電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施

李松羽

長春北湖科技開發(fā)區(qū)管委會 吉林長春 130000

隨著電子信息技術(shù)的不斷推廣，顛覆了以傳統(tǒng)文件為載體的檔案管理工作，電子信息檔案成為檔案管理的新技術(shù)手段。這種檔案管理技術(shù)逐漸在事業(yè)單位得到了使用，這樣的管理方式使檔案管理更加方便快捷，而且也改變了傳統(tǒng)檔案管理中的缺陷。但是，我們也要認(rèn)識到計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用同樣存在很多風(fēng)險(xiǎn)，我們需要在應(yīng)用其優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)盡最大的可能降低其風(fēng)險(xiǎn)。

1 電子信息檔案概述

電子信息檔案，是由電子計(jì)算機(jī)處理的數(shù)字檔案，屬于虛擬檔案，是用以區(qū)別一些客觀存在的檔案實(shí)體，將實(shí)體檔案的真實(shí)信息以特殊形式輸入到電腦中，表現(xiàn)出文字、圖像、數(shù)字、圖表、符號等信息。電子信息檔案其實(shí)相當(dāng)于實(shí)體檔案的另一種保存形式?，F(xiàn)在來講，也有單位和個(gè)人直接使用電子信息檔案的方式保存信息，不再使用文本檔案。電子信息檔案采取的介質(zhì)包括磁盤、磁帶、光盤等，一般都是用磁帶和光盤。

2 電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)

不可否認(rèn)，電子信息檔案的出現(xiàn)給予事業(yè)單位在工作過程中極大的便利與效率提升，然而在互聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境背景下，仍然存在諸多的泄密風(fēng)險(xiǎn)。而如何有效避免電子化檔案的信息泄露，是當(dāng)前事業(yè)單位利用電子信息檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?；ヂ?lián)網(wǎng)給予檔案在交互、儲存的過程之中，被篡改、泄露的可能性，因此存在諸多的不便。通常情況下，造成信息泄露的渠道包括，首先在計(jì)算機(jī)USB的端口進(jìn)行復(fù)制，如可移動硬盤、U盤等。其次，通過互聯(lián)網(wǎng)渠道展開復(fù)制。最后，利用木馬病毒和電子病毒展開偷盜。對事業(yè)單位而言，檔案是非常重要的信息資源，所以必須強(qiáng)化電子檔案的保護(hù)工作。

就目前我國的實(shí)際情況來看，信息化時(shí)代驅(qū)動包括事業(yè)單位在內(nèi)的各個(gè)單位，電子化檔案是發(fā)展的必然走向。盡管電子信息化檔案存在諸多的優(yōu)勢，但其使用過程中仍然不可避免地存在一定的問題，例如相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案，其偷盜的風(fēng)險(xiǎn)更大，因此在事業(yè)單位使用信息電子化檔案的過程之中，不僅要高度開發(fā)利用其優(yōu)勢之處，更要保證信息的安全性，做到積極主動地制定良好、完善的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避方法措施，使得信息資源更加安全[1]。

3 電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)控制策略

3.1 及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)

為了保證事業(yè)單位電子信息檔案的安全性，應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)的消除風(fēng)險(xiǎn)，尤其是在計(jì)算機(jī)處于檢修狀態(tài)之時(shí)，最容易引發(fā)安全問題，如果數(shù)據(jù)無法有效切實(shí)的轉(zhuǎn)移，將引發(fā)無法避免的效果。事業(yè)單位不能被動處理這一現(xiàn)象，而是要積極主動地采取對策。針對目前高度資源共享和網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的情況來看，互聯(lián)網(wǎng)的復(fù)雜性日趨突出，而事業(yè)單位作為國家重要的職能部門之一，應(yīng)當(dāng)做到切實(shí)解決可能存在的電子信息風(fēng)險(xiǎn)。例如，當(dāng)數(shù)據(jù)承載在互聯(lián)網(wǎng)平臺之上的時(shí)候，可以將電子數(shù)據(jù)加載在服務(wù)上，能夠有效解決包括木馬病毒、黑客攻擊等問題。此外，事業(yè)單位還需要切實(shí)對自己的計(jì)算機(jī)風(fēng)險(xiǎn)管控工作做出總結(jié)和分析探討，如果出現(xiàn)過以外事故則需要總結(jié)和分析，將妥善處理的地方加以總結(jié)，而針對不足之處則需要進(jìn)一步的調(diào)整和完善，更好保存事業(yè)單位的各項(xiàng)信息，更好為廣大人民群眾所服務(wù)。

