基層人社檔案管理工作存在的問題及策略探討

包燕

內(nèi)蒙古興安盟科右中旗人力資源和社會(huì)保障局 內(nèi)蒙古興安盟 029400

人社檔案記錄著成長的歷程，也是培養(yǎng)、選拔的重要依據(jù)。加強(qiáng)人社檔案的管理，有助于提升人才組織及建設(shè)的質(zhì)量，對現(xiàn)代培養(yǎng)及現(xiàn)代化管理能夠產(chǎn)生重要影響。酒店每日工作內(nèi)容較多，優(yōu)秀的管理人才能夠保證酒店各項(xiàng)日常工作的有序開展。人社檔案管理是一項(xiàng)要求非常嚴(yán)格的工作。管理者需要堅(jiān)持對酒店負(fù)責(zé)、對人才負(fù)責(zé)的態(tài)度，需要在明確現(xiàn)存問題的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人社檔案現(xiàn)代化管理，更好地發(fā)揮人社檔案的作用，為酒店人才的培養(yǎng)及優(yōu)化利用奠定良好基礎(chǔ)[1]。

1 人社檔案管理工作的重要性

企業(yè)的高效發(fā)展離不開人才支持，企業(yè)需要重視人社檔案管理工作開展，從人員以及資金等方面推動(dòng)人社檔案管理工作開展，在最大程度上發(fā)揮其作用。例如求職過程中，人力資源部門便是通過一個(gè)人的檔案了解他的基本信息，如畢業(yè)院線、獲獎(jiǎng)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等等，再進(jìn)行深入的分析和比較，選擇出最合適的人在最合適的崗位開展工作，所以檔案在一定程度上激發(fā)了人們對于工作的熱情。從求職角度來看，人力資源檔案為求職者尋找合適的工作提供了巨大的空間，為求職者提供了更多的就業(yè)選擇，大大提高了人們工作的便捷度。應(yīng)聘時(shí)求職者不需要大費(fèi)口舌介紹自己的基本信息，只需要拿出檔案便一目了然。

2 人力資源和社會(huì)保障檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理方式滯后

因?yàn)樾枰M(jìn)行管理的檔案多是個(gè)人檔案，所以人力資源和社會(huì)保障的檔案管理工作具有數(shù)量繁多、工作量大的特點(diǎn)。這就需要人力資源和社會(huì)保障部門制定科學(xué)合理的管理方針以指導(dǎo)工作的開展，這樣才能在減少工作人員的工作壓力的同時(shí)提高工作效率。

2.2 檔案管理轉(zhuǎn)寄不規(guī)范

人社檔案轉(zhuǎn)寄服務(wù)是指人社檔案在不同管理部門、地區(qū)之間的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)。由于靈活就業(yè)人員流動(dòng)頻繁，工作時(shí)間長短不一，部分企業(yè)在招聘員工時(shí)不重視就業(yè)人員人社檔案材料，人社檔案查閱、補(bǔ)充完善積極性不高，造成靈活就業(yè)人員工作經(jīng)歷不完整問題突出。部分企業(yè)在員工離職、解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)將員工人社檔案由員工自行管理，導(dǎo)致人社檔案轉(zhuǎn)寄工作不規(guī)范、轉(zhuǎn)寄不及時(shí)，甚至造成人社檔案缺失、丟失等問題，嚴(yán)重影響人社檔案管理和利用。如部分靈活就業(yè)人員在離開原工作單位后不重視人社檔案管理情況，原工作單位未能及時(shí)將人社檔案轉(zhuǎn)寄到人才市場等公共檔案管理部門，人社檔案管理材料缺失、丟失問題突出，造成人社檔案管理不規(guī)范、不完整[2]。

3 優(yōu)化人力資源和社會(huì)保障檔案管理措施

3.1 加強(qiáng)干部人事檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)

組織部門和人才管理中心應(yīng)重視干部人事檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，一方面，注重干部人事檔案管理工作人員的選用。應(yīng)結(jié)合干部人事檔案管理實(shí)際需要，選拔一批思想堅(jiān)定、工作踏實(shí)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、保密意識(shí)強(qiáng)的同志作為干部檔案管理專職人員，并在福利待遇和政治待遇上給予一定的傾斜，讓干部人事檔案管理工作人員能夠踏踏實(shí)實(shí)地開展工作。另一方面，應(yīng)加大干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，特別是在信息化背景下，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)在具體培訓(xùn)工作過程中，應(yīng)當(dāng)讓干部人事檔案管理工作人員掌握比較前沿的檔案信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技能，進(jìn)一步提升干部人事檔案管理工作人員的綜合能力和素質(zhì)。還應(yīng)加強(qiáng)人才引進(jìn)，引進(jìn)一批高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才，提升檔案管理工作隊(duì)伍的專業(yè)水平。檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，為干部人事檔案信息資源的開發(fā)利用奠定了堅(jiān)實(shí)的組織基礎(chǔ)。

3.2 推動(dòng)人社檔案無障礙轉(zhuǎn)寄

靈活就業(yè)人員工作變動(dòng)頻繁，人社檔案轉(zhuǎn)寄服務(wù)頻次需求較高，要求人才服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)其工作單位變動(dòng)情況及時(shí)將人社檔案轉(zhuǎn)寄至工作單位或工作單位所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)“檔隨人走、人檔統(tǒng)一”的檔案管理目標(biāo)，提高靈活就業(yè)人員群檔案管理服務(wù)全覆蓋，為區(qū)域性就業(yè)扶持政策落實(shí)、反饋提供有效依據(jù)。針對該要求，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與企事業(yè)單位聯(lián)系，要求原企業(yè)單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將個(gè)人檔案移交至人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對檔案完整性、真實(shí)性審查，并根據(jù)靈活就業(yè)人員社會(huì)保險(xiǎn)接續(xù)情況通過專門渠道轉(zhuǎn)寄人社檔案，落實(shí)人員管理、檔案管理相統(tǒng)一原則，確保靈活就業(yè)群體檔案管理與人員流動(dòng)不脫節(jié)[3]。

3.3 完善檔案管理制度，構(gòu)建長效監(jiān)督機(jī)制

人社檔案管理工作需要通過完善的管理制度，保證各項(xiàng)工作的有序開展，提升管理質(zhì)量及效率。比如，酒店企業(yè)可以構(gòu)建公共人社檔案管理制度，以制度為基礎(chǔ)，健全信息收集、整理、審核及使用等相關(guān)制度，盡可能彰顯人社檔案管理的價(jià)值與功效。長效的監(jiān)督機(jī)制，能夠保證各項(xiàng)人社檔案管理工作規(guī)范化、有序化開展。人社檔案工作可以與酒店的財(cái)務(wù)部門、人社部門等合作，加強(qiáng)交流信息與溝通，形成全面的監(jiān)督體系。

4 結(jié)語

企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視人社檔案管理工作的重要性，并創(chuàng)新檔案管理模式，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，將高速發(fā)展的信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中，對企業(yè)內(nèi)部制度進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)人社檔案管理工作順利開展，同時(shí)帶動(dòng)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。