論秘書的跨文化交際工作

文/廣西紡織工業(yè)學(xué)校 陸舒穎

隨著時(shí)代的變遷、經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，世界上各個(gè)國(guó)家之間日益成了一個(gè)互相聯(lián)系、依存、開放的有機(jī)共同體，隨之步入到世界經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程中，而我國(guó)當(dāng)然也緊跟時(shí)代潮流，積極與國(guó)際接軌，開展一系列的合作。隨著我國(guó)與國(guó)際的經(jīng)濟(jì)往來愈發(fā)密切，相關(guān)的跨文化交際工作中對(duì)秘書人才的需求量與日俱增。與普通的文秘不同，這種專業(yè)性較強(qiáng)的秘書主要針對(duì)涉外機(jī)關(guān)單位、駐華機(jī)構(gòu)等需要與國(guó)際進(jìn)行溝通交流的涉外企事業(yè)，其對(duì)于跨文化風(fēng)俗習(xí)慣的了解、流利的外語交流等更好輔助涉外工作開展的綜合能力要求是比較高的。所以，促使涉外秘書專業(yè)人才認(rèn)識(shí)到跨文化交際能力的重要性和相應(yīng)培養(yǎng)策略，從而更好地開展涉外工作，還是很有必要與價(jià)值的。

一、跨文化交際能力的培養(yǎng)對(duì)秘書的重要性

國(guó)外涉外秘書跨文化交際工作的開展主要在外資、出口、合資等企業(yè)中進(jìn)行，他們與各個(gè)不同國(guó)家的客戶進(jìn)行相應(yīng)的溝通交流，為促進(jìn)雙方更好展開合作而服務(wù)，其國(guó)際化的交際工作對(duì)于彼此雙方都是極其重要的。國(guó)內(nèi)秘書跨國(guó)際交際工作自1978年改革開放后便應(yīng)運(yùn)而生，這種新式的復(fù)合外向型工作的開展主要在涉外單位、涉外部門和外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)這些“三資”企業(yè)中進(jìn)行，在很大程度上對(duì)各種綜合能力的要求還是比較高的，比如相應(yīng)的外語、文化、法規(guī)、經(jīng)濟(jì)等綜合性知識(shí)的掌握程度，自動(dòng)化辦公設(shè)備的掌握程度等等，日常工作中還需要協(xié)助上司進(jìn)行外語翻譯、電話接打、信件收發(fā)、合同起草、客戶聯(lián)絡(luò)、考察洽談商務(wù)、管理檔案和人員調(diào)配等一系列的常規(guī)事宜。諸如此類的這些能力要求是極具涉外性、事務(wù)性、綜合性和專業(yè)輔助性。

（一）有利于商務(wù)會(huì)議的開展。在現(xiàn)如今的社會(huì)生產(chǎn)與生活中，物質(zhì)文明與精神文明都得到了空前的發(fā)展，由此我國(guó)涉外企業(yè)在與國(guó)際進(jìn)行洽談合作等事宜時(shí)，經(jīng)常性地舉行談判會(huì)議、股東會(huì)、董事會(huì)、團(tuán)隊(duì)會(huì)議和發(fā)布會(huì)等各種各樣的商務(wù)會(huì)議。

比如我國(guó)企業(yè)與一些外國(guó)企業(yè)相比，受不同文化與制度的影響，廣大人民群眾對(duì)客觀存在的不平等權(quán)利分配的接受度相對(duì)較大，進(jìn)而有著相對(duì)鮮明的層級(jí)組織結(jié)構(gòu)，其決策方式相應(yīng)的自上到下。受社會(huì)主義與資本主義社會(huì)不同制度的影響，其相對(duì)的層級(jí)結(jié)構(gòu)、決策方式、民主意識(shí)等諸多方面也各有不同的制度特色。當(dāng)然每個(gè)國(guó)家的國(guó)情不同，僅是相對(duì)比較而言，有的國(guó)家層級(jí)組織結(jié)構(gòu)相對(duì)大一些，有的國(guó)家層級(jí)組織結(jié)構(gòu)相對(duì)小一些。所以在進(jìn)行商務(wù)談判會(huì)議的座次安排上，受其不同國(guó)家間文化差異的影響，有的國(guó)家代表企業(yè)來參會(huì)的人員，其掌握決策主導(dǎo)權(quán)利的談判人員所坐的位置比較居中靠前，而有的國(guó)家代表企業(yè)來參會(huì)的人員，在座次選擇上相對(duì)比較隨意。進(jìn)而秘書在為其安排參會(huì)座次時(shí)要適當(dāng)根據(jù)其特有的文化習(xí)慣進(jìn)行安排，規(guī)避不必要的誤解，確保會(huì)議的順利開展。

