新形勢下事業(yè)單位檔案數(shù)字化外包的實踐與思考

劉少云

濱州市沾化區(qū)富源街道便民服務(wù)中心 山東濱州 256600

在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的同時，事業(yè)單位檔案管理的形式也逐漸向著信息化的方向發(fā)展，但是也出現(xiàn)了經(jīng)費投入不足，重視度不夠等情況[1]。因此現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的同時，檔案管理工作也必須跟著與時俱進，事業(yè)單位若想實現(xiàn)檔案管理工作的精細化與規(guī)范化管理，可借助外力來彌補自身管理中存在的不足。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案數(shù)字化外包的意義

檔案數(shù)字化外包通常是圍繞檔案管理工作，針對事業(yè)單位檔案管理工作中的薄弱之處，借助外包服務(wù)企業(yè)檔案服務(wù)規(guī)范化、標準化、專業(yè)化的實力，事業(yè)單位與其簽訂服務(wù)外包合同，將部分檔案或全部交由外包公司，外包公司根據(jù)事業(yè)單位的需求進行有針對性的檔案管理工作[2]。合理應(yīng)用檔案數(shù)字化外包，既能很好的節(jié)省單位的人力、物理以及財力，同時，還能有效利用外包公司檔案管理技術(shù)，提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案數(shù)字化外包的可行性分析

2.1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化操作能力缺乏契合性

事業(yè)單位自身檔案數(shù)字化操作能力的不足，是檔案數(shù)字化外包的最重要原因。當前，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化進程在不斷加快，檔案數(shù)字化主要是指通過將磁盤、光盤等載體存儲的大量檔案信息資源基于壓縮、轉(zhuǎn)換以及掃描等技術(shù)手段加工下形成數(shù)字化信息資源，并安全儲存在一個專業(yè)完善的檔案數(shù)據(jù)庫中。檔案管理工作數(shù)字化的發(fā)展，在一時間內(nèi)，不僅會增加檔案管理工作的勞動量，而且會引發(fā)一些資金、人力、物力、技術(shù)等問題，在短時間內(nèi)，事業(yè)單位很難去完成這項工作，事業(yè)單位必須認識到自身的不足，當綜合管理水平與檔案數(shù)字化操作能力缺乏契合性時，就必須利用其它外部力量來解決這一管理問題。

2.2 檔案數(shù)字化外包企業(yè)的迅速崛起

在市場經(jīng)濟比較活躍的今天，根據(jù)各項業(yè)務(wù)的需求情況，一些新興服務(wù)行業(yè)逐漸出現(xiàn)，其中數(shù)字化外包企業(yè)的迅速崛起為當前事業(yè)單位檔案管理工作解了燃眉之急。比如有的單位主要通過聘請外包公司完成檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、頁面修復(fù)等專業(yè)性程度高的工作，還有的單位將檔案信息分析工作外包給了企業(yè)。這些外包企業(yè)的迅速崛起為事業(yè)單位檔案數(shù)字化外包提供了平臺，不僅擁有先進的管理理念，而且擁有專業(yè)的技術(shù)人才和管理人才，以及先進的軟件、系統(tǒng)和設(shè)備，不僅給事業(yè)單位提供規(guī)范化、專業(yè)化的檔案管理服務(wù)，而且通過外包方式可以削減事業(yè)單位檔案管理的運營成本，規(guī)范工作流程，提高服務(wù)質(zhì)量[3]。

3 新形勢下事業(yè)單位檔案數(shù)字化外包實踐的管控對策

3.1 加強檔案數(shù)字化外包的政策扶持與監(jiān)督指導(dǎo)

