淺析老年大學(xué)檔案管理

我國(guó)老年人口持續(xù)增加，如何讓老年人安度晚年，成為當(dāng)前面臨的主要問(wèn)題。老年大學(xué)可以滿足老年人生活和娛樂(lè)需求。截至2018年，我國(guó)老年大學(xué)達(dá)到7萬(wàn)所，老年人在學(xué)校中不僅可以豐富文化生活，還可以掌握生活技能。在老年學(xué)生快速增加的情況下，對(duì)檔案管理提出新的要求，檔案管理工作面臨較大難題。本文針對(duì)檔案管理工作提出具體策略，主要目的是為老年人提供高質(zhì)量的服務(wù)，便于各種信息的搜索查詢。

一、老年大學(xué)檔案管理的主要特點(diǎn)

（一）信息更新速度較快。相較普通高校，老年大學(xué)主要進(jìn)行短期學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，老年人根據(jù)自身興趣愛(ài)好確定對(duì)應(yīng)的課程，設(shè)置課程的類型比較多，另外，老年大學(xué)的成員比較復(fù)雜，人員變動(dòng)速度比較快，這些情況直接導(dǎo)致信息采集和入檔工作困難，老年大學(xué)的學(xué)生并非同時(shí)入學(xué)，將根據(jù)學(xué)生的生理素質(zhì)、心理素質(zhì)和知識(shí)儲(chǔ)備展開(kāi)考核，確定每個(gè)人需要培訓(xùn)的課程。老年大學(xué)畢業(yè)的學(xué)生比較少，但專業(yè)的種類比較多，需要對(duì)不同專業(yè)學(xué)生的信息實(shí)行錄入和備案。受到專業(yè)課程多和人員構(gòu)成復(fù)雜等因素的影響，導(dǎo)致檔案管理信息更新速度較快。信息的不斷更新加大了信息處理的難度。

（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)占主流。在檔案管理過(guò)程中，傳統(tǒng)檔案管理被現(xiàn)代化管理方式替代。我國(guó)大部分老年大學(xué)開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，紙質(zhì)化管理仍占據(jù)主體。老年大學(xué)開(kāi)展檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的手段較大，但是大部分老年大學(xué)并沒(méi)有真正實(shí)行信息化管理，產(chǎn)生這一情況的原因主要有三個(gè)方面：1.管理人員沒(méi)有掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并且接受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的程度較低，習(xí)慣性采取紙質(zhì)檔案；2.老年學(xué)生缺少應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息的習(xí)慣與思維，大部分老年學(xué)生不能自主利用信息管理平臺(tái)查閱和上傳檔案信息；3.老年大學(xué)的經(jīng)費(fèi)有限，主要是地方政府撥付和社會(huì)捐助，致使老年大學(xué)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題突顯。

（三）缺少專業(yè)化的管理人員。高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員是保證檔案管理的重要保障?，F(xiàn)階段，在檔案管理的過(guò)程中，嚴(yán)重缺少專業(yè)化的管理人員。2015年調(diào)查A老年大學(xué)檔案管理人員中顯示，受訪110名管理人員中全日制本科人員為30人，專業(yè)人數(shù)41人，管理人員中有35%沒(méi)有接受過(guò)正規(guī)的管理培訓(xùn)。缺少專業(yè)化的管理人員是老年大學(xué)開(kāi)展檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，導(dǎo)致工作形式單一化、管理效率低等，問(wèn)題比較多。

