關(guān)于企業(yè)合同審核和管理的建議關(guān)鍵要點

黃凱

中國交通建設(shè)股份有限公司總承包經(jīng)營分公司 北京 100088

從總體結(jié)構(gòu)來分析，做好企業(yè)合同審核管理工作，必須重視健全企業(yè)內(nèi)控環(huán)境管理體系，加強(qiáng)對合同管理每一環(huán)節(jié)的控制，構(gòu)建完善的合同管理信息系統(tǒng)，做好合同履約監(jiān)督管理工作，健全合同管理考核機(jī)制。本文將舉例分析企業(yè)合同管理現(xiàn)存問題，系統(tǒng)論述問題誘因，并綜合探討解決對策。

1 企業(yè)合同管理現(xiàn)存問題

1.1 合同辦理工作效率偏低

雖然當(dāng)代企業(yè)均針對合同管理工作制定了較為完備的制度體系，卻在合同執(zhí)行管理過程中依然因為種種原因而滋生各種問題，合同辦理工作效率低下就是常見問題之一。舉例而言，A企業(yè)規(guī)定對于存在對外經(jīng)濟(jì)交易的業(yè)務(wù)均需要簽訂書面合同，合同支付款在兩萬元以上的需要經(jīng)過財務(wù)總監(jiān)和企業(yè)總經(jīng)理審批后再辦理招標(biāo)，同時，需要總會計師審批后做好財務(wù)掛賬工作。支付款在五萬元以上的合同需要多個部門進(jìn)行審核與會簽，經(jīng)部門主管和企業(yè)法人審批后方能蓋合同章。這樣的審批流程看似嚴(yán)格，在執(zhí)行過程中卻存在不容小覷的時效問題，據(jù)調(diào)查了解，大多數(shù)合同從立項到完成簽訂至少一個月，如果合同內(nèi)容相對復(fù)雜，則需要兩個多月的時間。如果遇到管理人員出差、休年假，則需要更多時間。完成合同簽訂作業(yè)需要多個管理人員多次審核，批準(zhǔn)過程中要多部門進(jìn)行配合，很難在短時間內(nèi)完成合同簽訂工作，在此期間，也很容易導(dǎo)致企業(yè)喪失大量的合作發(fā)展機(jī)會。其次，A企業(yè)在日常運營中有時會選擇先辦事然后再簽訂合同的方式，或者簽訂口頭合同，對方作為甲方也履行了義務(wù)，而作為乙方的A企業(yè)卻因為合同制度規(guī)定必須提供書面合同方能支付合同款或者交貨，這樣很容易誘發(fā)糾紛。雖然當(dāng)前法律也認(rèn)可提供錄音和聊天記錄的口頭合同，但是因為口頭合同未經(jīng)過合法審批，存在多種漏洞，與企業(yè)合同制度相悖，對合作雙方均有較大的危害性。A企業(yè)在辦理和執(zhí)行合同的過程中，有時因為迫于緊急的生產(chǎn)任務(wù)，物資部門尚未妥當(dāng)安排完善的采購計劃，合同管理人員沒有充足的時間起草合同文本、辦理合同內(nèi)控流程，采購管理人員會在長期合作供應(yīng)商中任意選一家先滿足供貨需求，等交付產(chǎn)品之后，才要求合同管理人員完成合同相關(guān)內(nèi)控事項并支付合同款。而在辦理合同內(nèi)控流程的過程中，時常無法準(zhǔn)確核實業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，只是按照正常的合同予以審核，致使合同對象未經(jīng)招標(biāo)、合同價格遠(yuǎn)高于市場價格，合同管理人員也會按照已供貨供應(yīng)商的交貨期和貨品參數(shù)作為物資招標(biāo)條件來補(bǔ)充完善內(nèi)控流程，這樣必然影響企業(yè)的招標(biāo)管理質(zhì)量，不僅額外增加了企業(yè)成本，而且嚴(yán)重?fù)p害合同相關(guān)管理制度的執(zhí)行效力、違反招標(biāo)組織的法律法規(guī)要求。

