高校教學(xué)秘書崗位定位與素質(zhì)要求

任瑜艷

（廣東培正學(xué)院人文學(xué)院 廣東 廣州 510830）

崗位定位是做好教學(xué)工作的前提和基礎(chǔ)，教學(xué)秘書的崗位定位準(zhǔn)確與否，影響著教學(xué)秘書工作的優(yōu)劣和成敗。由于很多高校工作者對教學(xué)秘書崗位認(rèn)識不足，要求偏低，導(dǎo)致教學(xué)秘書也常常把自己定位在一個較低層次上，工作效率低，工作沒有成效，自身價值也得不到發(fā)揮，工作積極性越來越低。本文希望通過準(zhǔn)確定位高校教學(xué)秘書的崗位，進一步強化教學(xué)秘書的思想意識，使其能更好地在教學(xué)管理中發(fā)揮作用。

一、教學(xué)秘書的崗位定位

很多高校領(lǐng)導(dǎo)將教學(xué)秘書崗位定位為教輔崗，相對教師和中高層以上管理人員，教學(xué)秘書處于次要和基層的位置，其主要工作是根據(jù)學(xué)校的安排重復(fù)處理一些簡單的事務(wù)性雜活。有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師甚至認(rèn)為，教學(xué)秘書不需要專業(yè)技能，什么人都可以勝任。這種看法導(dǎo)致很多教學(xué)秘書自己也認(rèn)為低人一等，不被重視，沒有晉升的路徑，因此工作積極性不高，影響工作的質(zhì)量?？梢?，從理念上明確教學(xué)秘書的定位，找準(zhǔn)教學(xué)秘書在整個學(xué)校中的位置，理順教學(xué)秘書崗位的工作，成為目前要解決的問題。

（一）教學(xué)秘書是人才培養(yǎng)系統(tǒng)的重要組成部分

當(dāng)代大學(xué)教育以素質(zhì)教育和創(chuàng)新教育為主旋律，以促進人的自由全面發(fā)展為宗旨，強調(diào)鍛造學(xué)生的實踐能力，培養(yǎng)和訓(xùn)練全面素質(zhì)，是全方位，多方式、立體化、綜合性的開放式教育和系統(tǒng)工程[1]。在當(dāng)代素質(zhì)教育和創(chuàng)新教育理念下，人才培養(yǎng)模式已從傳統(tǒng)的教師傳授知識轉(zhuǎn)為全面培養(yǎng)人發(fā)展的系統(tǒng)工程。人才培養(yǎng)模式的轉(zhuǎn)變賦予了教育工作者更多的責(zé)任，教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理的主力軍，應(yīng)當(dāng)在教育教學(xué)觀念和人才培養(yǎng)模式發(fā)生轉(zhuǎn)變時，充分發(fā)揮自己的作用。在傳統(tǒng)觀念中，教學(xué)主體是教師，人才培養(yǎng)模式轉(zhuǎn)變后，參與人才培養(yǎng)的都是主體，每個參與者在人才培養(yǎng)系統(tǒng)中各司其職。與任課教師不同，教學(xué)秘書是通過管理為學(xué)生提供服務(wù)的，如安排日常教學(xué)工作、監(jiān)督學(xué)生學(xué)業(yè)的完成情況等。雖然服務(wù)學(xué)生的方式不同，但都是為學(xué)生的學(xué)習(xí)、成才服務(wù)。因此教學(xué)秘書也是老師，與傳統(tǒng)的老師一樣履行教書育人的職責(zé)，是人才培養(yǎng)系統(tǒng)的重要組成部分。

（二）教學(xué)秘書是教學(xué)管理的橋梁紐帶

教學(xué)管理是運用管理科學(xué)和教學(xué)論的原理與方法，充分發(fā)揮計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等管理職能，對教學(xué)過程各要素加以統(tǒng)籌，使之有序運行，提高效能的過程[2]。參加教學(xué)管理的人員主要構(gòu)成為校長、分管副校長、教務(wù)部門、教學(xué)督導(dǎo)組織、院長（系主任）、分管副院長（系副主任）、教研室、教學(xué)秘書。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理系統(tǒng)的基層管理人員，不僅要在由教師、學(xué)生、分管領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)部門、其他行政部門、實驗室、其他院系、學(xué)工處、校外基地等構(gòu)成的錯綜復(fù)雜的教學(xué)系統(tǒng)中起協(xié)調(diào)作用，還要收集、整合教學(xué)管理涉及的各個方面的信息，反饋給相關(guān)人員，為相關(guān)人員提供意見。教學(xué)秘書可以說是橋梁和樞紐。相對學(xué)年制，學(xué)分制的人才培養(yǎng)方案彈性大，教學(xué)計劃也越來越貼合學(xué)生個性，相應(yīng)的教學(xué)管理也變得越來越復(fù)雜，對學(xué)生學(xué)業(yè)管理也轉(zhuǎn)向目標(biāo)管理。很多教師、家長和學(xué)生面對學(xué)業(yè)制度的轉(zhuǎn)變都顯得無所適從；為使學(xué)生接受并且盡快適應(yīng)，教學(xué)秘書在其中發(fā)揮了重要的作用。教學(xué)秘書雖然是教學(xué)管理基層人員，在整個學(xué)業(yè)制度改革中不起眼，但教學(xué)秘書直接參與教學(xué)改革和教學(xué)管理的各個環(huán)節(jié)，全面了解改革前后教學(xué)運行工作的過程和結(jié)果，能為教師、家長和學(xué)生提供更全面、更有用的咨詢和信息，為他們排憂解難，為他們的溝通搭建良好的平臺。因此，在新形勢教育教學(xué)改革下，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)積極發(fā)揮作用。

