財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)實務(wù)中的思考

銀文影 蘇州工業(yè)園區(qū)清源華衍水務(wù)有限公司

大數(shù)據(jù)背景下，各種信息化應(yīng)用層出不窮，會計信息系統(tǒng)建設(shè)逐步完善，“預算可控、線上報銷、信息可查”等，實現(xiàn)了會計核算的全流程管控。值得關(guān)注的是，財務(wù)信息系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)并非一致，會計信息系統(tǒng)只是財務(wù)信息系統(tǒng)中的一環(huán)。隨著經(jīng)濟和社會環(huán)境的變化和發(fā)展，企業(yè)管理者并不滿足傳統(tǒng)會計的簡單核算和監(jiān)督職能，而是希望從會計信息中得到更高層次的決策建議。財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)不僅僅是管控會計核算流程，需要從業(yè)務(wù)的源頭入手，實現(xiàn)整個業(yè)務(wù)流程的信息化管控，做到通過會計核算聯(lián)查到最基礎(chǔ)的信息，能夠?qū)崿F(xiàn)全流程的管控。目前一直很流行的“業(yè)財融合”代表人們已經(jīng)關(guān)注到了這個問題，但在實務(wù)規(guī)劃中，我們要從何入手來做到業(yè)財融合，建立全流程財務(wù)信息系統(tǒng)，主要應(yīng)該考慮以下幾個方面。

一、總體布局，全員共建

在財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)實施過程中最容易出現(xiàn)的問題是僅就當前局部業(yè)務(wù)需求進行信息系統(tǒng)建設(shè)，由于缺乏信息系統(tǒng)建設(shè)的前瞻性而未能進行整體規(guī)劃。當未來就其他業(yè)務(wù)進行信息系統(tǒng)建設(shè)時，往往無法實現(xiàn)系統(tǒng)之間的有效互聯(lián)，而是形成諸多信息孤島。在未來對各業(yè)務(wù)模塊進行整合時，只能重新建立信息系統(tǒng)框架，產(chǎn)生部分信息系統(tǒng)重復建設(shè)風險而導致整體信息化成本增加。為避免各自為政、重復投資的現(xiàn)象，財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)前期最重要的工作是梳理各業(yè)務(wù)流程，在管理者的宏觀整體思路引導下，理清各業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)以及管控重點和管控點，分模塊分業(yè)務(wù)向下推行，并結(jié)合具體業(yè)務(wù)人員的思路與操作方法，整理成為完整的業(yè)務(wù)流程管控。此時，需要成立專門的信息化推進小組，將企業(yè)所需要信息化實現(xiàn)的功能，從業(yè)務(wù)流程的維度調(diào)研清楚，將企業(yè)的管理需求落實到具體流程的具體事項上，然后再進行信息化系統(tǒng)的選擇，避免出現(xiàn)管理者整體思路無法具體落實，或各具體業(yè)務(wù)人員僅關(guān)注自身而使業(yè)務(wù)流程冗余的情況。哪怕由于資金等問題無法進行整體實施，也需要一并進行規(guī)劃，總體布局，以期在未來模塊整合時能夠不進行重復建設(shè)，節(jié)約成本。財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)的總體布局也為后期的財務(wù)共享、智能財務(wù)機器人PRA的實施以及商業(yè)智能BI等的上線奠定良好的基礎(chǔ)。

二、結(jié)合業(yè)務(wù)，流程閉環(huán)管理

財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃過程中，應(yīng)關(guān)注內(nèi)控要求與財務(wù)管理活動是否能夠嵌入到事前規(guī)劃和決策、事中控制及事后評價的全過程，形成全流程的閉環(huán)管理。

