國有企業(yè)檔案管理效能提升策略研究

耿婧婷

天津濱海旅游區(qū)燃?xì)馔顿Y發(fā)展有限公司 天津 300450

當(dāng)前中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，尤其進(jìn)入2010年后，作為發(fā)展中國家的中國超過日本成為世界第二大經(jīng)濟(jì)體，標(biāo)志著中國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入了一個新時代。蘇寧財富資訊指出，近年來中國經(jīng)濟(jì)實現(xiàn)了意想不到的增長，其中國企利潤大幅增長令人驚嘆，國有企業(yè)在促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。國有企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部的寶貴財富，是保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的一種憑證[1]。但是，由于各種內(nèi)外部因素的影響，當(dāng)前在我國，絕大多數(shù)國有企業(yè)檔案的價值并沒有得到有效發(fā)揮。盡管一些大型國有企業(yè)在檔案管理方面取得了一些突出成績，但不可否認(rèn)的是，大多數(shù)國有企業(yè)在檔案管理方面還存在許多問題。十九大召開后對國企改革進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)，伴隨著改革背景，國有企業(yè)的檔案管理工作需要進(jìn)一步強(qiáng)化。檔案工作者應(yīng)該積極探索檔案在國企改革中的重要作用，不斷挖掘檔案價值。過去，雖然有大量關(guān)于國有企業(yè)檔案的相關(guān)文獻(xiàn)，但提出的國有企業(yè)檔案建設(shè)中存在的問題比較普遍，核心問題不深入，具體措施操作性不強(qiáng)，因此大多數(shù)建議難以實現(xiàn)。本研究主要挖掘新時代國有企業(yè)檔案管理效能的問題，進(jìn)一步就檔案管理效能提升構(gòu)建對策建議。

1 國有企業(yè)檔案管理的重要意義

對于我國各個國有企業(yè)來說，做好檔案管理活動是非常重要的，同時也具有較為顯著的戰(zhàn)略意義，這里也立足于多個方面展開全面分析。第一，國有企業(yè)在日常發(fā)展過程中，檔案體系記錄了很多日常信息。這些信息雖然整體比較煩冗，但是也具有較為顯著的使用價值。如果能夠針對這類信息做好精細(xì)化管理，那么就可以較好發(fā)揮這類信息的價值，給國企后續(xù)的戰(zhàn)略發(fā)展提供較好的支撐。第二，以前由于管理模式與方法比較傳統(tǒng)，使得管理人員很難發(fā)揮這些數(shù)據(jù)的價值，使得檔案管理活動一直沒有受到充分重視。但是在當(dāng)前信息化時代背景下，各類先進(jìn)信息技術(shù)的融入使得檔案管理活動能夠更高效地開展，切實提高了檔案數(shù)據(jù)的利用率。在這種情況下，國企檔案管理活動的開展具有較為顯著的戰(zhàn)略意義。第三，國企檔案管理活動的規(guī)范進(jìn)行，能夠給企業(yè)進(jìn)行深化改革提供較好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。對于各個國有企業(yè)來說，現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的融入可能會產(chǎn)生較多不適應(yīng)情況。但如果能夠立足于檔案管理活動進(jìn)行現(xiàn)代化管理模式探索，就能夠顯著降低國企進(jìn)行深化改革的阻礙。特別是在現(xiàn)代市場化企業(yè)的檔案管理理念與制度融入以后，可以較好提高國企的現(xiàn)代化改革進(jìn)程[2]。

2 國有企業(yè)下檔案管理措施分析

2.1 改進(jìn)檔案管理觀念

對企業(yè)來講，管理觀念的改進(jìn)不能只局限在企業(yè)收入、利潤獲取等有關(guān)環(huán)節(jié)，假設(shè)忽視了檔案管理觀念以及方式的優(yōu)化，那么企業(yè)便會步入錯誤的循環(huán)中。現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理，理應(yīng)在管理思想上確認(rèn)檔案作為信息來源，改變以往的管理方式，持續(xù)進(jìn)行改進(jìn)以及優(yōu)化，科學(xué)地融進(jìn)信息手段。除此之外，企業(yè)的管理者理應(yīng)重視檔案管理工作的展開，提升自身對此工作的認(rèn)知程度，強(qiáng)化相關(guān)知識。

2.2 加大國有企業(yè)檔案信息資源建設(shè)

國有企業(yè)檔案信息資源是國有企業(yè)生產(chǎn)實踐與企業(yè)員工腦力勞動的結(jié)晶，是一種知識資源，主要包括：檔案信息要素、人要素、技術(shù)要素及其他檔案信息活動要素，并作為館藏檔案實現(xiàn)數(shù)字化和電子文件的采集和接收。它是國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得成功與否的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是衡量檔案信息化水平高低的一個標(biāo)桿。

國有企業(yè)檔案信息資源建設(shè)要做到：一是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)要從最基礎(chǔ)性的工作做起。檔案資源建設(shè)基礎(chǔ)工作是要做好檔案收集工作，檔案的收集工作是檔案資源開發(fā)利用的起點，檔案部門及時、準(zhǔn)確、客觀的收集檔案資源，豐富充實檔案信息是檔案資源建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。二是做好檔案信息資源的開放利用工作。依照檔案法的規(guī)定，處理好全面開發(fā)與保密的關(guān)系，積極穩(wěn)妥地做好已經(jīng)到期的檔案開放和解密工作，以便被社會和團(tuán)體及時利用，實現(xiàn)檔案資源的利用價值。三是利用信息技術(shù)手段，助力檔案信息資源的建設(shè)[3]。加大計算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微技術(shù)等高新技術(shù)在檔案管理工作的廣泛運(yùn)用，助力檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，推動數(shù)字化、信息化檔案館藏建設(shè)，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平。

2.3 強(qiáng)化檔案管理者綜合能力

檔案管理效能的提升必須匹配專業(yè)、高素養(yǎng)的檔案管理人員。國有企業(yè)需要設(shè)立專門人員擔(dān)任檔案管理專業(yè)崗位，對因工作需要兼職的管理人員，要對其基本情況進(jìn)行復(fù)查，并組織系統(tǒng)培訓(xùn)，提升檔案管理職業(yè)技能。由于檔案管理的政策性、保密性和專業(yè)性要求，要重點對檔案管理的責(zé)任意識、崗位意識和政治素養(yǎng)等進(jìn)行培育。具體來說：一是重視新員工的信息技術(shù)教育培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理新入職員工的職業(yè)素養(yǎng)，提升管理水平，確保國有企業(yè)檔案綜合管理制度的進(jìn)一步落實；二是關(guān)注在崗員工檔案管理的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)員工檔案管理理念、管理方法、管理經(jīng)驗的吸收和改進(jìn)，可以通過講座、外出學(xué)習(xí)、聘請專家、經(jīng)驗借鑒等多種方式，增強(qiáng)在職員工的繼續(xù)教育參與積極性。

3 結(jié)語

綜合來看，我國很多國企檔案管理工作在當(dāng)前還存在一定的問題，必須要在后續(xù)時間里充分引起重視。這也需要國企能夠充分重視檔案管理的戰(zhàn)略價值，同時還要順應(yīng)當(dāng)前時代氣息，積極融入各類信息化技術(shù)。在具體開展檔案管理工作的時候，國企單位還應(yīng)該引入其他部門共同參與到管理活動中，在內(nèi)部形成檔案管理的合力。對于檔案管理人員來說，也應(yīng)該在后續(xù)時間里不斷提高自身的專業(yè)能力，更好符合新時期背景下檔案管理崗位的要求，使得檔案管理活動能夠發(fā)揮較好的作用與價值。