新形勢下基層政府加強(qiáng)檔案管理的有效途徑

李富愛

山東省淄博市沂源縣西里鎮(zhèn)人民政府 山東沂源 256108

基層政府檔案管理工作在社會穩(wěn)定和服務(wù)群眾方面的作用極為顯著，所以基層政府需要加強(qiáng)對檔案管理的重視，通過現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化信息系統(tǒng)，促進(jìn)工作效率的提高，并加強(qiáng)信息采集、處理以及保存能力。注重檔案管理人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠通過信息技術(shù)提升工作效率，加強(qiáng)基層政府檔案工作的公開化和透明化。

1 當(dāng)前基層政府部門檔案信息化建設(shè)存在的問題

首先，基礎(chǔ)設(shè)施還需要完善?；鶎诱畷⒏嗟木拓?cái)力放在當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展和文化建設(shè)上，而部分地區(qū)的基層政府不會將充足的資金用于基層檔案管理和建設(shè)，進(jìn)而導(dǎo)致設(shè)施配套不足。在信息化建設(shè)的大背景下，由于未能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，顯著影響了檔案管理的效率，也不利于政府和機(jī)關(guān)單位對有價(jià)值的信息和檔案及時(shí)共享，對當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)發(fā)展也造成了不利影響。其次，檔案信息建設(shè)意識不足。在基層政府部門中，有部分工作人員和檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)沒有轉(zhuǎn)變觀念，在檔案信息化建設(shè)中仍采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要是對部門內(nèi)的檔案收集、整理和存檔，由于檔案資源數(shù)量日漸龐大、存放的空間也逐漸狹小，加之自然環(huán)境的影響，檔案資源容易受潮。也會受到火患的威脅，更容易丟失，為管理帶來很大的難度。最后，內(nèi)部人員素質(zhì)偏低。在基層政府的檔案部門中，部分工作人員缺乏專業(yè)的素質(zhì)，比如管理方法不科學(xué)、也缺乏主動(dòng)使用信息化技術(shù)的思想，所以在基層政府部門中，很多工作人員難以靈活使用軟件進(jìn)行管理，習(xí)慣沿用以往的檔案管理模式，進(jìn)而阻礙了信息化的發(fā)展[1]。

2 新形勢下基層政府加強(qiáng)檔案管理的有效途徑

2.1 健全體制機(jī)制，完善設(shè)施配套

在開展檔案管理工作時(shí)，基層政府需要給予制度化建設(shè)以及規(guī)范化管理更多的關(guān)注，根據(jù)檔案工作的具體狀況，積極學(xué)習(xí)各類正確經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建完善的規(guī)章制度，主要涉及檔案歸檔、統(tǒng)計(jì)、崗位職責(zé)、管理、保密以及運(yùn)用等相關(guān)制度。同時(shí)，還需提高檔案工作中人力、物力、財(cái)力的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，讓檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，達(dá)到庫房、辦公室以及閱檔室之間的分離規(guī)范化布置。另外，基層政府還需采購鐵質(zhì)檔案柜和“九防”設(shè)備（照相機(jī)、錄相機(jī)、放像機(jī)、風(fēng)扇、密集架、投影儀、打印機(jī)、電視機(jī)）等，確保檔案管理工作持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 搭建管理系統(tǒng)，公開部分信息

政府作為社會的服務(wù)性機(jī)構(gòu)，為更好地在新的社會形勢下推進(jìn)檔案管理服務(wù)，可以從以下兩方面入手進(jìn)行改革。一方面，政府部門首先要著力打造文檔一體化管理系統(tǒng)。實(shí)施政府信息公開明確要求政府部門要及時(shí)主動(dòng)向檔案機(jī)構(gòu)提供可對外公開的信息，這是必須遵循的義務(wù)。而檔案機(jī)構(gòu)在平日里需要整理、歸檔并保存這些重要的文件信息，對此需要建成文檔一體化管理系統(tǒng)，并與政府電子政務(wù)系統(tǒng)、檔案信息化管理系統(tǒng)等服務(wù)平相鏈接，使其輻射范圍廣。其次，政府還應(yīng)該從人性化的角度考慮，設(shè)計(jì)電子文件的歸檔、管理等功能，以便公眾可以輕松、準(zhǔn)確操作，快速查詢到所需文件[2]。

