事業(yè)單位檔案信息資源共享問(wèn)題及措施

一、檔案資源管理的意義及價(jià)值

事業(yè)單位檔案信息資源的管理能夠有效地體現(xiàn)出工作的動(dòng)態(tài)與靜態(tài)結(jié)合，檔案的存在方式是以靜態(tài)資料存在的，檔案形成以后會(huì)被有效地保管，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的技術(shù)在不斷提高，與此同時(shí)，檔案信息資料會(huì)通過(guò)動(dòng)態(tài)的形式被需要的人使用分享，在查閱的過(guò)程中，可以有效查閱有價(jià)值的信息，這是檔案管理的重要意義。檔案信息的管理對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是十分重要的，是事業(yè)單位的豐富歷史資料，能夠有效地記錄工作的歷程，為不同部門(mén)工作的展開(kāi)提供重要的依據(jù)。除此之外，檔案信息資料能夠給社會(huì)大眾以及不同的單位團(tuán)體在開(kāi)展活動(dòng)的過(guò)程中提供相關(guān)資料的支持，因此，檔案在管理過(guò)程中的水平以及管理的方式、利用效率等相關(guān)因素，對(duì)于社會(huì)來(lái)說(shuō)是十分重要的。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)對(duì)于檔案信息的需求在不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求，要不斷創(chuàng)新管理的方式，從傳統(tǒng)的存儲(chǔ)轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化的開(kāi)發(fā)利用共享，對(duì)于社會(huì)來(lái)說(shuō)具有十分重要的影響。

二、檔案信息資源共享存在的問(wèn)題

（一）檔案資源信息共享方式落后。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化與我們的生活變得息息相關(guān)，事業(yè)單位在檔案管理方面應(yīng)該加強(qiáng)信息化的管理，不斷推動(dòng)檔案管理的發(fā)展，利用信息化的管理方式，有效促進(jìn)檔案資源的整合開(kāi)發(fā)與信息的共享。但是在當(dāng)前檔案信息資源管理的過(guò)程中，一些事業(yè)單位雖然引進(jìn)了數(shù)字化管理的方式，但是更多的事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，有的事業(yè)單位只是將檔案信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)信息化的處理，也沒(méi)有使用專(zhuān)門(mén)的檔案管理方面的軟件進(jìn)行系統(tǒng)性的管理與開(kāi)發(fā)，在信息化資源共享的過(guò)程中，軟硬件設(shè)施配備相對(duì)落后，無(wú)法及時(shí)更新，電子檔案查詢(xún)的效率以及利用率十分低下，這樣的現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙了檔案信息資源共享。

（二）缺乏綜合管理人員。檔案管理工作是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，在工作的過(guò)程中，要將大量的檔案資料進(jìn)行信息的整合分類(lèi)以及管理和保存。檔案信息資源共享的過(guò)程中，主要將計(jì)算機(jī)作為共享的載體，有效實(shí)現(xiàn)信息的錄入保存搜索以及分享。信息資源共享到工作中，需要檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，能夠掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代檔案管理方面的技術(shù)，這是工作的必備技能。但是當(dāng)前在事業(yè)單位從事檔案管理的個(gè)別工作人員并非專(zhuān)業(yè)出身，在工作的過(guò)程中缺乏專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，同時(shí)相關(guān)的事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，這導(dǎo)致在檔案資源管理的過(guò)程中，工作人員缺乏相關(guān)的知識(shí)，無(wú)法有效地提高工作的效率，事業(yè)單位檔案管理信息資源共享工作相當(dāng)困難。

（三）檔案管理開(kāi)發(fā)利用率較低。長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中屬于部門(mén)之間的分割狀態(tài)。在管理的過(guò)程中，員工的人事檔案，醫(yī)保檔案以及其他不同的檔案由不同的部門(mén)進(jìn)行保管，檔案信息資源屬于一種分離的狀態(tài)，這樣的管理方式加大了檔案信息資源整合與開(kāi)發(fā)的難度。在檔案管理工作方面，沒(méi)有權(quán)威的機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)檔案信息資源共享的建設(shè)，在資源共享中缺乏整體性的管理與規(guī)劃。除此之外，從另一層面來(lái)看，在檔案管理過(guò)程中，不能直接產(chǎn)生效益，所以很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作并沒(méi)有引起足夠的重視，這就導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作處于一種被動(dòng)的狀態(tài)。在當(dāng)前的檔案管理中，只涉及到收集保存轉(zhuǎn)移等相關(guān)的內(nèi)容，很少有事業(yè)單位注重檔案管理的開(kāi)發(fā)利用，在工作過(guò)程中相對(duì)死板，檔案信息沒(méi)有真正發(fā)揮出有效的作用，只是被收集儲(chǔ)存，工作形式流于表面化，檔案信息資源共享率十分低下，沒(méi)有起到真正的作用。

（四）檔案管理工作信息安全保障性差。事業(yè)單位的檔案管理工作信息量巨大，涵蓋著科學(xué)、教育、文化等不同的方面，檔案文獻(xiàn)中涉及的機(jī)密信息相對(duì)較多，在檔案管理的過(guò)程中，如果檔案信息資源被泄露，將會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的不良影響，造成的損失是無(wú)法彌補(bǔ)的。事業(yè)單位在檔案管理工作的過(guò)程中，相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)薄弱，很多事業(yè)單位數(shù)字化掃描設(shè)施相對(duì)落后，設(shè)施配備不夠齊全，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存的過(guò)程中容易丟失損壞或者被違法篡改，一旦被人利用將會(huì)產(chǎn)生不良的后果。在當(dāng)前的工作過(guò)程中，很多事業(yè)單位并沒(méi)有對(duì)信息資源進(jìn)行安全保密工作的處理，在檔案信息的審批環(huán)節(jié)中門(mén)檻較低監(jiān)管不嚴(yán)，沒(méi)有公開(kāi)對(duì)檔案信息資料進(jìn)行嚴(yán)格審查，這樣的管理方式嚴(yán)重加大了檔案保密信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息獲取渠道十分廣泛，很多信息容易被人竊取盜用，從而帶來(lái)很大的安全隱患。面對(duì)這樣的背景，檔案信息共享的安全性必須要提高，完善該方面的保障措施。事業(yè)單位在對(duì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，工作過(guò)程符合程序，只有確保檔案信息資料在安全的前提下，才能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行公開(kāi)利用，在工作過(guò)程中，必須要保證檔案文件資料的安全，進(jìn)而進(jìn)行有效的共享與管理。

