網(wǎng)絡(luò)時(shí)代完善事業(yè)單位檔案管理工作的策略

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)高度重視檔案管理工作模式的構(gòu)建。加大先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用，積極構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理向無(wú)紙化方向發(fā)展。因此，河南省醫(yī)療器械檢驗(yàn)所高度重視網(wǎng)絡(luò)時(shí)代數(shù)字化檔案工作，確保通過(guò)檔案創(chuàng)新管理方式，進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)療檔案管理工作，提升檔案工作管理水平，為日后檔案查找、記錄提供便利。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

（一）推動(dòng)檔案管理工作高效率開展?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+時(shí)代”，提升檔案管理工作質(zhì)量，可有效強(qiáng)化事業(yè)單位的內(nèi)部管理，積極推動(dòng)各項(xiàng)工作深入開展，加強(qiáng)各部門之間的工作協(xié)調(diào)，推進(jìn)事業(yè)單位健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，各項(xiàng)前沿技術(shù)迅猛發(fā)展，有效帶動(dòng)行業(yè)發(fā)展，積極加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)實(shí)踐，以期改善傳統(tǒng)檔案丟失、存儲(chǔ)方面的問(wèn)題。在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)支持下，事業(yè)單位通過(guò)安裝數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)，大大提升檔案整理、錄入、歸檔、查詢效率，優(yōu)化了紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間，提升檔案信息化管理水平，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線傳輸，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資源共享。河南省醫(yī)療器械檢驗(yàn)所在醫(yī)療器械采購(gòu)合同、租賃合同等檔案資料管理上，檔案管理成效顯著。

（二）促進(jìn)醫(yī)療器械檢驗(yàn)所發(fā)展水平。事業(yè)單位在數(shù)字化時(shí)代，通過(guò)完善檔案資料，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)員工的分析和評(píng)價(jià)，優(yōu)化調(diào)整人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案資源優(yōu)化配置，增進(jìn)各部門員工之間工作的協(xié)調(diào)性，調(diào)動(dòng)職工群眾工作的積極性，共同為事業(yè)單位發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（三）順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展形勢(shì)。信息化時(shí)代，現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展，推動(dòng)事業(yè)單位加快引進(jìn)新型檔案辦公軟件、硬件設(shè)備，逐漸打造一體化辦公模式，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下，實(shí)現(xiàn)檔案掃描、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等功能，有效推動(dòng)了事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀以及面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理工作現(xiàn)狀。1.信息化程度不高?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下，部分事業(yè)單位檔案管理工作模式相對(duì)落后，仍然繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，耗時(shí)耗力，在檔案存儲(chǔ)和管理上花費(fèi)大量的人力、物力資源，尤其在檔案管理工作量不斷增加的情況下，檔案管理工作整體效率不高。信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案模式的構(gòu)建對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式產(chǎn)生巨大的沖擊和影響，基于此，事業(yè)單位要想全面提升檔案管理水平，必須加快推進(jìn)信息化建設(shè)步伐。2.檔案管理體系不健全。就事業(yè)單位檔案管理工作中面臨的困境來(lái)看，部分事業(yè)單位未設(shè)立專門的檔案室，檔案管理人員通常身兼數(shù)職，極易引發(fā)人為失誤問(wèn)題，一定程度上增加了檔案管理工作難度，難以有效落實(shí)數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程。因此，建立健全事業(yè)單位檔案管理體系，是新時(shí)期事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路。3.忽視了檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位管理人員通常將工作重心放在日常的事務(wù)上，如財(cái)務(wù)管理方面，忽視了檔案管理工作，各部門在檔案管理工作中，缺乏協(xié)調(diào)性，整體呈現(xiàn)出專業(yè)化程度不高、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)緩慢的趨勢(shì)。