以采購與付款管理流程為例，采購與付款管理流程循環(huán)以物資需求為起點，物資需求部門根據(jù)系統(tǒng)安全庫存數(shù)量的提醒通知或者物資需求計劃提交物資需求申請至采購部門，采購部門以業(yè)務(wù)部門的需求數(shù)量作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并結(jié)合當前實際庫存數(shù)量、在途物資、下一周期預計物資需求量、訂貨周期以及經(jīng)濟訂貨批量等進行綜合分析后確定最終訂單數(shù)量以及交貨日期。倉庫收貨環(huán)節(jié)應(yīng)關(guān)注到貨數(shù)量是否與訂單相符，到貨質(zhì)量是否符合合同要求，并會同物資需求部門進行到貨驗收。到貨驗收形成入庫單后，系統(tǒng)應(yīng)對入庫單數(shù)量與訂單數(shù)量進行匹配，當入庫單數(shù)量等于訂單數(shù)量時該訂單應(yīng)自動關(guān)閉，防止出現(xiàn)超收情況。未關(guān)閉訂單應(yīng)定期進行追蹤，采購部門通過系統(tǒng)查看訂單交貨執(zhí)行情況，對逾期送貨的訂單進行追蹤，年底根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)訂單送貨逾期等數(shù)據(jù)對供應(yīng)商進行送貨及時性的考核。訂單入庫后，采購部門根據(jù)入庫單進行發(fā)票維護，發(fā)票上的數(shù)量應(yīng)與入庫單數(shù)量匹配一致，發(fā)票上的單價應(yīng)與訂單匹配一致，經(jīng)財務(wù)人員核對無誤后形成應(yīng)付單據(jù)推送至財務(wù)核算系統(tǒng)，形成應(yīng)付款項。系統(tǒng)已經(jīng)在入庫、發(fā)票維護、應(yīng)付單生成等環(huán)節(jié)設(shè)置了相應(yīng)的匹配控制：入庫數(shù)量、單價與訂單匹配一致，發(fā)票數(shù)量與入庫單匹配一致，發(fā)票金額與訂單匹配一致，付款單位與訂單供應(yīng)商匹配一致，這些系統(tǒng)的強制控制已經(jīng)降低了超收超付錯付的風險。采購付款單通過應(yīng)付單據(jù)生成，采購部門根據(jù)應(yīng)付單以及合同約定的付款方式，在達到付款條件時在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)起付款單，在付款的最終環(huán)節(jié)財務(wù)人員只要對發(fā)票、送貨單等原始單據(jù)進行核查，大大減輕了財務(wù)會計的審核壓力。并且付款完成后系統(tǒng)內(nèi)的訂單付款執(zhí)行情況表可以呈現(xiàn)出訂單的付款完成情況，采購可以根據(jù)訂單付款執(zhí)行情況表快速完成訂單的結(jié)項以及與供應(yīng)商的定期對賬工作。

上述管理需求在融入供應(yīng)鏈系統(tǒng)時，除一般供應(yīng)鏈系統(tǒng)的訂單、出入庫單關(guān)聯(lián)財務(wù)系統(tǒng)外，還需要實現(xiàn)采購合同管理、訂單價格匹配功能、倉庫安全庫存的自動提醒功能以及歷史采購價格變動分析等管理功能。除了對庫存數(shù)量的提醒，系統(tǒng)還可以提醒告知采購人員之前歷次采購從采購訂單到倉庫入庫的平均周期，以及對訂貨周期和經(jīng)濟訂購的批量進行提醒。除了實現(xiàn)供應(yīng)鏈采購付款業(yè)務(wù)與財務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)還實現(xiàn)了財務(wù)付款信息的及時傳遞，解決了采購部門與供應(yīng)商之間的對賬問題，從而更好的實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流程的管控。

