醫(yī)院采購環(huán)節(jié)存在的問題及內部控制優(yōu)化研究

鄭曉琳 廣東醫(yī)科大學附屬醫(yī)院

引言

隨著醫(yī)療行業(yè)的蓬勃發(fā)展，人們對自身健康日益看重，對醫(yī)療服務質量提出更加嚴格的要求。醫(yī)院既肩負救死扶傷的重任，又要負責物資采購，從而滿足治療要求?，F(xiàn)階段，采購管理體系存在的漏洞較多，需采取有效的內部控制措施，才能真正解決問題，保障人民群眾的身心健康。

一、醫(yī)院采購內部控制的意義

當前，我國醫(yī)療體制正面臨改革與創(chuàng)新。我國醫(yī)療服務水平日益提升，醫(yī)療環(huán)境也得到進一步改善。盡管如此，許多居民仍然面臨就醫(yī)困難、就醫(yī)費用高的窘境。由于醫(yī)療藥品的價格比較高，會增加藥品采購的成本，需對藥品采購開展內部控制，通過控制采購成本，使藥品的價格不會過高，降低就醫(yī)門檻。政府要加強對醫(yī)藥企業(yè)的支持，對現(xiàn)有的法律法規(guī)予以改進，促進企業(yè)實現(xiàn)健康發(fā)展。由于各大醫(yī)藥之間的競爭越發(fā)激烈，醫(yī)院的建設規(guī)模不斷擴大。因此，為了提高醫(yī)院的競爭力，就要對采購進行有效的管理，提高其內部控制水平。

二、醫(yī)院采購環(huán)節(jié)中存在的問題

(一)缺乏完善的成本核算控制體系

在采購環(huán)節(jié)中，許多醫(yī)院未制定完善的核算控制管理體系，導致藥品成本無法得到進一步控制。由于采購工作比較復雜，涉及諸多采購渠道，若缺乏完善的控體系，就會誘發(fā)一系列問題，醫(yī)院對成本予以管理，完善采購體系，保障自身效益[1]。因此，醫(yī)院會加強與藥品生產商、配送廠商的合作，這樣就能以較低的價格購買藥品，導致供應商面臨的競爭日益激烈。為了獲得更多效益，供應商就會采取折扣、促銷等方式進行藥品銷售。在這種情況下，就會增加醫(yī)院成本核算控制的難度，甚至會干擾正常的市場秩序。

(二)供求矛盾

如果藥品的使用人數(shù)較少，或者藥性比較特殊，就可能會導致藥品無人問津，逐漸過期。如果不對這一類藥品進行采購，或者購買量不足，就可能會在后續(xù)工作中出現(xiàn)供應不足，影響治療效果。比如，由于血液濾過置換液的存儲時間比較短，醫(yī)院通常不會對其進行大量的使用，導致藥品出現(xiàn)過期的情況。由于這一類型的藥品采購成本比較高，會給醫(yī)院造成較大的損失。

(三)審計工作不到位

由于審計人員的功能未得到充分展示，就會影響醫(yī)院采購內部控制工作的正常開展。部分醫(yī)院缺乏完善的審計部門，甚至由其他部門代替這項工作，無法發(fā)揮出審計工作的專業(yè)性。現(xiàn)有的審計制度有待完善，加之審計人員的能力不足，就會影響審計工作的效果。此外，雖然部分醫(yī)院的審計工作人員可做到術業(yè)有專攻，但卻由于其年齡日益增長，缺乏與時俱進的思維，使得工作的進展速度遲緩，不能真正發(fā)揮出審計的監(jiān)督職能?，F(xiàn)有的審計制度有待統(tǒng)一，缺乏相應的標準予以支持，也會影響審計工作。由于醫(yī)院對內部審計工作不夠重視，導致審計人員不能準確對醫(yī)院在運營過程中存在的風險進行合理評估。

(四)缺乏完善的風險管理措施

醫(yī)院對風險管理不夠重視，缺乏必要的風險管理機制，就無法對采購中存在的風險進行及時識別，導致醫(yī)院面臨較大的風險。醫(yī)院未設置專門的風險評估機構，這樣就無法對問題進行預防，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就可能會由于忽視問題的嚴重性，而導致問題的范圍不斷擴大，從而影響采購管理水平的提升。在評價采購過程時，未使應用專業(yè)的技術手段，就會影響評估結果的準確性。醫(yī)院并沒有積極與風險評估機構進行合作，導致采購中存在的風險沒有及時得到識別，從而給醫(yī)院帶來更大的損失。醫(yī)院未充分意識到網絡和媒體所帶來的風險，一旦發(fā)生風險，就會由于未及時啟動緊急預案而影響醫(yī)院的整體形象[2]。