二、老年大學(xué)實(shí)施檔案管理的策略

（一）更新管理觀念。在老年大學(xué)中，檔案管理占據(jù)著十分重要的地位，如果不進(jìn)行檔案管理，必然導(dǎo)致檔案雜亂無(wú)章，但是就目前來(lái)看，老年大學(xué)的檔案管理沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)，多數(shù)管理方法采用的是人工管理方式，很容易出現(xiàn)不同的管理方式。傳統(tǒng)的保管方式，在使用與管理中存在占用空間大和不易存儲(chǔ)等特點(diǎn)，在現(xiàn)代化技術(shù)快速發(fā)展中為各領(lǐng)域帶來(lái)新的機(jī)遇，同時(shí)為檔案管理帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇。數(shù)字化檔案管理主要是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和掃描技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的新型信息形態(tài)，將各種檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案信息，將數(shù)字化作為存儲(chǔ)信息的主要形式，從而形成完整的信息庫(kù)，按照網(wǎng)絡(luò)化形式進(jìn)行銜接，借助計(jì)算機(jī)管理，提供查詢和修改等服務(wù)。現(xiàn)階段，數(shù)字化檔案管理比較普遍，管理人員的管理觀念應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，為檔案管理工作的開(kāi)展提供強(qiáng)有力的保障。定期組織培訓(xùn)提升管理人員的管理理念，幫助管理人員了解更好的管理方法。除此之外，還可以使用考核法，檢測(cè)管理人員的管理理念更新效果，分析是否有效果，如果沒(méi)有效果，則需要改變提升工作人員管理理念的方法。工作人員要定期分析檔案管理方法，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等，學(xué)習(xí)最前沿的檔案分析管理方法，從而提高檔案管理方法的有效性。不同的管理方法適用環(huán)境不同，所以需要根據(jù)具體環(huán)境進(jìn)行改進(jìn)。

（二）引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備。為順利開(kāi)展檔案管理工作，同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，硬件設(shè)備尤為重要，其中主要包括計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化設(shè)備，可以保證通過(guò)現(xiàn)代化設(shè)備和手段存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案和文書(shū)等信息資料。除此之外，應(yīng)該將軟件系統(tǒng)作為重要載體，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)字平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息傳輸和數(shù)據(jù)處理。比如利用技術(shù)力量，建設(shè)適用的信息管理軟件，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)數(shù)字平臺(tái)，滿足信息歸類和信息存儲(chǔ)等多種功能，借助數(shù)字平臺(tái)實(shí)現(xiàn)交互，促使在短時(shí)間內(nèi)以信息化處理新的工作。由于引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備需要花費(fèi)大量的投資，所以學(xué)校要積極與外界企業(yè)合作，創(chuàng)辦校內(nèi)校外聯(lián)合項(xiàng)目，讓更多的企業(yè)了解校內(nèi)的項(xiàng)目，從而愿意主動(dòng)投資。老年大學(xué)需要引進(jìn)的項(xiàng)目很多，所以需要引入的設(shè)備也很多，校方可以根據(jù)老年大學(xué)的實(shí)際需求，選擇最實(shí)用的項(xiàng)目，根據(jù)這些項(xiàng)目引進(jìn)設(shè)備，進(jìn)而不斷增加新的設(shè)備。完善檔案管理內(nèi)部設(shè)備，防止設(shè)備出現(xiàn)紕漏，設(shè)定系統(tǒng)，如果出現(xiàn)紕漏，要及時(shí)修補(bǔ)。

（三）提高技術(shù)水平。數(shù)字化檔案管理應(yīng)該做到固定化，例如紙質(zhì)檔案，應(yīng)該利用掃描儀掃描照片，利用照相機(jī)拍攝照片，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。錄音和影像資料除永久保存外，還應(yīng)該備份存儲(chǔ)，電子文檔應(yīng)該保證草稿和修改稿統(tǒng)一管理歸檔。修改稿應(yīng)該保留改稿人的姓名與草稿字樣等修改的信息，保證整套歸檔的文件固定化，不可改變。另外，還應(yīng)該發(fā)揮縮微技術(shù)和現(xiàn)代科技的作用，確保真正達(dá)到數(shù)字化管理的目的。檔案內(nèi)容將涉及保密和安全等信息，需要為老年人提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，因此保證檔案資源數(shù)字化管理是建設(shè)信息化檔案的前提。故此，應(yīng)該制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩胧?，確保在傳輸信息的過(guò)程中不會(huì)泄露或者篡改信息。檔案管理保密工作主要包括下面幾個(gè)方面：1.確保存儲(chǔ)信息的安全性，檔案存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)該自帶具有備份功能的服務(wù)器，工作站和辦公網(wǎng)絡(luò)相銜接，并且還需要利用光盤庫(kù)刻錄備份；2.確保檔案信息平臺(tái)與系統(tǒng)安全運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)該采取物理隔斷或者防火墻等安全措施，配備加密產(chǎn)品和檢測(cè)系統(tǒng)，防止病毒入侵和受到黑客攻擊，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，確保應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)信息不會(huì)受到破壞；3.確保登錄者身份安全，制定權(quán)限管理及身份認(rèn)證，通過(guò)輸入動(dòng)態(tài)口令和身份認(rèn)證等形式，嚴(yán)格控制登錄者的身份，保證管理系統(tǒng)登錄的安全性。由于老年人面對(duì)先進(jìn)的技術(shù)接收比較慢，所以需要一點(diǎn)一點(diǎn)讓老年人接受，通過(guò)先教授教師，再讓教師教授學(xué)生，幫助學(xué)生吸收新的知識(shí)和技術(shù)。除了提高檔案管理的技術(shù)水平之外，還要提高管理制度，管理制度作為技術(shù)保障，防止服務(wù)出現(xiàn)失誤。目前的老年大學(xué)檔案管理人員行為得不到規(guī)范，所以很容易出現(xiàn)工作失誤，影響檔案的順利運(yùn)行。