（三）教學(xué)秘書在教學(xué)管理中起參謀作用

教學(xué)秘書的工作涉及教學(xué)運行系統(tǒng)的各個方面，接觸的人員最多，掌握的信息最豐富，了解的情況最全面且最及時，教學(xué)秘書可以將自己收集的信息進行整合、分析，使之成為自己的寶貴的經(jīng)驗，為各方處理問題提供決策和參謀，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，成為領(lǐng)導(dǎo)總體職能的有機補充。在策劃新的教學(xué)活動，擬定新的教學(xué)規(guī)章、教學(xué)計劃時，教學(xué)秘書可以用自己豐富的一線經(jīng)驗給予教學(xué)院長、各系主任實質(zhì)性建議，幫助其更好地開展教學(xué)活動。教學(xué)秘書可以從學(xué)生及有關(guān)方面了解教師的教學(xué)情況，發(fā)現(xiàn)教師在教學(xué)方面的不足，及時向教師反饋；也可收集學(xué)生感興趣、效果較好的教學(xué)方法進行推廣。因此，教學(xué)秘書可以說是整個教學(xué)運行中不可多得的“智囊”。

二、教學(xué)秘書崗位要求

教學(xué)秘書要具備較強的職業(yè)知識技能和思想意識，在教學(xué)工作中發(fā)揮更大的作用。

（一）具備較強的業(yè)務(wù)知識和工作技能

1.具備較強的管理業(yè)務(wù)知識和工作能力

教育改革要求教學(xué)秘書不是勤雜工，而是教學(xué)管理者，教學(xué)秘書應(yīng)掌握管理方面的專業(yè)知識和工作技能。教學(xué)秘書作為院系教學(xué)管理一線人員，應(yīng)具備組織、策劃和統(tǒng)籌能力，決策、執(zhí)行和預(yù)見能力，溝通、協(xié)調(diào)和表達(dá)能力及研究創(chuàng)新能力。教學(xué)發(fā)展趨勢的評估預(yù)測、各部門工作的協(xié)調(diào)、教學(xué)信息的流通、教學(xué)活動的開展、教師課程的管理，學(xué)生活動的舉辦，教學(xué)計劃的執(zhí)行，培養(yǎng)方案的實施，等等，這些日常的教學(xué)活動都需要教學(xué)秘書來安排，一些突發(fā)的教學(xué)事故都是秘書馬上處理。如果教學(xué)秘書沒有專業(yè)的管理能力，面對這些復(fù)雜的教學(xué)活動，將無所適從，容易手忙腳亂。因此，教學(xué)秘書要不斷加強、提升自身管理業(yè)務(wù)知識和工作技能水平。

2.具備較強的檔案整合能力

教學(xué)秘書最基本的工作之一是管理教學(xué)檔案。教學(xué)檔案的管理不僅是對教育教學(xué)資料的收集，還是對各種教學(xué)材料的系統(tǒng)歸納、整理、存檔，使之成為有價值的資料。教學(xué)秘書每天上傳下達(dá)教務(wù)處和其他部門的工作任務(wù)，收集、整理本部門教師、學(xué)生的各種信息。對海量的教學(xué)檔案信息，如果不及時整合，分門別類歸檔，將會越積越多，越積越亂。這就要求教學(xué)秘書具備較強的檔案整合能力，成為教學(xué)檔案信息處理加工的中樞，能夠有效提取、總結(jié)，并且準(zhǔn)確地傳達(dá)檔案中的信息。因此，教學(xué)秘書要在日常工作中強化自身的檔案管理能力。

3.具備較強的計算機應(yīng)用處理能力

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大部分高校教務(wù)管理工作已經(jīng)采用信息化，教務(wù)管理系統(tǒng)越來越規(guī)范化，倡導(dǎo)辦公無紙化，日常的各種報表、通知、調(diào)停課、選課、排課、考勤、教材征訂等都在線上進行，教學(xué)管理大數(shù)據(jù)將在各大高校廣泛運用。因此，教學(xué)秘書要掌握新技術(shù)，熟悉各類辦公軟件和教務(wù)管理系統(tǒng)的操作，學(xué)會利用各種先進的計算機技術(shù)手段，提高教學(xué)管理的規(guī)范性，從而提高工作效率。

