企業(yè)檔案保密管理隱患與對(duì)策研究

王 倩

（中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)有限公司葛洲壩集團(tuán)，宜昌 443000）

引 言

在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)和運(yùn)行過(guò)程中，部分檔案資料因涉密，對(duì)保密管理程度要求較高，需加強(qiáng)日常的保密管理，從而確保重要涉密檔案資料及信息不被泄露。但通過(guò)對(duì)實(shí)際工作情況的分析，可發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案保密管理工作中存在著一系列問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案信息的安全管理效果。為解決這一問(wèn)題，本文就檔案保密管理隱患進(jìn)行深入分析。

一、檔案保密管理工作中存在的問(wèn)題

（一）未建立健全規(guī)范的檔案保密制度

在檔案保密管理工作中，首先需要管理人員制定科學(xué)的管理制度，并圍繞制度開展檔案保密管理工作。通過(guò)對(duì)實(shí)際工作情況的分析，發(fā)現(xiàn)存在因定密不規(guī)范而造成部分歸檔文件資料無(wú)法正常歸檔和使用的情況，影響檔案管理工作的有效開展。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，部分企業(yè)在檔案管理工作中，并沒(méi)有根據(jù)定密審批手續(xù)對(duì)企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的文件進(jìn)行準(zhǔn)確歸檔，無(wú)法保證檔案的保密性，影響后續(xù)管理工作的開展；第二，部分企業(yè)在檔案保密管理工作中，雖履行了定密審批手續(xù)，但沒(méi)有對(duì)歸檔保密檔案進(jìn)行準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)，致使工作人員在檔案管理工作中無(wú)法明確涉密檔案的密級(jí)與保密期限；第三，缺乏科學(xué)的定密細(xì)目，造成部分檔案信息出現(xiàn)漏定、錯(cuò)定密級(jí)的情況。

（二）存在定密不解密的情況

部分企業(yè)在檔案保密管理工作中，出現(xiàn)檔案管理工作不到位的情況。當(dāng)涉密檔案已到解密期時(shí)，仍采用涉密文件的管理方式進(jìn)行管理，影響后續(xù)檔案信息的管理和利用，降低了檔案管理效果。其中，定密卻不解密的問(wèn)題在軍工企業(yè)檔案保密管理工作中普遍存在，是影響檔案安全隱患最主要的問(wèn)題，也是當(dāng)前亟須解決的問(wèn)題。

（三）文件管理與保密管理要求不相符

在檔案保密管理工作中，需制定與保密管理工作要求一致的文件、資料歸檔流程與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，要求工作人員嚴(yán)格參照規(guī)范開展各項(xiàng)工作，以確保涉密檔案信息的完整性與安全性，杜絕在后續(xù)工作開展中發(fā)生失泄密事件。但通過(guò)對(duì)實(shí)際工作情況的分析，發(fā)現(xiàn)在文件資料立卷歸檔管理過(guò)程中，未能將保密文件與普通文件分開，而是采用統(tǒng)一的方法與流程對(duì)應(yīng)歸檔的文件資料進(jìn)行操作與管理，這一方式無(wú)法確保涉密檔案資料的安全，影響安全管理工作的實(shí)施。這一問(wèn)題需引起企業(yè)檔案人員的重視，應(yīng)做好前期資料整理分類及歸檔工作，避免在后續(xù)歸檔過(guò)程中出現(xiàn)操作不當(dāng)造成的信息泄露。

（四）保密措施有待完善

當(dāng)涉密文件資料按要求歸檔后，檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，確保檔案信息安全，并全程監(jiān)管。通過(guò)對(duì)實(shí)際工作情況分析，發(fā)現(xiàn)部分軍工企業(yè)未能根據(jù)實(shí)際檔案管理工作特點(diǎn)制定保密審查登記制度，從而無(wú)法保證檔案信息安全管理工作的效果，影響檔案保密管理工作的后續(xù)開展?？茖W(xué)合理的檔案保密措施是提升檔案管理工作效果的抓手，同時(shí)也是避免信息泄密的重要手段。在檔案信息安全管理工作中，應(yīng)注重保密措施的完善與創(chuàng)新，以達(dá)到確保檔案信息安全的良好效果。

