試論信息化時(shí)代下如何優(yōu)化企業(yè)的財(cái)會(huì)流程

王 徽 山西二建集團(tuán)有限公司

互聯(lián)網(wǎng)信息被視作人類的偉大發(fā)明之一，應(yīng)用于各行各業(yè)，對(duì)于人們的日常生活產(chǎn)生了深刻的影響。各個(gè)經(jīng)濟(jì)主體都在各自領(lǐng)域中不同程度地感受到了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)帶來的巨大變化。伴隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)一步加劇了企業(yè)間的競爭。為了在信息化時(shí)代獲得穩(wěn)定生存和持續(xù)發(fā)展的機(jī)會(huì)，企業(yè)在提升競爭力之余需不斷強(qiáng)化自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，做好財(cái)務(wù)管理工作。而優(yōu)化財(cái)會(huì)流程是做好企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的基礎(chǔ)，為此，企業(yè)需順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，在充分了解現(xiàn)有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)其中的問題，結(jié)合信息化時(shí)代要求不斷優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程。

一、信息化時(shí)代下優(yōu)化企業(yè)財(cái)會(huì)流程的重要性

當(dāng)前，各行業(yè)都對(duì)財(cái)會(huì)流程有較為深刻的認(rèn)識(shí)，財(cái)會(huì)工作需要服務(wù)的對(duì)象既包含外部客戶也包含內(nèi)部員工，需要聯(lián)合多個(gè)部門甚至多個(gè)單位開展工作。而企業(yè)的工作內(nèi)容通?？梢苑譃闃I(yè)務(wù)開展、財(cái)務(wù)管理和人力資源三部分，在企業(yè)運(yùn)營過程中會(huì)發(fā)生很多業(yè)務(wù)，產(chǎn)生大量的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)管理就是需要對(duì)這些業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和管理。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)模式存在很多局限性，并不能很好地適應(yīng)信息化時(shí)代的變革需求，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息的有效對(duì)接，唯有借助信息技術(shù)逐步優(yōu)化財(cái)會(huì)流程才能調(diào)整改善。

(一)有助于優(yōu)化高財(cái)務(wù)管理工作的效率

在信息化時(shí)代，企業(yè)必須以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，整合處理財(cái)務(wù)信息，逐步實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，如此才能提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率。按照傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作模式，工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間記錄并上報(bào)賬目，每日處理大量復(fù)雜的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，財(cái)會(huì)流程信息化出來以后，工作人員不再需要手工處理這些數(shù)據(jù)，可以大大減少他們的工作量，保障他們有更多的工作時(shí)間和精力進(jìn)行財(cái)會(huì)流程優(yōu)化，形成良性循環(huán)。同時(shí)優(yōu)化財(cái)會(huì)流程可以提高財(cái)務(wù)管理質(zhì)量，使其更趨于科學(xué)化、合理化和信息化，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，能夠幫助企業(yè)更好地處理財(cái)務(wù)問題，及時(shí)規(guī)避可能存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

(二)順應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢

在信息化時(shí)代，各類科學(xué)技術(shù)相互交融，數(shù)據(jù)信息傳遞更加快捷方便，企業(yè)經(jīng)營也時(shí)常因?yàn)樾畔⒆儎?dòng)發(fā)生巨大的變化，因此，對(duì)企業(yè)財(cái)會(huì)工作提出了更高的要求。換而言之，企業(yè)只有動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)把握整體財(cái)務(wù)信息，推動(dòng)財(cái)務(wù)流程優(yōu)化，才能在激烈的市場競爭中搶占先機(jī)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資本的有效調(diào)配，進(jìn)而始終占據(jù)競爭優(yōu)勢。因此，在瞬息萬變的信息化時(shí)代，企業(yè)必須要注重順應(yīng)時(shí)代潮流，重視信息技術(shù)的應(yīng)用，避免受海量信息限制影響企業(yè)核心目標(biāo)的開展，喪失企業(yè)競爭實(shí)力。

