李功海 新疆眾和股份有限公司
針對(duì)督導(dǎo)工作,筆者組織從接觸、了解、試行到改進(jìn)推行,經(jīng)歷七八年時(shí)間,不斷討論、實(shí)踐改進(jìn)。目前督導(dǎo)機(jī)制運(yùn)行模式已基本穩(wěn)定,為企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展提供了重要支撐。
戰(zhàn)國(guó)后期的《禮記·學(xué)記》中,曾記述了西周時(shí)期的視學(xué)制度,即督導(dǎo)制度,這是迄今為止所知古籍記載的最早的督導(dǎo)制度。
督導(dǎo),字面意義就是監(jiān)督與指導(dǎo)。該種模式在現(xiàn)代社會(huì)較早來(lái)源于家電行業(yè),是專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練員工的一種方法,以增進(jìn)其專(zhuān)業(yè)技巧。
廣義的督導(dǎo),也是本文所研究的督導(dǎo),既以第三方的視角,檢查監(jiān)督公司安排的各項(xiàng)工作在各層級(jí)間的執(zhí)行情況,分析未完成工作狀態(tài)下單位存在的問(wèn)題,提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議,并幫助落實(shí)改進(jìn),最終保障完成經(jīng)營(yíng)目標(biāo),是一個(gè)閉環(huán)的工作模式。
建立現(xiàn)代企業(yè)制度,明確企業(yè)法人財(cái)產(chǎn)權(quán)的獨(dú)立性,股東需要對(duì)經(jīng)營(yíng)層進(jìn)行監(jiān)督,經(jīng)營(yíng)層也需要進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)管,這就需要在各層級(jí)間形成科學(xué)規(guī)范的企業(yè)督導(dǎo)機(jī)制。
(一)解決企業(yè)層級(jí)過(guò)多“號(hào)令不響”的問(wèn)題
針對(duì)法人企業(yè),尤其是集團(tuán)式管控的企業(yè),人員總數(shù)較多,業(yè)務(wù)條塊較多,層級(jí)較多,如何保障將集團(tuán)本部的“號(hào)令”精準(zhǔn)傳達(dá)并保障按規(guī)執(zhí)行,這就需要督導(dǎo)。
(二)解決私自改變計(jì)劃、授權(quán)超界的問(wèn)題
集團(tuán)公司在下達(dá)各項(xiàng)工作安排時(shí),已充分考慮了下屬單位、條塊的實(shí)際情況或公司戰(zhàn)略的發(fā)展意圖,存在下屬單位理解不一致,或小團(tuán)體的行為,私自改變工作計(jì)劃,超過(guò)授權(quán)變動(dòng)工作要求,督導(dǎo)可以充當(dāng)溝通的橋梁和糾正的導(dǎo)師。
(三)真實(shí)感受和反映基層存在的問(wèn)題,并專(zhuān)項(xiàng)協(xié)調(diào)解決
集團(tuán)公司由于業(yè)務(wù)過(guò)多,在安排工作時(shí)可能會(huì)按照一定的固化模式開(kāi)展,工作安排一刀切,對(duì)部分單位存在可操作性不強(qiáng)的問(wèn)題。同時(shí),在執(zhí)行工作中可能會(huì)發(fā)生意外情況,如何快速?zèng)Q策、轉(zhuǎn)向,就需要督導(dǎo)介入支持和推進(jìn),提升基層單位的工作效率和滿意度,控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
(四)使各項(xiàng)獎(jiǎng)懲等考核激勵(lì)機(jī)制更加有的放矢
集團(tuán)公司在對(duì)下屬企業(yè)設(shè)定考核激勵(lì)政策時(shí),基本上以常規(guī)的指標(biāo)完成來(lái)情況設(shè)定,對(duì)下屬單位的激勵(lì)性如何,不好把握。需要督導(dǎo)深入研究下屬單位的發(fā)展情況和難點(diǎn),精準(zhǔn)設(shè)定考核激勵(lì)政策。