2.3 完善基礎(chǔ)設(shè)施，保障檔案安全

基層政府開展檔案管理工作時(shí)，要加強(qiáng)檔案裝備的現(xiàn)代化建設(shè)，進(jìn)而提升檔案管理的安全性。同時(shí)，基層政府還需對部分檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保密，提升信息內(nèi)容的安全性，構(gòu)建大庫房，注重檔案資料的整理工作，通過計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行保管，全面優(yōu)化現(xiàn)階段需要運(yùn)用到的設(shè)備，加強(qiáng)檔案管理的安全性以及科學(xué)性。此外，建設(shè)檔案管理資源，應(yīng)根據(jù)新時(shí)代特色明確檔案服務(wù)工作的著力點(diǎn)，進(jìn)而為檔案管理工作創(chuàng)造新載體，促進(jìn)基層政府各項(xiàng)事業(yè)的良好發(fā)展。開展檔案資源建設(shè)時(shí)還要拓寬檔案收集范圍，并豐富檔案類型，切實(shí)記錄好重大活動(dòng)和事件，以更好地整合檔案資源，并確保其安全。

2.4 落實(shí)政府檔案管理考核機(jī)制

政府部門必須明確檔案管理的目標(biāo)，并規(guī)定檔案管理的信息、資料最終歸檔立卷的時(shí)間。不斷引導(dǎo)檔案管理工作走上正軌，確保整個(gè)政府的檔案管理工作的規(guī)范性，無論是政府檔案管理工作的建設(shè)者，還是專門在政府內(nèi)進(jìn)行檔案管理的工作人員，其工作必須隨時(shí)進(jìn)行考核，并采取優(yōu)勝劣汰的考核機(jī)制，切實(shí)保證政府檔案管理工作穩(wěn)步前進(jìn)，促進(jìn)政府各部門工作的高效率開展。政府部門必須明確檔案管理的職責(zé)，并將責(zé)任落實(shí)到政府內(nèi)所有工作人員，將政府檔案的收集、整理、編制、移交等工作進(jìn)行有機(jī)整合，加大工作管理力度，做到不同工作崗位各司其職，工作進(jìn)展井然有序，如果在工作中出現(xiàn)混亂情況，及時(shí)解決并作為工作經(jīng)驗(yàn)吸取教訓(xùn)。政府部門必須創(chuàng)建一個(gè)完善的檔案管理考核體系，將檔案管理相關(guān)工作與年度考核相銜接，嚴(yán)格進(jìn)行每周一次小檢查，每個(gè)月一次匯報(bào)，每個(gè)季度一次大督查，在年末進(jìn)行工作總結(jié)。所有檔案管理工作人員都要包括在內(nèi)，以此確保檔案管理相關(guān)工作及時(shí)、高效完[3]。

2.5 開展員工培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平

培訓(xùn)工作可從以下幾個(gè)層面開展：一是面向新晉員工要做好入職培訓(xùn)，使員工盡快熟悉政府部門的具體職務(wù)，且要設(shè)置考核，待考核合格方可正式上崗。二是可邀請業(yè)內(nèi)專家前來部門定期開展講座和培訓(xùn)，強(qiáng)化員工的信息技能，使檔案管理人員通過學(xué)習(xí)和實(shí)踐練習(xí)可以掌握技能，提升自身的業(yè)務(wù)水平能力。三是在抓好技能培訓(xùn)的同時(shí)，也不可忽略理論方面的培訓(xùn)，以引領(lǐng)檔案管理人員提高思想政治覺悟，具備服務(wù)的意識，能夠樹立正確的心態(tài)，堅(jiān)守崗位，更好地為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)自己的力量。

3 結(jié)語

在基層的政府部門中，隨著計(jì)算機(jī)的普及，檔案管理也更加科學(xué)化、規(guī)范化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息得以保存，避免了文件的丟失，有利于基層政府發(fā)揮出服務(wù)的職能。然而，在基層政府檔案工作信息化管理的過程中，受到諸多條件的影響，完全實(shí)現(xiàn)信息化管理還需時(shí)日，需要投入大量的人力物力，以下就檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行分析。