(五)信息化建設水平不足

隨著互聯(lián)網的蓬勃發(fā)展，各大醫(yī)院積極引進先進的信息技術打造醫(yī)藥電子商務平臺，旨在構建屬于本院的電商網絡體系。要進一步完善物流配送的功能，制定統(tǒng)一的標準，就能促進各項資源及時被所需人員所掌握。由于構建標準不完善，就會影響平臺的建設。比如，盡管部分城市醫(yī)藥企業(yè)設置藥品編碼標準，但這一標準卻有一定的局限性，不能實現(xiàn)大范圍推廣。由于數(shù)據(jù)庫、編碼、管理系統(tǒng)接口的標準參差不齊，導致藥品信息愈發(fā)復雜，造成信息流通不暢。物流配送自動化水平有待進一步提升，信息化平臺問題較多，對藥品的流通造成一定的制約。

三、醫(yī)院采購內部控制思路

(一)對采購流程進行規(guī)范

醫(yī)院要采取合規(guī)的方式進行采購，避免采購行為不符合程序要求。要及時對所需藥品進行統(tǒng)計，藥劑科人員對其進行嚴格審核，確定沒問題后，再簽字確認，然后采購人員需繼續(xù)履行審核職責。確認沒有問題后，方可進行采購。要嚴格按照相關法律法規(guī)的要求進行采購，保障質量。要加強對采購的監(jiān)督，發(fā)揮多個部門的監(jiān)督職能，確保采購人員嚴格按照制度的要求規(guī)范自身行為[3]。

(二)協(xié)調藥劑科與臨床科的關系

為了實現(xiàn)合理用藥，減少采購過程中出現(xiàn)的問題，就要重視藥劑科和臨床科之間的溝通，使其彼此協(xié)調，避免出現(xiàn)藥品過期的情況。一旦發(fā)現(xiàn)藥品有滯留，就要提醒相關科室，做到科學用藥，減少藥品浪費。要制定完善的解決對策，確保藥品的利用率提升，最大程度減少醫(yī)院的損失。此外，要避免出現(xiàn)供不應求的情況，全面支持醫(yī)療工作。

(三)對藥品進行檢查和驗收

對藥品進行檢驗尤為關鍵。由專人負責這項工作，避免出現(xiàn)違規(guī)操作的行為，確保驗收遵循制度要求。要遵循驗收的先后順序，嚴格保障藥品的質量。要根據(jù)采購清單的內容，由多個部門人員共同負責藥品驗收。要對藥品的各項內容進行對比，確定其沒有問題后，方可允許保存。要加強對藥品驗收的全程監(jiān)督，確定每一名人員的負責范疇，使其以盡職盡責的態(tài)度對藥品進行檢驗，按照崗位的要求履行自身職責，全面保證藥品質量。要加強對采購合同的履行情況進行檢查，確保藥品得到及時配送和供應。要對每個采購環(huán)節(jié)進行嚴格的控制，及時進行記錄，為了確保采購可追溯，要采用信息化管理系統(tǒng)對采購過程進行追蹤和管理，能及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正問題，確保采購工作順利開展[4]。

(四)完善內部控制工作

1.發(fā)揮內部審計人員的職責

醫(yī)院要設置專門的審計部門，選擇具有專業(yè)素質和豐富經驗的審計人員擔任審計工作，對采購過程進行全面的監(jiān)督和檢查，保證采購人員嚴格按照流程操作，規(guī)范操作行為。在正式采購之前，要及時與各科室進行核對，了解其對藥品的需求，由各科室出具藥品信息，核對無誤后，再填寫采購清單。要在清單中表明采購品的詳細信息。醫(yī)院要成立藥品委員會，專門負責對采購清單和采購數(shù)量進行審核和監(jiān)督，確保采購數(shù)量合理，避免過分占用庫存，減少不必要的資金浪費。要確保采購品滿足醫(yī)療的需求，避免出現(xiàn)閑置或者供應不足的問題。

