淺析數(shù)字時代科研單位檔案信息化建設(shè)

檔案管理信息化是指改變傳統(tǒng)檔案實體作為中心的管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息為載體的社會服務(wù)。在信息化發(fā)展的今天，信息化的檔案管理模式也已經(jīng)成為檔案管理的主流，信息化的管理手段不僅能使檔案管理效率得到極大的提升，也讓檔案利用及服務(wù)更加精準。檔案作為一種重要的知識資源，對科研院所意義重大，信息技術(shù)的運用已經(jīng)成為當前發(fā)展的必要手段。因此，更應(yīng)充分認識數(shù)字檔案的重要價值，切實加快檔案信息化建設(shè)進程。

一、科研單位檔案信息化建設(shè)的重要性

科研單位的檔案管理要緊跟時代潮流，適應(yīng)國家發(fā)展的需要，推動檔案信息化建設(shè)不斷前進，其主要體現(xiàn)為三個方面：

（一）適應(yīng)信息化發(fā)展需要，提高檔案工作管理效率。信息化的管理手段使檔案管理過程變得更加簡單方便快捷，通過加強檔案信息服務(wù)平臺建設(shè)，會促進整個檔案工作進一步提升，科研單位檔案資源內(nèi)容豐富，是科研單位的寶藏，存檔之后的科研檔案會被多次重復使用；同時，檔案本身也需要不斷進行日常維護，檔案會出現(xiàn)存檔變動。因此，在檔案管理中融入信息化管理的手段是檔案發(fā)展的必然趨勢。從檔案管理工作本身來講，進行檔案的信息化管理能改變傳統(tǒng)的工作模式，使檔案人員從繁瑣的日常事務(wù)中解放出來，提高工作效率。

（二）提升從業(yè)人員素質(zhì)，提高檔案管理質(zhì)量。檔案事業(yè)不斷發(fā)展前進，對檔案管理各個流程的工作及檔案管理者的從業(yè)水平也提出了新要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式遠遠不能滿足信息化時代的需求?？蒲袉挝粰n案涉及許多涉密內(nèi)容，科技含量高，由此對檔案人員的綜合素質(zhì)及管理水平提出了更高的要求。檔案信息化管理能在檔案存儲、整理、傳遞以及利用過程中留下電子記錄，保障數(shù)字檔案資源的安全保存和有效利用，這樣能大大減少檔案管理過程中對檔案原件的損耗、降低檔案信息非法利用等風險，使科研單位檔案管理的質(zhì)量及效率大大提升。

（三）創(chuàng)新檔案利用方式，實現(xiàn)檔案信息長期存儲。傳統(tǒng)的檔案管理，檔案大多采取紙質(zhì)保存形式，盡管紙質(zhì)版的檔案形式有著還原歷史、來源清晰，動向可循等諸多優(yōu)點，但隨著信息化時代的來臨，其查閱困難、費時費力、效率低下、保存不便等缺點顯而易見。比如，紙質(zhì)檔案容易受到自然環(huán)境的影響，如果保存溫度濕度達不到要求，就會導致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)腐爛、霉變、蟲蛀等現(xiàn)象，使檔案資料受到損失?？蒲袉挝坏臋n案資源是其發(fā)展過程中重要的知識積累，一旦破壞，會造成無法逆轉(zhuǎn)的損失。信息化檔案管理服務(wù)平臺中，檔案通過電子數(shù)據(jù)信息的方式進行存儲及提供利用，不僅解決了上述的問題，使檔案信息的利用效率提高，也進一步創(chuàng)新了檔案的利用方式及服務(wù)方式，減少因復制、翻閱等行為對檔案原件的損害，從而實現(xiàn)檔案信息的長久保存。

二、科研單位檔案信息化存在的問題

（一）檔案信息化建設(shè)力度不夠。目前，檔案管理部門在許多科研單位中長期處于一個較為邊緣化的服務(wù)部門，檔案工作本身作為業(yè)務(wù)工作的后端工作，檔案信息化建設(shè)模塊未得到充分重視。盡管單位每年會投入一定的資源進行檔案信息化建設(shè)，但更多的是提出檔案信息化的工作要求，沒有針對檔案信息化工作如何與整個單位的組織機構(gòu)職能、人力績效掛鉤，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化欠比較具體深入的研究和思考。

（二）檔案信息化管理人才缺失。相對于傳統(tǒng)手工的檔案管理，信息化背景下亟待轉(zhuǎn)型升級的檔案管理對管理人員從業(yè)經(jīng)驗、能力等各方面要求大大提升。但目前，在檔案的實際工作中，信息化檔案管理團隊人員的整體素質(zhì)有待進一步提升。檔案信息化管理不僅需要有檔案學專業(yè)知識背景的檔案管理人員，還要求檔案管理與時俱進，不斷了解信息化時代檔案管理的需求，拓展眼界和思維；另外，檔案信息化管理的內(nèi)容相對于傳統(tǒng)檔案管理，范圍大大拓展，要求大大提高，涉及檔案信息系統(tǒng)管理、檔案存儲、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案智能化利用等多個模塊的業(yè)務(wù)工作，因此，信息化背景下不僅需要掌握檔案專業(yè)知識的管理人員，更需要計算機、情報管理、知識管理等教育背景的復合型人才，只有這樣，才能實現(xiàn)檔案信息化各個工作模塊的精細化管理，推進檔案信息化管理工作向?qū)I(yè)化的方向快速發(fā)展。