企業(yè)督導(dǎo)機(jī)制作為一種組織安排,首先是一種利益制衡關(guān)系,督導(dǎo)機(jī)制必然表現(xiàn)和服務(wù)于投資者和“上級(jí)”的利益。它起源于現(xiàn)代股份制公司所有權(quán)與經(jīng)營(yíng)權(quán)的分離,一般說(shuō)來(lái),董事會(huì)是最直接的公司督導(dǎo)組織形式。今天,我們研究的是經(jīng)營(yíng)層面督導(dǎo)機(jī)制的建立問(wèn)題。雖然董事會(huì)把經(jīng)營(yíng)權(quán)下放給總經(jīng)理層,監(jiān)督總經(jīng)理相關(guān)目標(biāo)任務(wù)的完成。但從經(jīng)營(yíng)層面來(lái)說(shuō),總經(jīng)理不能事事俱知,能力全部具備,也需要在各層級(jí)之間安排專(zhuān)業(yè)的組織和人員進(jìn)行監(jiān)督檢查,最終實(shí)現(xiàn)董事會(huì)下達(dá)的各項(xiàng)目標(biāo),保障公司利益和自己利益的最大化。
(一)要成立公司層面的督導(dǎo)管控組織,原則上總經(jīng)理任組長(zhǎng)或主任,并安排常務(wù)副職或主管經(jīng)營(yíng)的副職為副組長(zhǎng)、副主任,全盤(pán)負(fù)責(zé)督導(dǎo)機(jī)制的運(yùn)行管理。并在經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)(或企業(yè)管理部)設(shè)立辦公室,具體負(fù)責(zé)督導(dǎo)機(jī)制的日常管理。
(二)督導(dǎo)組的成員,原則上以公司高管和各條塊部室中層為主,這是開(kāi)展具體督導(dǎo)工作的主要成員。
(三)要組織各下屬單位在內(nèi)部設(shè)立或安排兼職部門(mén),成立督察督辦小組,每項(xiàng)工作安排完畢后,要先自行檢查工作的完成情況,遇有困難問(wèn)題,不能全部依靠督導(dǎo)來(lái)完成,這也是小團(tuán)隊(duì)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)循環(huán)的必然路徑。
(四)要明確督導(dǎo)小組及各成員的具體職責(zé)和權(quán)利義務(wù),以及被督導(dǎo)單位的權(quán)利義務(wù)等。權(quán)利義務(wù)要對(duì)等,才能保障上下平等溝通對(duì)話。
(一)督導(dǎo)組織的定位
1.對(duì)公司的督導(dǎo)系統(tǒng)進(jìn)行有效指揮、指導(dǎo)、管理、監(jiān)督與控制,是公司利益最大化的維護(hù)者;
2.對(duì)公司督導(dǎo)人員職責(zé)履行的有效性和科學(xué)性進(jìn)行檢查、評(píng)估與考核、獎(jiǎng)懲;
3.對(duì)業(yè)績(jī)表現(xiàn)突出或存在問(wèn)題較多的下屬單位進(jìn)行巡查、指導(dǎo),收集、整理、分析相關(guān)信息以便在全公司進(jìn)行借鑒,對(duì)存在的難題進(jìn)行科學(xué)分析,并整合各部門(mén)資源進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。
(二)督導(dǎo)人員的定位
1.代表集團(tuán)總部:督導(dǎo)人員代表總部,要維護(hù)總部權(quán)威、形象和利益;
2.顧問(wèn)專(zhuān)家:指導(dǎo)下屬單位經(jīng)營(yíng)管理,主要指導(dǎo)下屬單位按規(guī)定戰(zhàn)略執(zhí)行運(yùn)作;
3.教練員:下屬單位針對(duì)公司安排的一些工作操作困難的,要以教練員的身份,去言傳身教,保障“應(yīng)知應(yīng)會(huì)”;
4.裁判員:貫徹執(zhí)行集團(tuán)總部的工作標(biāo)準(zhǔn)化,以及重大決策部署工作的落實(shí)化,認(rèn)真地將統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及重大工作安排監(jiān)督下屬單位執(zhí)行落地;
