高校教務(wù)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及思考

陳 艷，梁 靖

（上海交通大學(xué)，上海 200000）

0 引言

隨著信息時(shí)代的到來，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)一步發(fā)展對(duì)整個(gè)世界都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，人們的生產(chǎn)、生活方式都發(fā)生了巨大的改變。隨著各高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)張，尤其是在新冠疫情的影響下，人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)及信息系統(tǒng)的依賴性越來越強(qiáng)，網(wǎng)上辦公及教學(xué)已成為常態(tài)。在這種形勢下，教務(wù)工作的信息化建設(shè)愈加顯得重要，而且難度也隨之提高。如何通過信息化管理手段來實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，如何在線上搭建教學(xué)平臺(tái)、選課系統(tǒng)、答辯系統(tǒng)，提升辦公效率，如何解決這些問題都是現(xiàn)實(shí)情況對(duì)教務(wù)管理提出的新要求。教務(wù)管理信息化建設(shè)成為一個(gè)亟待解決的問題，也是當(dāng)前負(fù)責(zé)教務(wù)管理的教師群體需要重點(diǎn)解決的難題。通過信息化建設(shè)搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將學(xué)生、教務(wù)、教師融合進(jìn)一個(gè)信息系統(tǒng)，學(xué)生可以通過系統(tǒng)選課、上課，教務(wù)可以通過系統(tǒng)管理學(xué)生的課業(yè)完成情況及各個(gè)培養(yǎng)環(huán)節(jié)，教師可以掌握自己目前指導(dǎo)學(xué)生的課業(yè)完成情況。本文我國目前高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的模式及出現(xiàn)的問題進(jìn)行剖析，為我國高校教務(wù)管理信息化建設(shè)提供思路。

1 高校教務(wù)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 部分高校對(duì)信息化建設(shè)工作的重視程度不足

部分高校對(duì)教務(wù)管理信息化建設(shè)的重視程度不足。通過移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展及普及，各高校都對(duì)陳舊的教務(wù)管理有進(jìn)行信息化建設(shè)的需求，新冠疫情的影響導(dǎo)致學(xué)生及教師對(duì)線上辦公及申請的需求增加，然而老舊的教務(wù)管理系統(tǒng)無法承擔(dān)大批量線上申請及審核的操作。相當(dāng)一部分高校對(duì)教務(wù)管理信息化建設(shè)重視程度不足，有些學(xué)校教務(wù)管理設(shè)備陳舊，病毒入侵系統(tǒng)情況時(shí)有發(fā)生，在此種形勢下，加強(qiáng)教務(wù)管理信息化建設(shè)非常必要。

當(dāng)前形勢下，各大高校也都在積極搭建自己的教務(wù)信息管理平臺(tái)，高校教務(wù)管理信息化建設(shè)作為高校信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，一般由各高校的教務(wù)部門承擔(dān)。教務(wù)部門是專門負(fù)責(zé)學(xué)生教務(wù)管理的機(jī)構(gòu)，是教務(wù)信息化建設(shè)的主體，但是高校教務(wù)管理部門缺乏相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才，因此普遍的做法是找外包公司進(jìn)行教務(wù)管理系統(tǒng)開發(fā)，這會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)兩方面的問題：第一是做出的系統(tǒng)跟實(shí)際教務(wù)工作的要求不符，如果系統(tǒng)上線時(shí)間緊迫，會(huì)導(dǎo)致一邊使用一邊更新系統(tǒng)的情況；第二是通過外包公司開發(fā)系統(tǒng)，會(huì)有將全校師生個(gè)人信息泄露的隱患，存在網(wǎng)絡(luò)安全問題。教務(wù)系統(tǒng)里包含學(xué)生及老師的各種個(gè)人身份信息，一旦泄露將有很大的風(fēng)險(xiǎn)。

如何解決這一問題呢？筆者認(rèn)為，第一，高校應(yīng)該加大對(duì)教務(wù)部門的項(xiàng)目資金支持，打造一支有能力創(chuàng)建并持續(xù)更新自己教務(wù)信息系統(tǒng)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)。高校通過資金支持，為教務(wù)團(tuán)隊(duì)招納有技術(shù)能力的人才，保障教務(wù)信息安全。第二，通過與學(xué)校里其他技術(shù)部門實(shí)現(xiàn)資源共享，利用學(xué)校自己的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，搭建教務(wù)管理信息系統(tǒng)，推動(dòng)校內(nèi)信息化建設(shè)工作，保障教務(wù)信息安全。