（二）有利于接待工作的順利開展。秘書跨文化交際的接待工作，是其架起與國(guó)際開展合作的溝通橋梁中至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，秘書在其中所起到的紐帶作用是極其重要的，不僅要做好間接或直接的接待工作，還要做好與之相關(guān)的訪客服務(wù)工作，進(jìn)而為服務(wù)的企業(yè)主體塑造良好的公關(guān)形象，為建立良好互惠互利的合作關(guān)系打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在迎來送往各種合作客戶的涉外接待工作中，其所代表的企業(yè)形象，在很大程度上左右著雙方是否能進(jìn)行后續(xù)的合作事宜。

所以，秘書在跨文化交際接待工作中的基本操作與禮儀規(guī)范是十分重要的，要盡可能給予合作方賓至如歸、較為滿意的主觀感受，比如在祝賀、邀約、答謝和問候等諸多方面的肢體及語言行為都有其相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并且在不同國(guó)家中受其文化差異的影響，同樣的語言與肢體表達(dá)所代表的意思也是有所不同的。比如有的國(guó)家比較喜歡簡(jiǎn)單輕松的溝通交流氛圍，不太注重一些正式的東西，所以在與之往來的過程中就可以避免一些不必要的繁瑣禮節(jié)，從與其相關(guān)的生產(chǎn)生活環(huán)境著手進(jìn)行話題的開展，進(jìn)而引起共鳴，為后續(xù)的洽談打好基礎(chǔ)。而在一些與之相比還是比較注重禮節(jié)往來的國(guó)家來說，握手與相應(yīng)的簡(jiǎn)單問候?qū)τ谂c之初次見面來說還是較為重要的，是必須要盡到的禮節(jié)，與此同時(shí)還要注意避免詢問其家庭事宜這種在對(duì)方看來很沒禮貌的行為。還有在一些宗教文化色彩較為濃郁的國(guó)家中，對(duì)于左右手所代表的意思也有不同的講究，比如有的國(guó)家認(rèn)為右手是與神明和他人進(jìn)行交流的，左手由于其經(jīng)常用來清潔身體是骯臟的，所以與人接觸或遞送東西時(shí)是不能用左手的，是不禮貌和不尊重對(duì)方的表現(xiàn)，因此我們?cè)谂c之交流時(shí)也好規(guī)避這些問題，充分尊重不同文化間的差異性。

（三）有利于商務(wù)活動(dòng)的順利開展?；诠ぷ餍枰貢目缥幕浑H活動(dòng)在很多時(shí)候會(huì)主辦并主導(dǎo)商務(wù)宴請(qǐng)、約會(huì)安排等各種商務(wù)活動(dòng)，并根據(jù)不同國(guó)家的服務(wù)對(duì)象，相應(yīng)調(diào)整不同的文化需求。

比如在進(jìn)行跨文化交際工作的約會(huì)安排時(shí)，由于不同國(guó)家受其傳統(tǒng)文化習(xí)慣的影響，從而有著不同的時(shí)間觀念，所以要具體國(guó)家具體分析，根據(jù)其不同的文化差異進(jìn)行不同的邀約安排。對(duì)一些生活節(jié)奏相對(duì)較快、時(shí)間觀念感相對(duì)較強(qiáng)的國(guó)家而言，相應(yīng)的約會(huì)安排至少在三、四周前約定好，并且也比較追求會(huì)面過程中的高效率。有的國(guó)家受其傳統(tǒng)文化的影響，在8月以及其他法定節(jié)假日的休憩時(shí)間內(nèi)是不接受相應(yīng)的邀約安排的。而一些宗教色彩比較濃郁、對(duì)宗教信仰較為虔誠的國(guó)家，因其每周都會(huì)定期去教堂進(jìn)行宗教信仰的相關(guān)活動(dòng)，故而那一天也不能進(jìn)行邀約安排。所以秘書作為跨外文化交際工作中連接彼此合作的重要紐帶來說，要對(duì)其不同的風(fēng)俗習(xí)慣有著專業(yè)的文化敏感度，這樣才能更好地將自己帶入其中，進(jìn)而尊重并理解其相應(yīng)的行為緣由與意圖，從而最大程度地規(guī)避由此引起的不必要工作爭(zhēng)議與失敗。

