智慧城市背景下企業(yè)檔案信息服務研究

顧成彩

臨沂市臨沭縣住房保障中心 山東臨沂 276700

站在我國現(xiàn)階段城市規(guī)模建設的不斷進步角度而言，城市問題頻頻發(fā)生，人口密度急劇增加、自然環(huán)境污染嚴重及城市交通擁擠等問題亟待處理，需采用當下合理的方式讓城市可持續(xù)發(fā)展。伴隨著當下信息技術的不斷進行，互聯(lián)網(wǎng)、云計算等新時代信息技術大幅度推動智慧城市建設的進步。檔案對信息資源尤為關鍵，智慧城市的健康發(fā)展需依托智慧檔案的建設，優(yōu)秀的檔案信息服務可給智慧城市建設中政治、經(jīng)濟與文化等諸多方面的進步提供支持與幫助。

1 智慧城市相關概念

智慧城市是由城市健康發(fā)展所提出的新理念，當下對智慧城市的定義較為模糊，各大國家依舊處于不斷摸索階段。在2009年8月，IBM頒布一則《智慧城市白皮書》中指出的觀念最具代表意義。其認為成立一個包括政府、公眾參與企業(yè)的，以先進技術、先進工具為根基的新城市生態(tài)體系是智慧城市的中心。歐盟委員會把智慧城市通過六個維度進行劃分，在《歐盟智慧城市報告》文件指出：智慧城市主要包括智慧經(jīng)濟、智慧人類、智慧居住、智慧流動、智慧管理及智慧環(huán)境?？傊?，智慧城市的成立需科學應用先進的信息技術，不斷完善與改造傳統(tǒng)城市發(fā)展模式。使得城市運轉(zhuǎn)更為有效與便捷，智慧化管理城市，借助現(xiàn)有資源，完成實施綠色健康發(fā)展的目標[1]。

2 智慧城市的特點

智慧城市屬于人們健康發(fā)展到一定程度的新型產(chǎn)物，意味著人們從農(nóng)業(yè)階段來到工業(yè)階段，最后成為信息時代與智慧時代。站在狹義角度來說，智慧城市是城市信息化飛速發(fā)展中，城市內(nèi)各大產(chǎn)業(yè)、各大部門間相互連接、業(yè)務協(xié)同及數(shù)據(jù)共享，智能化信息技術對城市建設發(fā)展期間起到至關重要的影響。站在廣義角度來說，智慧城市是以一個新型的城市發(fā)展思維與方式，充分借助新時代信息技術行業(yè)的成果來建設發(fā)展城市的一種新理念，其主要目標是為完成城市給的健康、良好可持續(xù)發(fā)展。和傳統(tǒng)城市形態(tài)相比較，智慧城市具備以下幾大特點：第一，數(shù)據(jù)感更為健全。智慧城市的信息基礎建設較為健全，可借助諸多傳感器與有關設施，實施監(jiān)督城市的各大治安、交通及環(huán)境，且獲得城市建設發(fā)展所涉及到的許多信息數(shù)據(jù)；第二，運轉(zhuǎn)更為高效。通過借助城市因特網(wǎng)、大數(shù)據(jù)與物聯(lián)網(wǎng)，可以第一時間獲得所需要的信息，完成信息的高效運轉(zhuǎn)；第三，發(fā)展更為科學。智慧城市的建設提倡全面實施可持續(xù)發(fā)展，通過有效監(jiān)督城市綜合發(fā)展環(huán)境，且進行全面分析探索，積極放棄城市建設期間的負面因素，改善配置城市的諸多資源，不斷提升資源的利用率，完成城市的科學化進步與發(fā)展。

3 智慧城市背景下檔案信息服務幾大功能

3.1 智慧民生功能

發(fā)展經(jīng)濟昌盛、社會發(fā)展最終目標在于國計民生，為此，智慧城市發(fā)展的主要目的在于完善民生，提升國民的生活品質(zhì)，反之，智慧民生的改善會提升國民生活的質(zhì)量與舒適，使得國民擁有更多時間、金錢與精力投入城市智慧的建設，最后推動城市的智慧化與智能化。智慧民生主要包括智慧教育、社區(qū)智慧生活及智慧醫(yī)療等。

3.2 智慧政務功能

在2014年3月，我國國務院擬訂并頒布了《國家新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃（2014～2020年）》。計劃中主要提出智慧城市發(fā)展對城市健康發(fā)展、國民經(jīng)濟健康發(fā)展的重要意義與增強城市形象基礎建設的關鍵性。智慧政府主要是利用新時代形象技術來提升我國政府管理與政務工作的智慧化水準，成立智慧類型政府。智慧政府主要包含電子政務與社會監(jiān)督。電子政務平臺主要為我國政府部門提供幫助，借助信息技術、通信技術與云計算來完成我國政府部門間的信息分享，提升我國政府工作質(zhì)量與效率，提高政府管理水平。社會監(jiān)督主要是通過涵蓋城市的各項傳感器、監(jiān)控體系及全球定位體系來完成實施監(jiān)督城市整體建設與運轉(zhuǎn)，提升城市的公共安全防范水平與應對突發(fā)應急事件的處理水平[2]。

