信息化背景下高校辦公室工作效能提升的思考

《中國教育現(xiàn)代化2035》提出，加快信息化時代教育變革。建設智能化校園，統(tǒng)籌建設一體化智能化教學、管理與服務平臺。高校辦公室作為行政綜合事務協(xié)調(diào)部門，在高校日常管理中發(fā)揮著綜合協(xié)調(diào)、參謀服務、督察督辦的重要職能，為新時期服務發(fā)展、服務決策、服務落實起到了良好的推動作用，對推進大學治理現(xiàn)代化有著至關重要的意義。辦公室信息化作為高校信息化建設的重要組成部分，為高校教學、科研、人才培養(yǎng)等工作提供了良好的信息基礎保障，在一定程度上反映了學校綜合管理服務水平的高低。加強辦公室信息化建設，可以有效提高辦公室工作效率，提升高校行政管理的規(guī)范化、科學化；為高校決策提供客觀、真實的依據(jù)，推動和實現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展。

一、高校辦公室信息化建設的重要意義

（一）辦公室信息化建設是高等教育改革發(fā)展的必然趨勢。隨著高等教育改革的不斷推進，高等教育在辦學方向上呈現(xiàn)出大眾化趨勢，借助于信息技術手段，在辦學手段上凸顯出信息化的特點。部分高校在“十三五”規(guī)劃中都單列信息化專項建設規(guī)劃并提出服務學生成長成才，建設智慧課堂、智慧實驗室、智慧校園，組建專門機構，推進高等醫(yī)學教育的網(wǎng)絡化、數(shù)字化、智能化與個性化，助推高等教育發(fā)展和質量提升。近年來，高校在多媒體教學、智慧校園、網(wǎng)絡大學等理念上不斷改革創(chuàng)新，無論是課程教學還是日常的辦公活動，都要借助于信息化。同時，利用現(xiàn)代技術加快推動人才培養(yǎng)模式改革，也是高等教育內(nèi)涵發(fā)展與個性化培養(yǎng)的一大趨勢。辦公室信息化作為高校信息化建設的排頭兵，只有通過改革傳統(tǒng)工作思路、創(chuàng)新工作方法，充分發(fā)揮網(wǎng)絡辦公、信息化及大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，才能為新時代高?！半p一流”發(fā)展提供強大的智力支撐，進而加快學校信息化建設的步伐。

（二）辦公室信息化建設是新時期辦公室管理服務的迫切需要。高校辦公室負責組織和協(xié)調(diào)全校的日常行政事務，工作內(nèi)容多而雜，主要涉及公文管理、文秘輔助、綜合行政、信訪接待、校務公開、檔案管理和領導交辦的其他工作，各相關職能部分根據(jù)職責對其管轄范圍內(nèi)的事務進行日常管理。在當前信息化時代，高校辦公室的管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)。信息化可以有效避免人工管理的錯誤，大幅度提升辦公效率，同時也能為學校決策頂層設計和指導工作提供重要依據(jù)與參考資料。在信息化管理中不斷激發(fā)辦公室人員的創(chuàng)新性和工作積極性，提高學校行政工作效率，應成為辦公室人員亟待思考的問題。

（三）辦公室信息化建設是積極響應新時期為基層減負的要求。2019年，中共中央印發(fā)《關于解決形式主義突出問題為基層減負的通知》，提出堅持嚴管和厚愛結合，對解決形式主義突出問題為基層減負作出進一步部署。高校辦公室作為服務師生、服務領導、服務基層的重要橋梁，服務工作最直接、服務對象最廣泛、服務內(nèi)容最深入，如何運用信息化技術做好新時期辦公室“三服務”工作，切實做到為基層減負、精簡流程，不斷提升廣大師生的滿意度，才能樹立良好的窗口形象，營造“三全育人”的良好氛圍。

二、當前高校辦公室信息化建設的實踐

現(xiàn)代管理離不開信息技術的應用，辦公室作為高校綜合協(xié)調(diào)服務的職能部門，信息技術在高校辦公室日常服務、學生管理、科研教學等方面發(fā)揮了重要作用，從目前來看，信息化的應用主要有以下幾個方面：

（一）基于上級部門開發(fā)的各專項信息化系統(tǒng)。在教學管理中，有教學狀態(tài)數(shù)據(jù)庫；在科研工作方面，有各級各類科研項目的申請、審批等專項系統(tǒng)；在資產(chǎn)管理工作中，有上級的政府招標、采購系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)；在人事工作中，有地方省市人社廳（局）的人事及職稱管理系統(tǒng)；在辦公室文件簽收方面，有上級政府及教育管理部門的文件交換系統(tǒng)。

（二）高校內(nèi)部使用及研發(fā)的專項系統(tǒng)。一是辦公自動化（OA）。通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)校內(nèi)文件的制定、轉發(fā)、簽收、流轉等功能。在整個過程中，可以查閱文件的流程，確保安全及時送達，有效提高工作效率。二是相關職能部門的專項管理系統(tǒng)。如教學管理系統(tǒng)包含了課程管理、成績登統(tǒng)、教學任務設置等；學生管理系統(tǒng)包含了在學生日常管理、迎新工作、畢業(yè)生管理、就業(yè)管理等方面的實際應用。三是各類綜合事務的申請及管理。包括高校會議室預約、印章管理、法律顧問等公共行政事務的申請。