二、信息化時(shí)代下財(cái)會(huì)流程優(yōu)化的核心理念

信息化時(shí)代下，企業(yè)的財(cái)會(huì)流程發(fā)生了極大改變，必須以流程再造為核心打破傳統(tǒng)財(cái)會(huì)流程的桎梏，向信息化模式轉(zhuǎn)變，具體可以包含如下幾個(gè)方面：第一，傳統(tǒng)財(cái)會(huì)流程的分析與診斷，對(duì)財(cái)會(huì)流程進(jìn)行改造之前，企業(yè)需要針對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)流程進(jìn)行全面的分析和診斷，確定改造范圍和改造對(duì)象。因此，企業(yè)要先細(xì)致分析過去財(cái)會(huì)工作流程，并結(jié)合企業(yè)現(xiàn)階段工作要求分析其中的弊端，找出關(guān)鍵問題，作出診斷，為后期的優(yōu)化工作提供參考；第二，財(cái)會(huì)流程的再設(shè)計(jì)，深入改進(jìn)優(yōu)化傳統(tǒng)財(cái)會(huì)流程，進(jìn)行流程重組設(shè)計(jì)。在此過程中，需要融合企業(yè)新時(shí)期的信息技術(shù)和管理理念，盡可能實(shí)現(xiàn)流程的合理化、科學(xué)化和信息化，確保企業(yè)能夠?qū)崟r(shí)掌握流程動(dòng)態(tài)，并能夠在出現(xiàn)問題后第一時(shí)間作出反應(yīng)；第三，財(cái)會(huì)流程的重組，財(cái)會(huì)流程再設(shè)計(jì)后，需要將其應(yīng)用到企業(yè)實(shí)際運(yùn)營流程中，這就是流程的重組，這個(gè)階段工作內(nèi)容相對(duì)負(fù)責(zé)，包含企業(yè)的組織架構(gòu)安排、工作人員的崗位調(diào)整以及財(cái)會(huì)信息數(shù)據(jù)庫的建立等，如果新的財(cái)會(huì)流程能夠有效落實(shí)必將帶動(dòng)企業(yè)效益的大幅度提高。

三、信息化時(shí)代下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)流程優(yōu)化的策略與方法

企業(yè)傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)流程存在較多問題，流程復(fù)雜、信息滯后、無法實(shí)時(shí)共享等，導(dǎo)致企業(yè)難以在信息化時(shí)代及時(shí)獲得精準(zhǔn)、即時(shí)的財(cái)務(wù)參考數(shù)據(jù)，不利于其戰(zhàn)略決策的有效制定，因此，企業(yè)要想在激烈的經(jīng)濟(jì)角逐占據(jù)優(yōu)勢，增強(qiáng)自身綜合實(shí)力，就需要深入研究傳統(tǒng)財(cái)會(huì)流程的弊端，找出其中的關(guān)鍵問題，結(jié)合新時(shí)代企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況加以優(yōu)化調(diào)整。

(一)制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)

傳統(tǒng)財(cái)會(huì)流程之所以無法動(dòng)態(tài)準(zhǔn)確展現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營情況，主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的財(cái)會(huì)流程缺乏統(tǒng)一的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)，再加上受技術(shù)因素限制只能反映部分財(cái)務(wù)信息，難以有效對(duì)應(yīng)，全面準(zhǔn)確地展示企業(yè)整體經(jīng)營狀態(tài)，進(jìn)而影響了無法實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的有機(jī)融合。制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)后，能夠?qū)⒃紨?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為源數(shù)據(jù)，通過財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)將信息進(jìn)行精準(zhǔn)處理分析，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)工作無紙化辦公。比如，一些集團(tuán)公司為了方便管理會(huì)建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)信息口徑，組建統(tǒng)一核算平臺(tái)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集中管理，將分公司和總部賬務(wù)集成在一起，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化預(yù)算和管理制度，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的精準(zhǔn)對(duì)接。

(二)簡化財(cái)會(huì)實(shí)施流程

傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)流程過于復(fù)雜，無法適應(yīng)信息化時(shí)代財(cái)務(wù)管理需求，因此很多企業(yè)都會(huì)在原有流程的基礎(chǔ)上進(jìn)行財(cái)會(huì)流程簡化，以提高財(cái)務(wù)管理效率，減少不必要的財(cái)務(wù)核算工作，比如，在財(cái)會(huì)日常工作中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，減少不具備商業(yè)價(jià)值的環(huán)節(jié)，減少財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的重復(fù)等，盡可能簡化財(cái)會(huì)工作流程，提高工作效率。除此以外，企業(yè)將部分固定的財(cái)務(wù)工作實(shí)施事件驅(qū)動(dòng)也能在一定程度上簡化財(cái)會(huì)流程，事件驅(qū)動(dòng)是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域常用的專業(yè)術(shù)語，是指用戶只要輸入特定的代碼就可以執(zhí)行特定的程序指令。當(dāng)信息采用事件驅(qū)動(dòng)管理時(shí)，信息的使用者會(huì)按照既定程序根據(jù)輸入目的的不同自動(dòng)劃分為不同的財(cái)務(wù)事件，并根據(jù)財(cái)務(wù)事件匹配不同程序模型。如此，使用者可以根據(jù)自身需求選擇不同的事件驅(qū)動(dòng)方法來進(jìn)行財(cái)務(wù)信息處理，以獲得自己需要的信息，這樣就能夠在很大程度上降低信息查詢時(shí)間。

