事業(yè)單位文書(shū)檔案管理優(yōu)化途徑探索

在新的形勢(shì)下，由于科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)的廣泛運(yùn)用，事業(yè)單位檔案的信息量也隨之增加，信息的內(nèi)容越來(lái)越細(xì)分，變得更加繁雜與瑣碎，現(xiàn)實(shí)情況對(duì)當(dāng)今的文書(shū)管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位應(yīng)積極探索文書(shū)檔案管理的優(yōu)化途徑，解決當(dāng)下存在的各種問(wèn)題。

一、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。在新時(shí)期事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理中，存在著工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高的問(wèn)題，部分單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，忽略了對(duì)員工專(zhuān)業(yè)素質(zhì)方面的培養(yǎng)。當(dāng)前，事業(yè)單位普遍設(shè)置了檔案管理人員，但是，檔案管理人員大多不是文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，他們的專(zhuān)業(yè)程度普遍不高，甚至還有一些是兼職人員，缺乏對(duì)檔案信息進(jìn)行深入理解與研究的能力，這與新時(shí)期的發(fā)展不相適應(yīng)，大大降低了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的效率和質(zhì)量。他們中大部分人缺乏相關(guān)技能與知識(shí)，甚至對(duì)自己的工作職能不明確，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)于檔案的收集、整理以及裝訂工作，甚至部分員工身兼多職、人員變動(dòng)頻繁，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（二）檔案管理理念相對(duì)落后。當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位將主要精力放在日常業(yè)務(wù)上，這使得事業(yè)單位整體沒(méi)有形成檔案管理的正確理念，相關(guān)工作人員在此種大環(huán)境下對(duì)自己的工作不認(rèn)可、不重視，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作。

（三）檔案管理方法相對(duì)陳舊。大部分事業(yè)單位還在使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，該現(xiàn)象致使文書(shū)檔案的管理工作受到阻礙，成本高、效率低，工作質(zhì)量不能得到有效保障。從目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀看，存在著不夠規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)為組卷沒(méi)有條理、案卷的標(biāo)題不統(tǒng)一、檔案編號(hào)不統(tǒng)一、沒(méi)有設(shè)卷內(nèi)的目錄等。規(guī)范文書(shū)檔案管理，對(duì)于進(jìn)一步提升新一輪事業(yè)單位檔案管理水平有重要的作用。

（四）檔案管理制度不完善。檔案管理制度不完善是目前事業(yè)單位存在的重要問(wèn)題，他們沒(méi)有結(jié)合自身情況切實(shí)完善單位的檔案管理制度，并且在執(zhí)行中還會(huì)出現(xiàn)形式主義泛濫的情況。

（五）對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視。由于文書(shū)檔案的日常管理出成績(jī)較慢，所以導(dǎo)致事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作不太重視，關(guān)注與投入較少，忽略資料的搜集與移交，還有一些部門(mén)工作人員認(rèn)為自己保管資料只是便于查詢(xún)，嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案資料的完整性。

（六）檔案管理信息化、現(xiàn)代化程度不高。從當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的建設(shè)情況來(lái)看，部分事業(yè)單位不僅建立了辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)，而且配備了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化提供了硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)支持。但是，隨著檔案收集信息的范圍不斷擴(kuò)展，部分事業(yè)單位仍然使用較為傳統(tǒng)的工作方式，從而制約了檔案管理信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的優(yōu)化途徑

（一）提升工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。對(duì)當(dāng)前我國(guó)各事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，應(yīng)有目的地提升相關(guān)工作人員的素質(zhì)，此舉能在根本上保障其工作質(zhì)量的提高，確保文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)性與合理性。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，使其充分運(yùn)用自身技能完成檔案管理工作的各項(xiàng)事務(wù)。為了進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理水平，需做到如下幾點(diǎn)：首先，要提高文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。對(duì)于現(xiàn)有管理人員的崗位培訓(xùn)是當(dāng)前急需加強(qiáng)的一項(xiàng)工作，鼓勵(lì)他們參加單位組織的各項(xiàng)崗位培訓(xùn)，尤其是在電子檔案的更新與管理方面，使自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)變得更加豐富。與此同時(shí)，要加強(qiáng)管理人員對(duì)于新技術(shù)的學(xué)習(xí)，更新自己的觀念，使用檔案管理的新方法，拓寬思路與擴(kuò)大知識(shí)面，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的新要求。事業(yè)單位還應(yīng)該不定期開(kāi)展對(duì)于相關(guān)工作人員的教育培訓(xùn)活動(dòng)，在培訓(xùn)中針對(duì)管理工作中的各項(xiàng)難點(diǎn)、要點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)。同時(shí)建立健全培訓(xùn)機(jī)制，讓文書(shū)檔案管理工作人員實(shí)實(shí)在在提高專(zhuān)業(yè)技能。在此基礎(chǔ)上，促使其將在培訓(xùn)中所學(xué)到的各種技巧靈活地運(yùn)用在工作當(dāng)中。其次，事業(yè)單位在對(duì)工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)的同時(shí)，還要加強(qiáng)其職業(yè)責(zé)任感，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作者對(duì)自身工作重要性的認(rèn)知，培養(yǎng)其成為愛(ài)崗敬業(yè)的典型，積極投身到檔案管理工作當(dāng)中去。最后，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)檔案管理工作人員建立相應(yīng)的考核機(jī)制，定期對(duì)其工作成果進(jìn)行考核，鼓勵(lì)其干事創(chuàng)業(yè)。