三、事業(yè)單位檔案信息資源共享的措施

（一）提高檔案管理工作人員的工作能力。事業(yè)單位在檔案信息資源管理的過(guò)程中，必須要針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題，提高檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)。加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，不斷提高工作人員的檔案信息管理素養(yǎng)。在今后的工作過(guò)程中，工作重點(diǎn)應(yīng)該放在人力資源等方面，加強(qiáng)檔案信息資源共享建設(shè)。在招聘人員的過(guò)程中，注重應(yīng)聘人員的計(jì)算機(jī)能力，增強(qiáng)檔案管理的專(zhuān)業(yè)性。在工資福利評(píng)定等方面給相關(guān)檔案工作管理人員一定的保障，通過(guò)這樣的方式不斷激發(fā)工作人員的積極性，增強(qiáng)工作的創(chuàng)造性。對(duì)當(dāng)前檔案管理工作崗位的管理人員，定期組織專(zhuān)業(yè)的檔案管理方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)不同部門(mén)之間的溝通與交流。通過(guò)交流有效討論檔案管理方面的工作，互相交換工作經(jīng)驗(yàn)。在檔案管理工作過(guò)程中，堅(jiān)持以人為本，注重相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高工作人員對(duì)信息的處理能力，只有這樣，才能不斷提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

（二）確保檔案信息資源共享的安全。在事業(yè)單位中，部分檔案信息具有激勵(lì)性的特點(diǎn)，在管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)不斷提高信息資源共享的安全性。隨著時(shí)代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息傳播已經(jīng)成為生活中的一部分，面對(duì)這樣的時(shí)代背景，檔案信息管理應(yīng)當(dāng)提高警惕，避免被不法分子利用。在信息資源共享的過(guò)程中，必須要在維護(hù)國(guó)家和人民的利益、保證安全的前提下才能進(jìn)行。在管理的過(guò)程中，加大硬件設(shè)備的管理，做好檔案室以及相關(guān)的存儲(chǔ)設(shè)備的安全防護(hù)工作，確保檔案室管理的各方面符合安全管理的標(biāo)準(zhǔn)，明確相關(guān)管理工作人員的工作職責(zé)，在管理過(guò)程中，嚴(yán)禁損壞涂改相關(guān)的檔案。建立健全制度管理，在事業(yè)單位內(nèi)部建立安全保密工作責(zé)任機(jī)制，在工作的過(guò)程中，必須簽訂安全保密協(xié)議，對(duì)于接受的檔案從根源審查安全性，對(duì)保存的信息鑒別性質(zhì)，分辨保密信息與共享信息，從而進(jìn)行有效的管理。明確檔案信息的開(kāi)放范圍以及程度，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行安全審查，對(duì)于具有保密性質(zhì)的檔案信息，采用先進(jìn)的加密技術(shù)，對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行有效備份，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督與管理。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須要建立現(xiàn)代化的管理制度，有效實(shí)現(xiàn)信息資源之間的共享。單位要根據(jù)自身的發(fā)展情況，明確需求，引進(jìn)相關(guān)的軟硬件設(shè)備，利用掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)，有效對(duì)不同類(lèi)別的檔案進(jìn)行數(shù)字化的保存。創(chuàng)新檔案管理的方式，與相關(guān)的事業(yè)單位建立內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)，能夠有效地實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)、不同地區(qū)之間的信息資源共享。同時(shí)，在工作的過(guò)程中，也要增加平臺(tái)的信息檢索功能，能夠在線進(jìn)行互動(dòng)式服務(wù)，滿(mǎn)足有需要的人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取相關(guān)信息。同時(shí)，可以讓檔案資料有效利用，更好地為人民群眾服務(wù)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值。

（四）加強(qiáng)檔案信息資料的統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案信息資源的共享是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工程，同時(shí)系統(tǒng)性相對(duì)較高，任務(wù)量巨大。在工作的過(guò)程中，從資源的整合一直到平臺(tái)的建設(shè)需要加強(qiáng)規(guī)劃與管理，明確詳細(xì)的規(guī)劃資料，與專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行有效結(jié)合，建立企事業(yè)單位管理體制，將檔案信息資源的共享作為工作的目標(biāo)，加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作。與此同時(shí)，單位內(nèi)部與其他不同的部門(mén)，應(yīng)該加強(qiáng)配合，互相參考經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)信息間整合系統(tǒng)性的規(guī)劃工作。

總而言之，事業(yè)單位屬于公共服務(wù)與管理部門(mén)。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的管理理念，不斷創(chuàng)新管理思想與管理的方式，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，加強(qiáng)管理過(guò)程中的信息化特征，建立現(xiàn)代化的管理方式與手段，將工作的重點(diǎn)放在信息資源的開(kāi)發(fā)與利用方面，通過(guò)這樣的方式，不斷提高工作效率，為工作注入時(shí)代性，有利于更好地為人民群眾服務(wù)，為有需要的人提供更好的資源服務(wù)。