淺談企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)

陳桂玲

（青島市城市建設(shè)檔案館，山東 青島 266000）

0 引言

檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，隨著社會(huì)對(duì)信息需求規(guī)模的擴(kuò)大和人們對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)的進(jìn)一步提高，手工操作的檔案管理模式已很難適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。近年來(lái)，企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)得到了普遍重視，部分企業(yè)的數(shù)字檔案館已初具規(guī)模。但由于我國(guó)企業(yè)數(shù)字檔案館起步較晚，在數(shù)字檔案館建設(shè)中還存在許多問(wèn)題。

1 我國(guó)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.1 重視程度不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案館一直為企業(yè)內(nèi)部的邊緣部門。一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案館只是單純地收集、登記、整理、保管和查閱企業(yè)信息資料的部門，不需要開展數(shù)字化工作和現(xiàn)代化管理。甚至一些企業(yè)不專門設(shè)立檔案館，由企業(yè)綜合部門兼管檔案工作，沒有認(rèn)識(shí)到檔案館中所保管的信息資料在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中的重要性。因此，很多企業(yè)對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)都不夠重視，所投資金也只能維持檔案館的正常運(yùn)行。而數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)需要大量資金投入且回報(bào)較慢的工作，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的絕對(duì)重視和充足的資金支持，數(shù)字檔案館建設(shè)將難上加難。比如，有些建設(shè)單位，只注重施工工程質(zhì)量，而對(duì)檔案的及時(shí)收集和保存不夠重視，導(dǎo)致檔案丟失，如果利用數(shù)字化技術(shù)管理檔案，施工檔案隨時(shí)以數(shù)字檔案形式上傳，檔案將會(huì)得到妥善的保存。

1.2 館藏資源不足

企業(yè)檔案館館藏檔案多為企業(yè)內(nèi)部形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的檔案，由于缺少?gòu)?qiáng)制性法規(guī)、政策的約束，一些部門為了利用文件方便，寧愿自己保存也不愿交到檔案館保管。同時(shí)，由于檔案的保密性及利用權(quán)限等限制，對(duì)于那些關(guān)系到企業(yè)機(jī)密問(wèn)題的文件，相關(guān)部門總是以為防止泄密為由拒絕向檔案館移交。另外，由于原生電子文件對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性，導(dǎo)致信息資源不能與其生產(chǎn)部門的系統(tǒng)設(shè)備相分離，一旦移交檔案館，將導(dǎo)致電子文件無(wú)法被利用。這些問(wèn)題都導(dǎo)致了企業(yè)檔案館館藏資源不足，進(jìn)而阻礙了企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)。

1.3 專業(yè)人才缺乏

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)所需人才為復(fù)合型人才，既要具有檔案專業(yè)知識(shí)又要同時(shí)具有計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，而在如今學(xué)科精細(xì)劃分的時(shí)代，很少有人同時(shí)具備以上知識(shí)。另外，由于檔案工作的邊緣性特征，計(jì)算機(jī)人才一般不愿從事檔案工作，而檔案人才又很難在短時(shí)間內(nèi)掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，這個(gè)矛盾阻礙了計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案工作的融合。此外，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案工作不夠重視，檔案館引進(jìn)的優(yōu)秀人才多被調(diào)整至其他工作崗位，而現(xiàn)有的館員又不能得到相應(yīng)的培訓(xùn)，檔案工作人員無(wú)法滿足數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)專業(yè)人才的需要。

1.4 技術(shù)落后

數(shù)字檔案館建設(shè)是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜、較先進(jìn)且不斷發(fā)展的。建設(shè)一個(gè)完整的、先進(jìn)的數(shù)字檔案館，需要采用數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、信息檢索、文字圖像處理、多語(yǔ)言平臺(tái)互換互訪等多項(xiàng)技術(shù)［1］。另外，數(shù)字檔案館建設(shè)還需要掃描儀、計(jì)算機(jī)、磁盤光盤存儲(chǔ)設(shè)備等，但由于領(lǐng)導(dǎo)不重視、資金不足、人才缺乏等原因，企業(yè)檔案館所配備的軟硬件都不能跟上時(shí)代發(fā)展水平，僅靠檔案館自身很難解決這些制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。

1.5 信息安全無(wú)保證

數(shù)字化信息具有容易被更改且更改后不易被發(fā)現(xiàn)的特點(diǎn)，這給企業(yè)數(shù)字檔案館信息的安全可靠性帶來(lái)了挑戰(zhàn)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的今天，大量虛假的信息充斥網(wǎng)絡(luò)，而企業(yè)數(shù)字檔案館由于前期投入不足，沒有相應(yīng)的技術(shù)來(lái)鑒定信息的真?zhèn)巍Ｍ瑫r(shí)，在檔案數(shù)字化建設(shè)，特別是在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案的過(guò)程中，需要大量的人力資源，企業(yè)為提高工作效率，往往采用檔案全部外包的方法。然而，由于外包公司不了解本企業(yè)檔案的保密級(jí)別等信息，很容易在日常工作中無(wú)意間將企業(yè)的重要機(jī)密信息泄露給他人，從而導(dǎo)致企業(yè)遭受重大的損失。此外，計(jì)算機(jī)病毒、計(jì)算機(jī)黑客也是威脅檔案信息安全的主要因素。

2 建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館的發(fā)展對(duì)策

企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)作為一項(xiàng)開創(chuàng)性的工作，其發(fā)展過(guò)程中存在著許多問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，我們應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，努力實(shí)踐，使企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)走上一條正確的發(fā)展道路。

