淺談信息時代運用體系思維進行項目施工資料管理

余佳慧 中交四航局第一工程有限公司

現(xiàn)今，在項目施工管理過程中，第一手資料對于施工企業(yè)而言尤為重要，所以在項目施工資料管理方面需要加強注意。資料管理是一項比較繁瑣的工作，往往在資料管理過程中也會出現(xiàn)一些共性問題。在信息化時代，施工企業(yè)要根據(jù)自身情況，不斷更新進步，對項目施工資料實施全面科學化、體系化、精細化的管理，使其能夠在指導業(yè)務工作方面發(fā)揮巨大的作用，并為檔案移交打下良好的基礎。

1.工程概況

本項目為中交第四航務工程局有限公司城中村污水治理工程和供水管網(wǎng)工程勘察設計施工總承包項目（EPC），是廣州市“城中村治污工作”及“自來水供水設施改造工作”的重要組成部分。項目采用EPC合同模式（設計－采購－施工）。工程主要內(nèi)容包括：排水立管雨污分流改造；鋼筋混凝土管安裝；檢查井安裝；化糞池修復；供水管道施工；混凝土路面、瀝青路面開挖與修復等。

由于項目模式的特點，EPC項目竣工資料面臨內(nèi)容多、數(shù)量大、格式嚴、種類雜的挑戰(zhàn)。項目竣工資料是項目實施過程中的真實記載，需具備完整性、準確性和有效性。

2.EPC施工項目資料管理的現(xiàn)狀分析

2.1 規(guī)范責任意識薄弱，未建立健全竣工文件機制

由于建筑工程比較龐雜，項目竣工文件涉及面廣，通常會由指定部門專職負責相關工作。項目未建立適用自己的職責及竣工文件領導小組，很可能出現(xiàn)各部門人員不清楚自己的崗位職責及部門職責等情況。資料人員對竣工文件規(guī)范意識不強，缺乏責任意識，且缺少實時查閱的方式方法，會導致文件丟失等事故。

2.2 信息傳遞及交流不及時

竣工文件涉及專業(yè)較多，施工項目各部門不熟悉彼此的業(yè)務又未能及時有效地進行信息傳遞及交流，導致資料工作缺乏持續(xù)性或資料不具備充分的邏輯性，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)性的錯誤。對顧客的需求及期望未能做出有效的傳達及反饋，導致資料工作滯后等問題。

2.3 文件未動態(tài)管理，資料信息無法準確掌握

文件管理、工程管理及資料人員流動性大，在對接過程中未能重點進行交接工作，對文件未能進行動態(tài)更新，準確掌握資料信息，導致文件缺乏正確性和有效性，缺乏管理深度。

2.4 未落實定期自查自糾

企業(yè)在文件管理過程中未能有效對資料工作進行自查，導致上級單位督查中竣工文件問題整改落實不到位、在竣工結算時常需要重新整理、補做資料等問題，嚴重影響了竣工驗收進度。

3.信息時代運用體系思維進行項目施工資料管理

3.1 構建全新的溝通模式

資料都是出于施工一線，為確保資料的完整性、真實性、準確性與及時性，各部門間人員需加強溝通與協(xié)調，保持良好的交流。項目應結合自身實際，制定本項目資料管理措施及各項規(guī)章制度，成立領導小組。構建全新的溝通模式。除了傳統(tǒng)的線下會議，也可通過信息技術構建完整的線上交流平臺，相關人員可以在平臺實現(xiàn)交流與互動，同時也可以針對資料的收集情況及工程進展情況開展相關的探討。做到有問題及時反映，并及時且有效地得到解決。項目領導也能夠通過平臺及時了解項目竣工資料的進展情況，并對管理工作作出指導。加強項目內(nèi)部溝通的同時，需與業(yè)主、設計、質監(jiān)站等相關方保持良好溝通，對于資料等包括表格形式及填寫內(nèi)容等要求及時做好確認調整及傳達，提高信息傳遞的質量，對顧客的需求及期望做到有回應有反饋。

