淺談高職院校學生資助檔案管理

學校資助工作是中國長期開展的一項惠民工程，高效推動中國教育教學的公平性和社會公平性。伴隨各大高職院校的持續(xù)擴招，學生貧困資助項目亦逐漸增多，文件材料漸漸增加。故而，學校做好學生資助檔案信息管理工作是提高學生資助項目成效與質(zhì)量的關(guān)鍵問題。

一、高職院校學生資助檔案形成的流程

（一）申請流程。高職學生若想取得國家相應資助，應當向?qū)W校有關(guān)部門提交對應申請。從目前的狀況看，一些學校明確要求，高職學生在申請國家助學金時不但要提交對應的貧困申請書，而且還要詳細說明自身申請國家資助的理由，提交能夠證明自身身份的所有材料，亦需要具有貧困證明等其他貧困資料。高職院校國家助學金的材料均是以書面文件作為基礎(chǔ)，不但有助于相關(guān)工作人員對學生資助檔案實行管理，還能夠解決日后可能產(chǎn)生的各類問題與糾紛。學校做好高職學生資助申請流程中的檔案管理不只是為了記錄，更多是為了保障學生申請形成的法律效益。在現(xiàn)實國家助學金申請的過程中，極容易發(fā)生申請學生數(shù)量比國家資助數(shù)量多的狀況，因此存有很大的競爭現(xiàn)象。做好學生資助檔案管理工作能夠高效提升學生申請資料審查工作的質(zhì)量與效率，能夠大大降低不必要的問題與糾紛。

（二）審核流程。高職學生在申請國家資助后，會有相關(guān)組織對學生的貧困資格實行嚴格審查，隨后會有對應授權(quán)機關(guān)做出學生是否通過資助審核的最終決定。不同高職院校對學生們的貧困申請資格存在一定的差異性，但是所有院校均會有一套固定的流程來保障國家助學金順利發(fā)放。高職院校需要將高職學生貧困申請書與其他貧困文字信息資料一起交給相關(guān)審核部門，與此同時，還應保管好學生申請材料，便于在未來有透明、公開的合理依據(jù)。若有高職學生對最終審查結(jié)果提出質(zhì)疑，可根據(jù)學生們提供的材料實行再次審核，針對審核未能通過的學生，需要通知這些學生沒有通過的原因，同時亦應做好高職學生資助檔案管理工作，防止在日后產(chǎn)生各種問題和糾紛。

（三）備案流程。學校的文書檔案需要真實根據(jù)每個高職學生的現(xiàn)實狀況進行記錄，要根據(jù)年份、根據(jù)學期詳細記錄國家助學金的發(fā)放狀況與學生申請狀況。高職院校亦需要在相關(guān)法律規(guī)定的時間范圍內(nèi)根據(jù)相關(guān)流程將所有資料上報給上層機構(gòu)存檔，這樣有助于實施事后監(jiān)督。學校應當做好高職學生申請國家助學金與國家助學金發(fā)放等相關(guān)檔案的具體管理工作，不但能夠為學校日后審查提供相應便利，還能夠為高職學生提供在校學習期間具體情況的證明。

二、高職院校學生資助檔案管理面臨的現(xiàn)狀

（一）高職學生資助檔案管理方式缺乏規(guī)范性。首先，學生資助檔案內(nèi)容缺少統(tǒng)一的標準?，F(xiàn)如今，國家沒有發(fā)布相關(guān)文件對高職院校學生資助檔案的內(nèi)容進行明確規(guī)定。學生資助檔案來源非常廣泛并且相對分散，檔案種類繁多冗雜，包括管理體系、上級領(lǐng)導部門文件、貧困申請表、各類重要通知以及專項資金撥付文件等。其次，學生資助檔案管理團隊能力良莠不齊。學生資助檔案基本由相關(guān)資助中心與輔導員進行保管，但這些人本身尚未受到過專門的檔案管理知識培訓，并且每人擔任多個職務(wù)，處理學校與學生日常生活瑣事，必然會對學生資助檔案管理成效與管理質(zhì)量形成影響。最后，需要明確高職學生資助檔案保管時間期限。國家資助的項目種類繁多而且非常繁雜，每個資助項目的保管期限各不相同。

（二）高職學生資助檔案信息化建設(shè)相對落后。伴隨現(xiàn)代信息化的不斷發(fā)展，給高職學生資助信息檔案的歸檔和管理帶來全新的發(fā)展挑戰(zhàn)。以往紙質(zhì)檔案作為重要資料得到保存，必然有電子檔案無法媲美的作用和優(yōu)勢，然而紙質(zhì)檔案同樣存在占用資源以及動態(tài)化管理較困難等多種問題。一方面，以往的紙質(zhì)檔案在管理工作中占據(jù)比例要比電子檔案大。電子檔案具有各式各樣的形式，儲存與移交更加方便，能夠大大節(jié)省物力、人力與財力，更符合現(xiàn)代高職學生各類信息的動態(tài)化管理；另一方面，學生資助信息管理體系的創(chuàng)建較為落后。高職院校貧困生的家庭經(jīng)濟狀況變換與學籍信息移動均和學生資助檔案管理進行有效對接，這部分均要求高職院校必須加強學生資助檔案信息平臺創(chuàng)建。

