高燕
濟(jì)南千佛山風(fēng)景名勝區(qū)服務(wù)中心 山東濟(jì)南 250013
檔案可以說(shuō)是事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)。如果沒(méi)有完善的檔案管理方式,事業(yè)單位各方面的管理就會(huì)一模一樣,發(fā)展就會(huì)落后?;诖耍聵I(yè)單位在新的發(fā)展形勢(shì)下應(yīng)注重檔案管理的創(chuàng)新。在有效的檔案管理過(guò)程中可以詳細(xì)記錄員工信息,檔案需要建立專業(yè)的部門,檔案記錄要有序,因此創(chuàng)新管理載體是提升檔案管理有效性的關(guān)鍵。通過(guò)員工的相應(yīng)信息,本單位管理層可以對(duì)績(jī)效不同的員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲。此外,通過(guò)完善的檔案管理模式,管理者可以根據(jù)相關(guān)信息科學(xué)地調(diào)整和配置人力資源,讓員工盡最大努力發(fā)揮自己的作用和價(jià)值。最重要的是創(chuàng)新檔案管理模式,使事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)影響自身發(fā)展的問(wèn)題,進(jìn)而創(chuàng)造實(shí)現(xiàn)檔案良性管理的有效途徑,使檔案更好地為事業(yè)單位的發(fā)展提供服務(wù)和幫助。
在事業(yè)單位檔案管理工作中,大部分檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠全面,缺乏專業(yè)管理水平,只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集與保管工作。另外,事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力較差,在工作開展之前,沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)與教育,工作人員對(duì)檔案工作一問(wèn)三不知的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生,進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理難以發(fā)揮出自身內(nèi)在價(jià)值。
第一、檔案人員離職后檔案管理工作效率較差。在社會(huì)大環(huán)境發(fā)展背景下,人才難以在固定崗位干一輩子,離職現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)講,如果出現(xiàn)管理人員離職,且交接工作沒(méi)有做好,那么就容易導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)“死檔”的問(wèn)題,這對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展會(huì)產(chǎn)生極大的影響。第二、事業(yè)單位對(duì)當(dāng)前檔案的運(yùn)用不夠有效。事業(yè)單位所涉及的檔案眾多,但部分檔案的使用次數(shù)較少,所以,長(zhǎng)時(shí)間被放置在固定位置,進(jìn)而導(dǎo)致檔案利用效率較差。另外,還存在檔案內(nèi)容表面的問(wèn)題,難以發(fā)揮出檔案的內(nèi)在價(jià)值,這些問(wèn)題都需要在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新和補(bǔ)充。第三、檔案管理工作規(guī)定不規(guī)范。檔案管理工作有著復(fù)雜且繁瑣性特征,因?yàn)闄n案管理工作長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有具體的規(guī)范,導(dǎo)致管理人員在管理的過(guò)程中經(jīng)常是自由管理,進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量和效率較差。另外,還存在檔案紙張雜亂等問(wèn)題,使檔案在使用時(shí)找尋較為麻煩,進(jìn)而影響檔案的使用效率[1]。
想要做好和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作,就需要加強(qiáng)單位對(duì)檔案管理的重視和關(guān)注度,認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性。在當(dāng)前社會(huì)新的發(fā)展形勢(shì)下,傳統(tǒng)的檔案管理模式嶄露出多處不足,科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理,對(duì)于事業(yè)單位管理管理工作效率的提升有很大的幫助。因此,事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)管理模式的創(chuàng)新力度,結(jié)合檔案管理的總體情況制定合理的檔案管理規(guī)章制度,并借助創(chuàng)新思維來(lái)強(qiáng)化檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代化發(fā)展模式的融合,全面更新檔案管理信息,借助成功的檔案管理系統(tǒng)來(lái)完善和修訂原有檔案管理體系,構(gòu)建出高效且創(chuàng)新的檔案管理工作體系,以此來(lái)提升事業(yè)單位檔案管理的實(shí)效性。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù),在過(guò)程中,需要保障人員之間的公平性,以此來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理人員對(duì)本職工作的積極性與主動(dòng)性。
第一、軟件建設(shè)與保密工作。軟件建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和載體,因此,需要保障檔案管理軟件性能與功能,使軟件具備完整性與先進(jìn)性特征。在過(guò)程中,事業(yè)單位可以依照自身實(shí)際需要向第三方購(gòu)買檔案管理軟件,還可以進(jìn)行自主設(shè)計(jì)軟件平臺(tái)。在管理軟件內(nèi)部設(shè)置與自身實(shí)際情況相符的功能,著重體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理特征,針對(duì)模塊設(shè)計(jì)與功能設(shè)計(jì)方面,應(yīng)進(jìn)行拓展,保障軟件的運(yùn)行速度與容量。檔案管理軟件建設(shè)需要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度進(jìn)行規(guī)劃,同時(shí)隨著單位實(shí)際發(fā)展情況來(lái)拓展各項(xiàng)功能,依照實(shí)際需要來(lái)進(jìn)行戰(zhàn)略性升級(jí),以此來(lái)保障檔案管理信息化建設(shè)的先進(jìn)性與技術(shù)性。
第二、資源整合。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,事業(yè)檔案管理可以將信息技術(shù)融入其中,實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的高效整合,主要包含以下兩個(gè)層面:其一是將檔案管理工作融入事業(yè)單位管理平臺(tái)中,這樣不僅有利于管理,還能夠進(jìn)一步發(fā)揮出檔案信息的內(nèi)在價(jià)值。其二是借助事業(yè)單位管理平臺(tái)發(fā)揮出檔案信息化管理的最大效能[2]。
第三、提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。當(dāng)前,在我國(guó)網(wǎng)絡(luò)科技快速發(fā)展的背景下,對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作有著一定的影響,其不僅可以提升檔案管理工作形式與管理模式,同時(shí)還可以全面創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),需要強(qiáng)化檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與綜合能力,從根本上提高工作人員的創(chuàng)新意識(shí),進(jìn)而使其提升工作效率。目前,很多檔案管理人員缺少網(wǎng)絡(luò)信息管理的專業(yè)能力,所以,事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)與檔案管理知識(shí)的拓展,可以將檔案管理人員委派到專業(yè)團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行學(xué)習(xí)實(shí)踐,在專業(yè)檔案管理人員的帶領(lǐng)下,學(xué)習(xí)更多事業(yè)單位檔案管理的新方法。提高檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn),并做好人員能力考核共組,進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展[3]。
在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中,檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的影響重大。為保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)順利實(shí)施,需要在業(yè)務(wù)流程與服務(wù)功能以及平臺(tái)建設(shè)等方面進(jìn)行創(chuàng)新改革,實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn),優(yōu)化檔案管理空間,建立事業(yè)單位檔案管理的信息化平臺(tái)。同時(shí),檔案管理的創(chuàng)新可以有效提升檔案管理工作效率,進(jìn)而為事業(yè)單位發(fā)展奠定強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。