5.信息員:對(duì)下屬單位的問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)、爭(zhēng)議如實(shí)記錄,通過(guò)總結(jié)反饋給集團(tuán)總部,并協(xié)調(diào)專(zhuān)業(yè)力量討論決策。
(三)督導(dǎo)機(jī)制的運(yùn)行
1.分配督導(dǎo)單位
在現(xiàn)有的督導(dǎo)小組“成員池”中,要根據(jù)被督導(dǎo)單位的現(xiàn)狀及發(fā)展的個(gè)性化困難,結(jié)合督導(dǎo)組成員的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng),進(jìn)行成員匹配性分配。每個(gè)督導(dǎo)單位對(duì)應(yīng)形成一個(gè)督導(dǎo)小組,分設(shè)組長(zhǎng)和組員。原則上督導(dǎo)組成員不超過(guò)5名,每個(gè)督導(dǎo)小組要有公司高管,保障督導(dǎo)小組的權(quán)威性。
2.形成督導(dǎo)計(jì)劃
督導(dǎo)計(jì)劃一般分三種形式收集。一是公司召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議上,要求督導(dǎo)單位開(kāi)展的重大工作,其中針對(duì)存在較大難度的工作;二是督導(dǎo)單位在開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,主動(dòng)提出需要上級(jí)部門(mén)解決的問(wèn)題;三是督導(dǎo)小組成員在開(kāi)展督導(dǎo)過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)督導(dǎo)單位其他方面應(yīng)納入督導(dǎo)范圍的工作。
3.開(kāi)展督導(dǎo)工作
一是原則上以月為單位,要求督導(dǎo)小組開(kāi)展督導(dǎo)工作中,小組成員每月要下基層多少天(應(yīng)該不少于2天),深入了解督導(dǎo)單位的實(shí)情,為后期的督導(dǎo)工作提供支撐。
二是督導(dǎo)小組成員在不涉密的前提下,可以參加督導(dǎo)單位的會(huì)議、工作討論、方案籌劃、過(guò)程檢查等工作,并形成自己的意見(jiàn)和建議,供督導(dǎo)單位參考。
三是督導(dǎo)單位隨時(shí)有困難可以找督導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。
四是可以邀請(qǐng)公司審計(jì)、紀(jì)檢部門(mén)參與對(duì)督導(dǎo)執(zhí)行科學(xué)性的監(jiān)督,并接受相關(guān)投訴舉報(bào),保障督導(dǎo)工作的正常開(kāi)展。
4.督導(dǎo)總結(jié)、考評(píng)和改進(jìn)
一是由于督導(dǎo)設(shè)定按月開(kāi)展,故每月月底要進(jìn)行總結(jié)。要求督導(dǎo)小組每月與督導(dǎo)單位一起召開(kāi)督導(dǎo)會(huì)議,并形成工作總結(jié)和計(jì)劃表,進(jìn)行自評(píng)。
二是督導(dǎo)管理辦公室按月收集督導(dǎo)工作總結(jié)和計(jì)劃表,匯總后報(bào)督導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)小組副主任及主任打分評(píng)價(jià),納入其月度考核,并進(jìn)行通報(bào)。
三是針對(duì)督導(dǎo)小組提出的一些機(jī)制方面的問(wèn)題,由管理辦公室組織領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行討論確定。
(一)督導(dǎo)機(jī)制存在的弊端
1.干擾基層工作,喧賓奪主
由于要求督導(dǎo)小組成員必須下基層,并可以參加相關(guān)會(huì)議,容易打斷基層單位的正常經(jīng)營(yíng)秩序,還會(huì)影響相關(guān)決策的順利確定和執(zhí)行,違背了經(jīng)濟(jì)責(zé)任契約制的原則。
2.犯經(jīng)驗(yàn)主義、形式主義,不理會(huì)基層的新情況、新問(wèn)題,一意孤行
