事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

孫瑩

白山市江源區(qū)婦女聯(lián)合會(huì) 吉林白山 134700

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與事業(yè)單位職能的轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位檔案管理制度、管理方式都在不斷發(fā)生著轉(zhuǎn)變。檔案管理工作作為發(fā)展和改革局重要的工作內(nèi)容要根據(jù)形勢的變化不斷改變管理方式，因此對(duì)事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化研究有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 數(shù)據(jù)庫在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用特點(diǎn)

數(shù)據(jù)庫檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在著三方面的共同點(diǎn)：第一，二者的基本原理存在著共通性，電子信息檔案的管理是建立在事業(yè)單位檔案的基礎(chǔ)上，通過對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行信息化技術(shù)的有效整合與優(yōu)化。數(shù)據(jù)庫檔案管理的技術(shù)水平、管理模式、管理質(zhì)量都高于傳統(tǒng)的檔案管理，但是二者的共通性仍然客觀存在；第二，數(shù)據(jù)庫檔案與傳統(tǒng)檔案的不可分割性，傳統(tǒng)的檔案管理主要的信息內(nèi)容包括著社會(huì)實(shí)踐、個(gè)人信息等重要的數(shù)據(jù)內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)有著很大的真實(shí)性，對(duì)數(shù)據(jù)庫檔案的統(tǒng)計(jì)與管理工作也同樣適用，也需要保證保存的信息真實(shí)，傳統(tǒng)檔案資料與新生數(shù)據(jù)庫檔案同樣都需要保證保存信息的真實(shí)性；第三，數(shù)據(jù)庫檔案管理擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息量存儲(chǔ)，在事業(yè)單位檔案基礎(chǔ)上的新生數(shù)據(jù)庫檔案管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)容量的擴(kuò)大，可以對(duì)各種不同的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)與分類，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)資源與信息的共享，在對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)取的過程中更加便利。此外，如果想對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行調(diào)取，還可以通過電子信息檔案的記錄進(jìn)行查找，更加方面快捷[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理者在工作中存在的問題

2.1 管理制度不夠完善

現(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷進(jìn)步，當(dāng)前事業(yè)單位在從事檔案管理相關(guān)工作的過程中，逐漸顯露出一系列的突出問題.其中最主要的就是缺乏完善的檔案管理機(jī)制，這在很大程度上，影響著檔案管理相關(guān)工作的有序開展，而且對(duì)于事業(yè)單位的健康發(fā)展來說也是極為不利的。

2.2 管理人員自身素質(zhì)較低

檔案管理人員作為事業(yè)單位的重要技術(shù)支撐者和力量，對(duì)其管理水平及其綜合素質(zhì)水平提出了更高的要求，不僅需要他們能夠有效率的完成檔案管理業(yè)務(wù)工作，而且需要具備較強(qiáng)的耐心，掌握相關(guān)的信息。但是，通過統(tǒng)計(jì)調(diào)查數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前部分企業(yè)單位檔案管理工作人員由于自身管理水平以及個(gè)人綜合素質(zhì)不高，導(dǎo)致在實(shí)際的工作當(dāng)中出現(xiàn)錯(cuò)誤，就會(huì)在一定程度上影響到事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

2.3 事業(yè)單位對(duì)檔案管理的疏忽

我們都知道，檔案管理這項(xiàng)工作對(duì)于事業(yè)單位來說一直是非常重要的。但是，當(dāng)前我國有很多的事業(yè)單位逐漸開始轉(zhuǎn)移企業(yè)工作發(fā)展的重心，忽略了企業(yè)檔案管理人員工作，這就導(dǎo)致出現(xiàn)了檔案管理人員工作效率低下的普遍現(xiàn)象，這對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來說也是極為不利的。與此同時(shí)，由于部分事業(yè)編制單位并沒有充分的意識(shí)到檔案管理人員工作的重要意義所在，進(jìn)而在實(shí)際的管理工作當(dāng)中，沒有建立起對(duì)于檔案管理工員的專業(yè)培訓(xùn)，這就使得檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的工作水平，無法很好滿足當(dāng)前檔案管理人員工作中的需求[2]。除此之外，部分事業(yè)單位自身的管理硬件設(shè)施條件并不是很完善，因而在實(shí)際的各項(xiàng)檔案管理工作當(dāng)中，大多數(shù)都是需要進(jìn)行手動(dòng)歸檔檢錄的，這在很大程度上降低了企業(yè)檔案管理工作效率。

