如何控制好工程項(xiàng)目的現(xiàn)場費(fèi)用

張曉艷 上海建工四建集團(tuán)有限公司

一、引言

施工現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)是施工現(xiàn)場上因?yàn)檗k公、生活等環(huán)境設(shè)施以及管理人員工資、現(xiàn)場管理必須支出的費(fèi)用?，F(xiàn)場經(jīng)費(fèi)一般只占總合同款的4%，但是這部分費(fèi)用也屬于可掌控的內(nèi)容，如果對現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)進(jìn)行嚴(yán)格管理，會(huì)給施工企業(yè)帶來較大的利益。一般而言：現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)一般包括臨時(shí)設(shè)施費(fèi)、現(xiàn)場管理費(fèi)這兩大部分內(nèi)容。臨時(shí)設(shè)施費(fèi)主要是指是為進(jìn)行施工而臨時(shí)搭建的、生活及生產(chǎn)用的一些建筑物及其他臨時(shí)設(shè)施，比如臨時(shí)宿舍、辦公室等?，F(xiàn)場管理費(fèi)內(nèi)容比較復(fù)雜，除開人員工資還包括勞動(dòng)保護(hù)、辦公費(fèi)、交通費(fèi)等等。

二、目前工程項(xiàng)目現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)管理存在的主要問題

(一)項(xiàng)目經(jīng)理部的大多數(shù)管理人員降低成本意識淡漠

現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)涉及的范圍廣，賬目核算的內(nèi)容復(fù)雜，涉及報(bào)效的人員幾乎包括項(xiàng)目部所有成員。同時(shí)，賬目的報(bào)效的發(fā)票、賬務(wù)審核以及支付等方面缺乏嚴(yán)格的制度，這就從客觀上增加了現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)賬務(wù)報(bào)銷和財(cái)務(wù)管理的難度。

最為嚴(yán)重的問題是，項(xiàng)目部大多數(shù)管理人員認(rèn)為，財(cái)務(wù)管理、經(jīng)費(fèi)管理是項(xiàng)目部經(jīng)理的事情，與自己沒有多大關(guān)系，成本意識非常淡漠。例如，有些人冬天離開辦公室不關(guān)空調(diào)，晚上寢室開著燈睡覺，在辦公室的電話上長時(shí)間的談私事。 另一方面，現(xiàn)在工程項(xiàng)目部實(shí)行的是項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制，公司主管部門考核的許多指標(biāo)都是針對項(xiàng)目經(jīng)理部整體或者項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人，致使大多數(shù)項(xiàng)目管理人員認(rèn)為費(fèi)用控制與自己沒有多大關(guān)系，為現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)管理帶來阻礙。

(二)項(xiàng)目部財(cái)務(wù)管理粗放、不規(guī)范

首先，財(cái)務(wù)管理中原始憑證的填寫必須真實(shí)、準(zhǔn)確、詳盡，財(cái)務(wù)人員需要進(jìn)行全面審核，并經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理部簽字后才能報(bào)銷。而在工程現(xiàn)場上很多項(xiàng)目部，沒有規(guī)范、科學(xué)的報(bào)賬程序，賬務(wù)報(bào)銷中也問題百出，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.很多項(xiàng)目部的人員賬務(wù)報(bào)銷的時(shí)候，缺乏基本的財(cái)務(wù)管理意識，認(rèn)為財(cái)務(wù)部門太麻煩，在為難自己。

2.很多報(bào)賬人員不填寫“摘要”欄，有的雖然填寫了，但是內(nèi)容不清楚，有的字跡模糊，難以辨認(rèn)。

3.發(fā)票填寫不規(guī)范，內(nèi)容不全，憑證要素不全，數(shù)據(jù)大小寫不一致等等。

4.有些發(fā)票沒有加蓋印章，有的發(fā)票不正規(guī)，甚至拿收據(jù)到財(cái)務(wù)部門報(bào)賬。

(三)缺乏規(guī)范的財(cái)務(wù)審核、報(bào)銷、分析制度

財(cái)務(wù)人員審核原始憑證后，應(yīng)該根據(jù)會(huì)計(jì)原理、具體的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)來編制會(huì)計(jì)分錄，錄入相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目之中，但由于工程項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員的很多專業(yè)水平較差，有的財(cái)務(wù)人員連會(huì)計(jì)分錄、會(huì)計(jì)科目都弄不清楚，比如有的將應(yīng)計(jì)入措施費(fèi)的項(xiàng)目，誤計(jì)入間接費(fèi)用科目，致使間接費(fèi)用的不當(dāng)增加，而相應(yīng)的直接生產(chǎn)費(fèi)用減少。由于這些方面的原因，可能導(dǎo)致年終年終結(jié)算時(shí)東拉西扯，賬務(wù)一塌糊涂，出現(xiàn)成本管理整體上的誤差。

