構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式的策略

在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案是企業(yè)決策、管理等工作的依據(jù)，為企業(yè)提供了相應(yīng)的信息和資源，是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中不可或缺的部分。要想提高企業(yè)的發(fā)展水平，一定要重視對(duì)企業(yè)檔案的管理，確保管理工作能夠落實(shí)到位。我國(guó)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不斷變化，企業(yè)在獲得很多發(fā)展機(jī)會(huì)的同時(shí)，也遇見(jiàn)了非常多的挑戰(zhàn)，這都需要企業(yè)對(duì)自身工作進(jìn)行不斷革新，來(lái)適應(yīng)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。在企業(yè)檔案管理工作中，要積極進(jìn)行探索，找到高效的管理方法。而使用知識(shí)管理的模式來(lái)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，能夠讓工作更加規(guī)范化、現(xiàn)代化，解決工作當(dāng)中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，提高工作的效率。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理的困境

（一）檔案工作被邊緣化。我國(guó)實(shí)行的是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，這一體制在經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過(guò)程中不斷完善。同時(shí)，我國(guó)改革開(kāi)放的政策不斷深入。企業(yè)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)最主要目標(biāo)就是獲得利潤(rùn)，提高經(jīng)濟(jì)效益。很多部門(mén)與企業(yè)利潤(rùn)有著直接的關(guān)系，包括生產(chǎn)、銷(xiāo)售等這些部門(mén)，受到企業(yè)重視。但是這些部門(mén)的個(gè)別管理人員對(duì)于檔案管理工作缺乏重視，認(rèn)為檔案管理工作不能提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，不值得投入。這就導(dǎo)致了檔案管理工作在很大程度上不受重視，甚至被邊緣化。所以，無(wú)論是相關(guān)部門(mén)在進(jìn)行日常工作中，檔案管理人員都是企業(yè)裁員的首要選擇。但在實(shí)際的工作當(dāng)中，企業(yè)各個(gè)階段都需要檔案資源作為參考，所以要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，避免出現(xiàn)這種變化。

（二）檔案信息化程度較低。當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)逐漸向現(xiàn)代化發(fā)展，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中融入信息化，以此來(lái)提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。在這一過(guò)程當(dāng)中，檔案信息化成為企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展中，企業(yè)檔案的信息化，主要是利用現(xiàn)代化的管理理念和先進(jìn)的技術(shù)，將信息化作為基礎(chǔ)，推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。檔案工作信息化在推進(jìn)企業(yè)信息化的過(guò)程中扮演著重要角色，是信息化系統(tǒng)的重要組成。但是就當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，很多企業(yè)對(duì)于檔案信息的利用較少，不能在日常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮職能和作用。雖然很多企業(yè)已經(jīng)成立了相關(guān)的檔案管理部門(mén)，但是收納的檔案資料較少，特別是對(duì)于企業(yè)的建立情況、成立歷史和自身特色，不能全部呈現(xiàn)出來(lái)，涉及的范圍較?。徊糠制髽I(yè)雖然在檔案管理工作當(dāng)中涉及的信息資料范圍比較廣泛，但是到真正使用時(shí)，查找過(guò)程較為復(fù)雜，對(duì)自己所需要信息不能更快更有效地獲取。同時(shí)，很多相關(guān)部門(mén)的管理者自身專(zhuān)業(yè)技能不夠，素質(zhì)較低，使用較為落后的方式進(jìn)行管理，對(duì)信息化的認(rèn)知較為滯后，不能熟練掌握當(dāng)前新形勢(shì)下的情況，導(dǎo)致管理模式較為單一落后，從而阻礙了企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)步。

（三）檔案信息資源分散。企業(yè)檔案包括了非常多的內(nèi)容：主要指企業(yè)生產(chǎn)規(guī)劃、人力資源、經(jīng)營(yíng)管理等等方面。所涉及的范圍較廣，內(nèi)容較多。有的企業(yè)將資料交由各個(gè)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)管理，甚至有的會(huì)交由員工進(jìn)行自行管理。導(dǎo)致工作沒(méi)有做到系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，較為零散，不能將相關(guān)的信息和資源進(jìn)行整合，甚至?xí)绊懼蟮臎Q策、管理等工作。雖然有的企業(yè)在檔案管理工作方面進(jìn)行了大量的準(zhǔn)備，甚至建立了相關(guān)的信息中心，但是這項(xiàng)工作不能真正地落實(shí)到位，呈現(xiàn)出形式化的局面，無(wú)法為企業(yè)的決策、組織和核算等工作提供服務(wù)。舉個(gè)例子：在進(jìn)入企業(yè)后，首先要做的是熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)，并掌握好企業(yè)的情況，但是在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，如果檔案工作沒(méi)有做好，員工只能向老員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，不能利用相關(guān)的資源信息來(lái)自主學(xué)習(xí)，這就影響了工作的效率。