二、檔案保密管理問(wèn)題造成的泄密隱患

在檔案保密管理工作中，安全管理工作尤為重要，它是確保信息安全、杜絕失泄密事件發(fā)生的重要舉措。管理中存在的種種問(wèn)題容易造如下隱患。第一，出現(xiàn)檔案管理與保密管理脫軌的情況。涉密文件在歸檔過(guò)程中，如不能按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行，那么在定密、解密的環(huán)節(jié)會(huì)出非常多的問(wèn)題，無(wú)法保證檔案的管理安全與利用效果，容易造成泄密隱患。第二，在保密檔案管理工作中，若不能將應(yīng)歸檔中的普通文件資料與泄密文件資料分開，對(duì)涉密載體進(jìn)行監(jiān)管、登記建賬，將會(huì)在未來(lái)的工作過(guò)程中出現(xiàn)嚴(yán)重的泄密隱患，嚴(yán)重影響涉密文件的歸檔管理。失泄密影響十分巨大，是當(dāng)前工作中必須解決的困境，也是保證軍工企業(yè)檔案資料管理安全的關(guān)鍵因素。第三，影響涉密信息的使用范圍，無(wú)法建立責(zé)任監(jiān)控體系。通過(guò)相關(guān)的調(diào)研工作，發(fā)現(xiàn)部分軍工企業(yè)在運(yùn)行的過(guò)程中并沒(méi)有建立對(duì)外提供文件資料時(shí)的保密審查與審批流程，無(wú)法為檔案管理部門相關(guān)工作的開展提供依據(jù)，使檔案管理工作人員在工作過(guò)程中無(wú)法確定涉密文件的使用范圍，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)涉密檔案文件的準(zhǔn)確監(jiān)督，無(wú)形中形成了嚴(yán)重的涉密隱患。

三、解決檔案保密管理隱患的對(duì)策

為了提升企業(yè)保密檔案管理效果，避免出現(xiàn)涉密信息泄露的問(wèn)題，需針對(duì)企業(yè)實(shí)際情況，制定科學(xué)的管理對(duì)策，要求企業(yè)檔案人員做好安全管理工作，提升安全保密意識(shí)，確保檔案資料的完整性與安全性，為企業(yè)建設(shè)發(fā)展提供有效的檔案信息支持。

（一）立足實(shí)際，建立定密、解密責(zé)任制度

在軍工企業(yè)保密檔案管理工作中，根據(jù)國(guó)家出臺(tái)的《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格標(biāo)準(zhǔn)》及行業(yè)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)，制定符合企業(yè)工作實(shí)際的定密制度、規(guī)范及細(xì)目，細(xì)化定密、解密責(zé)任制度，明確各崗位工作人員的責(zé)任與工作內(nèi)容，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行涉密檔案的保護(hù)與歸檔管理工作，避免因制度缺失而造成檔案信息泄露，影響企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作的開展。制度的建設(shè)與完善，不僅能使檔案管理人員對(duì)涉密檔案的歸檔與管理更加清晰、具體，也可以使其更加規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化、細(xì)致化地開展日常工作。在日常管理工作中，發(fā)現(xiàn)其中有涉密檔案已到解密期限時(shí)，密級(jí)生產(chǎn)部門需發(fā)布解密通知。隨后，檔案管理人員應(yīng)按照制度辦法操作流程對(duì)涉密檔案進(jìn)行相應(yīng)的解密處理。按照規(guī)章制度進(jìn)行管理，不僅可明確工作規(guī)范的操作流程，還可以規(guī)避其他管理和操作中出現(xiàn)的泄密問(wèn)題，從而提升檔案保密管理工作的效果。

（二）定期清查，強(qiáng)化保密檔案管理效果

在保密檔案管理工作中，管理人員可以通過(guò)定期清查的方式對(duì)保密文件進(jìn)行管理，對(duì)定密、解密情況進(jìn)行總結(jié)、分析，為后續(xù)檔案相關(guān)工作的開展和利用做好鋪墊。在日常工作中，檔案管理部門可根據(jù)企業(yè)定密管理的條目對(duì)已歸檔的文件資料進(jìn)行收集、整理。對(duì)定密不當(dāng)?shù)臋n案資料進(jìn)行調(diào)整、修改，對(duì)涉密的檔案密級(jí)進(jìn)行復(fù)核、清查，確保涉密檔案資料管理的科學(xué)與細(xì)致。定期開展清查工作可避免在涉密檔案及資料的使用過(guò)程中，因密級(jí)標(biāo)識(shí)不清晰而發(fā)生檔案信息泄露事件。在實(shí)際工作中，建立詳盡的涉密文件資料臺(tái)賬，采用單獨(dú)立卷歸檔的方式管理涉密文件資料，提升檔案管理工作效果。同時(shí)，可利用日常清查工作的長(zhǎng)效機(jī)制，優(yōu)化涉密文件資料管理效果，提升安全管理質(zhì)量。