3.2 確保資料的有效性、完整性

體系思維的重點在于文件控制，要達到文件控制的目標需做好兩點：一個是文件的有效性，一個是作廢文件的保留與處置。項目文件包括圖紙、規(guī)范、規(guī)章制度均需要做好控制手續(xù)。新文件的發(fā)放需全面覆蓋舊文件回收，對不再使用的作廢文件需及時刪除或銷毀，對需保留的作廢文件給予標識以免誤用?？⒐の募芾砣藛T應加強自身責任感，多聽多學多接觸，強大自己的專業(yè)對工作負責，系統(tǒng)性把握整體做到全面管理。對管理工作進行分析，從源頭抓起。施工臺賬作為施工資料編制的基礎，需承擔確保施工資料準確性的重要責任。因此需要通過加強施工臺賬的管理，提高施工資料的質量，確保施工資料工作的順利進行。管理人員可以應用信息化技術模式進行工作，最終使其能夠追蹤溯源，準確掌握施工資料的動態(tài)信息，保存好電子及紙質資料，從而避免資料遺失等問題。

3.3 實時跟蹤并定期自查自糾

在整個施工過程中會產(chǎn)生各種資料，因此資料的管理也需要深入工程的各個環(huán)節(jié)，全面地了解工程進展。項目開展包含施工前、施工中、竣工后幾個階段，施工資料也需要根據(jù)階段做好收集。例如在項目施工之前，需要對開工報告及施工許可等予以備份；有一些可能會出現(xiàn)的設計變更要加以核對；對于勘察等方面的數(shù)據(jù)資料要及時收集。在施工過程中需要對檢驗施工的資料以及影像資料等做好保存。在拍攝照片時，要保證其具有代表性，利用照片資料記錄隱蔽工程或拍攝地形、現(xiàn)場地形地貌，更加直觀地體現(xiàn)施工情況，并合理地補充文字，保證可追溯性。本項目采用EPC邊設計邊施工的模式，因此，竣工資料相關管理人員應對圖紙等重要文件動態(tài)更新進行實時跟蹤并及時反饋，保持圖紙、現(xiàn)場及資料滿足完整性要求。項目施工過程中，需根據(jù)要求文件及竣工驗收資料清單定期對內(nèi)部資料進行自查，及時做好檢查記錄，將發(fā)現(xiàn)的問題行程整改一覽表，確認責任人，認真做好整改工作。竣工資料領導小組對措施的貫徹落實做好跟進檢查，并定期更新實施記錄。

3.4 強化信息化建設

體系思維具有動態(tài)性、立體性、結構性、整體性、綜合性等特點，在應用體系思維時，需要首先確定明確的目標，同時要合理規(guī)劃項目施工資料管理步驟，然后在具體管理過程中，根據(jù)實際情況，具體分析資料管理方式。項目施工資料設計內(nèi)容比較多，同時涵括的范圍非常廣。因此要通過信息技術不斷增強管理水平，強化信息化建設，利用軟件及信息技術強化管理水平，挖掘檔案的實際效能，發(fā)揮其實用價值。在本項目施工資料管理過程中，也可以應用自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)，確保查詢信息能夠具備及時性的特點，達到信息資源共享的目的，提高工程項目施工資料的利用效率。同時在后期需要查考時，也能夠很方便地查閱。施工企業(yè)要不斷優(yōu)化資料管理方面的信息化建設水平，逐步構建電子檔案，借助最先進的數(shù)字化技術，更加合理地開展電子檔案數(shù)據(jù)管理工作。通過網(wǎng)絡傳輸技術的應用，可以更加全面地共享信息，保障信息的實時傳輸。標準化、數(shù)字化的信息資料能夠為查閱提供更大的便利，加強信息化管理效果與水平，讓施工企業(yè)能夠享受可靠的信息化檔案服務。施工企業(yè)應當構建數(shù)字化查詢系統(tǒng)，形成相關方面的數(shù)據(jù)庫，準確地查詢施工資料，增強資源利用率。

4.結語

綜上所述，在本項目施工過程中，項目施工資料管理具有特殊性與重要性，能夠保障項目竣工驗收工作的順利開展。施工資料管理是否得當也會影響施工的成效，關系到施工合理地開展。但在項目施工過程中往往會出現(xiàn)輕視管理、重視施工等問題，缺乏對項目施工資料管理的統(tǒng)籌，從而導致出現(xiàn)文件損毀或丟失的問題，文件缺乏完整性、有效性，直接影響竣工文件的編制和工程驗收工作，不利于業(yè)內(nèi)形象與企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。鑒于此，提倡施工企業(yè)在資料管理方面應用體系思維，制定可執(zhí)行且高效的體系思維管理模式，使管理工作更加精細化、系統(tǒng)化。在資料管理過程中，需要做好管理步驟的設計，并借助當前的信息化手段，實現(xiàn)系統(tǒng)的資料管理，提升資料管理成效。