的手續(xù)，并給供應(yīng)商退回去。

入庫管理：物資入庫會(huì)按照有關(guān)的信息資料自動(dòng)生成，在這當(dāng)中需要由管理人員把即將入庫的單證展開及時(shí)的核對(duì)，并查漏補(bǔ)缺，檢查信息是否完善；將具體入庫的物資相關(guān)信息和入庫單上的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行比較，一旦發(fā)現(xiàn)異常立馬處理；對(duì)于入庫物資的類別、數(shù)量等有關(guān)的數(shù)據(jù)，可以在存貨系統(tǒng)中快速的查找存儲(chǔ)地點(diǎn)；還可以把物資有關(guān)的資料進(jìn)行編寫后錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，例如有關(guān)的數(shù)量、規(guī)格、尺寸等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，通過標(biāo)簽的方式存儲(chǔ)到倉庫當(dāng)中。

出庫管理：系統(tǒng)會(huì)在物資出庫時(shí)將其有關(guān)資料信息自動(dòng)生成出庫單，然后自動(dòng)保存下來，便于管理人員及時(shí)的查找信息并展開補(bǔ)充登記；按照出庫物資的交接單信息，可以對(duì)該物資具體位置一目了然并立馬找到；將物資的具體信息和出庫物資信息單展開比較，一旦意識(shí)到異常情況應(yīng)該提前發(fā)出警報(bào)，而警報(bào)的解除需要經(jīng)過再次的確認(rèn)之后才能進(jìn)行；在物資完成出庫之后，可以在系統(tǒng)中顯示已出庫的標(biāo)記；對(duì)于部分已出庫與已下架的物資需要將庫存狀態(tài)做出實(shí)時(shí)更新，達(dá)到與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的同步[3]。

庫存管理：能夠?qū)⒕唧w庫存數(shù)量和賬面登記的庫存數(shù)量做出對(duì)比；在錄入物資的保質(zhì)期后，就會(huì)在其保質(zhì)期即將結(jié)束時(shí)發(fā)出警報(bào)，提醒物資管理人員對(duì)相關(guān)的物資展開適當(dāng)調(diào)整；按照信息查詢統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)可以詳細(xì)的了解物資數(shù)量。

貨位管理：每個(gè)物資都有著自己特有的標(biāo)記，按照該標(biāo)志自動(dòng)產(chǎn)生貨位屬性，并根據(jù)屬性進(jìn)一步對(duì)庫存物資進(jìn)行類別區(qū)分和擺放；一旦貨架出現(xiàn)損壞或別的原因不能正常使用，就可以在物資管理系統(tǒng)中將該貨位設(shè)置為凍結(jié)，就算有新入庫的物資也不會(huì)將其安排到該位置；管理人員會(huì)參照系統(tǒng)信息，查詢空閑的貨位，并按照相關(guān)的貨位屬性，正確的對(duì)物資進(jìn)行擺放。

3 推進(jìn)物資信息化管理，提升物資管理水平的有效途徑

3.1 計(jì)劃庫存管理

在物資管理作業(yè)當(dāng)中，應(yīng)該及時(shí)有效的優(yōu)化對(duì)實(shí)物賬的管理。在對(duì)物資的采購渠道、采購存儲(chǔ)量等環(huán)節(jié)的把控中，應(yīng)該考慮最優(yōu)方案，防止存儲(chǔ)量太多等采購過量的情況，應(yīng)該將倉庫中的存儲(chǔ)量維持在科學(xué)的范圍內(nèi)，這影響著庫存管理成本的減少與采購成本的控制，進(jìn)而增強(qiáng)物資費(fèi)用利用的合理性、動(dòng)態(tài)性，充分縮減了物資流通運(yùn)行周期過長等造成的危害，防止物資存儲(chǔ)太久而無法有效利用等情況出現(xiàn)。

3.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化物資管理體制的建立

在物資管理工作期間，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)非常關(guān)鍵，通常涵蓋四大部分：物資規(guī)劃管理、采購管理、倉儲(chǔ)管理與存貨核算作業(yè)。當(dāng)中的采購階段非常關(guān)鍵，工作內(nèi)容主要有：集中并歸納采購票據(jù)、結(jié)算發(fā)票單據(jù)、合理管控成本費(fèi)用、并按照項(xiàng)目的獨(dú)特性及時(shí)提供個(gè)性化的服務(wù)，達(dá)到簡化管理流程，推動(dòng)采購工作的成功開展的目的，滿足采購管理的精準(zhǔn)預(yù)測與科學(xué)管控。另外，在倉儲(chǔ)管理中，通常應(yīng)該將材料的入庫、出庫等需求考慮進(jìn)去，增強(qiáng)動(dòng)態(tài)監(jiān)管的恰當(dāng)性，防止出現(xiàn)倉儲(chǔ)數(shù)據(jù)精度不夠等情況造成的危害。

3.3 協(xié)同工作管理方法的落實(shí)

在物資管理的信息化建設(shè)當(dāng)中，務(wù)必對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)之間的連接性進(jìn)行考慮，防止崗位工作內(nèi)容無法與之建立聯(lián)系。在協(xié)同工作情況下，給企業(yè)的及時(shí)協(xié)調(diào)管理與人員內(nèi)部當(dāng)中的關(guān)系增強(qiáng)提供幫助，增加了內(nèi)部信息傳遞的及時(shí)性。憑借信息的共享作用，能夠確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)資源的合理使用，增強(qiáng)了各個(gè)工作崗位的職責(zé)。接著在物資管理過程中，對(duì)信息化建設(shè)、物資供應(yīng)等創(chuàng)建更加嚴(yán)格的規(guī)范條件，從而確保物資管理的合理落實(shí)。

4 結(jié)語

信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，優(yōu)化了物資管理流程，達(dá)到了對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理，增強(qiáng)了物資管理效率和質(zhì)量，使物資管理變得更加合理、規(guī)范，因此，對(duì)物資管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行分析是十分必要的。