2.優(yōu)化內部控制內容

為了改善內部控制工作，就要創(chuàng)新內部控制的理念，對內控工作內容進行優(yōu)化，加強對知識資本的管理，制定風險管理機制，對投入和產出進行合理分析，就能促進醫(yī)院的決策更加科學、合理，要進一步完善內部控制的智能，保證醫(yī)院的資金實現(xiàn)正常周轉，提高醫(yī)院的財務服務水平與內部控制的效率[5]。

3.規(guī)范付款程序

要發(fā)揮出財務部門的審核作用，對需要付款的內容進行全面檢查和審核，保證內容真實。財務人員還要對發(fā)票的內容進行仔細比對，保證款項支付和法律法規(guī)的要求，減少不必要的損失。一旦在檢查中發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票，就要找到問題的根源，并在第一時間內進行上報。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票后，不能繼續(xù)向供貨商繼續(xù)支付款項，這樣才能降低損失。確定發(fā)票準確無誤后，由主管領導進行審批，再次確認后方可簽字。財務部門要根據(jù)主管領導的意見，執(zhí)行付款程序。要根據(jù)國家規(guī)定的要求，通過銀行轉賬的方式進行采購款項的支付。

4.創(chuàng)新管理理念和管理方法

為了提高醫(yī)院內部控制水平，就要創(chuàng)新管理理念和管理方法。首先，要引進先進的信息化技術，將內部控制與信息技術相結合。工作人員要結合醫(yī)院采購工作的特點和醫(yī)院運營管理的實際情況，根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略，采用信息化技術對醫(yī)院的各項決策、資源等重要的內容進行梳理，完善內部控制的內容，優(yōu)化工作流程[6]。要加強對各項數(shù)據(jù)的采集和整理，打造先進的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)得到有效的存儲，定期更新數(shù)據(jù)庫，為內部控制工作和各項決策提供重要的參考依據(jù)。其次，要加強對人才的培養(yǎng)和引進，這樣才能真正提高內部控制水平。為了進一步發(fā)揮出人才的作用，要制定合理的培訓計劃，明確培訓內容，根據(jù)人員的崗位職責，為其提供具有針對新的培訓內容，使人員獲得成長和進步。要制定完善的考核機制，對培訓人員進行嚴格的考核，將考核結果與其獎金、待遇掛鉤，使其重視培訓工作，認真學習，掌握更多的知識和技能，完善內部控制方法，提高內部控制效率。

四、改進采購流程的內部環(huán)節(jié)

(一)規(guī)范醫(yī)用耗材采購方式

第一，采購醫(yī)用耗材時，要了解科室的具體情況，根據(jù)科室的實際需求，確定采購類型，通過內部調劑、上報和批準后，方可進行采購。第二，加強對公立醫(yī)院的改革，在采購醫(yī)用耗材時，需嚴格按照國家的規(guī)定進行網上集中招標采購，借助專用的管理平臺對醫(yī)用耗材進行采購。進一步規(guī)范采購與管理行為，營造公平、公正、公開的采購環(huán)境。

(二)加強藥品管理

藥劑科要嚴格按照《合同法》的要求，簽訂藥品購銷合同，明確藥品名稱、規(guī)格、生產廠家等內容。醫(yī)院需合理選擇配貨商，選擇規(guī)模、資質、能力符合要求的商家。工作人員要根據(jù)用藥目錄與藥品庫存情況，制定嚴格的采購計劃。每月要對藥品庫存進行判斷，然后編制每個月的采購計劃，填寫藥品采購申請表，再上報給藥劑科采購主任。如果每個月的藥品用量不確定，需制定臨時采購計劃，并如實填寫藥品采購申請表，再交由藥劑科采購主任進行審批。需在每個月的月末對本月總體采購計劃進行匯總。若涉及到貴重藥品和特殊藥品，在使用時，需由臨時使用科室填寫臨時用藥申請表，審批通過后，方可進行采購。要保證在申請的時間內將所有申請的藥品使用完畢。如果藥品過期，需由申請科室承擔經濟責任，藥劑科需敦促申請科室盡快用藥。

要對藥品的使用比例進行合理控制，制定合理的管理方案，提高用藥的合理性。進一步優(yōu)化用藥系統(tǒng)的功能，確保用藥過程得到有效的監(jiān)督與控制。重視藥物點評功能的完善，設置專項點評藥物品種，對抗菌藥物、成藥、輔助用藥進行點評；保證藥物點評指標全面，避免出現(xiàn)不合理用藥行為。