三、防范風險，定期稽核

在財務(wù)信息系統(tǒng)上線過程中結(jié)合內(nèi)部控制制度來進行流程與權(quán)限設(shè)置，也是公司信息化流程中必不可缺的一個步驟。以供應(yīng)鏈系統(tǒng)為例，從物資需求到請購、采購訂單等各節(jié)點均需要經(jīng)過審核批準，訂單交貨入庫，生成應(yīng)付單、付款單，這一系統(tǒng)流程層層關(guān)聯(lián)，環(huán)環(huán)相扣，保證整個采購流程三單匹配。同時需要關(guān)注權(quán)限的管控是否達到有效控制，是否包含其他特殊流程，系統(tǒng)的邏輯設(shè)置是否是強制匹配等等。實務(wù)中可能會發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)超級管理員針對部分數(shù)據(jù)進行了修改，部分賬號由同一個人進行操作或者賬號權(quán)限過于寬松等，就無法達到控制的相關(guān)目的。這些控制在上線之初的需求整合中可能會被忽略，但這些控制的缺失可能造成的影響卻往往是嚴重的。需要在財務(wù)信息系統(tǒng)上線后通過持續(xù)的內(nèi)控審計來發(fā)現(xiàn)問題，需要增加新的控制：所有的權(quán)限開立以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)修改必須通過內(nèi)部審計部門的審核，并經(jīng)管理層審批后才可以執(zhí)行；內(nèi)部審計部門定期對系統(tǒng)內(nèi)的控制進行測試，定期檢查超級管理員賬號的使用日志；信息中心定期要求系統(tǒng)各使用人員修改密碼并且禁止員工將賬號密碼泄露或轉(zhuǎn)借給他人使用等。如何設(shè)置安全的系統(tǒng)權(quán)限，保護公司管理信息等機密數(shù)據(jù)不外泄，確保信息安全等等都是財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)過程中需要重點考慮的問題。除此之外，還需要定期審查流程適用性。關(guān)注當前不斷變化發(fā)展的市場環(huán)境，確保當前各項法律法規(guī)以及規(guī)章制度落實到位，保障公司財務(wù)信息的完整性和真實性，并結(jié)合管理要求等變化，適時調(diào)整相關(guān)業(yè)務(wù)流程，在保證業(yè)務(wù)流程完整管控的基礎(chǔ)上提高管控效率，避免不必要的資源浪費。

通過以上案例研究可以發(fā)現(xiàn)，加強財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)符合公司的切身利益，可以使用信息系統(tǒng)來提高工作效率，充分發(fā)揮財務(wù)管理的監(jiān)督職能。但是正如上文所提到的，在財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)中需要企業(yè)根據(jù)自身需求循序漸進，持續(xù)完善系統(tǒng)的管理會計控制點，設(shè)置安全的系統(tǒng)權(quán)限來確保信息安全性，這些是財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)發(fā)揮積極作用的前提和保障。

四、財務(wù)核算，標準體系建立

財務(wù)信息系統(tǒng)建立后，最終的管理相關(guān)成果均通過財務(wù)信息數(shù)據(jù)來呈現(xiàn)，財務(wù)信息數(shù)據(jù)要做到精細而不繁雜，準確而不拖沓，就要規(guī)劃和建設(shè)標準科目體系。標準科目體系的建立需要充分結(jié)合自身經(jīng)營特點和管控深度，建立不同層級的科目以及合理規(guī)劃輔助核算，保證財務(wù)數(shù)據(jù)采集和提取的時效性和精確性。標準科目體系的建立需要進行對科目的詮釋和核算業(yè)務(wù)內(nèi)容的具體闡述，避免因主觀理解不同而對同一業(yè)務(wù)在不同科目中進行核算，規(guī)范和統(tǒng)一會計處理方式。標準科目體系的建立需要盡可能便利地為今后提供橫向可比的數(shù)據(jù)，確保財務(wù)數(shù)據(jù)可作為決策支持的可靠依據(jù)。標準科目體系需建立在其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的標準化基礎(chǔ)之上，包括物料數(shù)據(jù)標準化、客商數(shù)據(jù)標準化、項目數(shù)據(jù)標準化等，形成完整的標準體系。將不同功能模塊之間的數(shù)據(jù)和流程無縫對接，實現(xiàn)各模塊與財務(wù)數(shù)據(jù)之間的融合，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同步管理以及經(jīng)營全過程管理的透明化和標準化。同時，標準科目體系的建立需要根據(jù)公司經(jīng)營情況不斷完善，建設(shè)與推行不能急于一時，逐步程序化，固定化，形成閉環(huán)機制，夯實財務(wù)信息化建設(shè)基礎(chǔ)，促進業(yè)財融合，提高財務(wù)管理的內(nèi)在價值。

綜上所述，成功實施財務(wù)信息系統(tǒng)，事前需要企業(yè)進行總體布局，事中需要梳理全業(yè)務(wù)流程，并形成標準體系，事后需要定期稽核與更新，不對進行完善與更新，當之無愧稱得上是一項系統(tǒng)工程。