人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設對策分析

內(nèi)蒙古自治區(qū)人口與發(fā)展研究中心 內(nèi)蒙古呼和浩特 010010

人力資源是企業(yè)管理中的重要組成部分，對企業(yè)的發(fā)展起著重要作用。人力資源管理部門主要負責引進人才，并發(fā)展員工身上的優(yōu)勢，從而將員工安排在適合的工作崗位上，有效發(fā)揮員工身上價值，將人力資源管理工作做到位。因此，要想做好人力資源管理工作，首先就要做好人力資源檔案管理工作，清晰明了的記錄各個員工相關信息，但傳統(tǒng)手工記錄不僅工作量大，而且任務繁雜，再加上對檔案管理信息化分類不當，在后期管理過程中容易出現(xiàn)雜亂無章現(xiàn)象，而將信息化應用在人力資源檔案管理過程中，可以有效提高工作質(zhì)量與工作效率，又能方便工作人員快速找到相關人員信息。

1 人力資源檔案管理信息化的影響因素

1.1 檔案管理信息化意識欠缺

和其他發(fā)達國家相比，我國人力資源檔案管理信息化應用程度不高，因此，工作人員在檔案管理過程中信息化意識欠缺，沒有認識到人力資源檔案管理信息化的重要性，所以在工作過程中及時過程繁雜，一些工作人員也不愿意改變工作方式；另外，從事人力資源檔案管理工作人員觀念不正確，認為檔案管理就是將一些檔案保存好就行，不破壞不丟失即可。但是要想提高人力資源檔案管理工作效率，僅僅將檔案記錄好并保存好是不夠的，沒有考慮到后期相關工作人員查看問題。

1.2 檔案信息化設施建設相對落后

在人力資源檔案管理過程中，檔案信息化設施在管理過程中也起著重要作用。但在我國人力資源管理部門中更加注重紙質(zhì)資料的存儲，沒有重視信息化設施建設，如計算機、打印機以及復印機等相關信息化設備不完善；與此同時，相關工作人員在進行檔案管理過程中也沒有利用信息化設備以及信息技術對檔案進行收集、整合，還是采用傳統(tǒng)工作方式，違背了人力資源檔案管理信息化的工作理念[1]。

1.3 檔案信息化制度缺失

在人力資源檔案管理信息化中，并沒有相關制度予以工作上支持，應用信息化只是停留在口頭上，并沒有建立相應的規(guī)章制度，工作流程也沒有嚴格規(guī)范，工作人員在管理過程中有可能手工操作與信息化同時應用，如果不對工作流程加以規(guī)范，就會造成雜亂現(xiàn)象，導致一些數(shù)據(jù)丟失，甚至被人惡意篡改，影響人力資源檔案管理工作效果。

1.4 人力資源檔案管理信息化人才缺失

雖然將信息化應用在人力資源檔案管理中，但關鍵還是工作人員起著重要作用，需要相關工作人員提高綜合素養(yǎng)，做好本職工作，保障人力資源檔案管理工作有效開展。但在實際工作過程中，部分工作人員由于業(yè)務能力低，再加上職業(yè)道德素質(zhì)差，經(jīng)常在工作過程中出現(xiàn)失誤或者丟失相關數(shù)據(jù)，從而影響工作質(zhì)量，給人力資源檔案管理造成消極影響[2]。

2 人力資源檔案管理信息化的建設對策

2.1 提高人力資源檔案管理信息化意識

在人力資源檔案管理過程中，要想提高信息化應用程度，就必須提高檔案信息化建設的意識，具備較強的信息化意識，能夠起到良好支配作用。因此，將人力資源檔案管理與所在領域的其他相關業(yè)務相結(jié)合，從而在工作過程中促使工作人員不得不使用信息化技術，無形中培養(yǎng)工作人員的信息化意識。

2.2 完善人力資源檔案管理信息化設施

在現(xiàn)代社會發(fā)展過程中，如果只依靠傳統(tǒng)手工記錄管理方式，不能保障各種相關工作有條理進行。因此，信息化建設在人力資源檔案管理過程中必不可少，在很大程度上能夠提高工作效率。如在工作過程中使用計算機進行檔案的歸類、整合與存儲等，還可以將重要檔案進行備份，避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失而影響人力資源管理工作。與此同時，要完善人力資源檔案管理信息化設施，增加信息化設備，便于工作人員工作，加強工作人員信息技術與信息化設備的有效結(jié)合，做到人機統(tǒng)一，獲得良好工作效果。

2.3 建立健全人力資源檔案信息化機制

要想有效提高人力資源檔案管理信息化 程度，就要建立健全檔案信息化管理制度，為人力資源檔案管理信息化各項工作提供制度保障，促使工作人員嚴格按照規(guī)章制度完成工作，轉(zhuǎn)變工作方式。在制定相應管理機制時，應從信息化管理、信息化業(yè)務以及信息化技術等三個主要方面考慮，從而制定科學合理的管理機制，建立工作標準，規(guī)范工作流程，保障工作人員在合理的制度下做好本職工作，可以有效提高檔案管理質(zhì)量[3]。

2.4 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在人力資源檔案管理信息化過程中，應提高工作人員的綜合素質(zhì)，從而保障各項管理工作有序進行。首先應該提高工作人員的信息化意識以及信息技術，定期給檔案管理人員進行相應培訓，讓工作人員學習檔案管理技巧與信息技術，讓工作人員知道信息化在檔案管理工作中的重要性，提高信息化意識。其次，應該提高工作人員職業(yè)道德素養(yǎng)，提高責任心，有利于工作人員在檔案管理過程中增加做好各項記錄、整合與存儲等相關工作，井井有條，培養(yǎng)職業(yè)道德修養(yǎng)，履行崗位職責，提高檔案管理質(zhì)量。

3 結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代社會背景下，人才短缺，這就要求人力資源部門做好管理工作，為企業(yè)留住人才，促進企業(yè)長久發(fā)展。將信息化應用在人力資源檔案管理工作中，在一定程度上提高工作效率。但目前在應用過程中還存在一定問題，影響人力資源檔案管理。因此，應根據(jù)目前存在不足，綜合考量各種因素，從而制定完善的人力資源檔案管理信息化建設對策，提高人力資源檔案管理信息化程度，提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。