（三）確定涉密載體運(yùn)用范圍，提升管理質(zhì)量

企業(yè)檔案管理部門應(yīng)根據(jù)定密條目、細(xì)目確定涉密檔案的利用范圍，要求檔案管理人員根據(jù)規(guī)章制度開展各項(xiàng)日常工作。在實(shí)際工作中，根據(jù)保密審批制度，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行保密宣傳教育，要求檔案工作人員嚴(yán)格按照規(guī)定開展各項(xiàng)工作，如收集、整理、保存、查閱與利用等，絕對(duì)禁止在工作中出現(xiàn)復(fù)制、摘抄、拍照等會(huì)造成失泄密風(fēng)險(xiǎn)的現(xiàn)象。當(dāng)確定涉密載體的使用利用范圍后，可以通過(guò)宣教培訓(xùn)等不斷提升涉密管理人員的責(zé)任意識(shí)，確保檔案信息安全管理工作見成效、見實(shí)效。

（四）加強(qiáng)人員培養(yǎng)，提升保密意識(shí)

在檔案保密管理工作中，檔案人員的安全意識(shí)與保密意識(shí)是影響檔案信息管理效果的重要因素。為避免因人員管理不當(dāng)而造成的檔案失泄密隱患，可以組織定期的培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行保密業(yè)務(wù)、責(zé)任技能教育，不斷提升工作人員的道德素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力水平。首先，進(jìn)行思想政治教育工作，提升從業(yè)人員的責(zé)任意識(shí)與崗位工作意識(shí)，在思想政治教育工作中不斷強(qiáng)化涉密檔案管理工作的重要性，并根據(jù)規(guī)章制度做好本職工作，提升檔案管理工作效果。其次，進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，強(qiáng)化并掌握涉密文件的整理、歸檔、管理等相關(guān)工作流程，并嚴(yán)格按照要求開展工作，避免因操作不當(dāng)而出現(xiàn)檔案信息泄密的情況，最終影響涉密檔案安全管理工作效果。最后，可構(gòu)建專業(yè)涉密檔案管理人員隊(duì)伍，主要負(fù)責(zé)涉密檔案的日常管理工作，從檔案人員綜合水平的提升上確保涉密檔案的安全管理。

（五）建立涉密檔案監(jiān)控管理系統(tǒng)，提升安全管理質(zhì)量

在涉密檔案管理工作中，可搭建涉密檔案監(jiān)控管理系統(tǒng)，將物防、技防作為檔案保密管理工作開展的助手，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的監(jiān)督、監(jiān)控，確保各項(xiàng)工作開展的合理性與合規(guī)性。監(jiān)控管理系統(tǒng)的建設(shè)，可了解和分析涉密信息載體的分布情況與使用情況，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并提前預(yù)判失泄密隱患，從而杜絕泄密事件的發(fā)生。利用新時(shí)代下的技防、物防手段，可預(yù)判涉密檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，通過(guò)系統(tǒng)的查找、分析事件可發(fā)生泄露的原因，及時(shí)有效地制定解決對(duì)策，提前預(yù)判，確保涉密檔案信息管理的安全性、有效性。通過(guò)建設(shè)涉密檔案監(jiān)控管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)涉密檔案的動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理，無(wú)形中提升檔案保密管理效果，推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)決策的有效進(jìn)行。

結(jié) 語(yǔ)

在企業(yè)檔案保密管理工作中，由于保密措施、管理制度不健全等問(wèn)題，增加了企業(yè)涉密檔案管理的失泄密風(fēng)險(xiǎn)。因此，在企業(yè)的實(shí)際工作中，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，落實(shí)定密、解密責(zé)任，并采用定期清查的方式及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題尤為重要。要加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的日常監(jiān)督管理，提升檔案管理人員的安全意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，不斷優(yōu)化涉密檔案管理效果，從而做到企業(yè)檔案保密管理工作的安全有效。