高校教學(xué)檔案管理難點(diǎn)及規(guī)范化管理策略

教學(xué)檔案能夠為高校提供重要的信息資源，同時能夠體現(xiàn)出教學(xué)成果，是高校教學(xué)評價效果的直接表現(xiàn)，為高?？偨Y(jié)教學(xué)經(jīng)驗提供了一定的依據(jù)。此外，教學(xué)檔案是高校應(yīng)對上級檢查的重要材料，因此高校教學(xué)檔案具有較高的保存價值。這些檔案能夠直接體現(xiàn)出學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r，也能夠幫助相關(guān)人員了解學(xué)校的歷史并預(yù)測高校未來的發(fā)展前景。伴隨著我國教學(xué)改革程度的不斷加深，大部分高校教學(xué)檔案管理存在各種各樣的問題，這些問題都導(dǎo)致教學(xué)檔案無法真實反映出高校教學(xué)發(fā)展的情況。因此，探究檔案規(guī)范化管理的策略具有重要的意義。

一、高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)分析

高校教學(xué)檔案豐富多樣，其中包括來自高校內(nèi)部各管理部門的文件材料、教師教學(xué)的材料、學(xué)生考試以及畢業(yè)論文相關(guān)材料等。高校的教學(xué)內(nèi)容包含很多學(xué)科，在學(xué)科之間很可能存在交叉，再加上高校教學(xué)檔案管理層級較多，各個層級分屬不同的部門，因此導(dǎo)致高校的教學(xué)檔案管理整體呈現(xiàn)出較為復(fù)雜的特征。此外，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上，逐漸增加的圖文材料、課件、光盤、視頻等，都導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理類型與數(shù)量不斷增加。以上這些特征都增加了高校教學(xué)檔案管理的難度。

二、高校教學(xué)檔案管理難點(diǎn)

（一）高校教學(xué)檔案管理人員綜合專業(yè)素質(zhì)不高。近年來，隨著高校的不斷發(fā)展，相應(yīng)引入了大量人才，使高校的教學(xué)檔案數(shù)量逐漸增加。為了能夠適應(yīng)信息化社會的需求，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，給高校的檔案管理工作增加了難度。目前高校的檔案管理人員專業(yè)出身很少，這給高校教學(xué)檔案管理前景帶來了消極的影響。高校教學(xué)檔案管理人員普遍存在綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)較低的問題，主要表現(xiàn)在以下三個方面：

第一，高校由于評估等工作需要引進(jìn)大量的人才，同時也會引進(jìn)很多人才的家屬，這些家屬直接被安排進(jìn)了行政崗位，并且大多沒有經(jīng)過培訓(xùn)就直接上崗。再加上這些家屬自身水平以及綜合素質(zhì)較低等原因，使得他們很難在短時間內(nèi)適應(yīng)高校教學(xué)檔案管理工作。

第二，在大多數(shù)高校中，往往存在教學(xué)檔案管理人員由秘書兼任的情況。由于秘書來自教學(xué)、行政以及科研等方面的壓力較大，因此他們對教學(xué)檔案管理工作的熟悉程度較低。最終嚴(yán)重影響了高校教學(xué)檔案管理工作，同時也會對自身教學(xué)水平產(chǎn)生不利的影響。

第三，教學(xué)檔案管理人員缺少相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)。由于這些人員不具備系統(tǒng)的檔案管理理論知識，完全依靠平時積累的經(jīng)驗來進(jìn)行教學(xué)檔案管理工作，長此以往，就會使教學(xué)檔案工作管理質(zhì)量受到嚴(yán)重的影響。隨著高校的不斷發(fā)展，對于教學(xué)檔案管理人員的要求隨之增加，如果這時高校不能夠及時開展專業(yè)的培訓(xùn)，就會嚴(yán)重降低教學(xué)檔案管理的質(zhì)量。

（二）高校教學(xué)檔案管理制度不夠完善合理。盡管很多高校制定了檔案管理規(guī)章制度，但是實際收獲的效果不盡如人意。其中最主要的問題就是管理機(jī)制不健全。教學(xué)檔案幾乎沒有系統(tǒng)完整地進(jìn)行管理，大多只是規(guī)定了一些教學(xué)檔案的歸檔內(nèi)容，對歸檔時間、范圍都沒有明確規(guī)定。教學(xué)檔案在查閱以及借閱時的登記也沒有完善，對于借閱的時間管理存在差錯，經(jīng)常出現(xiàn)借閱后不予歸還的情況，因此使得教學(xué)檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的流失現(xiàn)象。一直以來，高校在教學(xué)評估時都不惜增加更多的投入彌補(bǔ)教學(xué)檔案材料方面的不足，但是對于教學(xué)檔案歸檔的收集整理卻往往忽視。這樣對教學(xué)檔案管理正常工作的開展具有較大的影響，同時直接影響了教學(xué)檔案能夠發(fā)揮的價值。

（三）信息化建設(shè)水平低。隨著信息化時代的到來，電子文件的數(shù)量逐漸增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足時代的需求。而辦公自動化程度的逐漸增加，使得檔案管理人員需要掌握更多的計算機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化的辦公知識。但是目前很多學(xué)校在這方面的重視程度仍然較低，教學(xué)檔案的管理還停留在人工管理以及紙質(zhì)文檔的管理層面上。目前高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)主要存在兩方面的問題：一方面，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔的問題；另一方面，利用計算機(jī)對檔案進(jìn)行查閱的問題。紙質(zhì)檔案與電子檔案在很長一段時間是互相依存的，但是無法忽視的是教學(xué)檔案的信息化會提高管理以及利用效率，為學(xué)校的發(fā)展以及教學(xué)質(zhì)量的提升提供了更加便利的服務(wù)。

