企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)及其防范對(duì)策

胡珊珊

中國(guó)石油化工股份有限公司石油物探技術(shù)研究院 江蘇南京 210000

在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過程中，合同的建立及履行是企業(yè)利益獲取的直觀體現(xiàn)。但是在企業(yè)實(shí)際的運(yùn)行與合同管理過程中，由于合同內(nèi)容本身具有一些模糊性和不確定性導(dǎo)致企業(yè)對(duì)合同的管理能力較差、無法有效地控制企業(yè)所簽訂的合同應(yīng)用方向等問題比比皆是。這種問題的出現(xiàn)導(dǎo)致部分企業(yè)在運(yùn)行的過程中，管理難度增大，合同利益獲取較少。所以，為了保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的利益，企業(yè)的管理者需要對(duì)企業(yè)的合同管理問題提起足夠的重視。

1 合同管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮的作用

1.1 控制企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本

在當(dāng)前的機(jī)械化生產(chǎn)環(huán)境下，有效的分工及合作對(duì)于提升整體運(yùn)營(yíng)效率及質(zhì)量具有重要的作用。企業(yè)的各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)項(xiàng)目均需和其他相關(guān)市場(chǎng)主體建立合作關(guān)系，但若合同存在漏洞，極易造成有限資金的停滯或無法正常收回，經(jīng)營(yíng)資金難以運(yùn)轉(zhuǎn)。而全面的合同管理，可保證企業(yè)實(shí)際履行項(xiàng)目合同的比率，由此控制經(jīng)濟(jì)的成本支出，獲取更高的項(xiàng)目收益[1]。

1.2 強(qiáng)化企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理能力

各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目都是以合同為基礎(chǔ)的，圍繞此項(xiàng)管理行為，綜合發(fā)揮生產(chǎn)、項(xiàng)目規(guī)劃以及其他多個(gè)方面的管理行為，若某一項(xiàng)管理行為無法調(diào)整至企業(yè)最佳的運(yùn)行狀態(tài)，則會(huì)限制合同中項(xiàng)目的切實(shí)執(zhí)行。若企業(yè)可以形成符合自身管理需要的合同管理模式，實(shí)現(xiàn)合理的約束及保護(hù)，便能切實(shí)強(qiáng)化組織整體在多個(gè)方面的管控能力，實(shí)際的運(yùn)營(yíng)管理效果也能達(dá)到理想的狀態(tài)。

2 企業(yè)合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素

第一，客戶風(fēng)險(xiǎn)。在企業(yè)開展相關(guān)工作前，應(yīng)圍繞工作內(nèi)容和工作順序展開協(xié)商，其協(xié)商有效性在極大程度上影響著后續(xù)對(duì)合同的履行和相關(guān)工作的開展。在此過程中，企業(yè)的相關(guān)管理人員需要做好協(xié)商溝通工作，規(guī)避合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于部分存在信譽(yù)問題的客戶可以適當(dāng)做出“不合作”的決策。第二，決策風(fēng)險(xiǎn)。決策風(fēng)險(xiǎn)也是企業(yè)在運(yùn)行過程中不可以避免的風(fēng)險(xiǎn)類型，受技術(shù)手段等因素影響。簡(jiǎn)單來說，在合同決策的過程中，由于技術(shù)的使用、產(chǎn)品的供應(yīng)中存在的部分問題，導(dǎo)致企業(yè)決策的風(fēng)險(xiǎn)程度增大。第三，企業(yè)運(yùn)行的過程風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在執(zhí)行合同的過程中，可能會(huì)受到可流動(dòng)資金的限制，或外部環(huán)境不可抗力的影響。如由于外部因素所導(dǎo)致的企業(yè)合同執(zhí)行出現(xiàn)問題，企業(yè)利潤(rùn)下降，制約后續(xù)其他工作的落實(shí)[2]。