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

在新的發(fā)展時(shí)期，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須要認(rèn)識(shí)到，企業(yè)檔案不僅是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的最主要依據(jù)和企業(yè)文化沉淀積累的重要源泉，同時(shí)也是企業(yè)發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力。數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為企業(yè)提供快捷、有效的服務(wù)，提高企業(yè)的效益。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)不斷改變自身觀念，與時(shí)俱進(jìn)，加大對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的重視，增加人力、物力、財(cái)力支持，引進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)技術(shù)、設(shè)備和人才，培養(yǎng)既有圖書館專業(yè)知識(shí)又有信息化技術(shù)才能的優(yōu)秀人才，為企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)創(chuàng)造良好的環(huán)境與條件。

2.2 豐富館藏資源，建立統(tǒng)一的進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

館藏資源是檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館更是如此。豐富的館藏不僅是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)強(qiáng)而有力的后盾，還是實(shí)現(xiàn)檔案信息有效利用的保障。企業(yè)數(shù)字檔案館信息資源由檔案信息、現(xiàn)行文件、企業(yè)有效數(shù)據(jù)等信息資源組成，［2］要想將以上所有有價(jià)值的檔案接收進(jìn)館，企業(yè)檔案部門應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定哪些檔案必須移交進(jìn)館，以及檔案進(jìn)館的時(shí)間要求、格式要求、著錄標(biāo)準(zhǔn)要求、數(shù)據(jù)掃描要求等，還要對(duì)涉密檔案保管及利用做出詳細(xì)規(guī)定，對(duì)不按規(guī)定將檔案移交進(jìn)館的行為給予處罰。同時(shí)，檔案部門還應(yīng)做好原生電子檔案的接收工作，保證建立的數(shù)字檔案館既能有效保管和利用電子檔案，又不破壞原生電子檔案的法律效力。

2.3 加強(qiáng)人才管理，培養(yǎng)檔案工作人員的專業(yè)技能

建設(shè)數(shù)字檔案館，人才是關(guān)鍵。根據(jù)數(shù)字化檔案館建設(shè)的需要，企業(yè)既要引進(jìn)一批檔案管理專業(yè)人才，又要引進(jìn)一批具有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的專業(yè)知識(shí)提升和技能培訓(xùn)，幫助檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)，掌握新技能，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)工作人員檔案知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高計(jì)算機(jī)人才的檔案意識(shí)，將檔案與計(jì)算機(jī)有效地融合起來(lái)，培養(yǎng)一批同時(shí)具有檔案管理與利用、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)加工與分析、信息安全與保護(hù)等方面的專業(yè)人才。［3］另外，企業(yè)還可以將數(shù)字檔案館的建設(shè)與日常的技術(shù)維護(hù)工作外包給專業(yè)的軟件開發(fā)公司，將數(shù)字檔案館運(yùn)行維護(hù)中所需要的各個(gè)步驟具體化、流程化，在專業(yè)團(tuán)隊(duì)的支持下，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，共同推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。

2.4 加大技術(shù)投入，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

先進(jìn)的技術(shù)是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的有力保障。在企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)中，為高質(zhì)高效建設(shè)數(shù)字檔案館，企業(yè)應(yīng)立足本單位實(shí)際，加大資金和人才投入，開發(fā)出適合本單位的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，配備配足掃描儀、計(jì)算機(jī)、磁盤光盤存儲(chǔ)設(shè)備等基礎(chǔ)硬件設(shè)備，還要不斷地更新、升級(jí)和完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及設(shè)備，高效解決數(shù)字信息對(duì)設(shè)備的依賴、數(shù)字檔案信息失真、文圖處理、信息檢索等問(wèn)題，逐步改善數(shù)字檔案建設(shè)所需的技術(shù)條件。同時(shí)，還要采用加密技術(shù)、簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證、防火墻及防寫措施等技術(shù)來(lái)保證館藏信息資源的原始性和真實(shí)性［4］。

2.5 重視信息安全，建立有效的安全保障機(jī)制

檔案信息資源的安全是數(shù)字檔案館建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面，但企業(yè)檔案館中確實(shí)有相當(dāng)一部分檔案信息關(guān)系到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展等機(jī)密，因此在數(shù)字檔案館建設(shè)中，企業(yè)必須采取一系列的措施，以保證檔案信息資源的安全和保密，阻止外來(lái)的侵襲和攻擊，維護(hù)系統(tǒng)與信息的安全。［1］首先，企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案安全及保密制度，從源頭杜絕病毒侵害與泄密問(wèn)題出現(xiàn)；其次，企業(yè)應(yīng)大力開展網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)備案、等級(jí)測(cè)評(píng)等工作，為檔案管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)信息提供了安全的運(yùn)行環(huán)境；最后，企業(yè)應(yīng)及時(shí)開展檔案信息資源異地異質(zhì)備份工作，以防不可抗力因素對(duì)數(shù)字檔案館的危害。

總之，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，就必須充分認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案館對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用。我國(guó)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)雖然還處在初級(jí)階段，建設(shè)中還存在著很多問(wèn)題，但企業(yè)檔案管理部門應(yīng)以積極的態(tài)度應(yīng)對(duì)，理論聯(lián)系實(shí)踐，在探索中發(fā)展，在創(chuàng)新中提高，建設(shè)具有本企業(yè)特色的數(shù)字檔案館，為企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，大力促進(jìn)我國(guó)信息化事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。