新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑分析

高燕

濟(jì)南千佛山風(fēng)景名勝區(qū)服務(wù)中心 山東濟(jì)南 250013

1 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

檔案可以說(shuō)是事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)。如果沒(méi)有完善的檔案管理方式，事業(yè)單位各方面的管理就會(huì)一模一樣，發(fā)展就會(huì)落后?；诖耍聵I(yè)單位在新的發(fā)展形勢(shì)下應(yīng)注重檔案管理的創(chuàng)新。在有效的檔案管理過(guò)程中可以詳細(xì)記錄員工信息，檔案需要建立專業(yè)的部門，檔案記錄要有序，因此創(chuàng)新管理載體是提升檔案管理有效性的關(guān)鍵。通過(guò)員工的相應(yīng)信息，本單位管理層可以對(duì)績(jī)效不同的員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲。此外，通過(guò)完善的檔案管理模式，管理者可以根據(jù)相關(guān)信息科學(xué)地調(diào)整和配置人力資源，讓員工盡最大努力發(fā)揮自己的作用和價(jià)值。最重要的是創(chuàng)新檔案管理模式，使事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)影響自身發(fā)展的問(wèn)題，進(jìn)而創(chuàng)造實(shí)現(xiàn)檔案良性管理的有效途徑，使檔案更好地為事業(yè)單位的發(fā)展提供服務(wù)和幫助。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員專業(yè)水平較低

在事業(yè)單位檔案管理工作中，大部分檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠全面，缺乏專業(yè)管理水平，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集與保管工作。另外，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力較差，在工作開展之前，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)培訓(xùn)與教育，工作人員對(duì)檔案工作一問(wèn)三不知的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理難以發(fā)揮出自身內(nèi)在價(jià)值。

2.2 檔案管理設(shè)備較為落后

第一、檔案人員離職后檔案管理工作效率較差。在社會(huì)大環(huán)境發(fā)展背景下，人才難以在固定崗位干一輩子，離職現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)講，如果出現(xiàn)管理人員離職，且交接工作沒(méi)有做好，那么就容易導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)“死檔”的問(wèn)題，這對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展會(huì)產(chǎn)生極大的影響。第二、事業(yè)單位對(duì)當(dāng)前檔案的運(yùn)用不夠有效。事業(yè)單位所涉及的檔案眾多，但部分檔案的使用次數(shù)較少，所以，長(zhǎng)時(shí)間被放置在固定位置，進(jìn)而導(dǎo)致檔案利用效率較差。另外，還存在檔案內(nèi)容表面的問(wèn)題，難以發(fā)揮出檔案的內(nèi)在價(jià)值，這些問(wèn)題都需要在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新和補(bǔ)充。第三、檔案管理工作規(guī)定不規(guī)范。檔案管理工作有著復(fù)雜且繁瑣性特征，因?yàn)闄n案管理工作長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有具體的規(guī)范，導(dǎo)致管理人員在管理的過(guò)程中經(jīng)常是自由管理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量和效率較差。另外，還存在檔案紙張雜亂等問(wèn)題，使檔案在使用時(shí)找尋較為麻煩，進(jìn)而影響檔案的使用效率[1]。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度

想要做好和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作，就需要加強(qiáng)單位對(duì)檔案管理的重視和關(guān)注度，認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性。在當(dāng)前社會(huì)新的發(fā)展形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式嶄露出多處不足，科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理，對(duì)于事業(yè)單位管理管理工作效率的提升有很大的幫助。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)管理模式的創(chuàng)新力度，結(jié)合檔案管理的總體情況制定合理的檔案管理規(guī)章制度，并借助創(chuàng)新思維來(lái)強(qiáng)化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代化發(fā)展模式的融合，全面更新檔案管理信息，借助成功的檔案管理系統(tǒng)來(lái)完善和修訂原有檔案管理體系，構(gòu)建出高效且創(chuàng)新的檔案管理工作體系，以此來(lái)提升事業(yè)單位檔案管理的實(shí)效性。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，在過(guò)程中，需要保障人員之間的公平性，以此來(lái)調(diào)動(dòng)檔案管理人員對(duì)本職工作的積極性與主動(dòng)性。

3.2 檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)

第一、軟件建設(shè)與保密工作。軟件建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和載體，因此，需要保障檔案管理軟件性能與功能，使軟件具備完整性與先進(jìn)性特征。在過(guò)程中，事業(yè)單位可以依照自身實(shí)際需要向第三方購(gòu)買檔案管理軟件，還可以進(jìn)行自主設(shè)計(jì)軟件平臺(tái)。在管理軟件內(nèi)部設(shè)置與自身實(shí)際情況相符的功能，著重體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理特征，針對(duì)模塊設(shè)計(jì)與功能設(shè)計(jì)方面，應(yīng)進(jìn)行拓展，保障軟件的運(yùn)行速度與容量。檔案管理軟件建設(shè)需要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度進(jìn)行規(guī)劃，同時(shí)隨著單位實(shí)際發(fā)展情況來(lái)拓展各項(xiàng)功能，依照實(shí)際需要來(lái)進(jìn)行戰(zhàn)略性升級(jí)，以此來(lái)保障檔案管理信息化建設(shè)的先進(jìn)性與技術(shù)性。

第二、資源整合。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)檔案管理可以將信息技術(shù)融入其中，實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的高效整合，主要包含以下兩個(gè)層面:其一是將檔案管理工作融入事業(yè)單位管理平臺(tái)中，這樣不僅有利于管理，還能夠進(jìn)一步發(fā)揮出檔案信息的內(nèi)在價(jià)值。其二是借助事業(yè)單位管理平臺(tái)發(fā)揮出檔案信息化管理的最大效能[2]。

第三、提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。當(dāng)前，在我國(guó)網(wǎng)絡(luò)科技快速發(fā)展的背景下，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作有著一定的影響，其不僅可以提升檔案管理工作形式與管理模式，同時(shí)還可以全面創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要強(qiáng)化檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與綜合能力，從根本上提高工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，進(jìn)而使其提升工作效率。目前，很多檔案管理人員缺少網(wǎng)絡(luò)信息管理的專業(yè)能力，所以，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)與檔案管理知識(shí)的拓展，可以將檔案管理人員委派到專業(yè)團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行學(xué)習(xí)實(shí)踐，在專業(yè)檔案管理人員的帶領(lǐng)下，學(xué)習(xí)更多事業(yè)單位檔案管理的新方法。提高檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)，并做好人員能力考核共組，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的影響重大。為保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)順利實(shí)施，需要在業(yè)務(wù)流程與服務(wù)功能以及平臺(tái)建設(shè)等方面進(jìn)行創(chuàng)新改革，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化檔案管理空間，建立事業(yè)單位檔案管理的信息化平臺(tái)。同時(shí)，檔案管理的創(chuàng)新可以有效提升檔案管理工作效率，進(jìn)而為事業(yè)單位發(fā)展奠定強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。