（四）提高服務(wù)質(zhì)量。開(kāi)展檔案管理的主要目的是共享信息資源，為教學(xué)管理提供高質(zhì)量的服務(wù)，提高教學(xué)質(zhì)量，提升老年學(xué)生的滿意度，其中檔案管理是達(dá)到上述目標(biāo)的重要途徑。檔案管理的價(jià)值主要是借助檔案查詢實(shí)現(xiàn)，從某種意義上講，檔案查詢工作質(zhì)量將直接影響檔案管理工作。檔案管理者應(yīng)該提升服務(wù)態(tài)度，提升服務(wù)質(zhì)量。建立健全檢索工具，編制利用價(jià)值高的編研資料，借助計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案管理的工作，促使管理方法更加科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，強(qiáng)化檔案管理服務(wù)功能，從而為老年學(xué)生提供高質(zhì)量的服務(wù)。收集工作是開(kāi)展檔案管理的起點(diǎn)，相較各環(huán)節(jié)處在特殊地位。檔案收集與存儲(chǔ)是提供信息資源的前提，若沒(méi)有搜集整理檔案，便不能保證檔案資料的系統(tǒng)性和完整性，因此應(yīng)該定期收集各種數(shù)據(jù)資料，保證檔案資料的完整。定期整理收集的檔案材料，按照不同門類和不同載體進(jìn)行劃分，保證做到相互印證和相互補(bǔ)充，從不同角度出發(fā)，體現(xiàn)學(xué)校各時(shí)期歷史面貌。在檔案管理中，這項(xiàng)工作不可流于形式，整理無(wú)使用價(jià)值的檔案，也不能將價(jià)值高的資料放在普通檔案庫(kù)內(nèi)。為發(fā)揮檔案管理的作用，老年大學(xué)的管理者應(yīng)該培養(yǎng)教職工正確使用檔案的意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)到合理應(yīng)用檔案可以提升工作效率，為學(xué)校發(fā)展奠定基礎(chǔ)。如果不提高檔案服務(wù)質(zhì)量，那么必然會(huì)對(duì)老年大學(xué)發(fā)展產(chǎn)生極大的影響，工作人員需要明確檔案的服務(wù)方向，分析檔案接下來(lái)發(fā)展的目標(biāo)，分析服務(wù)職能，確定政治方向，明確檔案使用方案，積極開(kāi)發(fā)，通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索等方法保證服務(wù)質(zhì)量。對(duì)服務(wù)人員的工作水平進(jìn)行優(yōu)化，設(shè)定嚴(yán)格的工作紀(jì)律，同時(shí)設(shè)定賞罰措施，如果工作人員能夠按照正常的方法進(jìn)行工作，則可以實(shí)施獎(jiǎng)賞，如果工作人員不能按照正常的方法進(jìn)行工作，則要進(jìn)行一定的懲罰。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上得知，在信息化時(shí)代快速發(fā)展過(guò)程中，數(shù)字化的檔案管理優(yōu)勢(shì)逐漸突顯，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化成為主要趨勢(shì)。首先管理者應(yīng)該清醒認(rèn)識(shí)檔案管理的意義，基于管理觀念，提高管理人員綜合素養(yǎng)，提升服務(wù)質(zhì)量，確保老年大學(xué)的檔案管理工作順利進(jìn)行。