（三）高職學生資助檔案使用率較低。目前，高職學生資助檔案應用普遍偏低。第一，學生資助檔案僅僅被看作是學生受資助的證據(jù)以及記錄，未能及時跟進高職學生受到資助后的實際生活狀況與學習狀況。學生資助檔案中存在優(yōu)秀的貧困學生事件能夠用來作為勵志成才的重要典范，用來正確引導高職學生勵志、感恩，但現(xiàn)實狀況是諸多學生資助檔案束之高閣，對培育學生勵志感恩所發(fā)揮的作用與價值有限。第二，高職貧困學生的家庭經(jīng)濟條件是動態(tài)并且無法量化的。一些高職學生在貧困生認定過程中，貧困證明材料非常容易獲得，且造假成本極低，直接對一些貧困學生檔案信息的合法性與真實性產(chǎn)生影響，如此勢必造成學生資助檔案應用率的大幅度下降。

三、加強高職院校學生資助檔案管理的策略

（一）強化高職學生資助檔案管理體系創(chuàng)建。高職院校學生資助檔案從高職學生進入校園直到畢業(yè)，在這個過程中會有眾多的部門參與，學生資助檔案信息量亦非常大，在整個進程中，若缺少標準合理的管理體系，則會產(chǎn)生各類問題，甚至導致學生資助檔案的遺失或者損壞。由于高職學生資助檔案資料具有時間周期性以及時間連續(xù)性的特點，要想確保學生資助檔案的可靠性、真實性、完整性與連貫性，需做到如下幾點：首先，國家應盡快發(fā)布統(tǒng)一的學生資助檔案管理體系，確定學生資助檔案管理標準與規(guī)范，明確管理監(jiān)管組織，創(chuàng)建考察評判體制，增強學生資助檔案管理力度與監(jiān)督力度。其次，各大高職院校需要通過對國家制度的了解，根據(jù)自身特點創(chuàng)建完整的學生資助檔案管理體制，其體制中需要囊括學生資助檔案信息的收集、信息歸納、信息運用以及信息傳遞等一系列過程的有效操作及管理方式，使管理工作人員可以有理有據(jù)、有據(jù)可依。

（二）促進高職學生資助檔案管理信息化。伴隨經(jīng)濟的不斷發(fā)展，目前社會已逐漸進入信息化時代，隨著計算機的廣泛運用以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，傳統(tǒng)的學生資助檔案管理早已無法適應當前時代的需求，高職院校學生資助檔案的需要跟上時代不斷發(fā)展的步伐，全面運用當代新興科學技術(shù)和設(shè)施設(shè)備，例如計算機、投影儀、掃描儀等，推動高職學生資助檔案管理真正實現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化?，F(xiàn)如今，高職學生自助檔案管理工作信息平臺早已獲得全面應用，現(xiàn)代化的資助工作大力呼吁現(xiàn)代化的學生資助檔案管理。各大高職院校需要積極采取相應措施，把數(shù)字化信息現(xiàn)代科學技術(shù)運用到高職學生資助檔案管理工作中，創(chuàng)建和資助工作相符合的現(xiàn)代化檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，進而真正實現(xiàn)學校和高職學生相互間信息溝通交流的順暢，以此提升高職學生資助檔案管理工作的有效性與實用性。與此同時，方便教師及時調(diào)整與更新高職學生個人信息，保障學生資助工作能夠做到精準高效。不但要重視維護與完善高職學生資助信息電子檔案，還應保障紙質(zhì)信息檔案的共同發(fā)展。

（三）及時整理分析以保障學生資助檔案的運用價值。在高職學生資助檔案管理的整個過程中，應及時對各類高職學生資助檔案實行整理歸納、區(qū)別管理、分類別歸檔。對于受助高職學生的實際家庭狀況、個人信息與所有貧困證明材料應做到全面搜集、防止遺漏狀況出現(xiàn)，對于高職學生家庭狀況變動與突發(fā)情況亦應進行及時了解與掌握，方便對高職學生資助檔案實行更新與補充。學生資助檔案是高職學生享受國家資助的主要依據(jù)及基礎(chǔ)，高職院校在實行資助檔案管理過程中，應做到如下幾點：首先，應做到及時、高效；其次，在對學生檔案資料進行審核的過程中，亦應重視對學生貧困資格信息等其他材料的真實性進行鑒別。比如對高職學生所提供的貧困證明、家庭狀況說明等其他貧困材料應當仔細核實，必要時可與學校相關(guān)部門或者教師與學生進行詳細確認。學生資助檔案自身所具有的利用價值主要在于維護與保障高職學生資助工作過程中的公正、公平，為學校資助評審工作提供真實可靠的參考資料，故而高職院校學生資助檔案管理工作應真正做到全面搜集、去粗取精、及時調(diào)整更新，保障學生資助檔案全面發(fā)揮自身具有的價值和作用。

（四）提升學生資助檔案管理工作人員的專業(yè)能力。高職學生資助檔案應配置專業(yè)的檔案管理工作人員，應對檔案管理教師進行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓，增強上崗教學、繼續(xù)教學與專業(yè)教學，提升其檔案管理工作人員的知識素質(zhì)，提高其計算機操作能力，使他們具有更高層次的檔案管理能力。與此同時，應注重檔案管理工作人員的專業(yè)發(fā)展與個人發(fā)展等問題，為其提供個人發(fā)展與進步的平臺，提供高質(zhì)量、高水平相應課題的申報契機，擴展他們的眼界，加強他們的創(chuàng)造創(chuàng)新能力。

四、結(jié)語

綜上所述，高職學生資助檔案管理不但是高職學生資助工作的關(guān)鍵內(nèi)容，亦是服務(wù)于學生、服務(wù)于社會的一項重要工作。增強高職學生資助檔案標準化管理，是推動高職學生資助工作不斷有效發(fā)展的保障，是提高高職學生資助標準化管理水平的關(guān)鍵基礎(chǔ)。