(三)完善信息化管理體系

要引進二維碼信息管理技術，確保醫(yī)用耗材和試劑流通得到有效的管理。第一，對商品編碼和條形碼進行統(tǒng)一，加強對數(shù)據(jù)庫的管理，提高業(yè)務效率，實現(xiàn)集中采購，充分發(fā)揮出采購與配送優(yōu)勢。要發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的分析功能，對集中采購和采購商進行有效的管理，確保物資得到正常供應。第二，將二維碼技術與醫(yī)用耗材和試劑管理相結合。采購人員要將供貨商的相關信息導入到專門的管理系統(tǒng)之中，或者將供貨商提供的信息導入到系統(tǒng)之中。通過這種方式不僅能夠減輕工作人員的工作壓力，還能及時對各類信息進行核對與管理。第三，對醫(yī)用耗材和試劑進行驗收，確保其順利入庫。庫管人員需對入庫信息進行仔細核對，并將所生成的二維碼標簽發(fā)放給相應的供應商。供應商只需將二維碼粘貼在包裝之上，就可保證庫管人員對其進行掃描，實現(xiàn)對藥品的清點與檢查，保證藥品順利入庫。第四，對藥用耗材和試劑的入庫領用進行管理。在具體管理時，可將條碼掃描登記和無條碼手工操作相結合。第五，由專業(yè)的人員對醫(yī)用耗材和試劑進行采購和使用。要通過專門的信息化管理系統(tǒng)申請使用，然后由主管部門進行審批，通過審批后，采購人員就可進行采購。管理人員要及時與相關負責人進行聯(lián)系，對醫(yī)用耗材和試劑進行驗收。要將二維碼標簽粘貼在外包裝箱，確保信息全面。要對信息進行逐一核對，確定信息沒有問題后，再將二維碼信息錄入到專門的數(shù)據(jù)庫之中。通過二維碼技術不僅可以優(yōu)化管理過程，還可隨時對各種醫(yī)用耗材和試劑的使用情況進行統(tǒng)計。此外，利用二維碼技術還可進一步減輕工作人員的工作強度，只需利用專門的數(shù)據(jù)采集器，即可對數(shù)據(jù)進行采集和整理，降低管理成本和物流成本?？蓪⒍S碼技術運用在每個管理環(huán)節(jié)之中，管理人員只需登錄統(tǒng)一的內部管理平臺即可對各個批次的醫(yī)用耗材和試劑信息進行查詢和追溯。

五、風險評估與管理

醫(yī)院要對藥品展開專門的風險評估和內部控制，加大監(jiān)督與管理力度，這樣才能保證藥品安全和用藥安全。醫(yī)院要從源頭對藥品的質量進行把控，在藥品采購和供應環(huán)節(jié)中，需制定相應的制度，嚴格按照法律法規(guī)的要求進行操作。對藥品進行運輸和存儲時，也很容易產生問題。如果存儲條件和運輸條件不當，就會縮短藥品的有效期，降低藥品的質量。醫(yī)院需對藥品進行逐一檢查和驗收，對藥品的生產日期和批號等內容進行嚴格的檢查。需根據(jù)藥品的類別和屬性，對其進行分區(qū)和分庫管理，保證藥品和非藥品得到分開存放；要及時將已經變質或過期的藥品放置在不合格區(qū)域；如果藥品對環(huán)境的溫度和濕度有特殊要求，需設置排風扇、空調、冷藏冰箱和干濕度計。需嚴格按照藥品說明書的要求對藥品進行存放，定期對藥品的存儲環(huán)境進行檢查，并做好記錄。要規(guī)范藥品使用的行為，保證用藥安全。要提高廣大醫(yī)生和護士的責任感，定期對醫(yī)療人員展開培訓，提高其專業(yè)技能和業(yè)務水平。需對藥品的效期進行管理，保證臨床用藥更加合理，使患者的利益得到有效保障。

六、結語

綜上所述，采購工作在醫(yī)院中占據(jù)重要地位，為了實現(xiàn)對采購的合理管理，就要積極開展內部控制工作。要結合采購工作中存在的問題，完善內部控制方式，打造完善的內控體系，對現(xiàn)有的制度進行優(yōu)化，加強各部門之間的溝通，使其彼此協(xié)作，嚴格把關采購環(huán)節(jié)。重視對藥品的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就要在第一時間內予以處理。提高內審人員的綜合素質，發(fā)揮審計的職能，對采購工作進行全面的監(jiān)督。引進先進的信息技術，創(chuàng)新內部控制手段，使醫(yī)院的采購工作更加規(guī)范。