2.4 檔案的安全性和保密性工作不到位

采用數(shù)字化檔案管理模式是系統(tǒng)管理用人單位的工作，雖然這樣能夠有效提升檔案管理效率，但是其中存在的檔案安全性等問題以及檔案保密性等問題卻越來越突出。舉個(gè)例子來說，如果安全防護(hù)工作沒有做好的話，可能會(huì)導(dǎo)致你的電腦系統(tǒng)遭受到勒索病毒以及其他黑客的惡意入侵，進(jìn)而可能導(dǎo)致電腦檔案中的信息大量丟失、泄露，甚至被惡意非法修改，這在很大程度上也在威脅著各企的健康發(fā)展。

2.5 檔案管理制度不完善

檔案管理制度不完善主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。第一，檔案管理缺乏完善的監(jiān)督管理制度。目前事業(yè)單位檔案管理雖然建立了規(guī)范的管理程序，但是在對(duì)監(jiān)督管理工作方面缺乏完善的監(jiān)督方法與管理機(jī)制。存在著部分發(fā)事業(yè)單位檔案管理的監(jiān)督工作都依靠著工作人員的自律性，缺少外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督，為檔案管理工作帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也沒有形成一定的監(jiān)督效應(yīng)，導(dǎo)致檔案管理制度在實(shí)施的過程中缺乏規(guī)范性；第二，檔案管理的開發(fā)認(rèn)識(shí)程度不高。現(xiàn)行的檔案管理制度涉及到檔案收集、整理、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移等內(nèi)容，缺乏對(duì)檔案管理的制度研究與技術(shù)開發(fā)的內(nèi)容，發(fā)展和改革局對(duì)于檔案管理都進(jìn)行整理，沒有充分挖掘檔案的重要價(jià)值[3]。

2.6 檔案管理工作人員專業(yè)技能匱乏

發(fā)展和改革局在進(jìn)行檔案管理的優(yōu)化建設(shè)過程中需要更專業(yè)的技術(shù)型人才進(jìn)行優(yōu)化改革，這對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員提出了更高的要求，需要具備更高的學(xué)歷與專業(yè)的檔案管理技能。事業(yè)單位檔案管理人員需要具備本科及以上的學(xué)歷；此外，需要具備電子計(jì)算機(jī)等相關(guān)檔案管理的知識(shí)。但是，目前在許多的事業(yè)單位檔案管理的工作人員，他們的學(xué)歷普遍都是大專，計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)檔案管理的知識(shí)技能無法滿足新形勢的發(fā)展需要。

2.7 檔案資源管理落后

在新形勢下發(fā)事業(yè)單位檔案管理也需要秉承著“以人為本”的觀念，要以檔案資源的建設(shè)作為管理改革的重點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理資源體系的全面建設(shè)與完善。目前，許多發(fā)展和改革局在檔案管理工作中會(huì)涉及到人民群眾的檔案內(nèi)容，管理制度的完善有助于經(jīng)濟(jì)發(fā)展。但是，目前許多的發(fā)展和改革局沒有建立一個(gè)完善的檔案資源管理體系。檔案管理工作還停留在原始的管理方式，無法適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，新形勢下檔案資料的開發(fā)與管理需要人才的加持，傳統(tǒng)的檔案資源利用方式會(huì)造成延誤、投放不足等問題，這些都給發(fā)事業(yè)單位檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整與改革。