（二）提高思想意識

1.樹立主體意識

雖然很多學(xué)校將教學(xué)秘書定位為輔助崗位，但身為教學(xué)秘書，要樹立主體意識，掌握主動權(quán)。教學(xué)秘書工作在教學(xué)最前線，是教學(xué)管理的樞紐，其崗位至關(guān)重要。教學(xué)秘書是教學(xué)管理系統(tǒng)中的一員，是管理者，不是辦事員，要主動工作，經(jīng)常動腦，想辦法把教學(xué)工作做得更好。教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)主動解決教學(xué)相關(guān)問題，跟進問題，在適當(dāng)?shù)臅r候提醒和建議領(lǐng)導(dǎo)處理具體教學(xué)工作，并及時跟進學(xué)院的相關(guān)教學(xué)工作，做好督促工作。教學(xué)秘書只有先樹立起主體意識，才會主動思考解決問題，研究教學(xué)內(nèi)容，主動做與教學(xué)相關(guān)的事，才能使自己在人才培養(yǎng)系統(tǒng)中發(fā)揮更大的作用。

2.樹立服務(wù)意識

服務(wù)意識是高校教學(xué)秘書工作的根本思想意識，教學(xué)秘書只有全心全意為學(xué)生，為教師，為教學(xué)服務(wù)，才能實現(xiàn)教與學(xué)的職責(zé)，才能達(dá)到教學(xué)管理的目標(biāo)。因此，教學(xué)秘書要樹立全方面、全方位、自覺的服務(wù)的思想意識，這是教學(xué)秘書專業(yè)素質(zhì)要求的。教學(xué)秘書工作煩瑣，既要要制定好學(xué)院各學(xué)期教學(xué)計劃，出臺各項教學(xué)管理措施，又要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀和助手，及時提供教學(xué)工作所需的材料；既要為教師授課和學(xué)生學(xué)習(xí)提供支持與幫助，又要將教師和學(xué)生的反饋信息及時上報。有時會遇到很難管理的教師和學(xué)生，工作中難免會產(chǎn)生厭煩情緒，與人發(fā)生沖突，受委屈；但教學(xué)秘書是為各方面提供服務(wù)的，服務(wù)過程中的矛盾是不可避免的。因此，教學(xué)秘書要保持良好的心態(tài)，及時自我調(diào)整。作為教學(xué)秘書，服務(wù)意識是必不可少的。

3.樹立創(chuàng)新意識

在教學(xué)管理方面，積極學(xué)習(xí)先進的教育管理理論，在前輩實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新，努力提高自己的教學(xué)管理水平。要成為一名出色的教務(wù)工作者，不僅要學(xué)習(xí)前人的知識，積累經(jīng)驗，還要積極適應(yīng)新形勢、新時代的發(fā)展要求，結(jié)合具體實際，采用新技術(shù)、新方法，敢于創(chuàng)新，把教務(wù)工作做得更好。教學(xué)秘書更多時候是依照既有的培養(yǎng)方案、教學(xué)計劃和安排開展、落實工作，在此過程中，應(yīng)該根據(jù)實際情況，不斷完善、優(yōu)化既有的設(shè)計、安排，敢于在前人基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新，以推動教學(xué)工作的發(fā)展。在設(shè)計教學(xué)培養(yǎng)方案的時候，要順應(yīng)時代發(fā)展和國家人才戰(zhàn)略需求，以及高等教育發(fā)展趨勢；在開展教學(xué)工作時，一定要有創(chuàng)新性。

三、結(jié)語

當(dāng)代教育理念的轉(zhuǎn)變，賦予了教學(xué)秘書更多的職責(zé)。教學(xué)秘書不是勤雜工，不是被動的任務(wù)執(zhí)行者，他們是人才培養(yǎng)的重要組成部分，是人才培養(yǎng)的主體之一；他們是教學(xué)管理的橋梁樞紐，在學(xué)院與學(xué)校教務(wù)部門、教師與學(xué)生、院系領(lǐng)導(dǎo)與教師之間發(fā)揮著橋梁作用：及時傳達(dá)教務(wù)部門和院系領(lǐng)導(dǎo)的要求和任務(wù)，反饋教師、學(xué)生對教學(xué)安排的意見；在教學(xué)管理中起重要的參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)、為教學(xué)管理建言獻策。為了適應(yīng)全方位、較為繁雜的工作任務(wù)，教學(xué)秘書還需要提高自身管理知識和專業(yè)技能，樹立正確的思想意識，這樣才能成為優(yōu)秀的教學(xué)管理者，更好地服務(wù)于教學(xué)管理，實現(xiàn)個人價值。