3.3 智慧產(chǎn)業(yè)功能

智慧行業(yè)是包含數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化、自動化與智能化程度高的行業(yè)，是培訓、教育、咨詢、策劃、軟件、影視、藝術、科學等智慧產(chǎn)業(yè)的整合。智慧行業(yè)是智力集中型行業(yè)、技術集中型行業(yè)，且不是勞動集中型行業(yè)。和以往行業(yè)相對比，智慧行業(yè)更重視自動化，主要包含研發(fā)的自動化、生產(chǎn)制造的自動化、經(jīng)營管理的自動化及市場營銷的自動化。智慧城市的發(fā)展必定改善與優(yōu)化傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，這也就會讓整個城市的行業(yè)結(jié)構(gòu)體現(xiàn)智慧化發(fā)展方向。主要包含：智慧交通、物流與電網(wǎng)等環(huán)節(jié)。

4 現(xiàn)階段智慧城市條件下檔案新業(yè)態(tài)發(fā)展存在的問題

4.1 新時代技術在檔案產(chǎn)業(yè)中落實困難

在智慧城市條件下，新時代技術極難在檔案產(chǎn)業(yè)中落實到位。比如：物聯(lián)網(wǎng)技術在典型代表作RFID技術，現(xiàn)階段在檔案館中的運用只停留在對檔案館與檔案實體店進行智能化管理層面，沒有來到智慧的層面，運用RFID技術所涉及到的成本無法獲得保障、相應的技術標準沒有出臺、科學安全管理等要點極少提出，這些阻礙因素直接影響著RFID技術的發(fā)揮。其次，大數(shù)據(jù)、云計算等技術在檔案產(chǎn)業(yè)內(nèi)的運用也不是很廣泛，該怎么讓新時代技術較好地在檔案產(chǎn)業(yè)中落實到位還需較長時間進行研討。

4.2 新業(yè)態(tài)缺少檔案特征

隨著檔案新行業(yè)的產(chǎn)生與發(fā)展需和檔案有關、具備檔案特征，但是現(xiàn)階段檔案產(chǎn)業(yè)產(chǎn)生的新業(yè)態(tài)并不是專業(yè)為檔案工作服務，絕大部分給檔案產(chǎn)業(yè)提供只是其企業(yè)業(yè)務內(nèi)容的一個環(huán)節(jié)，存在檔案并不是企業(yè)主營業(yè)務、檔案特征不顯著的現(xiàn)象?，F(xiàn)階段的電商產(chǎn)業(yè)，例如：淘寶、阿里巴巴、京東、蘇寧易購等企業(yè)，不過檔案產(chǎn)業(yè)沒有形成具備品牌效益的典型企業(yè)。檔案典型企業(yè)是指在檔案產(chǎn)業(yè)中具備代表性的企業(yè)，具備優(yōu)秀的口碑及知名度，能夠?qū)⑿袠I(yè)的帶頭作用發(fā)揮出來。創(chuàng)造典型企業(yè)對檔案產(chǎn)業(yè)的發(fā)展起到至關重要的影響，而且現(xiàn)階段檔案產(chǎn)業(yè)缺少的就是品牌效應。

4.3 新業(yè)態(tài)發(fā)展較為渙散

現(xiàn)階段大部分檔案外包企業(yè)、檔案軟件開發(fā)企業(yè)、檔案運營企業(yè)、檔案消毒企業(yè)及檔案文創(chuàng)產(chǎn)業(yè)研發(fā)商數(shù)見不鮮，不過沒有形成一套健全的產(chǎn)業(yè)系統(tǒng)。大部分企業(yè)的發(fā)展規(guī)模較為不同，所涉及的行業(yè)也是多種多樣，為了維持企業(yè)的運行，大部分企業(yè)還涉及到教育、醫(yī)療、制造、能源、房地產(chǎn)、法律、社保、運輸、交通等行業(yè)，為此，行業(yè)體現(xiàn)出綜合發(fā)展趨勢及發(fā)展定位不明確的現(xiàn)象，行業(yè)極難形成較為大的發(fā)展規(guī)模?？偟膩碚f，檔案產(chǎn)業(yè)發(fā)展系統(tǒng)不夠完善、綜合發(fā)展方向把控不夠明確是導致上述現(xiàn)象的關鍵因素[3]。

5 智慧城市背景下企業(yè)檔案信息服務體系的相應對策

5.1 部署好數(shù)字檔案資源建設工作內(nèi)容

毋庸置疑，企業(yè)的數(shù)字檔案資源對企業(yè)健康發(fā)展起到至關重要的影響，企業(yè)數(shù)字檔案資源主要包括企業(yè)整體發(fā)展歷史信息數(shù)據(jù)，也包括企業(yè)整體發(fā)展期間諸多信息數(shù)據(jù)資源。在對檔案進行數(shù)字化建設且向企業(yè)綜合儲存檔案期間，工作人員需全面考慮當下企業(yè)檔案管理資源的利用率，在實施數(shù)字化建設期間首選價值高的檔案資源。若想確保企業(yè)膽寒信息資源的存儲安全性，企業(yè)數(shù)字化檔案檢查期間需不斷改善，嚴格按照管理規(guī)范來檢查企業(yè)數(shù)字化檔案。在確保企業(yè)檔案信息資源量的同時，還需嚴格把控檔案質(zhì)量，企業(yè)數(shù)字化檔案庫中存儲資源需具備利用性高與可識別性高。