（二）創(chuàng)新檔案管理理念。除了提升工作人員的素質(zhì)外，事業(yè)單位還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念。為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范的檔案管理，檔案管理員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念。事業(yè)單位應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)層開(kāi)始加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度，并且嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)規(guī)定要求，確保各項(xiàng)管理措施落到實(shí)處。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹(shù)立榜樣作用，源清則流清，源濁則流濁，只有領(lǐng)導(dǎo)擁有正確的檔案管理理念，員工才能從根本上轉(zhuǎn)變思想。除此以外，事業(yè)單位還應(yīng)加大對(duì)文書(shū)檔案管理工作的扶持力度，在人力、物力資源方面給予足夠的支持，為文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）改進(jìn)檔案管理方法。事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，引入國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)設(shè)備，建立起完善的信息化管理平臺(tái)，促使文書(shū)檔案信息在存儲(chǔ)、管理、查詢(xún)以及利用方面都能夠平穩(wěn)推進(jìn)，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字一體化發(fā)展。事業(yè)單位還應(yīng)做好信息化管理設(shè)備的更新與維護(hù)工作，減少文書(shū)檔案出現(xiàn)信息泄露等安全問(wèn)題。

（四）健全檔案管理制度。健全的檔案管理制度能夠保障文書(shū)檔案管理工作的正常開(kāi)展，有利于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。首先，事業(yè)單位應(yīng)在制度的具體建設(shè)當(dāng)中，注意從單位自身的實(shí)際情況出發(fā)，了解文書(shū)檔案管理工作的重點(diǎn)難點(diǎn)，確定其制度能夠與事業(yè)單位整體發(fā)展相符合，且能夠充分滿足相關(guān)人員對(duì)于檔案查詢(xún)與使用的需要，使文書(shū)檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。其次，事業(yè)單位應(yīng)將文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的落實(shí)，并建立相應(yīng)的監(jiān)督制度，全方位監(jiān)督文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程，約束工作人員的行為。在這一過(guò)程中，需要特別增強(qiáng)檔案管理者的責(zé)任意識(shí)，使得他們能夠在實(shí)際工作當(dāng)中履職到位，增強(qiáng)工作的規(guī)范性。

（五）加快推進(jìn)文書(shū)檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作也應(yīng)朝著信息化與現(xiàn)代化的方向發(fā)展。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與文書(shū)檔案各類(lèi)信息資源的處理結(jié)合起來(lái)，從而促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的信息化。主要從以下兩個(gè)方面入手：一是在文書(shū)檔案的資料搜集、整理與資料錄入過(guò)程當(dāng)中，引入現(xiàn)代信息化手段，從而使檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化管理。二是要重視各種類(lèi)型的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)與信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立工作，從而保障信息數(shù)字檔案格式的規(guī)范與數(shù)據(jù)的安全性、可靠性，適應(yīng)長(zhǎng)期性的發(fā)展需要。雖然信息化建設(shè)已推進(jìn)多年，但許多事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)依然存在分散化的問(wèn)題。比如信息化管理平臺(tái)只局限在檔案室或少數(shù)幾個(gè)部室間，未能實(shí)現(xiàn)整體布局、全面滲透。又如檔案管理平臺(tái)無(wú)法與其他管理子系統(tǒng)間無(wú)縫對(duì)接，或是由于接入標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、存在信息壁壘等。要實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，前提是構(gòu)建系統(tǒng)化的信息化平臺(tái)。這既需要使原始檔案的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換具備統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也要求打通過(guò)去分散存在的子系統(tǒng)間的信息壁壘。在此基礎(chǔ)上，管理者還需充分發(fā)揮包括大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能在內(nèi)的前沿技術(shù)，深入挖掘文書(shū)檔案潛藏的信息資源。唯有如此，才能促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理整體水平全面提升。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，探索事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的優(yōu)化途徑對(duì)于推進(jìn)事業(yè)單位建設(shè)有著重要的作用。因此各事業(yè)單位應(yīng)著重培養(yǎng)相關(guān)工作人員的素質(zhì)，創(chuàng)新檔案管理理念，并著手對(duì)檔案管理的方法進(jìn)行改進(jìn)，完善事業(yè)單位檔案管理的制度，為后續(xù)工作的開(kāi)展提供有利條件。