3 企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的防范對(duì)策

3.1 審查合同締約目的與交易背景

合同審查是為市場(chǎng)主體服務(wù)，因此合同審查的第一步就是了解企業(yè)交易的目的與背景。知曉合同交易的目的，是為了弄清楚合同簽訂是否違反法律法規(guī)。例如，以合法形式掩蓋非法目的，或者以合法形式規(guī)避其他法律風(fēng)險(xiǎn)的合同，都會(huì)影響到合同的效力。了解合同的交易背景，需要調(diào)查合同的主體資格、履約能力。交易地位會(huì)影響合同的最終走勢(shì)。因此，在合同審查過程中，要盡量調(diào)查清楚對(duì)方當(dāng)事人的交易情況。首先，需要弄清楚對(duì)方當(dāng)事人若為企業(yè)，是否目前處于存續(xù)狀態(tài)，是否可以提供加蓋紅章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照。其次，是否具備相應(yīng)的主體資質(zhì)，是否具備履約的條件，以及簽約人員是否具備簽約的權(quán)限、是否有法定的證明文件。最后，則盡量調(diào)查清楚對(duì)方當(dāng)事人近幾年的交易情況。

3.2 合同中心管理

通過合同管理系統(tǒng)對(duì)分散的合同進(jìn)行集中管理，減少信息的重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)信息共享；滿足從合同錄入、合同用印、合同附件、合同變更、合同狀態(tài)、合同預(yù)算分?jǐn)偝跏嫉胶贤畔⒄{(diào)整處理的全生命周期的管理。該功能主要包含兩個(gè)方面；第一，自定義合同模板；第二，依據(jù)系統(tǒng)預(yù)制的合同模板或者用戶自定義的合同模板起草合同。起草合同后生成Word格式的合同文件，用戶可以根據(jù)具體的情況修改生成的合同文檔條款信息，最后形成正式的合同，這個(gè)文檔可以作為合同錄入中的合同文件。合同卡片信息體現(xiàn)了系統(tǒng)集中管理，包括主管部門、各級(jí)部門、項(xiàng)目辦、關(guān)聯(lián)合同、預(yù)算項(xiàng)目等控制所需的關(guān)鍵信息均來自于相關(guān)系統(tǒng)，方便合同控制和費(fèi)用歸集?？梢詾樵摵贤砑痈郊╓ord、Excel、txt、rar、pdf等常規(guī)的文件格式），完成合同電子信息的集中管理。合同收付款節(jié)點(diǎn)，是為了方便形成企業(yè)的資金使用計(jì)劃，及時(shí)安排資金及收回款項(xiàng)，既保證按時(shí)守信，又合理充分利用資金，降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 構(gòu)建科學(xué)合理的合同管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系

總體分析，完善的企業(yè)合同管理體系是重要保障。如在選擇合作單位時(shí)，應(yīng)該以信用度為重要參考依據(jù)，選擇信用度高的企業(yè)進(jìn)行合作。同時(shí)，在合同執(zhí)行過程中要實(shí)時(shí)監(jiān)控，綜合考量，發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)高度重視，并結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)迅速做出反應(yīng)、登記異常信息并判斷風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容，及時(shí)拿出應(yīng)對(duì)方案，盡可能降低損失。同時(shí)，合同管理者要加大合同風(fēng)險(xiǎn)排除力度，對(duì)于可能產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的要素，要認(rèn)真排查，設(shè)計(jì)緊急風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案。信息化時(shí)代的進(jìn)步，還可以結(jié)合科學(xué)的現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)展開風(fēng)險(xiǎn)排查和實(shí)時(shí)監(jiān)控，使得管理效率更高，充分發(fā)揮工程預(yù)算的重要作用[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，有效的合同管理，可降低經(jīng)濟(jì)損失的發(fā)生概率。為此，企業(yè)需積極培養(yǎng)全體職工的法律常識(shí)，避免被他人利用合同條款的變相闡述，損害自身的利益。并聘請(qǐng)法律顧問，用法律保障組織權(quán)益。