3.2 提高檔案管理者的素質(zhì)

計(jì)算機(jī)最終還是通過操作人員的操控進(jìn)行工作，所以作為事業(yè)單位的電子信息檔案管理者，是否了解計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的工作原理，是否具有正確管理操作的意識，是否具有一定的檔案安全意識，均是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)否能夠安全有效地為電子信息檔案管理服務(wù)的決定性因素。前期需要對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，培訓(xùn)合格方可上崗工作，進(jìn)入工作后也要定期進(jìn)行培訓(xùn)，保證事業(yè)單位的檔案管理人員能夠及時(shí)了解前沿的檔案管理技術(shù)，保證其能夠跟上網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步速度，確保使用能應(yīng)對電子信息檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題。

3.3 應(yīng)用新技術(shù)，確保電子檔案儲存安全

運(yùn)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)的技術(shù)更新，運(yùn)用最新的加密機(jī)制進(jìn)行管理工作，并針對計(jì)算機(jī)病毒木馬的攻擊進(jìn)行有效防護(hù)，也要對電子檔案進(jìn)行有效保護(hù)，同時(shí)建立相應(yīng)的防護(hù)機(jī)制，定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒掃描，以及設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警，保證計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)安全；另外，為了確保數(shù)據(jù)安全，檔案管理人員首先明確檔案信息的安全性，并對計(jì)算機(jī)進(jìn)行防火墻設(shè)置，避免黑客進(jìn)行信息盜用，并對保密性以及保護(hù)等級都較高的檔案信息運(yùn)用不同的儲存方式進(jìn)行多個(gè)備份，避免出現(xiàn)信息丟失后無法挽回的情況[2]。

3.4 進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)

應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防與保護(hù)，也是降低電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的措施之一。尤其是安全防護(hù)，可以有效避免信息數(shù)據(jù)受外界因素的干擾和破壞，保證信息數(shù)據(jù)的安全性。因此在工作中，對于電子信息檔案管理出現(xiàn)的問題要及時(shí)改正，對于管理人員要嚴(yán)格選擇，并給予專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，保證對電子信息工作有熟練的經(jīng)驗(yàn)和正確的認(rèn)識。

3.5 制定相應(yīng)的規(guī)章制度

通過完善相關(guān)制度建設(shè)，能夠提升管理的時(shí)效性，并且使員工參與到當(dāng)前的管理建設(shè)中來，能夠?yàn)槠浒l(fā)展提供更多的可能性，對于企業(yè)而言，加強(qiáng)相關(guān)制度的建設(shè)，能夠節(jié)省運(yùn)營成本，并且就檔案管理而言，能夠使其更加規(guī)范化運(yùn)營，對于電子化的電子檔案儲存，能夠有一定的指導(dǎo)和借鑒意義，通過頂層設(shè)計(jì)能夠明確責(zé)任分工，對于相關(guān)后續(xù)工作的開展來說，能夠提供更好的發(fā)展方向和發(fā)展思路。

4 結(jié)語

事業(yè)單位負(fù)責(zé)人在進(jìn)行電子信息檔案的應(yīng)用時(shí)，要有正確的風(fēng)險(xiǎn)意識，風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，具有不確定性和危險(xiǎn)性，因此要提高對風(fēng)險(xiǎn)的警覺性，將風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和電子信息檔案保護(hù)工作當(dāng)做電子信息檔案管理的重中之重，積極完善電子信息檔案管理體系，引進(jìn)最新的電子信息檔案技術(shù)，及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)，這樣來提高電子信息檔案管理水平，做到有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失。