三、現(xiàn)場管理費(fèi)包含的具體內(nèi)容及控制

項(xiàng)目現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)屬于建筑安裝工程制造成本中的間接成本，包括項(xiàng)目部在現(xiàn)場組織施工過程中，所發(fā)生的管理方面的一切費(fèi)用。根據(jù)工程項(xiàng)目成本核算關(guān)于成本項(xiàng)目劃分規(guī)定及實(shí)施價(jià)、本分離的相關(guān)要求，項(xiàng)目間接費(fèi)用可視同項(xiàng)目現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)的主要包括：項(xiàng)目部所有管理人員的工資、獎(jiǎng)金及按規(guī)定提取的工資附加費(fèi)；項(xiàng)目部行政管理費(fèi)用，資產(chǎn)攤銷、修理費(fèi)及物料消耗費(fèi)用；項(xiàng)目部發(fā)生的取暖費(fèi)、水電費(fèi)、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)費(fèi)、勞動(dòng)保護(hù)費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、利息以及其他應(yīng)由項(xiàng)目包干使用的現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)等。

(一)項(xiàng)目部管理人員的員工工資及各種津補(bǔ)貼及其管理

1.項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)所管理項(xiàng)目的規(guī)模，合理確定項(xiàng)目部管理人員的數(shù)量，盡量做到一人多崗，降低人工成本支出。

2.項(xiàng)目部管理人員的工資以及各種津補(bǔ)貼，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行總公司的規(guī)章制度，發(fā)放的金額、口徑應(yīng)該與總公司保持一致，不得隨意自列項(xiàng)目發(fā)放獎(jiǎng)金、津貼。

(二)財(cái)務(wù)費(fèi)用及其管理

1.項(xiàng)目部要及時(shí)編制階段完成的工程量清單，并填制好“請款單”讓監(jiān)理人員、業(yè)主單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，及時(shí)爭取撥付工程款，從而減少各類貸款數(shù)量，減少利息支出，降低財(cái)務(wù)費(fèi)用。

2.建立健全規(guī)章制度，讓所有分包商明確項(xiàng)目部財(cái)務(wù)管理制度，項(xiàng)目部不預(yù)付任何材料、勞務(wù)費(fèi)用，不提前結(jié)算任何材料、勞務(wù)費(fèi)用。

(三)工具、用具使用費(fèi)及其管理

在保證安全文明施工，保證工程質(zhì)量的前提下，盡量租賃使用各類設(shè)備、設(shè)施，對已有工具、用具盡量發(fā)揮使用價(jià)值，能維修的維修，減少工具、用具購置費(fèi)。

(四)項(xiàng)目部辦公費(fèi)用及其管理

1.建立健全項(xiàng)目部辦公費(fèi)管理制度，實(shí)行分部門費(fèi)用包干，做到節(jié)約歸己，超支不補(bǔ)。

2.建立健全水電、通訊費(fèi)用包干制度，電話補(bǔ)助費(fèi)定額發(fā)放到部門、發(fā)放到人，水電費(fèi)按照標(biāo)準(zhǔn)報(bào)報(bào)銷，超額部分由部門和個(gè)人自行承擔(dān)。

(五)項(xiàng)目部交通、差旅費(fèi)及其管理

1.建立健全項(xiàng)目部車輛出行管理制度，交通、差旅費(fèi)實(shí)行部門包干，使用項(xiàng)目部車輛按規(guī)章制度執(zhí)行，自行承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用，杜絕公車私用。

2.建立健全項(xiàng)目部車輛管理制度，項(xiàng)目部所有車輛實(shí)行維修、保養(yǎng)包干制度。

3.項(xiàng)目部出差補(bǔ)助按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，實(shí)行報(bào)賬人提供原始發(fā)票，部門負(fù)責(zé)人審核數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)并簽字確認(rèn)，然后經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字后確認(rèn)。

(六)項(xiàng)目部業(yè)務(wù)招待費(fèi)及其管理

1.項(xiàng)目部應(yīng)盡量減少各類招待費(fèi)用，明確業(yè)務(wù)招待的范疇：勘察設(shè)計(jì)部門、監(jiān)理部門、建設(shè)行政主管部門、質(zhì)檢單位、業(yè)主，除此之外項(xiàng)目部不承擔(dān)任何業(yè)務(wù)招待費(fèi)用。

2.建立健全業(yè)務(wù)招待費(fèi)提前申報(bào)制度，除按照規(guī)定的業(yè)務(wù)招待范疇內(nèi)報(bào)銷外。業(yè)務(wù)招待負(fù)責(zé)人必須提前向項(xiàng)目經(jīng)理申報(bào)：業(yè)務(wù)招待的對象、地點(diǎn)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等，否則將不予報(bào)銷。

3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷實(shí)行“三簽”制度：即：經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理三人簽字確認(rèn)后方可報(bào)銷賬目。