1.2 存在嚴(yán)重的拆分現(xiàn)象

目前有不少企業(yè)在辦理和簽訂合同中會對合同條文進(jìn)行拆分，這在一定程度上能確保合同內(nèi)容清晰，卻也會影響合同執(zhí)行效果。A企業(yè)2018年年末法務(wù)部門統(tǒng)計本年度的采購合同共計652份，30萬元以上的采購合同有84份，可是企業(yè)物資管理部門所統(tǒng)計的30萬以下的采購合同并非568份，而是1287份。物資管理部門所辦理的合同數(shù)量遠(yuǎn)比法務(wù)部門辦理的合同數(shù)量多，這說明A企業(yè)多個部門在辦理30萬元以上的合同時，為了規(guī)避更為嚴(yán)格細(xì)致的審批流程，采取將30萬元以上的合同拆分成了兩份或者更多的30萬元以下的合同。此外，因為A企業(yè)對于2000元以下的項目，原本無須辦理嚴(yán)格的合同簽訂手續(xù)，因而，部分合同管理人員將一份合同拆分成了多份2000元以下的合同，而這些合同并未被統(tǒng)計。這樣拆分合同不僅嚴(yán)重影響合同的執(zhí)行效果，破壞了合同辦理簽訂流程，而且給部分工作人員帶來以權(quán)謀私的機(jī)會，他們會利用這些漏洞建立潛規(guī)則、獲取不當(dāng)收入。

1.3 合同履約監(jiān)督工作不到位

不少企業(yè)在簽訂合同之后只等最后的結(jié)果，并未全方位監(jiān)督合同的履約進(jìn)度，A企業(yè)也存在這種問題。A企業(yè)在簽訂合同后，會給法務(wù)部門、財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門各留一份書面合同原件，由各部門的合同管理人員負(fù)責(zé)保管與存檔。合同的履約監(jiān)督工作由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，企業(yè)尚未制定合同履約管理報告制度，法務(wù)部門和財務(wù)部門并不能及時了解合同履約狀況。雖然A企業(yè)也規(guī)定業(yè)務(wù)部門要將合同進(jìn)展?fàn)顩r告知法務(wù)部門，卻并沒有全面履行合同監(jiān)控制度。大多數(shù)合同履行結(jié)果是由企業(yè)年末的合同管理檢查工作進(jìn)行了解，而業(yè)務(wù)部門對合同履約動態(tài)的監(jiān)控也不是非常全面，合同文件有合同管理人員保管，合同款支付由財務(wù)部門完成，貨品交接是項目經(jīng)理負(fù)責(zé)，采購部門負(fù)責(zé)貨物采辦，在各自分工中，幾乎很少再去核對合同條款，這樣難免會導(dǎo)致合同在履約期間出現(xiàn)問題。

1.4 合同糾紛處理不當(dāng)

當(dāng)A企業(yè)與合作方出現(xiàn)糾紛后，業(yè)務(wù)部門會依據(jù)合同內(nèi)容和對方進(jìn)行協(xié)調(diào)，如果無法解決，就由業(yè)務(wù)部門申請辦理合同糾紛處理報告，經(jīng)業(yè)務(wù)主管和副總裁審批后提交給法務(wù)部，法務(wù)部門在組織業(yè)務(wù)部門開展調(diào)查和收集相關(guān)證據(jù)和資料后，由業(yè)務(wù)主管負(fù)責(zé)糾紛處理，或者從律師事務(wù)所聘請律師來協(xié)助解決。在A企業(yè)合同管理工作中，出現(xiàn)的合同糾紛大多是在本企業(yè)交接貨物后，對方未按照合同內(nèi)容約定支付合同款，而業(yè)務(wù)部門合同管理人員也為了挽留客戶資源或者產(chǎn)期合作的情面不急于讓對方按期付款，進(jìn)而沒有追究對方違約責(zé)任的訴求。當(dāng)對方堅持不予付款或者帶貨潛逃后，業(yè)務(wù)部門才迫于形勢壓力申請辦理合同糾紛處理報告，此時卻因為過了最佳時間，或者相關(guān)證據(jù)不足，導(dǎo)致法務(wù)部門很難挽回公司損失。

2 企業(yè)合同管理問題誘因

2.1 企業(yè)內(nèi)控環(huán)境須待完善

導(dǎo)致企業(yè)合同管理工作出現(xiàn)各種問題的原因是多方面的，企業(yè)內(nèi)控環(huán)境須待優(yōu)化，管理結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理是重要原因之一。在A企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)文化環(huán)境較為凝重，不利于調(diào)動各部門員工的工作積極性，非業(yè)務(wù)部門的合同管理人員的工作態(tài)度較為被動，時常按部就班，存在不仔細(xì)審核合同內(nèi)容的情況。其次，在信息時代，企業(yè)沒有構(gòu)建合同信息管理系統(tǒng)，無法為合同信息溝通和履約監(jiān)督工作提供技術(shù)支持。再次，企業(yè)未將合同管理工作和本企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相融合，導(dǎo)致合同管理模式之后，無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。另外，企業(yè)未針對合同管理人員進(jìn)行常規(guī)的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致合同管理團(tuán)隊素質(zhì)整體偏低。