1.2 教務(wù)管理制度亟待完善

現(xiàn)階段，我國高校教務(wù)管理系統(tǒng)涉及招生、學(xué)生培養(yǎng)、學(xué)位、學(xué)籍等內(nèi)容。每個(gè)環(huán)節(jié)的工作屬性面對(duì)的群體都有區(qū)別，因此系統(tǒng)內(nèi)部分類要細(xì)致，同時(shí)保證各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)同步到教務(wù)管理系統(tǒng)也是非常重要的，構(gòu)建教務(wù)系統(tǒng)的復(fù)雜性也對(duì)信息化建設(shè)提出了挑戰(zhàn)。在高校的教務(wù)管理過程中，各項(xiàng)教務(wù)制度不健全，教務(wù)管理不規(guī)范也為教務(wù)管理信息化建設(shè)設(shè)置了障礙，部分高校教務(wù)管理過程中經(jīng)常更新教務(wù)管理政策，導(dǎo)致教務(wù)管理過程中無據(jù)可依，教務(wù)管理信息化建設(shè)需要以統(tǒng)一規(guī)范的管理制度為基礎(chǔ)，同時(shí)教務(wù)管理制度作為一項(xiàng)制度，也對(duì)高校的制度建設(shè)提出了高要求。

1.3 教務(wù)管理人員隊(duì)伍建設(shè)需要加強(qiáng)

現(xiàn)階段我國很多高校里的教務(wù)管理工作都是由一些年紀(jì)較大、學(xué)歷層次較低的工作人員完成。教務(wù)老師承擔(dān)著學(xué)生的培養(yǎng)、學(xué)位證書派發(fā)等很多重要工作，教務(wù)管理信息化平臺(tái)的建設(shè)更需要有技術(shù)背景的人參與，提升教務(wù)管理人員招聘的門檻和要求顯得非常有必要，這對(duì)充實(shí)高校教務(wù)人員隊(duì)伍和提升教務(wù)人員整體素質(zhì)非常有成效。技術(shù)部門通過對(duì)教務(wù)人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，使教務(wù)老師能夠運(yùn)用教務(wù)管理信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能來提升自己的工作效率，從而使教務(wù)人員綜合素質(zhì)得到提高。

2 高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 組建專門的信息化建設(shè)人才隊(duì)伍

高校在推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中，最重要的是組建一支由自己管理的技術(shù)人才隊(duì)伍。該隊(duì)伍承擔(dān)學(xué)校統(tǒng)一的信息化建設(shè)任務(wù)，面向教務(wù)及其他分管部門，教務(wù)部門也需要自己成立相應(yīng)的技術(shù)隊(duì)伍，由專門的工作人員推進(jìn)信息化建設(shè)，梳理教務(wù)需求歸口，將招生、培養(yǎng)、學(xué)位管理等形成一個(gè)有機(jī)融合的系統(tǒng)。搭建系統(tǒng)的同時(shí)要發(fā)現(xiàn)梳理各種問題，不斷更新教務(wù)信息管理系統(tǒng)，通過人才隊(duì)伍建設(shè)，來推動(dòng)整體信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。

2.2 學(xué)校要加大人力和財(cái)力的支持

推動(dòng)信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要高校從整體上來推動(dòng)此項(xiàng)工作。學(xué)校須加大對(duì)教務(wù)管理信息化建設(shè)人力和財(cái)力上的支持，加強(qiáng)技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)，教務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)及后續(xù)人員培訓(xùn)、系統(tǒng)維護(hù)更新都需要學(xué)校的支持。加大對(duì)信息化建設(shè)工作的投入，是做好該項(xiàng)工作的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部各部門信息共享建設(shè)，搭建信息共享平臺(tái)

高校在推動(dòng)信息化建設(shè)過程中，容易形成一窩蜂上系統(tǒng)的情況，導(dǎo)致系統(tǒng)搭建太多。每個(gè)業(yè)務(wù)板塊又會(huì)搭建不同的系統(tǒng)，如學(xué)生系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)等，每個(gè)系統(tǒng)都是孤立的，無法做到融合。如何將部分功能融合進(jìn)一個(gè)系統(tǒng)，尤其是教務(wù)系統(tǒng)需要將學(xué)生信息、導(dǎo)師信息融合到一起，這個(gè)時(shí)候就需要部門之間開放信息，實(shí)現(xiàn)信息共享。