(七)項(xiàng)目部勞保費(fèi)及控制

項(xiàng)目部的勞保用品費(fèi)、保健費(fèi)、防暑降溫費(fèi)、水電費(fèi)、取暖費(fèi)等費(fèi)用嚴(yán)格國家勞動(dòng)保護(hù)的有關(guān)文件精神，以及公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。做到：既要保護(hù)工作人員的勞動(dòng)保護(hù)利益不受損害，又不得超標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放和超范圍開支。

四、搞好施工現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)的預(yù)算編制

現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)預(yù)算的編制應(yīng)遵循“合理、留有余地、高效”的原則，為便于實(shí)際操作，可將現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)的控制內(nèi)容適當(dāng)簡化歸并，但至少應(yīng)包括以下預(yù)算項(xiàng)目：

(一)項(xiàng)目部管理人員的工資、獎(jiǎng)金和各種津補(bǔ)貼：要根據(jù)工程項(xiàng)目的總造價(jià)，按照最新的工程項(xiàng)目定額確定項(xiàng)目部管理人員的數(shù)目，盡量做到一人多崗。同時(shí)，要根據(jù)公司人事部門統(tǒng)一的薪酬管理辦法，確定各類管理人員崗位薪籌標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)此作為項(xiàng)目部工作人員工資、津補(bǔ)貼、獎(jiǎng)金的預(yù)算基礎(chǔ)，納入現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)的預(yù)算。

(二)辦公費(fèi)和物料消耗：是指項(xiàng)目為直接組織施工生產(chǎn)所需辦公用具和辦公用品以及其他費(fèi)用，可按工程規(guī)模的不同，以不同基數(shù)和人均標(biāo)準(zhǔn)納入預(yù)算。

(三)其他交通費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，可按項(xiàng)目部全體員工工資總額一定比例計(jì)算確定，列入現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)的預(yù)算之中。

五、工程項(xiàng)目現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)成本控制措施

根據(jù)一些現(xiàn)場管理人員多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我們可以把工程項(xiàng)目現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)的控制措施，總結(jié)為以下八個(gè)方面：

(一)根據(jù)項(xiàng)目總產(chǎn)值和施工計(jì)劃制定合理的績效考核制度，獎(jiǎng)勤罰懶，項(xiàng)目部要完善各類考核制度，各種獎(jiǎng)勵(lì)、處罰要及時(shí)兌現(xiàn)。

(二)編制詳細(xì)的辦公用品計(jì)劃使用表，控制各部門辦公經(jīng)費(fèi)并制定獎(jiǎng)罰辦法，提倡無紙化辦公和紙張雙面利用，提高節(jié)約意識。

(三)安裝電表核定用電量，辦公室要及時(shí)根據(jù)季度變化發(fā)布通知，并制定水電費(fèi)控制指標(biāo)和獎(jiǎng)懲辦法，同時(shí)制定食堂用水、用電控制辦法。

(四)辦公室要做好職工假期和探親路費(fèi)報(bào)銷臺賬，財(cái)務(wù)控制差旅、交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

(五)交通車輛，辦公室要及時(shí)登記派車記錄和出行記錄，機(jī)電部門要根據(jù)記錄每月核算車輛的油費(fèi)、過路費(fèi)，并判定該車輛是否需要進(jìn)行必要的維修保養(yǎng)，項(xiàng)目部根據(jù)核算情況對司機(jī)進(jìn)行績效考核。

(六)結(jié)合項(xiàng)目施工生產(chǎn)的實(shí)際需求，盡量利用公司現(xiàn)有固定資產(chǎn)，減少自購，保管好項(xiàng)目現(xiàn)有固定資產(chǎn)。

(七)項(xiàng)目部要制定工具、用具購買、維修、使用、管理制度，盡量減少大批量工具、用具購買費(fèi)用，并減少遺失和損毀比率，提高重復(fù)利用率。

(八)嚴(yán)格執(zhí)行公司招待費(fèi)管理辦法，控制使用范圍和額度。

六、結(jié)語

工程現(xiàn)場管理費(fèi)在整個(gè)工程項(xiàng)目的造價(jià)中，它屬于間接經(jīng)費(fèi)，雖然在整個(gè)間接成本中所占的比例不大，但是它與人工、材料、機(jī)械費(fèi)一類的直接費(fèi)用相比，具有彈性限度大，雖然可控性較強(qiáng)，但是控制難度大的特點(diǎn)。現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)的管理的好壞，完全可以體現(xiàn)一個(gè)施工企業(yè)的項(xiàng)目管理水平，以及項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目部一班人的管理水平。如果每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理部都能夠管理好現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)，那么一個(gè)施工企業(yè)的整體利潤就可以節(jié)節(jié)攀升。因此，強(qiáng)化項(xiàng)目部的現(xiàn)場經(jīng)費(fèi)管理勢在必行。