比如在進(jìn)行跨文化交際工作的商務(wù)宴請(qǐng)時(shí)，不同國(guó)家受其傳統(tǒng)文化的影響，飲食文化也是存在差異的。而秘書作為商務(wù)宴請(qǐng)工作的具體開展者來說，其對(duì)于所宴請(qǐng)的不同國(guó)家賓客飲食文化的了解，在很大程度上左右著活動(dòng)的成敗。不同國(guó)家的餐具使用和飲食忌口中都有著各自不同的差異，有的國(guó)家使用筷子進(jìn)餐，有的國(guó)家使用刀叉進(jìn)餐，有的國(guó)家不使用筷子、羹匙或刀叉，而用使用右手抓餐食等等，由此事先了解進(jìn)而進(jìn)行不同的宴請(qǐng)準(zhǔn)備，就顯得尤為重要。

比如在進(jìn)行跨文化交際工作的禮物贈(zèng)送時(shí)，各個(gè)國(guó)家也有不同的講究。有的國(guó)家喜歡浪漫一點(diǎn)，送花時(shí)則要避開紙花、菊花、康乃馨等，其在對(duì)方文化由于寓意不好而不適合送人，在花朵數(shù)量上也有不同的講究，有的國(guó)家送單數(shù)，但受其本國(guó)宗教文化的影響，是不能送13朵的。實(shí)用一點(diǎn)的送禮，有的國(guó)家則比較講究，不能送刀劍等鋒利物品，其有著與人隔斷聯(lián)系的寓意。所以根據(jù)不同的文化差異影響，要適時(shí)地規(guī)避好不必要的“雷坑”。

二、跨文化交際能力的培養(yǎng)策略

（一）注重跨文化交際內(nèi)容在教材中的充分挖掘。在秘書專業(yè)相應(yīng)的跨文化交際能力的培養(yǎng)上，第一步就是要對(duì)其相應(yīng)的英語教材進(jìn)行充分挖掘，比如以英語為母語的一些極具代表性的西方國(guó)家，其相應(yīng)的習(xí)俗、典故、簡(jiǎn)史、習(xí)慣和名人軼事等等，教師通過對(duì)其英語教材的知識(shí)梳理和內(nèi)容提取，以這種顯性教學(xué)方法，使學(xué)生們更快、更好地了解所學(xué)的文化知識(shí)，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)能力的培養(yǎng)。

（二）現(xiàn)代化教學(xué)技術(shù)手段的廣泛合理應(yīng)用。在時(shí)代飛速發(fā)展的今天，現(xiàn)代化的教學(xué)技術(shù)手段越來越多地被廣泛應(yīng)用到實(shí)際的教學(xué)活動(dòng)中去，也是其接收文化知識(shí)的重要途徑。所以，在秘書專業(yè)涉外語言的教學(xué)活動(dòng)中，可以教材為基準(zhǔn)，利用現(xiàn)代多媒體技術(shù)手段盡可能多地收集一些英語音樂作品、電影劇集、詩歌和小說故事等，進(jìn)而以豐富多樣的文化碰撞在潛移默化間使學(xué)生們感悟中西文化的差異與魅力，從而提高其跨文化交際的工作能力。

（三）外教課程的積極開展。外教即外籍教師在秘書專業(yè)學(xué)生跨文化交際能力的培養(yǎng)上，有著積極的推動(dòng)作用，可以極大地縮短相應(yīng)的精神距離，外教課程更是其極具意義與價(jià)值的學(xué)習(xí)資源。外教不僅能利用自己得天獨(dú)厚的語言與文化優(yōu)勢(shì)，對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的教學(xué)培養(yǎng)，還能以自己為典型，更好地闡述跨文化交際工作的必要性與重要性，使其更具有說服力。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化中我國(guó)與國(guó)際上的經(jīng)濟(jì)往來日益密切，跨文化交際工作勢(shì)必會(huì)越來越多地應(yīng)用到涉外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展中。而其中文化風(fēng)俗習(xí)慣的融合與碰撞，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。所以秘書在跨文化交際工作中所扮演的角色與發(fā)揮的作用就顯得尤為重要。相應(yīng)的涉外秘書從業(yè)人員對(duì)各自文化差異、觀點(diǎn)和語言交流等方面上的把握，無不對(duì)跨文化交際工作的開展產(chǎn)生著巨大影響。因此，這一系列工作的有效開展是對(duì)秘書綜合能力的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)，需要其在各種不同的文化碰撞中，既充分尊重各自的文化差異，又能在差異中建立良好的合作關(guān)系。