2.2 合同管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)控制力度不足

一份合同從簽訂到全部完成需要多個環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)息息相關(guān)，密切銜接，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的控制力度方能確保合同的順利完成?？蓪嶋H上，A企業(yè)合同管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)控制并不嚴(yán)格，很容易誘發(fā)各種問題，如產(chǎn)品技術(shù)要求變更、進(jìn)度款支付糾紛、供應(yīng)產(chǎn)品技術(shù)缺陷或質(zhì)量問題、原材料到貨延遲、貨物包裝不良等，均可能導(dǎo)致與供應(yīng)鏈上下游各方發(fā)生合同糾紛。

2.3 合同評價考核管理體系須待健全

部分企業(yè)合同評價考核管理體系并不健全，無論是針對各部門合同管理的考核評價，還是具體到合同管理人員個人，這一問題主要體現(xiàn)在四個方面：第一，戰(zhàn)略目標(biāo)分解不夠?qū)蛹壔?。A企業(yè)在制定合同管理績效考核指標(biāo)的過程中割裂了企業(yè)戰(zhàn)略績效、部門績效與員工績效的關(guān)系，未緊密結(jié)合企業(yè)長遠(yuǎn)性發(fā)展戰(zhàn)略，所制定的業(yè)績考核指標(biāo)大多指具備短期性和局部性，沒有長遠(yuǎn)性指標(biāo)，未體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略設(shè)置權(quán)重，不利于實現(xiàn)企業(yè)合同管理戰(zhàn)略目標(biāo)。第二，合同評價考核指標(biāo)體系須待不健全。A企業(yè)當(dāng)前所使用的合同評價考核方法內(nèi)部流程不夠細(xì)致，缺乏與企業(yè)改革發(fā)展相關(guān)的指標(biāo)。在企業(yè)管理戰(zhàn)略分解之后，企業(yè)在部門層面的合同評價考核指標(biāo)設(shè)計中更為注重財務(wù)效益與成本指標(biāo)，忽視了內(nèi)部流程指標(biāo)建設(shè)，未建立完善的合同履約監(jiān)督指標(biāo)，這樣會在很大程度上導(dǎo)致公司員工更加重視加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)收益，而忽視了各部門的合同管理流程建設(shè)，不重視監(jiān)督合同履約狀況。第三，合同評價考核目標(biāo)缺乏明確性。A企業(yè)目前所制定的合同考核目標(biāo)不夠明晰，各部門所制定的合同管理評價考核指標(biāo)缺乏關(guān)聯(lián)性，目標(biāo)并不一致，未能充分體現(xiàn)本企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略與法律執(zhí)行力。此外，公司對于合同管理人員通常只進(jìn)行模糊的態(tài)度考核，查看其經(jīng)手合同內(nèi)容的完整與否，顯然，這樣的考核目標(biāo)并不明確，缺乏統(tǒng)一的戰(zhàn)略指導(dǎo)與規(guī)劃，不利于增加企業(yè)的整體凝聚力與合同執(zhí)行力。第四，考核結(jié)果接受度低。A企業(yè)內(nèi)部合同管理人員對于合同評價考核結(jié)果處于被動管理狀態(tài)，考核結(jié)果也缺乏客觀性、真實性，主要是由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行主觀意愿判定，當(dāng)前所使用的考核指標(biāo)體系也并不具備全面性和規(guī)范性。其次，企業(yè)考核管理層也不重視與被考核部門以及員工的溝通，未深入了解員工的實際工作情況，尤其是工作態(tài)度和心理。

3 關(guān)于企業(yè)合同審核與管理工作要點

3.1 健全企業(yè)內(nèi)控環(huán)境管理體系

健全企業(yè)內(nèi)控環(huán)境管理體系，理應(yīng)從企業(yè)文化、運營管理、技術(shù)創(chuàng)新與知識資源四個維度著手，構(gòu)建企業(yè)合同管控指標(biāo)體系。企業(yè)文化是企業(yè)在長期經(jīng)營發(fā)展過程中所形成的，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際需求塑造核心價值觀，制定執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，樹立形象使命，增強(qiáng)團(tuán)隊協(xié)作能力和員工對本企業(yè)文化的認(rèn)同度。企業(yè)在經(jīng)營管理工作中，應(yīng)重視改善經(jīng)營戰(zhàn)略，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)與財務(wù)管理機(jī)制，完善合同管理模式，提升人力資源管理戰(zhàn)略，為本企業(yè)培養(yǎng)高素質(zhì)合同管理團(tuán)隊，保持良好的人才資源競爭實力。在技術(shù)創(chuàng)新領(lǐng)域，應(yīng)研發(fā)更完善的合同管理信息系統(tǒng)，大力開發(fā)先進(jìn)的軟件，合理配置研發(fā)經(jīng)費，加強(qiáng)技術(shù)合作，充分利用科研成果。在知識資源領(lǐng)域，應(yīng)充分發(fā)揮無形資產(chǎn)、智力資源和信息資源的價值。