（二）挑戰(zhàn)。具有一定的保密性。檔案管理人員本身的工作屬性較為特殊，在實(shí)際工作場(chǎng)景中，需要不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的保密，避免檔案資料泄露；相關(guān)檔案管理人員必須將事業(yè)單位利益放在重要戰(zhàn)略位置上，以身作則、恪盡職守、嚴(yán)于律己，端正工作態(tài)度，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)。

（三）要求相關(guān)管理人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。事業(yè)單位檔案管理工作具有一定的特殊性，對(duì)相關(guān)檔案管理人員自身專業(yè)素養(yǎng)要求較高，數(shù)字化檔案建設(shè)實(shí)踐過(guò)程中，相關(guān)檔案管理人員必須提升對(duì)資料收集、資料整理、檢索等方面的能力，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性，更好發(fā)揮檔案價(jià)值。

（四）創(chuàng)新精神。網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理人員必須具備一定的創(chuàng)新精神，具備創(chuàng)新性思維，在檔案管理過(guò)程中，需要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、積極學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，增加自身的知識(shí)儲(chǔ)備和積累，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)軟件操作流程，提升自身硬件處理能力。

三、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的策略

新時(shí)代，數(shù)字化檔案快速發(fā)展，積極投入事業(yè)單位檔案管理工作中，提高了事業(yè)單位辦公自動(dòng)化水平，在互聯(lián)網(wǎng)支持下，為更好整合檔案資源，促進(jìn)事業(yè)單位優(yōu)化內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)，加快軟件、硬件設(shè)備更新?lián)Q代速度，實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化的轉(zhuǎn)換，以數(shù)字化的方式存儲(chǔ)在電腦中，便于相關(guān)人員隨時(shí)調(diào)用，省時(shí)省力，降低事業(yè)單位管理成本，促進(jìn)工作效率的提升。事業(yè)單位，通過(guò)引入數(shù)字化檔案處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，方便檔案歸檔和存儲(chǔ)，有效解決了供貨方醫(yī)療機(jī)械生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)證明復(fù)印件等檔案損壞、丟失的問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)進(jìn)口醫(yī)療器械設(shè)備中文說(shuō)明書等資料的保護(hù)，包括產(chǎn)品樣本、維修手冊(cè)等相關(guān)資料?；诖?，加快推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程迫在眉睫。

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)。網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，事業(yè)單位必須提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，加快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，管理人員要提高對(duì)數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識(shí)，定期組織開展數(shù)字化檔案工作培訓(xùn)，大力滲透數(shù)字化檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)管理水平，確保全面打造一支專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、信息化管理程度較高的檔案管理人才隊(duì)伍。同時(shí)，事業(yè)單位必須制定完善數(shù)字化檔案管理制度，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際情況，積極推廣和應(yīng)用信息技術(shù)，確保事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與檔案管理工作同步進(jìn)行。另外，在數(shù)字化管理系統(tǒng)支持下，相關(guān)檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理細(xì)節(jié)的把控，包括檔案整理、錄入、歸檔等環(huán)節(jié)，必須加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員操作行為的規(guī)范，避免出現(xiàn)檔案遺失、泄露等情況，加強(qiáng)醫(yī)療器械所構(gòu)建驗(yàn)收、使用、維修保養(yǎng)等資料的管理，以及對(duì)進(jìn)口醫(yī)療器械設(shè)備商品海關(guān)檢驗(yàn)證明文件復(fù)印件的保護(hù)，確保提升對(duì)大型醫(yī)療器械管理交接記錄的保管，提高醫(yī)療器械所檔案管理規(guī)范化水平。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)，避免不法分子竊取、刪除、篡改檔案信息。

（二）提升檔案信息管理水平?；诂F(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，為提升數(shù)字化檔案管理的安全性，事業(yè)單位可利用區(qū)塊鏈的去中心化技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息內(nèi)容的安全性保護(hù)，通過(guò)設(shè)定固定的登錄賬號(hào)和密碼，對(duì)系統(tǒng)登錄人員進(jìn)行認(rèn)證，規(guī)范檔案查詢?nèi)藛T的行為，更加明確劃分了檔案管理、使用權(quán)限，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理水平；同時(shí)，可以安裝防火墻技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的加密保護(hù)，避免遭受黑客攻擊，并且做好檔案文檔備份，提升檔案資源利用效果，避免數(shù)據(jù)丟失，確保在數(shù)字化檔案管理模式下，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的雙重保護(hù)，不斷提高事業(yè)單位檔案信息化管理水平。