(三)建設(shè)一體化的財(cái)會(huì)流程

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理以手工操作為主，財(cái)會(huì)流程也是基于不同工作建立的順序化業(yè)務(wù)流程，到了會(huì)計(jì)電算化時(shí)期雖然情況有所改善，能夠借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理部分財(cái)務(wù)管理工作，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)流程的半自動(dòng)化，但是并沒有從本質(zhì)上改變傳統(tǒng)財(cái)會(huì)流程結(jié)構(gòu)，只有財(cái)務(wù)部門才能獲得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息，其他職能部門沒有查閱權(quán)限，各個(gè)信息系統(tǒng)相互獨(dú)立，彼此分隔，并沒有建立有效的信息共享平臺(tái)。如今，在信息化時(shí)代下，建立一體化的財(cái)會(huì)流程，在企業(yè)運(yùn)營過程中，相關(guān)職能部門可以將已經(jīng)核定的單據(jù)輸入至數(shù)據(jù)庫并將其轉(zhuǎn)化為記賬憑證自動(dòng)存入信息數(shù)據(jù)庫。當(dāng)企業(yè)制定財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，可以借助信息系統(tǒng)的共享功能實(shí)時(shí)獲取數(shù)據(jù)信息，自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)表。結(jié)合上述流程再造核心理念，通過管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的精準(zhǔn)對(duì)接和管理，可以在一定程度上降低數(shù)據(jù)處理工作，降低重復(fù)率，提升工作效率。同時(shí)，企業(yè)要建立動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)，將單據(jù)轉(zhuǎn)化為憑證，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的有效轉(zhuǎn)化。

(四)加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)流程的實(shí)時(shí)掌控

傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)流程中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息采集無法同業(yè)務(wù)信息生成同步進(jìn)行，數(shù)據(jù)信息的過賬、匯總和對(duì)賬又需在數(shù)據(jù)信息采集只有進(jìn)行，等到整理總結(jié)成可供使用者查閱的財(cái)務(wù)報(bào)告，中間又經(jīng)過了很長一段時(shí)間。如此導(dǎo)致財(cái)務(wù)控制對(duì)為事后控制。但是在瞬息萬變的信息化社會(huì)，要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的有效控制，必須實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程的滯后問題。對(duì)此，一方面，企業(yè)需要按照統(tǒng)一的財(cái)會(huì)控制準(zhǔn)則建立一套標(biāo)準(zhǔn)嵌入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)。在日常運(yùn)營中，由信息接收器接收業(yè)務(wù)信息，以控制器判斷財(cái)務(wù)信息性質(zhì)，對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)控制；另一方面，財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)人要主動(dòng)參與到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)中，在一線工作中發(fā)揮自身的控制作用，對(duì)基于財(cái)會(huì)控制準(zhǔn)則判斷財(cái)務(wù)數(shù)學(xué)信息的合法性，在系統(tǒng)控制的同時(shí)加強(qiáng)人為實(shí)時(shí)控制，進(jìn)而有效規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語

伴隨著經(jīng)濟(jì)全球化和互聯(lián)網(wǎng)信息化的深入發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營模式和信息傳遞方式都發(fā)生了翻天覆地的變化，為了讓企業(yè)能夠在瞬息萬變的信息化時(shí)代持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，企業(yè)的財(cái)會(huì)流程必須進(jìn)一步優(yōu)化調(diào)整，以確保財(cái)務(wù)部門能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)參考，可以說，財(cái)會(huì)流程優(yōu)化不僅是為了提高企業(yè)財(cái)會(huì)工作效率，更是符合經(jīng)濟(jì)市場發(fā)展的趨勢以及時(shí)代發(fā)展必然要求。為此，企業(yè)要以流程再造為核心，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求不斷對(duì)財(cái)會(huì)流程進(jìn)行優(yōu)化，制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)，簡化財(cái)會(huì)實(shí)施流程，建設(shè)一體化的財(cái)會(huì)流程，加強(qiáng)對(duì)財(cái)會(huì)流程的實(shí)時(shí)掌控等等，綜合采取多項(xiàng)措施，以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。