（三）檔案信息化基礎(chǔ)配套設(shè)施亟待完善。檔案信息化管理將信息化手段與檔案管理工作相結(jié)合，一方面提高了檔案管理水平，但同時也要求相關(guān)軟硬件配套設(shè)施齊全。如筆者單位在檔案信息存儲方面，需進行檔案信息存儲的體系建設(shè)；檔案長期保存方面，需圍繞檔案信息安全存儲問題建設(shè)檔案安全存儲的長效機制，進行檔案信息安全的相關(guān)設(shè)施建設(shè)；同時，科研院所檔案大部分是涉密檔案，在應(yīng)用信息載體對這些檔案信息進行存儲時，也要考慮做好相應(yīng)的保密防護措施，以保障數(shù)字檔案資源的安全保存和有效利用。

三、科研單位開展檔案信息化建設(shè)的策略

科研單位要使檔案信息化建設(shè)取得進展，應(yīng)在充分利用當前信息化手段做好基礎(chǔ)檔案工作的基礎(chǔ)上，進一步提高政治站位，以高度的政治自覺、法治自覺和事業(yè)自覺，將現(xiàn)有檔案管理工作與信息化建設(shè)有機結(jié)合起來，把檔案信息化建設(shè)工作作為單位長足發(fā)展的一項重要而緊迫的任務(wù)來抓好抓實。筆者根據(jù)自己所在水利水電勘測設(shè)計研究院現(xiàn)狀及多年從事檔案工作的經(jīng)驗，從以下三個方面提出建設(shè)策略：

（一）高度重視，做好檔案信息化建設(shè)頂層規(guī)劃。水利工程檔案如實反映了水利工程建設(shè)管理的全過程，是水利工程建設(shè)每個階段中各項計劃、決策的重要憑證和依據(jù)。由此更應(yīng)當?shù)靡灾匾?，將檔案信息化建設(shè)融入科研院所整個信息化建設(shè)的過程中，讓檔案更好地服務(wù)于科研單位生產(chǎn)科研管理的全過程，使檔案管理適應(yīng)數(shù)字時代背景下科研院所的工作需要。進一步加強對檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計和規(guī)劃，將檔案信息化建設(shè)工作作為科研院所同步發(fā)展的一項重要戰(zhàn)略任務(wù)。應(yīng)在充分認識現(xiàn)代化背景下科研院所檔案管理面臨新形勢的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)有的工作實際，對檔案信息化建設(shè)的路徑進行詳細部署，明確每一步工作任務(wù)及工作重點，并將檔案信息化建設(shè)納入考核，使得檔案信息化建設(shè)工作在管理上得到更廣泛的資源支持。

（二）加強培訓，積極推進檔案信息化人力資源建設(shè)。科研院所應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)工作的需要，及時配備檔案管理人員及信息化管理人員，要針對檔案信息化建設(shè)各個業(yè)務(wù)模塊的工作，針對性引進和配備其他相關(guān)專業(yè)的人才，使整個檔案信息化管理工作的任務(wù)分工更加精細化；同時，對上崗人員進行全方位培訓，培訓不僅包括檔案理論知識，也要有信息化方面的操作技術(shù)，通過理論及實踐結(jié)合的方式，全面提高檔案信息化管理人員的業(yè)務(wù)水平。

（三）真抓實干，全面推進檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化建設(shè)工作不是一蹴而就的，要想檔案信息化建設(shè)工作順利推進，必須要打好基礎(chǔ)，做好檔案信息化建設(shè)的相關(guān)配套設(shè)施建設(shè)。首先，科研院所應(yīng)明確檔案信息化工作所處的階段，做好信息化建設(shè)方案的構(gòu)想及頂層策劃，明確所需的人力、物力資源。其次，重視檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，實質(zhì)上是將豐富的檔案資源通過信息化的方式進行管理，從而搭建一個檔案資源庫。因此，在信息化平臺構(gòu)建的過程中要加強檔案的收集、整理、存儲等基礎(chǔ)工作，為科研院所信息化檔案管理系統(tǒng)提供更優(yōu)質(zhì)豐富的資源基礎(chǔ)；還需要將原有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理和匯總，不僅可以達到有效保護歷史檔案的作用，同時保障了信息化檔案系統(tǒng)資源的全面性及完整性，提升檔案管理及利用效率；此外，還要提供檔案信息化配套的軟件、硬件支持。在確保實現(xiàn)檔案資源全方位整合和有效利用的基礎(chǔ)上，還要嚴格遵守科研院所內(nèi)部保密要求及檔案行業(yè)的標準及法律法規(guī)，采取多種現(xiàn)代化手段，實現(xiàn)檔案信息的長期安全存儲。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工作，要使檔案信息化建設(shè)工作得以有力推進，科研院所必須在制訂完善的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃的同時，充分引進人才，進行檔案信息化人員的專業(yè)培訓，加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷優(yōu)化與改進檔案管理模式，全面提升檔案管理水平，使檔案管理工作為整個單位的長足發(fā)展提供有力的支持。