（三）完善檔案數(shù)字化技術(shù)管理模式。數(shù)字化檔案在信息查閱過(guò)程中，可能出現(xiàn)撤、改原始檔案材料的現(xiàn)象，基于此，相關(guān)檔案管理人員必須在無(wú)紙化轉(zhuǎn)化過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)原始檔案材料的整理和歸納，做好檔案分類，編定檔案編碼，做好無(wú)紙化轉(zhuǎn)換前的準(zhǔn)備工作，確保為后續(xù)的系統(tǒng)錄入工作提供便利條件。就醫(yī)療器械所來(lái)說(shuō)，必須制定建檔說(shuō)明，安排專人保管，及時(shí)更新，在管理人員變動(dòng)過(guò)程中，要督促檔案管理人員做好移交手續(xù)，避免重要檔案資料丟失，全面強(qiáng)化檔案管理人員的管理意識(shí)，避免增加后續(xù)檔案管理難度。另外，事業(yè)單位要結(jié)合自身行業(yè)特點(diǎn)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的重要價(jià)值，充分將數(shù)字化建設(shè)的安全、高效等優(yōu)勢(shì)作用體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作中。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)搜索引擎，全面提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，方便記錄檔案信息的出庫(kù)、入庫(kù)等環(huán)節(jié)。

（四）加快推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)步伐。事業(yè)單位要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，順應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作模式，在檔案無(wú)紙化轉(zhuǎn)化過(guò)程中，檔案管理人員仍然要按照紙質(zhì)檔案的規(guī)范進(jìn)行錄入，避免遺漏信息。事業(yè)單位必須緊跟時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，依托互聯(lián)網(wǎng)加快檔案資源整合，不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，切實(shí)將數(shù)字化檔案管理制度落到實(shí)處，通過(guò)明確劃分相關(guān)人員的工作職能，具體將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人；同時(shí)，事業(yè)單位在檔案管理人員聘用上，要加強(qiáng)考核，確保應(yīng)聘人員具備檔案管理能力，通過(guò)考核選拔出專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、政治素養(yǎng)較高的現(xiàn)代化檔案技術(shù)應(yīng)用人才，從而提升事業(yè)單位數(shù)字化管理水平，簡(jiǎn)化檔案管理程序，優(yōu)化檔案管理環(huán)節(jié)，積極推動(dòng)事業(yè)單位在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的發(fā)展速度。另外，事業(yè)單位必須創(chuàng)新檔案管理方式，善于運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升對(duì)檔案信息的分析能力、數(shù)據(jù)處理能力，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)影像資料檔案的管理，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的備份管理，并精準(zhǔn)量化分析檔案資料，做好分類存儲(chǔ)，從而建立起綜合性較強(qiáng)的檔案信息資料庫(kù)。相關(guān)人員要加強(qiáng)對(duì)原始信息服務(wù)系統(tǒng)的專研和開發(fā)，不斷提升影像檔案資料管理水平，更新產(chǎn)品合格證明，保管好計(jì)量檢定證書以及與計(jì)量器械有關(guān)的證明文件，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作體系從根本上轉(zhuǎn)變。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，數(shù)字化檔案的推廣和實(shí)踐應(yīng)用，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，產(chǎn)生一定的沖擊和影響，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展下，事業(yè)單位在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新和改變，加快數(shù)字化硬件、軟件設(shè)備的引進(jìn)，在數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)支持下，有效實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)紙化轉(zhuǎn)換，將事業(yè)單位檔案管理工作推上新常態(tài)發(fā)展層面。