3 提升企業(yè)單位檔案管理水平的對(duì)策

3.1 完善管理機(jī)制

上文中我們說到，當(dāng)前部分事業(yè)單位由于缺乏完善的管理機(jī)制，在很大程度上影響著檔案管理工作的有序進(jìn)行。在這種實(shí)際情況下，我們必須加快探索構(gòu)建一套更加完善、規(guī)范的企業(yè)檔案管理機(jī)制，為接下來加強(qiáng)檔案管理相關(guān)工作的正常開展打下良好的理論基礎(chǔ)?；诖?，事業(yè)技術(shù)單位應(yīng)充分考慮并結(jié)合我國當(dāng)前企業(yè)實(shí)際經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢狀況，確立明確的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，并研究制定一套完善的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃方案，做好企業(yè)檔案管理相關(guān)工作。

3.2 提高管理人員的綜合素質(zhì)

全面加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的相關(guān)綜合職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)和提升具有重要意義?；诖?，公司應(yīng)積極的探索并采取一系列有效管理措施，定時(shí)定期的通過職業(yè)教育理論培訓(xùn)、專家專題講座的多種方式，使其能夠真正掌握運(yùn)用到更加先進(jìn)的檔案管理理念、管理技術(shù)，促進(jìn)其管理水平以及公司綜合管理素質(zhì)的不斷提升，促進(jìn)公司檔案管理水平的不斷提升。

3.3 對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生重視

事業(yè)單位在接下來的事業(yè)發(fā)展當(dāng)中，應(yīng)充分的重視企業(yè)檔案管理相關(guān)工作，加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)檔案管理相關(guān)工作的檔案審查和監(jiān)督力度，并及時(shí)做好相應(yīng)的檔案指導(dǎo)工作，可以通過加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部員工和單位員工彼此之間的相互監(jiān)督、幫助的各種方式，使得各個(gè)事業(yè)單位對(duì)于員工之間能夠樹立正確的服務(wù)態(tài)度，在提升自身工作效率的同時(shí)，提高工作的服務(wù)質(zhì)量[4]。

3.4 建立檔案管理信息化網(wǎng)站

現(xiàn)階段，隨著信息科技的不斷進(jìn)步發(fā)展，我們已經(jīng)迎來了一個(gè)信息時(shí)代。信息快速發(fā)展的今天，事業(yè)單位在從事檔案管理的發(fā)展過程中，應(yīng)不斷加大企業(yè)信息化的檔案建設(shè)管理力度，并盡快構(gòu)建完善的國家信息化檔案管理工作規(guī)范以及檔案管理人員信息化服務(wù)網(wǎng)站。我們都應(yīng)該知道，檔案管理信息化建設(shè)也不是能一次完成的，這是一個(gè)長期的管理工作，我們在實(shí)際的管理工作當(dāng)中，應(yīng)充分考慮并結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整以及優(yōu)化新的工作內(nèi)容以及轉(zhuǎn)變工作形式，進(jìn)而將企業(yè)信息化檔案建設(shè)理念更好的有效融入個(gè)人，并運(yùn)用到事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理相關(guān)工作中，提升檔案管理工作水平。

3.5 加強(qiáng)檔案安全信息防護(hù)和檔案保密工作

全面加強(qiáng)對(duì)企業(yè)單位個(gè)人檔案以及電子資料的安全使用管理工作無疑是最重要的。針對(duì)當(dāng)前在企業(yè)單位個(gè)人檔案管理中所普遍存在的突出問題，我們應(yīng)積極的要求采取一系列管理措施，有效地避免出現(xiàn)企業(yè)檔案相關(guān)信息泄露、丟失的現(xiàn)象。首先，我們需要定時(shí)定期的組織做好對(duì)個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)的備份整理工作，并及時(shí)整理更新用戶檔案數(shù)據(jù)載體，最大限度的確保用戶檔案信息的安全。與此同時(shí)，可以通過設(shè)置網(wǎng)站訪問者的權(quán)限以及引進(jìn)防護(hù)系統(tǒng)的多種方式，避免網(wǎng)站遭受網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意入侵。除此之外，還應(yīng)及時(shí)做好對(duì)系統(tǒng)具體操作者的時(shí)間、內(nèi)容的信息記錄管理工作，提升系統(tǒng)信息管理使用的公開透明度[5]。