（四）高校對教學(xué)檔案管理不夠重視。一方面，高校的領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案的管理不重視。很多高校領(lǐng)導(dǎo)甚至沒有將檔案管理作為日常重要的工作內(nèi)容，僅僅認(rèn)為這是一項可有可無的工作，不考慮教學(xué)檔案管理不足會為高校帶來怎樣的影響。正是因為高校領(lǐng)導(dǎo)這種不重視的態(tài)度，使得高校沒有給予教學(xué)檔案管理工作足夠的人力以及財力。另一方面，目前有很多高校將自身的重心放在了科研項目、經(jīng)費(fèi)管理方面，對教學(xué)檔案管理較為忽視，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施十分薄弱，檔案管理的硬件條件較差，設(shè)備相對落后。高校教學(xué)人員將自身的精力集中在科研方面，對檔案管理工作較為忽視，他們甚至認(rèn)為教學(xué)檔案管理的效果對自己的科研工作不會造成影響，這就導(dǎo)致出現(xiàn)了重科研、輕教學(xué)的風(fēng)氣。嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的管理效果，無法滿足高校對教學(xué)檔案的需求，進(jìn)而無法使教學(xué)檔案的價值充分發(fā)揮出來。

三、高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理的策略

（一）加強(qiáng)教育以提高檔案管理人員素質(zhì)。高校教學(xué)檔案的管理效果直接受到檔案人員整體素質(zhì)水平的影響，因此如果要想提高教學(xué)檔案的管理質(zhì)量，最重要的就是提高相關(guān)人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)教育是最主要的方式之一。加強(qiáng)教育能夠幫助教學(xué)檔案管理人員提高專業(yè)知識，同時還能夠不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平。一方面，教學(xué)檔案管理部門應(yīng)該重視相關(guān)人員的教育，可以采取定期開展培訓(xùn)班的方式來實現(xiàn)，保證最大程度提高檔案管理人員的知識水平以及管理能力；另一方面，高校要努力提高教學(xué)檔案管理人員的待遇，以便能夠?qū)n案管理人員起到激勵的作用，讓他們在工作中能夠找到努力的方向，工作中的積極性會更高，同時還要增加在教學(xué)檔案管理工作方面的投入，為檔案管理工作提供保障。

（二）制定和完善高校教學(xué)檔案管理制度。教育檔案管理是高校教學(xué)管理的重要構(gòu)成，因此應(yīng)該結(jié)合高校的實際情況來制定各種規(guī)章制度。首先，高校要制定完善的教學(xué)檔案管理目標(biāo)，同時還要明確相關(guān)人員的職權(quán)范圍，讓他們建立起強(qiáng)烈的責(zé)任心。其次，高校要建立各個院系之間的檔案管理責(zé)任制度，讓教師能夠分擔(dān)各自的教學(xué)方案收集任務(wù)。在教師將自己的檔案收集后，將材料上交給學(xué)校教學(xué)檔案管理人員，由管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理再存檔。最后，學(xué)校要指派相關(guān)人員對教學(xué)檔案管理進(jìn)行定期檢查，并建立相應(yīng)的評比制度，讓高校教師能夠從心里重視教學(xué)檔案管理工作，同時讓教學(xué)檔案管理有章可循。通過高校的定期檢查能夠及時發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案的管理問題，并采用相應(yīng)的措施予以解決，進(jìn)而促進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展。

（三）推進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)的過程，高校管理部門應(yīng)該根據(jù)自身的實際情況建立相關(guān)的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。一方面，加強(qiáng)檔案部門的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，為教學(xué)檔案管理提供充足的保障；另一方面，將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息管理的共享。檔案信息化管理是目前必然的趨勢，能夠幫助高校更好地了解教學(xué)檔案信息，為社會提供服務(wù)。

（四）加強(qiáng)相關(guān)人員對教學(xué)檔案管理的重視。要想保障高校教學(xué)檔案工作順利開展，領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)檔案管理人員必須提高自身的重視。高校領(lǐng)導(dǎo)要將教學(xué)檔案管理工作加入日常的工作計劃中，定期對教學(xué)檔案管理人員的工作效果進(jìn)行監(jiān)督，讓教學(xué)檔案管理人員明確資料的形成、歸檔以及整理是最為重要的環(huán)節(jié)，轉(zhuǎn)變原有的臨時應(yīng)對突擊檢查而被動應(yīng)付的觀念。讓教學(xué)人員能夠明白，教學(xué)檔案的收集以及歸檔是他們需要承擔(dān)的責(zé)任，進(jìn)而才能夠充分認(rèn)識到教學(xué)檔案管理工作的重要性，真正認(rèn)識到教學(xué)檔案在評估辦學(xué)水平中發(fā)揮的重要作用，最終幫助自身提高教學(xué)質(zhì)量。

四、結(jié)語

高校教學(xué)檔案對開展規(guī)范教學(xué)活動具有重要的參考功能，同時也能夠體現(xiàn)高校的辦學(xué)質(zhì)量，對促進(jìn)高校科研工作的開展具有重要的意義。但是目前高校教育檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)并不高，管理制度也不完善，信息化建設(shè)水平較低。同時，相關(guān)部門對高校教學(xué)檔案管理的重視程度并不夠。因此應(yīng)該加強(qiáng)教育以提高高校教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)，制定和完善高校教學(xué)檔案管理制度，推進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)，并且加強(qiáng)相關(guān)人員對教學(xué)檔案管理的重視，實現(xiàn)高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。