新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作探析

王飛

臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心蘭山區(qū)中心 山東臨沂 276000

數(shù)字化檔案管理是以數(shù)字信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，針對檔案管理對象采取一系列的數(shù)字化管理措施，從而達(dá)到提升工作效率的目的。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)數(shù)字化檔案管理需求，因此在新的時代背景下，必須運用數(shù)字化信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案管理質(zhì)量，更好地推動檔案管理工作。

1 行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的意義

1.1 有利于提高辦公效率

檔案管理工作繁雜且機(jī)械，檔案涉及對象流動性較強(qiáng)，只有充分、全面了解情況才可能實現(xiàn)精準(zhǔn)、快速統(tǒng)計，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然難以做到，效率的低下導(dǎo)致效益也受到影響。數(shù)字化檔案管理的實現(xiàn)能夠幫助行政檔案快速歸檔，進(jìn)而實現(xiàn)檔案的有效利用，數(shù)字化歸檔可以實時反映各類變動的精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，人員可更加便捷地對已儲存數(shù)字資料進(jìn)行查詢和統(tǒng)計。檔案庫由實體檔案保管基地轉(zhuǎn)至信息管理中心，場所的轉(zhuǎn)換意味著工作的快捷高效，對于提升辦公效率、幫助行政單位精簡人員、推動單位現(xiàn)代化快速發(fā)展都有重要意義。

1.2 有利于提高檔案利用率

傳統(tǒng)檔案管理是人力對于紙質(zhì)檔案的管理，內(nèi)容繁雜、工作量大且較易出現(xiàn)差錯，不僅如此，查找和查詢的困難也在很大程度上降低了檔案資源利用的有效性。數(shù)字化檔案管理可以幫助使用者在最短時間內(nèi)精準(zhǔn)查找所需文檔，與此同時，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理還可以使得檔案的管理和使用擺脫時間和地域的束縛，在減少誤差的同時，極大提升整體檔案利用效率。

2 檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容與方法

2.1 檔案數(shù)字化的內(nèi)容

檔案的數(shù)字化在檔案管理中變得越來越重要，越來越受到檔案管理人員的重視，是現(xiàn)代數(shù)字化管理中的重中之重。什么是檔案數(shù)字化？其主要是隨著計算機(jī)的發(fā)展、多媒體的演變和數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)而形成的一種新型的檔案管理模式。即打破以往的傳統(tǒng)模式，將原來的紙質(zhì)檔案文件通過計算機(jī)的操作后，使其記錄的文字、圖畫、表格、數(shù)據(jù)變得更直觀。無論是在查找還是在記錄時都變得非常方便。即節(jié)省了時間又解放了人工。

2.2 檔案數(shù)字化的方法

檔案數(shù)字化在實踐中是將檔案從實體的檔案庫提檔出來后，首先進(jìn)行拆卷，繼而進(jìn)行檔案校對，將檔案材料分為高掃、平掃，接著將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集。無論是實體檔案或?qū)崝?shù)字化檔案，其中都會有相關(guān)的圖表，其次就是將與檔案相關(guān)的圖表更加精細(xì)準(zhǔn)確地導(dǎo)入數(shù)字化檔案中。檔案的數(shù)字化是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)進(jìn)行的，運用相關(guān)的瀏覽器或者服務(wù)器實現(xiàn)遠(yuǎn)程操控。無論身處何處，想要查閱有關(guān)檔案時，再也不會因為時間、人工、運輸?shù)葐栴}而延緩工作。數(shù)字化檔案的系統(tǒng)在安全問題上也進(jìn)行了多方面的考慮，可以通過時間軸、檔案的大小、檔案的性質(zhì)等多種方法進(jìn)行劃分，完成檔案的查閱。

3 新形勢下行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略

3.1 樹立檔案數(shù)字化管理意識

行政事業(yè)單位若想實現(xiàn)檔案管理向數(shù)字化邁進(jìn)，首先需要做的是轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作觀念，樹立數(shù)字化管理意識，進(jìn)而使其自主學(xué)習(xí)相關(guān)新知識，提升數(shù)字化管理技能。觀念是指導(dǎo)行為的重要因素，只有切實轉(zhuǎn)變管理觀念，才可能最終實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。另外，事業(yè)單位還要制定出與之相適的、符合自身發(fā)展需求的、系統(tǒng)化的數(shù)字檔案管理模式，同時也要將檔案利用機(jī)制、檔案工作機(jī)制、檔案安全機(jī)制以及檔案保密機(jī)制的制定和實施納入規(guī)劃。

3.2 完善現(xiàn)代化設(shè)備

現(xiàn)代化設(shè)備是實現(xiàn)檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展的必要條件，所以行政事業(yè)單位要在自身發(fā)展實際需求的基礎(chǔ)上開展調(diào)查研究，廣泛聽取相關(guān)工作人員以及專家學(xué)者的建議，加大該方面的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)且合適的辦公設(shè)備，合理使用經(jīng)費，在做出合理預(yù)算的條件下發(fā)揮資金的最大作用，引進(jìn)高質(zhì)量現(xiàn)代化設(shè)備，為檔案管理數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.3 提高檔案數(shù)字化管理的服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理模式在用戶需要查閱時，檔案管理人員的效率低，查找速度也比較慢。在檔案數(shù)字化管理的趨勢下，檔案管理人員應(yīng)提升自身的信息化管理技能，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，有秩序地編號、分類，完善檔案信息，并定時更新檔案數(shù)據(jù)庫。當(dāng)有用戶需要查閱時，檔案管理人員可以通過便捷的查找方式快速得到需要的信息，進(jìn)而大大提高了檔案的查閱速度和工作效率，這對提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量具有重大意義。

3.4 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

數(shù)字化管理的趨勢使得行政事業(yè)單位內(nèi)部對于專業(yè)數(shù)字化管理人才的需求加大，只有專業(yè)人員才可能實現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式的更新和轉(zhuǎn)換。而當(dāng)前形勢下，各級行政事業(yè)單位專業(yè)人才匱乏，因此加強(qiáng)對于檔案管理人員培訓(xùn)極為關(guān)鍵。定期培訓(xùn)的開展可以幫助人員轉(zhuǎn)變檔案管理意識，認(rèn)識到數(shù)字化管理對于整個單位工作順利開展的重要意義，熟練應(yīng)用計算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理，快速從繁雜的信息中對有價值信息進(jìn)行提取，進(jìn)而在很大程度上提升管理的有效性。

4 結(jié)語

行政事業(yè)單位的檔案信息發(fā)揮著重要作用，直接影響單位發(fā)展質(zhì)量，而傳統(tǒng)檔案管理模式在信息化快速發(fā)展新形勢下，已經(jīng)逐漸不能滿足單位發(fā)展需求，數(shù)字化管理成為最主要趨勢。數(shù)字化管理的實現(xiàn)將推動行政事業(yè)單位整體向智能化、信息化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，因此單位應(yīng)重視數(shù)字化建設(shè)，探究在建設(shè)過程中存在的問題并予以針對性解決，幫助提升檔案管理的效率，推動單位實現(xiàn)長足發(fā)展，更好地為民眾服務(wù)。