5.2 全面實施一體化檔案管理

現(xiàn)階段智能化城市飛速發(fā)展，以現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理體系為背景下的傳統(tǒng)企業(yè)檔案信息管理需往信息化建設方向發(fā)展。把檔案管理體系和企業(yè)信息機構(gòu)相結(jié)合，對檔案收發(fā)與管理流程實施細分處理，不斷提高多種模塊信息數(shù)據(jù)的共享度。進行管理軟件交接期間，需完善檔案管理體系，一體化信息管理平臺需更進一步改善，把相關電子文件管理需求和辦公系統(tǒng)進行有機結(jié)合，細化對電子文件整體存儲過程，完成高效管理工作。伴隨著企業(yè)的健康運轉(zhuǎn)，按照諸多實際狀況，需擬定企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展部署，更進一步把企業(yè)知識管理系統(tǒng)和企業(yè)檔案數(shù)字庫有機結(jié)合，在形成企業(yè)自身知識管理體系期間，需不斷完善當下管理體系、素質(zhì)檔案庫、信息反饋體系等，給企業(yè)檔案信息化發(fā)展奠定堅實基礎，高效建立企業(yè)檔案信息服務系統(tǒng)的建設[4]。

5.3 增強檔案信息服務工作的品質(zhì)管理

企業(yè)的健康發(fā)展需依賴于質(zhì)量，質(zhì)量對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到至關重要的影響，對檔案而言亦是如此。檔案信息服務品質(zhì)管理主要包含兩大類：檔案業(yè)務質(zhì)量管理及檔案信息服務質(zhì)量管理。檔案業(yè)務質(zhì)量管理是指檔案信息平臺的創(chuàng)建、檔案信息檢索管控、備份管控及檔案信息拷貝等業(yè)務環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控，需成立一個專業(yè)的質(zhì)量監(jiān)督部門，確定業(yè)務期間的權責及權利，引導檔案業(yè)務辦理期間的順利開展。檔案信息服務質(zhì)量管理是指除開需保障檔案信息資料的真實性，還需重視對用戶提供良好的信息服務。良好的信息服務是提供檔案資源期間能夠給用戶所需、提供速度模式是否高效便利、服務的檔案人員是否讓用戶肯定。

5.4 不斷提高檔案信息服務水準

伴隨著企業(yè)檔案信息服務體系的快速發(fā)展，需對企業(yè)的數(shù)字檔案資源進行整合重組?？衫m(xù)應用當下優(yōu)秀的因特網(wǎng)技術及大數(shù)據(jù)技術，整合類型一致或是關聯(lián)性較強的項目，且把其數(shù)字檔案進行分類存儲，保障各類用戶對數(shù)字檔案資源運用的多元化要求，應用當下先進科技對企業(yè)檔案數(shù)字資源實施進一步研發(fā)運用，成立專業(yè)的檔案資源庫，便于高效找尋檔案信息資源。完善企業(yè)檔案信息服務模式對制定企業(yè)檔案信息服務體系起到至關重要的影響，借助當下先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術，成立云服務等平臺，打破時間與空間約束，給使用人員在檔案資源庫內(nèi)找尋資源提供便捷性。其次，還需成立可視化平臺，手機項目整體階段的信息且實施全過程展示，主要包含項目立項之初到完工結(jié)算的全過程[5-6]。

6 結(jié)語

總的來說，智慧城市是社會經(jīng)濟飛速發(fā)展、新時代信息技術快速發(fā)展前提下的產(chǎn)物，其是城市健康發(fā)展的中心，信息服務是維持智慧城市發(fā)展與進步的關鍵動力，檔案信息資源是城市信息資源的關鍵組成環(huán)節(jié)，對智慧城市的可持續(xù)發(fā)展起到至關重要的影響。智慧城市已廣泛運用于中國城市的各大行業(yè)內(nèi)，智慧城市條件下的檔案部門與工作人員需抓住該機遇，應用優(yōu)秀的管理理念，完善服務模式，著重關注檔案信息資源的建設；其次，各個子系統(tǒng)間互聯(lián)關聯(lián)，檔案信息資源運用互聯(lián)網(wǎng)與物聯(lián)網(wǎng)等先進信息技術得以在城市中進行共享，盡可能地將檔案信息資源價值體現(xiàn)出來。智慧城市的發(fā)展屬于一個負重致遠的過程，需要各類專業(yè)人士通過不斷奮斗努力，突破檔案信息檢索期間所碰到的諸多問題，最終建設成為一個為廣大百姓服務的智慧檔案信息服務中心與平臺。