新時期下企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理探析

王姝敏

海德威科技集團（青島）有限公司 山東青島 266100

由于經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展，企業(yè)為了在激烈的競爭中生存，使用信息化進行企業(yè)檔案的管理工作必將是未來發(fā)展的必然趨勢。因此，我國企業(yè)應(yīng)當加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，通過運用電子信息技術(shù)，將檔案信息數(shù)字化管理和并加以有效利用，使企業(yè)檔案能夠更好地為企業(yè)經(jīng)營服務(wù)[1]。

1 電子檔案的定義

電子檔案與紙質(zhì)化檔案管理截然不同，一種為明顯的物質(zhì)化管理形態(tài)，一種為虛擬化的管理形態(tài)，而管理的載體依托紙質(zhì)和計算機，這即是兩者最大的區(qū)別和差異。具體來說，電子檔案即電子化、虛擬化的檔案，大多以電子圖片、電子文本等形式出現(xiàn)，包含命令文件、數(shù)據(jù)文件、文本文件等，通常被存儲在計算機內(nèi)，以影像技術(shù)、條碼技術(shù)等技術(shù)為支撐，存在不同格式，便于修改、提取、存儲、刪除等等，對于計算機的依賴較重。另外，電子檔案最小粒度為“件”，以實際需求進行儲存，其大小也可用KB、MB、GB等單位來表示，檔案越大，單位也就越大。除此之外，電子檔案較好分類和處理，且便于提取，在海量檔案中，可輸入關(guān)鍵字查詢相對應(yīng)的檔案，方便快捷，節(jié)省了工作人員的較多精力和時間，正因如此，才使得它備受企業(yè)歡迎、備受工作人員青睞，對其管理進行探究，有著重要的現(xiàn)實意義。

2 新時期下企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理重要性

2.1 實現(xiàn)信息資源的共享

企業(yè)需要適應(yīng)社會發(fā)展的需求。當今信息化技術(shù)已然成為當今世界和社會勢不可當?shù)陌l(fā)展潮流，網(wǎng)絡(luò)已在人們的生活與工作中如影隨形，企業(yè)對高效信息的需求也越來越大，但傳統(tǒng)的檔案管理理念已不能適應(yīng)未來市場經(jīng)濟需要，極有可能面臨淘汰的危機，因此，筆者呼吁我國企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)勢在必行。由于世界經(jīng)濟發(fā)展的本質(zhì)是資源的共享，所以，企業(yè)應(yīng)當具備輕松存儲內(nèi)部檔案和交換外部信息的能力，從而提高辦公高效性，建立與經(jīng)濟市場更密切的聯(lián)系。優(yōu)質(zhì)的信息化檔案管理不僅不會使公司的內(nèi)部資料外泄，還能使企業(yè)的內(nèi)部資料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企業(yè)的一個挑戰(zhàn)，需要更多的技術(shù)和資金的投入[2]。

2.2 提升檔案管理的工作效率

計算機是電子信息化管理模式的核心工具，這充分說明在保存信息的時候，只需借助于硬盤或計算機等相關(guān)設(shè)備，就能夠?qū)τ嘘P(guān)信息進行儲存以及使用。從現(xiàn)實運行情況來分析，這種儲存方式具有關(guān)鍵的作用，不但可以有效減少空間，使信息儲存越來越環(huán)保，而且可以對有關(guān)人員的操作手續(xù)進行簡化，只需要對計算機開展簡單操作，就能夠查詢有關(guān)數(shù)據(jù)，進而可以進一步節(jié)約物力以及人力，促進檔案管理工作不斷發(fā)展。

3 新時期企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理策略

3.1 加強人才隊伍建設(shè)

檔案工作要實現(xiàn)全門類、全流程、全方位的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，需要知識結(jié)構(gòu)更加合理、多學科知識或多種技能兼具的復合型人才作為支撐。當前我國企業(yè)檔案領(lǐng)域，領(lǐng)軍人才、中高端人才、具有統(tǒng)籌規(guī)劃能力的創(chuàng)新性人才嚴重不足。“十四五”期間，企業(yè)檔案人才隊伍建設(shè)重點不在量的擴充，而在提高質(zhì)量、結(jié)構(gòu)優(yōu)化，重點在領(lǐng)軍人才、創(chuàng)新型人才、復合型人才和中高端人才的培養(yǎng)。

3.2 優(yōu)化檔案的電子信息化建設(shè)

在創(chuàng)建電子化的檔案管理模式時，首先要不斷優(yōu)化單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，進一步導入“互聯(lián)網(wǎng)+”概念，幫單位制定統(tǒng)一、高效的檔案管理軟件，從而更好地實現(xiàn)檔案的信息化共享。與此同時，建立電子信息管理平臺，可以全面、有效地實現(xiàn)檔案的信息化管理，對單位數(shù)據(jù)檔案進行有效備份，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全性、高效性以及正確性。此外，需要充分培養(yǎng)專業(yè)化的團隊來開展電子化的檔案管理，從而實現(xiàn)檔案信息化管理的核心目的，切實提升檔案工作的整體質(zhì)量。

3.3 加強電子檔案全過程管理

由于電子檔案特質(zhì)決定了其與紙質(zhì)檔案在收集、管理上的不同，紙質(zhì)檔案一旦形成，就意味著檔案信息被保存下來，而電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，只要檔案草稿仍是操作狀態(tài)并未保存，那么檔案信息是極有可能因為錯誤操作而丟失的，丟失后也是極難找回的，所以，有必要加強電子檔案全過程管理，這涉及檔案建立、檔案修改、檔案儲存等多個環(huán)節(jié)，確保有價值的電子檔案得以保存，將其與相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立起標識關(guān)系。另外，建議在檔案建立過程中，有必做好檔案備份準備，減少檔案錯誤操作后的損失，為檔案安全提供保障。

3.4 持續(xù)推進企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型

推進企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，首先要通過提高管理能力實現(xiàn)企業(yè)檔案工作對電子文件、企業(yè)數(shù)據(jù)、知識等的管理，為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。要繼續(xù)開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，在中央企業(yè)要實現(xiàn)所有傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化。要根據(jù)國家的部署，開展突發(fā)事件檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提升企業(yè)檔案工作在應(yīng)急管理中的能力[3]。電子文件單套制歸檔和電子檔案單套制管理實施范圍要由會計系統(tǒng)向管理系統(tǒng)、工程技術(shù)系統(tǒng)、科研項目管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)擴圍。各項試點要由點及面，企業(yè)集團要從集團層面開展數(shù)字檔案館（室）、電子文件單套制歸檔和電子檔案單套制管理試點。在試點基礎(chǔ)上，進一步擴大企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理、企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的覆蓋面，并實現(xiàn)檔案工作的橫向、縱向整合。

總而言之，檔案是人力資源管理的關(guān)鍵性內(nèi)容，也是人力資源開發(fā)以及利用的核心依據(jù)。伴隨社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，對人才的標準要求也逐漸提高，檔案管理的重要作用更加凸顯。借助于信息化技術(shù)強化檔案管理信息化建設(shè)，是時代飛速發(fā)展的必然趨勢，是提升資源利用率、及時更新檔案信息以及確保檔案管理安全性的要求，也是提高人力資源管理水平以及建立和諧勞動關(guān)系的核心渠道。因此，一定要有序開展檔案管理信息化建設(shè)，唯有如此，才可以使管理主體更好地適應(yīng)社會的飛速發(fā)展。