信息技術在自然資源檔案管理中的應用

郭天

濟寧市任城區(qū)自然資源局 山東濟寧 272000

自然資源檔案與自然資源業(yè)務工作聯(lián)系密切，對促進縣域經濟發(fā)展起到不可替代的重要作用，同時，自然資源檔案也是自然資源系統(tǒng)檔案的重要組成部分，是國家民生檔案資源的基礎資源，與社會經濟發(fā)展和群眾利益息息相關。為進一步推進自然資源系統(tǒng)基層檔案建設，加強檔案資源共享和利用，提升全市自然資源檔案管理水平，研究解決檔案管理工作中存在的突出問題，結合自然資源檔案工作開展情況作出分析。

1 當前自然資源檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀

在平時工作中，單位領導往往把主要精力投入到自然資源整體信息化綜合業(yè)務的流程辦理和實際操作平臺的運用上，而忽視了對自然資源檔案管理的信息化建設。用于檔案信息技術設備投入的資金十分有限，人員編制崗位設置偏少，新購置的設備數(shù)量有限，資金投入不足，不能滿足當前開放檔案對社會查詢及利用的需求。

目前，作為自然資源信息管理部門，雖然在檔案信息化網絡系統(tǒng)建設方面投入了部分資金，也購買了一些計算機、大型的掃描儀、繪圖儀等設備，但在軟件的信息化運用和管理方面，不能及時有效地對地質資料館和土地檔案館所藏檔案材料的信息化進行同步銜接，存在著對新設備信息化系統(tǒng)操作、技術運用不夠嫻熟，紙質檔案材料轉化為電子檔案的信息化流程及各個環(huán)節(jié)要加強制度保障和技能培訓，大部分自然資源信息檔案管理部門基本上還是依靠傳統(tǒng)的人工手工檢索或查詢，檔案工作崗位人員編制有限，檔案工作者平時的工作量很大，檔案利用效果明顯降低，傳統(tǒng)的思維觀念和檔案管理服務模式與現(xiàn)代社會對檔案管理信息化、規(guī)范化、制度化的要求不相適應，這就需要進一步加快檔案管理信息化建設的步伐。

2 自然資源檔案管理信息化建設中應采取的對策

2.1 進一步加強檔案管理人員的實操技能，積極推動信息化建設

加強檔案管理人員對于信息化的認知水平，使他們認識到信息化是未來發(fā)展的重要方向，端正自身的思想和態(tài)度。與此同時，由于當前工作人員的專業(yè)技能素質并不高，也可以有計劃地組織檔案信息化管理培訓，可以聘請一些專家學者到單位內部進行現(xiàn)場教學，切實提高廣大管理人員的業(yè)務水平。由于大部分檔案管理人員在信息知識儲備方面依舊非常匱乏，無法熟練操作各種軟件系統(tǒng)，對于新技術的接受能力非常差，因此需要進一步加強檔案管理人員知識普及力度，使他們可以積極主動去學習各種全新的技術，以便推動檔案管理工作的開展。

2.2 加強檔案業(yè)務規(guī)范建設，嚴把檔案工作質量關

越來越多的實踐證明，檔案規(guī)范化建設是檔案管理工作的關鍵內容，直接影響到其他工作的質量。檔案部門要形成統(tǒng)一的具體標準，對檔案從產生到形成的整個過程涉及的各階段、各環(huán)節(jié)嚴格把控。①依據(jù)國家相關法律法規(guī)，以法治思維和法治方式實施檔案管理，建立和完善適應新形勢的自然資源檔案管理相關工作制度和操作規(guī)范，明確檔案移交、接收、整理、保管、利用等的權責關系，切實提高依法治檔的能力。②對各類自然資源檔案做到應收盡收、應歸盡歸，不斷豐富室藏檔案資源，創(chuàng)造條件集中統(tǒng)一管理；暫無法集中統(tǒng)一管理的檔案，由本局檔案部門指導和監(jiān)督，由各部門妥善保管，確保檔案齊全，便于利用。③在原等級認定基礎上，對照檔案室等級認定標準，通過復查或等級申報，主動規(guī)劃，以檔案室等級認定工作為抓手，不斷夯實基礎，提升單位檔案規(guī)范化建設水平[1]。

2.3 科學建立完善的數(shù)字信息系統(tǒng)

一在自然資源檔案的數(shù)字化管理過程中，相關部門應利用自然資源檔案管理軟件，通過對自然資源檔案進行內部授權，達到對企業(yè)內所有部門發(fā)展端口進行網絡化管理的目的，保證系統(tǒng)自行將各部門的檔案數(shù)據(jù)錄入其中進行歸檔，實現(xiàn)自然資源檔案管理工作高質高效開展。二隨著互聯(lián)網信息技術的迅速發(fā)展，智能手機、平板電腦廣泛普及，使得社會大眾逐步形成了“互聯(lián)網+移動APP”的生活習慣，自然資源檔案管理部門需要適應這一時代發(fā)展趨勢，積極推進智能化檔案管理APP建設，方便人們利用APP查閱與利用檔案，提高自然資源檔案的利用效率。三注重自然資源檔案數(shù)字化建設的安全性。要安排專業(yè)人員定期對自然資源檔案數(shù)字化軟硬件設備進行檢查和維護。要借助數(shù)據(jù)雙備份形式、防病毒體系構建等手段，來有效提高自然資源檔案系統(tǒng)的安全性。要構建標準統(tǒng)一的自然資源數(shù)字化建設管理軟件，盡量避免軟件包容性不足、兼容性不強等問題，有效確保自然資源檔案資料的共享性。

2.4 提高重視程度

企業(yè)的管理人員需要重視檔案管理信息化建設，首先領導干部需要加強認識，認識到企業(yè)檔案信息化建設對于檔案管理的重要作用，只有領導重視才能夠推動企業(yè)檔案管理信息化進程。除了領導之外，廣大員工也需要加強認識，需要認識到企業(yè)檔案管理信息化的重要意義，在工作中積極配合信息化建設，以便提高整個企業(yè)檔案管理信息化的水平。

3 結語

自然資源系統(tǒng)機構改革后，隨著信息化建設的發(fā)展以及檔案利用需求的增加，檔案管理存在的問題越來越突出，只有及時予以解決，才能有效促進機構改革和自然資源檔案管理。檔案部門做好自然資源檔案工作要堅持三個關鍵：一是領導重視，人人參與；二是借鑒經驗，統(tǒng)籌推進；三是規(guī)范建設，持續(xù)發(fā)展。促進檔案各項工作有力、有序、有效開展，切實保障檔案安全，才能充分發(fā)揮檔案促進經濟、化解矛盾、穩(wěn)定秩序的信息和憑證作用。