3 高校信息化建設(shè)的成效

3.1 保障了學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)信息安全

各高校通過組建自己的信息化技術(shù)隊(duì)伍，保障了學(xué)校整體的信息安全。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題日益凸顯，信息化建設(shè)工作的前提是信息健康、安全，尤其是學(xué)校的教務(wù)系統(tǒng)，教務(wù)系統(tǒng)里有學(xué)生信息及教師信息，還包括學(xué)生的畢業(yè)論文及學(xué)術(shù)成果，部分學(xué)術(shù)成果涉及國家的重點(diǎn)項(xiàng)目及重大科研計(jì)劃，涉及機(jī)密，如果信息泄露，將會(huì)引發(fā)很多問題。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)詐騙事件層出不窮，信息監(jiān)管不嚴(yán)導(dǎo)致信息泄露也是主要原因。搭建自己的教務(wù)管理系統(tǒng)，建設(shè)自己的技術(shù)人員團(tuán)隊(duì)，不假他人之手，從根本上保證了高校整體信息安全。

3.2 提升了高校教務(wù)管理效率和質(zhì)量

近年來高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，招生類型不斷變多，學(xué)生人數(shù)激增，而教務(wù)人員的隊(duì)伍卻并未隨之?dāng)U大，這對(duì)教務(wù)管理人員提出了巨大的挑戰(zhàn)，在處理好日常繁雜教務(wù)管理工作的同時(shí)還要服務(wù)好師生，教務(wù)管理信息化建設(shè)，為教務(wù)管理人員提供了抓手。教務(wù)老師通過信息平臺(tái)掌握學(xué)生的學(xué)籍狀態(tài)、判斷學(xué)生選課是否符合要求、鑒定學(xué)生學(xué)業(yè)的完成情況、掌握學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況等。通過信息化的手段來提升自己的工作效率，及時(shí)提醒學(xué)生完成培養(yǎng)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)系統(tǒng)里顯示學(xué)業(yè)預(yù)警的學(xué)生及時(shí)與導(dǎo)師及思政老師做好溝通聯(lián)系，確保學(xué)生完成學(xué)業(yè)，順利畢業(yè)。信息化工作的推進(jìn)在很大程度上加強(qiáng)了教務(wù)管理人員對(duì)學(xué)生學(xué)業(yè)情況的掌握，提升了教務(wù)工作的效率，減少了很多煩瑣的線下數(shù)據(jù)比對(duì)核查工作，將教務(wù)老師從繁雜瑣碎的教務(wù)工作里解放出來，通過建立學(xué)籍變更審核系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提升了管理效率和管理質(zhì)量，也提升了師生滿意度。

3.3 促進(jìn)了教務(wù)管理的規(guī)范化制度化建設(shè)

教務(wù)系統(tǒng)的信息化建設(shè)在不斷加強(qiáng)，其功能也在不斷開發(fā)完善，但是教務(wù)工作實(shí)際開展中總會(huì)遇到新的問題，所以，教務(wù)管理制度及政策的連續(xù)性也需要加強(qiáng)。信息化工作加強(qiáng)后，信息系統(tǒng)更需要按照統(tǒng)一的規(guī)則來搭建與運(yùn)行，而不同的院系、不同的學(xué)科有不同的要求，在培養(yǎng)方案、學(xué)位論文要求及課程設(shè)置上都存在著差異。要想滿足不同學(xué)科、不同類型學(xué)生、不同院系的要求，必須有一套完整的教務(wù)管理細(xì)則及規(guī)定作為基礎(chǔ)，保證系統(tǒng)可以長期平穩(wěn)運(yùn)行，這就對(duì)教務(wù)管理部門提出了更高的要求。需要在系統(tǒng)開發(fā)前期做好各項(xiàng)規(guī)章制度的梳理及制定，不能在系統(tǒng)平臺(tái)落地后再打補(bǔ)丁，信息化建設(shè)在一定程度上也加強(qiáng)了學(xué)校教務(wù)管理的制度化建設(shè)。

教務(wù)管理部門要不斷加強(qiáng)規(guī)范化管理，在內(nèi)部加強(qiáng)人員培訓(xùn)，招生、培養(yǎng)、學(xué)位是教務(wù)管理工作的主要版塊，工作人員要做好內(nèi)部分工，做到細(xì)分化管理，各司其職，明確權(quán)責(zé)，規(guī)范系統(tǒng)運(yùn)用權(quán)限，提升教務(wù)管理團(tuán)隊(duì)服務(wù)水平。高校信息化建設(shè)也帶動(dòng)了教務(wù)管理的規(guī)范化建設(shè)。

4 結(jié)語

在目前社會(huì)的發(fā)展形勢下信息化建設(shè)是高校需要加強(qiáng)的重點(diǎn)工作之一。教務(wù)管理信息化建設(shè)尤為重要，加強(qiáng)對(duì)教務(wù)管理的重視，加強(qiáng)對(duì)教務(wù)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)教務(wù)管理制度的建設(shè)是為教務(wù)管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，構(gòu)建教務(wù)管理信息系統(tǒng)是提升師生工作效率的前提，也是建設(shè)雙一流大學(xué)的有力抓手。