數(shù)字化外包服務(wù)給事業(yè)單位帶來便利的同時，也存在著諸如信息泄露等相當大的安全隱患。對此，政府部門應(yīng)該在加強服務(wù)外包政策扶持的同時，給以監(jiān)督指導(dǎo)，加強服務(wù)外包的驗收工作，共同推動數(shù)字化外包行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。具體做法如下：一是，可以加強檔案外包法律法規(guī)建設(shè)，嚴格行業(yè)準入審批制度和流程。二是，牽頭成立行業(yè)協(xié)會，制定合理的行業(yè)準則，實現(xiàn)行業(yè)內(nèi)部資源共享和有效的溝通交流。三是，要求各單位建立健全檔案數(shù)字化管理規(guī)章制度。嚴格制定并執(zhí)行檔案出入庫、檔案轉(zhuǎn)遞、檔案數(shù)字化掃描、檔案數(shù)字化安全等規(guī)章制度。加強各環(huán)節(jié)的監(jiān)督制約，可有效防止安全事故的發(fā)生。

3.2 事業(yè)單位根據(jù)實際情況選擇適合的外包模式

事業(yè)單位將檔案資源科學分類，選擇合適的外包模式。市場中存在兩種檔案數(shù)字化外包模式，一種是外包企業(yè)獨立運營外包模式，事業(yè)單位可根據(jù)自身情況選擇全部或部分檔案業(yè)務(wù)外包給企業(yè)，外包企業(yè)利用自身技術(shù)設(shè)備、先進的技術(shù)手段對檔案進行整理、加工、分析等；第二種是外包企業(yè)與事業(yè)單位合作式外包模式。事業(yè)單位在進行外包模式選擇時應(yīng)做到以下幾點：一是，制定檔案數(shù)字化外包工作方案。通過實地調(diào)研、訪談或問卷的方式，充分了解目前數(shù)字化外包的現(xiàn)狀，以及其他單位數(shù)字化外包的做法和先進經(jīng)驗，結(jié)合本單位實際情況，制定方案，做出計劃。二是，遴選專業(yè)性較強的檔案數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)?？刹扇「倶说姆绞?，從資質(zhì)、方案、安全管理、人員培訓等方面，重點審查，遴選既有檔案工作資質(zhì)又有保密工作資質(zhì)的經(jīng)驗性、專業(yè)性較強的服務(wù)外包企業(yè)。

3.3 加強檔案數(shù)字化外包安全管理，提高安全意識

檔案數(shù)字化外包在帶來便利的同時，也存在諸多安全隱患，包括兩類：一類是檔案實體的安全；另一類是檔案信息的安全。事業(yè)單位檔案信息主要是人事檔案信息，會涉及到一些個人隱私，有時還會有工作秘密甚至是國家秘密，如果在檔案外包的某一環(huán)節(jié)，被相關(guān)工作人員翻閱、下載或拍照等，都會造成事業(yè)單位檔案信息的泄露或受損。因此，在檔案數(shù)字化外包時，事業(yè)單位與外包企業(yè)應(yīng)嚴格簽訂并遵守保密協(xié)議，明確各方主體的保密責任和義務(wù)。主要措施有：一是，加強人員管理和培訓，如保密知識培訓、基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)培訓、檔案管理系統(tǒng)操作培訓和消防安全培訓等。二是，加強外包項目全過程管理，密切與外包服務(wù)公司溝通，及時掌握工作進度和發(fā)現(xiàn)問題，引入信用評價機制，對檔案外包服務(wù)進行有效的信用評價、績效評估。三是，嚴格規(guī)范檔案數(shù)字化驗收工作。聘請有資質(zhì)的第三方質(zhì)檢公司，對檔案數(shù)字化成果進行質(zhì)量檢查，并交檔案部門驗收。

4 結(jié)語

新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)改變發(fā)展思路，變革思想，接受新鮮理念，檔案數(shù)字化外包作為行業(yè)中出現(xiàn)的新模式，出現(xiàn)即為合理，事業(yè)單位也應(yīng)嘗試這種服務(wù)方式。政府機關(guān)和事業(yè)單位在鼓勵并積極選擇這種新模式、新思想的同時，加強管控，比如加強檔案數(shù)字化外包的政策扶持與監(jiān)督指導(dǎo)、根據(jù)實際情況選擇適合的外包模式、加強檔案數(shù)字化外包安全管理，提高安全意識。