二、構(gòu)建企業(yè)檔案管理新模式

在當(dāng)前現(xiàn)代化企業(yè)不斷發(fā)展的情況下，在檔案管理工作當(dāng)中融入企業(yè)知識(shí)，對(duì)于企業(yè)說(shuō)，不僅僅是一個(gè)好的發(fā)展機(jī)會(huì)，也是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。特別是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，融入企業(yè)知識(shí)管理，能夠推薦企業(yè)檔案的管理工作向新的方向轉(zhuǎn)變，這個(gè)過(guò)程主要包括了四個(gè)方面：市場(chǎng)取向、信息先導(dǎo)、協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)和知識(shí)共享。簡(jiǎn)單地說(shuō)，市場(chǎng)取向主要指可以將檔案知識(shí)管理工作所產(chǎn)生的企業(yè)利潤(rùn)直接體現(xiàn)出來(lái)，讓檔案管理工作不再邊緣化；信息先導(dǎo)是將檔案知識(shí)管理的功能和作用體現(xiàn)出來(lái)，在企業(yè)建設(shè)中處于關(guān)鍵部分；協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)主要是將檔案管理和知識(shí)管理進(jìn)行協(xié)調(diào)，以此達(dá)到統(tǒng)一，提高工作的效率和質(zhì)量；知識(shí)共享則主要是將檔案管理的目的凸顯了出來(lái)——提高工作效率，建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)，增加經(jīng)濟(jì)效益。

（一）市場(chǎng)取向。企業(yè)的最終目標(biāo)是獲得經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)，所以企業(yè)在開(kāi)展任何經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，要將效益的原則作為首要的出發(fā)點(diǎn)。但是由于傳統(tǒng)觀念的影響，很多檔案管理工作者在開(kāi)展工作時(shí)仍然以“重藏輕用”為主，導(dǎo)致很多檔案資料不能真正助力企業(yè)的發(fā)展。相關(guān)的檔案部門(mén)要提升服務(wù)質(zhì)量，借鑒相應(yīng)的服務(wù)行業(yè)，按照規(guī)范優(yōu)質(zhì)的原則，改善服務(wù)，幫助使用者查詢所需要的資料和信息，提高使用者的滿意度，這樣才能推動(dòng)檔案部門(mén)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。所以要強(qiáng)調(diào)服務(wù)性的宗旨和原則，提高服務(wù)質(zhì)量，讓使用檔案資源的員工更加滿意。例如：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)出臺(tái)了相關(guān)的節(jié)能減排政策，幫助企業(yè)推進(jìn)可持續(xù)發(fā)展。某電力公司為了落實(shí)好這項(xiàng)政策，對(duì)電廠的老舊設(shè)備和污染較大的設(shè)備進(jìn)行了拆除出售工作。經(jīng)過(guò)上級(jí)部門(mén)的批準(zhǔn)，開(kāi)始了拆除出售的相關(guān)工作。在拆除的過(guò)程當(dāng)中，就體現(xiàn)出了檔案管理的重要性。相關(guān)拆除工作開(kāi)展之前，對(duì)檔案進(jìn)行查找，確保檔案完整有效。首先在規(guī)劃拆除方案時(shí)，設(shè)備的檔案作為重要的依據(jù)，起了非常大的作用，能夠在很大程度上保證拆除工作順利完成。拆除后的出售工作當(dāng)中，購(gòu)買(mǎi)方將檔案作為重要的考察基礎(chǔ)，確保檔案完整有效，為出售工作的開(kāi)展提供了有力的保障。正是由于各項(xiàng)設(shè)備檔案保存完整、齊全，推動(dòng)拆除和出售工作正常展開(kāi)。可以說(shuō)檔案在設(shè)備的拆除和出售工作當(dāng)中起著關(guān)鍵作用。一旦檔案缺失或者無(wú)效，只能將設(shè)備作為報(bào)廢的設(shè)備進(jìn)行處理，也就沒(méi)了經(jīng)濟(jì)效益可言。所以，做好檔案管理工作，將檔案保存好，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)有著直接的影響，也能為之后的工作打下基礎(chǔ)，增加經(jīng)濟(jì)效益。