針對(duì)基層單位出現(xiàn)的一些新情況、新問(wèn)題,未進(jìn)行具體的討論研究,而是根據(jù)督導(dǎo)小組成員自身的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn),進(jìn)行一刀切式的決策,并壓制督導(dǎo)企業(yè)執(zhí)行,最終影響基層單位的穩(wěn)定發(fā)展。
3.荒廢自己主業(yè)、主責(zé),有礙公平,引起內(nèi)部新的矛盾
由于督導(dǎo)人員平時(shí)都由自己的主責(zé)主業(yè),存在可能荒廢自己主業(yè)的情況。且由于督導(dǎo)小組是根據(jù)基層單位的情況進(jìn)行分配的,存在小組成員在涉及權(quán)力使用方面,私自“放水”的情況,從而引起對(duì)其他單位“執(zhí)法”不公平的現(xiàn)象,引起內(nèi)部新的矛盾,制約經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
4.僅督不導(dǎo),引起基層的不滿,影響目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)
對(duì)基層來(lái)講,一切工作講結(jié)果,反對(duì)事事檢查和頻繁考核。督導(dǎo)小組成員對(duì)基層單位了解不深,部分問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)還處于表層,解決方式太宏觀或可操作性不強(qiáng),只會(huì)一味地檢查工作落實(shí)、考核工作成效,引起基層單位的反感,制約基層業(yè)務(wù)的發(fā)展。
(二)應(yīng)對(duì)措施
1.明確督導(dǎo)的具體工作方向和內(nèi)容
以制度或通知方式,將督導(dǎo)小組的工作方向進(jìn)行明確,原則上除此之外的相關(guān)工作,以基層單位自行執(zhí)行為主,不能干預(yù)、干擾基層單位的決策。督導(dǎo)小組有建議權(quán),但沒(méi)有決策權(quán)。
2.明確不能納入督導(dǎo)的工作或問(wèn)題
基層單位自己可以完成的正常性工作,以及涉及公司相關(guān)制度明確規(guī)定,或已經(jīng)討論決策過(guò)的事項(xiàng),不納入幫扶督導(dǎo)范圍。
3.科學(xué)設(shè)定對(duì)督導(dǎo)的考核細(xì)則
針對(duì)督導(dǎo)小組的工作,要以具體的考核細(xì)則來(lái)引導(dǎo),既要督促其完成好檢查幫扶工作,還不能放棄自己本條塊的工作。同時(shí),更要提倡基層單位主動(dòng)提出要求督導(dǎo)小組檢查和幫扶的事項(xiàng),避免頻繁下基層,影響基層的正常工作。管理辦公室要發(fā)揮對(duì)督導(dǎo)小組的引導(dǎo)和督察的作用,及時(shí)糾偏。
4.督導(dǎo)單位及督導(dǎo)小組不能固定,要“轉(zhuǎn)起來(lái)”
每一年都要重新分配督導(dǎo)單位,督導(dǎo)小組成員也要流動(dòng)起來(lái),要求中高層領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)所有基層單位的認(rèn)識(shí)和了解,便于支持本條塊工作政策的制定。也是一個(gè)保障公平的要求,降低權(quán)力部門(mén)的“放水率”。
總之,督導(dǎo)機(jī)制并不是一種新的機(jī)制,每個(gè)行業(yè)都有一些類(lèi)似的做法,有的內(nèi)部選取成員,有的外部招聘專(zhuān)家開(kāi)展,最終的目的是保障企業(yè)的高質(zhì)量的發(fā)展。督導(dǎo)機(jī)制并不是一成不變的,應(yīng)該根據(jù)本企業(yè)的所處行業(yè)及發(fā)展階段,采取不同形式,保障工作安排和執(zhí)行步調(diào)一致,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。
現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息2021年24期