3.2 加強(qiáng)對合同管理每一環(huán)節(jié)的控制

企業(yè)應(yīng)重視加強(qiáng)對合同立項、審批、簽訂、履約等各項環(huán)節(jié)的有效控制，同時，要做好合同對方的資信調(diào)查工作，嚴(yán)格審核企業(yè)采購項目與銷售項目，做好招標(biāo)管理工作，確保合同談判的規(guī)范性，簡化合同審批流程，在確保審核質(zhì)量的前提下盡量節(jié)約時間成本，努力提高合同審批工作的時效性。

3.3 構(gòu)建完善的合同管理信息系統(tǒng)

在信息時代與市場經(jīng)濟(jì)背景下，企業(yè)應(yīng)充分借助先進(jìn)的信息技術(shù)構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)，設(shè)置合同服務(wù)管理咨詢平臺，在合同管理信息系統(tǒng)中融合產(chǎn)品生產(chǎn)與研發(fā)、原料采購、項目銷售、交付與售后服務(wù)管理分支系統(tǒng)，以此完善合同管理信息系統(tǒng)功能。同時，應(yīng)全面啟用合同服務(wù)管理咨詢平臺，及時做好合同信息溝通工作。

3.4 做好合同履約監(jiān)督管理工作

當(dāng)書面合同完成簽訂后，應(yīng)及時錄入臺賬，做好保存歸檔工作，同時，要重視優(yōu)化合同臺賬管理功能，運用臺賬來存儲、查詢和監(jiān)測合同履約狀況，及時將合同履約進(jìn)度報送給企業(yè)相關(guān)部門以便于及時發(fā)現(xiàn)問題，促進(jìn)合同信息共享，盡量消除潛在的糾紛問題。

3.5 健全合同管理評價考核機(jī)制

健全企業(yè)合同管理評價考核機(jī)制，必須構(gòu)建完善的評價考核體系，確保評價指標(biāo)的客觀、科學(xué)、獨立和合法，遵循企業(yè)發(fā)展與市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律，在評價工作中還應(yīng)結(jié)合各部門工作內(nèi)容與特征制定科學(xué)的評價指標(biāo)。同時，要將評價指標(biāo)細(xì)化到員工職業(yè)技能、心理素質(zhì)、工作態(tài)度等各個方面。其次，合同管理考核評價指標(biāo)必須明確、具體、細(xì)致，具有可操作的價值，能被全體員工所接受，與此同時，要兼顧在評價過程中，評價指標(biāo)是否具有相應(yīng)的實行條件。導(dǎo)向性原則要求體現(xiàn)出本組織考核評價指標(biāo)的導(dǎo)向性，通過量化指標(biāo)來判斷企業(yè)、各部門與員工績效是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，能否持續(xù)提升績效。其次，企業(yè)合同考核評價結(jié)果應(yīng)能夠提高導(dǎo)向性信息，簡而言之，企業(yè)應(yīng)根據(jù)合同考核評價結(jié)果總結(jié)原因，分析問題，制定同步提高員工績效、組織總績效與合同管理水平的有效策略。另外，在構(gòu)建整個合同管理評價考核體系的過程中應(yīng)注意促進(jìn)企業(yè)組織戰(zhàn)略績效、各部門績效與員工個人業(yè)績的有機(jī)融合，結(jié)合企業(yè)長遠(yuǎn)性發(fā)展戰(zhàn)略，制定長遠(yuǎn)性考核指標(biāo)，充分體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略設(shè)置權(quán)重，以便于輔助本企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，依法維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

4 結(jié)語

綜上所述，優(yōu)化企業(yè)合同管理模式，提高企業(yè)合同管理水平，必須正視現(xiàn)存問題，健全企業(yè)內(nèi)控環(huán)境管理體系，加強(qiáng)對招標(biāo)管理的控制力度，構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)，全面監(jiān)督合同簽訂審批程序和合同履約進(jìn)度，做好合同管理后評價及考核工作。