三、高校辦公室信息化建設中存在的問題

（一）辦公室人員對信息化建設的認識不足，缺乏信息化管理思維。在現(xiàn)行的綜合管理中，部分辦公室人員拘泥于傳統(tǒng)的思維方式和工作模式，對信息化建設的認識不足，認為信息化建設僅僅是學校層面的工作，信息化就是用電腦操作完成工作任務，不愿意接受信息化帶來的改變，不能積極主動地將信息化技術與辦公室管理服務相結合；部分高校辦公室在管理上仍然沿襲著傳統(tǒng)的工作流程，多數(shù)事項采用紙質版流程簽字審批，為師生帶來諸多不便；辦公室管理人員僅僅滿足于完成日常事務性工作，工作中缺乏創(chuàng)新思維，在一定程度上減緩了辦公室信息化建設的步伐。

（二）辦公室信息化平臺建設緩慢，信息化水平及共享效率低。近年來，隨著高校辦學條件的不斷改善，辦公室信息化基礎硬件基本達標，在信息化建設平臺上也在逐步投入，但在投入過程中存在著建設緩慢或部分平臺建設落后等問題。各辦公室因其職能不同，科研、教學管理、學生管理、財務管理等專項系統(tǒng)互相獨立且流程雜亂，在數(shù)據(jù)上存在不兼容的情況，各部門之間無法進行有效的數(shù)據(jù)信息溝通，使得辦公室工作量加大，各類信息重復統(tǒng)計，浪費了大量的人力、物力及時間成本。此外，因部分高校的校院二級管理體系尚未真正形成，內(nèi)部治理不夠完善，導致各職能部門和二級學院的信息資源分散，尚未整合成統(tǒng)一的信息資源整體。

（三）信息化建設相關制度不健全，在實施細則上還不完善。高校改革建設如火如荼開展，作為頂層設計的信息化建設專項規(guī)劃，為高校在一段時期內(nèi)信息化建設指明了發(fā)展方向。但因在實施中缺乏相應的實施細則，導致學校的規(guī)劃在一定時期被“束之高閣”，辦公室信息化建設未能跟上學校的步伐，信息化發(fā)展滯后，未能真正發(fā)揮應有的作用。此外，現(xiàn)行的信息化建設未針對信息泄露、信息儲存等制定相關的規(guī)章制度，在信息的安全管理方面存在一定的漏洞。一旦發(fā)生信息丟失及重要信息的泄露，將會給高校的社會形象及經(jīng)濟效益帶來一定程度的不利影響。

四、新時期提升高校辦公室工作效能的措施

（一）創(chuàng)新管理理念，提升辦公室人員對信息化建設的認識和重視度。隨著高?！半p一流”建設的逐步推進，高校辦公室工作將為“雙一流”建設提供強有力的管理服務支撐。辦公室各項工作的開展與學校的辦學密不可分、相互促進。在工作中，切實樹立“立德育人”的管理理念，運用現(xiàn)代信息技術解決師生的“小麻煩”“小問題”，提高師生對學校工作的滿意度。不斷提升辦公室人員對信息化的認識，加強信息化專題知識培訓，定期組織參加各類業(yè)務培訓；掌握信息系統(tǒng)及對各類數(shù)據(jù)的處理能力，將信息化的管理理念和管理手段融入實際工作中，切實推進網(wǎng)絡辦公，提高高校辦公效率。在常規(guī)工作中，鼓勵辦公室人員對日常管理工作提出建設性意見，探索各類信息化平臺辦公方式，全力推進高校高效運轉的綜合治理體系，提升系統(tǒng)運轉效能。

（二）以信息化建設為抓手，建立高效的辦公室運行機制。一是要積極落實上級“基層減負年”各項要求，在學校部分行政事務中運用信息技術，讓流程多跑路，讓群眾“最多跑一次”。采用電腦網(wǎng)頁、手機智慧平臺上建立相應的操作系統(tǒng)，簡化相應流程，及時回應師生反映熱切的問題，切實為廣大師生服務。二是在日常工作中，建立基礎大數(shù)據(jù)平臺，提高平臺運作效率。并整合現(xiàn)有的數(shù)據(jù)平臺，梳理、完善各類專項系統(tǒng)的工作流程，簡化行政審批流程，如通過“一部手機辦事通”解決師生在學校印章申請、會議預約服務、收發(fā)文件、學生日常管理、課程管理等大體量的行政事務，減少師生多跑腿的問題。三是打通各專項系統(tǒng)間的通道，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)作用，實現(xiàn)信息資源共享，做好數(shù)據(jù)分析為學校宏觀決策提供客觀、真實的依據(jù)，為高校辦學水平提升和辦學條件改善做好數(shù)據(jù)支持。四是加快建立校院兩級管理體制，厘清職責，做好信息的收集與報送。加強各職能部門間的不定期工作溝通，核對學校各項數(shù)據(jù)信息，確保各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑一致、信息公開結果一致。

（三）加強信息網(wǎng)絡安全管理，建立健全信息化管理制度。在信息化建設過程中，健全辦公室信息的收集、儲存、共享、公開機制，加強對信息化的安全管理，切實保障高校信息安全。辦公室要根據(jù)學校“雙一流”建設開展進度和信息化建設規(guī)劃，制定本部門的信息化建設實施細則，在人員培訓、信息平臺、工作機制上加大建設力度，加快部分平臺的投入力度。此外，辦公室還要加強日常信息的維護與檢查，定期開展對信息網(wǎng)絡的維護、升級工作，打造一個高效運轉、系統(tǒng)完整的辦公信息化系統(tǒng)。

辦公室管理是高校管理的重要內(nèi)容，在信息化背景下，辦公室要不斷改革創(chuàng)新，建立健全信息化管理相關制度，加快建設信息化平臺及相應的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，提升辦公室人員的信息化水平，才能更加科學、規(guī)范、有效地開展辦公室管理，為提升辦公室工作效能，促進高校辦學水平的提升和“雙一流”建設作出貢獻。