3.6 健全檔案管理制度

新形勢下發(fā)展和改革局的檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，通過建立健全檔案管理制度的方式，促進(jìn)發(fā)展和改革局事業(yè)的發(fā)展，提高工作效率與辦事能力，要完善相關(guān)的監(jiān)督管理制度，將制度落實(shí)到具體的工作細(xì)節(jié)中。讓每個(gè)檔案管理人員都可以明確自身的職責(zé)與工作內(nèi)容，優(yōu)化工作流程與工作方式，將具體的任務(wù)落實(shí)到每個(gè)檔案管理人員的崗位上，讓每個(gè)檔案管理人員都具有明確的管理意識(shí)。此外，建立完善的考核機(jī)制，通過獎(jiǎng)懲機(jī)制激發(fā)相關(guān)工作人員的工作熱情，提高發(fā)事業(yè)單位檔案管理工作效率。

3.7 提高檔案管理人員專業(yè)技能

新形勢下事業(yè)單位檔案管理需要提高自身的工作效率，改善自身工作水平，完善檔案管理技術(shù)。人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理改革與發(fā)展的重要影響因素。在信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的時(shí)代發(fā)展背景下，事業(yè)單位檔案管理工作需要更多高素質(zhì)、高技能的專業(yè)化人才改善傳統(tǒng)檔案管理的弊病[6]?？梢酝ㄟ^加強(qiáng)檔案管理人員的福利待遇、引進(jìn)高素質(zhì)、高技能型檔案管理人才、加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)等方式優(yōu)化發(fā)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，改善檔案管理人員結(jié)構(gòu)，更好的滿足發(fā)事業(yè)單位檔案管理工作的需要。

3.8 檔案資源管理電子化存儲(chǔ)

信息化檔案管理的文件形式不在拘泥于紙質(zhì)文件，可以是某一個(gè)電子設(shè)備的存儲(chǔ)，也可以通過硬盤、光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，相關(guān)的文件內(nèi)容可以被查驗(yàn)與使用，也可以實(shí)現(xiàn)了在互聯(lián)網(wǎng)的作用對(duì)文件進(jìn)行資源共享，讓后期的事業(yè)單位檔案工作更加便利。從自身的性質(zhì)來說，電子事業(yè)單位檔案的特點(diǎn)包括著：有計(jì)算機(jī)進(jìn)行存檔，自身具有嚴(yán)格的代碼與分類形式，可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行分類管理。信息化檔案管理有著自身的檔案特點(diǎn)，電子檔案可以整合了自身的數(shù)字型特點(diǎn)，更融合了傳統(tǒng)檔案分類型的特點(diǎn)，通過電子計(jì)算的存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的遠(yuǎn)程傳輸來實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，對(duì)于每個(gè)檔案的調(diào)用都需要具備一定的權(quán)限才可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行讀取[7]。

4 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理工作中仍存在一系列的突出問題，在很大程度上影響著我國檔案管理工作水平。在這種實(shí)際情況下，應(yīng)積極的探索采取一系列有效管理措施，通過建立完善的檔案管理機(jī)制、提高檔案管理人員的專業(yè)綜合管理素質(zhì)、充分重視起內(nèi)部檔案管理相關(guān)工作、推動(dòng)檔案信息化體系建設(shè)、加強(qiáng)內(nèi)部檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)和檔案保密工作等有效管理手段，切實(shí)有效提升我國事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作水平，促進(jìn)我國事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展。