（二）信息先導(dǎo)。對(duì)于檔案存儲(chǔ)來(lái)說(shuō)，主要有兩種形式：紙質(zhì)檔案和電子檔案。檔案信息開(kāi)發(fā)工作需要相關(guān)檔案部門(mén)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況和需求，對(duì)企業(yè)的檔案資料做挖掘和分析，并將資料提供給需要者。信息先導(dǎo)作用就是將檔案管理的職能性更好地體現(xiàn)出來(lái)。利用對(duì)信息的挖掘，將檔案的作用發(fā)揮到最大程度，為需要者提供所需信息。需要注意的是，在利用電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)之前，最好使用紙質(zhì)檔案掃描件。這樣才能避免出現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案內(nèi)容不一致的情況，讓用戶在電子檔案查詢時(shí)能夠更加放心。電子檔案相當(dāng)于紙質(zhì)檔案，方便查詢和閱讀，用戶只需要利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)所需要的資料進(jìn)行查詢就可以了，這樣不僅能在一定程度上方便用戶，還可以提高工作效率，保護(hù)檔案原件，避免缺失情況的發(fā)生。

（三）協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)。根據(jù)企業(yè)結(jié)構(gòu)來(lái)分析，各個(gè)部門(mén)都屬于企業(yè)知識(shí)系統(tǒng)的子系統(tǒng)，只有每一個(gè)部分協(xié)同起來(lái)，發(fā)揮各自的效應(yīng)，才能使得整個(gè)知識(shí)系統(tǒng)得到整合，將其有效價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要想實(shí)現(xiàn)信息的挖掘和傳遞，一定要加強(qiáng)對(duì)子系統(tǒng)的重視，推進(jìn)各個(gè)系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)，使得企業(yè)信息有效整合，再對(duì)其進(jìn)行查詢時(shí)更加方便，還可以將知識(shí)管理的作用，發(fā)揮到最大。

（四）知識(shí)共享。實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享對(duì)于企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)是最終目標(biāo)，這是檔案工作在企業(yè)活動(dòng)中真正發(fā)揮作用的關(guān)鍵。通過(guò)知識(shí)的共享能夠?qū)⑵髽I(yè)的各種資料、信息提供給個(gè)體使用，在決策、組織等方面起到重要的作用。在這一過(guò)程當(dāng)中，個(gè)體還可以根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際情況進(jìn)行整合，融入檔案信息，為以后的工作提供借鑒，這樣就實(shí)現(xiàn)了知識(shí)的創(chuàng)新。利用這一信息共享的方式，推進(jìn)信息的創(chuàng)新，能夠幫助企業(yè)的員工更好地掌握新知識(shí)、新技能，并在工作中靈活運(yùn)用，提高工作的質(zhì)量，推進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提高。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案管理工作對(duì)于知識(shí)共享來(lái)說(shuō)，有著非常關(guān)鍵的作用，想要生成知識(shí)共享的體系，就一定要重視檔案管理工作。

（五）檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理是非常重要的信息來(lái)源。特別是在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，企業(yè)要想提高自身的實(shí)力，在市場(chǎng)當(dāng)中立住腳跟，就一定要推進(jìn)檔案信息管理工作的展開(kāi)，探索新的方式，開(kāi)發(fā)有價(jià)值的信息資源。為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供服務(wù)。做好檔案管理工作，并對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，能夠在很大程度上幫助企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)檔案還有依據(jù)憑證的作用，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)當(dāng)中不僅可以獲得經(jīng)濟(jì)效益，還可以提高社會(huì)效益。可以說(shuō)，對(duì)企業(yè)各領(lǐng)域的工作都起到非常重要的作用。

三、結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)當(dāng)中，要想提高競(jìng)爭(zhēng)力，一定要重視檔案管理工作的開(kāi)展。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的情況和發(fā)展規(guī)劃等等，對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起著關(guān)鍵作用。本文對(duì)于企業(yè)檔案的管理新模式進(jìn)行了簡(jiǎn)單探索，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)管理者提供一定思路，落實(shí)好相應(yīng)的檔案管理工作，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和綜合實(shí)力。