從財務信息化角度探析高校財務管理效能的提升

蘇錦依

（江南大學 財務處，江蘇 無錫 214122）

0 引言

近年來，隨著我國高等教育事業(yè)的逐步發(fā)展，高校財務管理工作也日漸復雜。其中，財務報銷作為高校財務服務的一項基礎性工作，從原有的現場排隊報銷過渡到目前各高校廣泛引入的網絡報銷模式。在這一模式下，學校師生在網上預約系統(tǒng)填制報銷事項，并自由選擇合適的時間自行投遞報銷，在一定程度上節(jié)省了師生排隊等待的時間。但在實際工作中，網絡報銷模式也面臨著溝通成本增加、流轉環(huán)節(jié)多和風險事前防控機制薄弱等問題，高校財務管理工作仍存在進一步完善和優(yōu)化的空間。面對各類問題，我們可以通過建立監(jiān)管制度和設立崗位職責等方式來進行應對，但信息技術的進步毫無疑問是推動高校財務服務模式創(chuàng)新和監(jiān)管水平提升的主要動力。如何更好地利用財務信息化來提升高校財務管理效能是目前高校財務部門普遍面臨的重大挑戰(zhàn)，加強財務信息化建設是貫徹落實國家關于科研領域“放管服”改革要求的重要途徑，具有重要的現實意義。

1 目前網絡報銷模式存在的問題

1.1 財務報銷手續(xù)煩瑣耗時長，溝通成本增加

現有的網絡報銷基本流程分為：原始票據整理粘貼、在網上預約系統(tǒng)填寫報銷單、經辦人／負責人／領導簽字審批或部門蓋章和交財務處報銷。在整個過程中，報銷人員和財務人員都需要完成大量手工工作。

首先，票據的搜集、整理和粘貼耗費了師生大量的時間和精力；其次，報銷人員由于財務專業(yè)知識有限和對報銷制度的不了解，在填制預約報銷單時對各類支出科目的含義以及相關財經規(guī)定產生困惑，又需要自行判定經濟業(yè)務類型，有時難免因理解不準確而出現填寫錯誤和附件材料不齊全等情況；再次，線下的多輪簽字審核環(huán)節(jié)讓報銷人員常常處理一次報銷需要往返多次才能完成整個簽批流程；最后，網絡報銷雖然取代了現場排隊辦理，但如果發(fā)生報銷單審核不通過的情形，財務人員無法當面說明和解決問題，需要以電話短信方式通知報銷人員或直接退單，造成在投遞報銷集中期的單據累積，降低報銷效率。

1.2 流轉環(huán)節(jié)多，造成丟單風險

網絡報銷模式下，報銷人員將原始紙質票據連同預約報銷單投遞到指定地點，財務部門派人取回并分配給財務審核人員。這種模式增加了報銷材料的流轉環(huán)節(jié)，而且全流程基本上依靠人工控制，無法保證其一貫運行的有效性，難免會有單據丟失的風險。假設某個環(huán)節(jié)發(fā)生單據丟失，各方無法準確及時得知單據物流狀態(tài)停止是否為非正常狀態(tài)，問題暴露周期長，降低了財務服務質量和效率。

1.3 審核智能化水平較低，風險防范機制較弱

財務人員在審核入賬時要面對海量的數據與信息，既要審核紙質原始票據的合法性，也要確保審批手續(xù)的完整和報銷業(yè)務的真實。同時，現有的網絡報銷模式以業(yè)務填報為主，無法有效防控頻繁交易、拆分報銷和關聯交易等異常情況的發(fā)生，也對經濟業(yè)務類型判定、電子發(fā)票驗證要求和簽批審核流程等其他報銷必需事項沒有進行提示和預警。

1.4 電子發(fā)票報銷存在重復報賬的隱患

電子發(fā)票已在高校得到推行，是信息化發(fā)展的產物，但由于經費支出的復雜性，高校財務工作涉及的電子發(fā)票管理更有難度。每天面對種類繁多的電子票據，財務審核人員精力有限，只能做到堅持重要性原則，無法全面監(jiān)控所有電子發(fā)票的報銷狀態(tài)。因此，電子發(fā)票由于其不限次數打印并自帶發(fā)票專用章的特點，在實際報銷中存在重復入賬的漏洞。

1.5 部門間信息溝通不暢

隨著信息持術的發(fā)展，高校雖關注網絡報銷系統(tǒng)的開發(fā)與利用，但一體化信息系統(tǒng)建設還相對滯后，“信息孤島”現象嚴重。財務需要與周邊業(yè)務系統(tǒng)數據關聯，數據聯動才能完善服務。其中，內部系統(tǒng)包括科研系統(tǒng)、資產系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、物資采供系統(tǒng)等內部各單位使用的管理系統(tǒng)，涉及多部門的經濟業(yè)務，如對設備采購入庫，仍然需要在采購與資產管理平臺填報建賬單，再同步到財務預約系統(tǒng)。外部系統(tǒng)方面，根據高校財務業(yè)務范圍，涉及增值稅發(fā)票查驗平臺，網銀，途牛、攜程等商旅平臺和各類電商平臺等其他單位系統(tǒng)。可以說，逐步實現財務系統(tǒng)與各業(yè)務系統(tǒng)之間的對接，最終形成以財務為核心的一門式智能服務平臺是關鍵。

2 加強高校財務信息化建設的意義

2.1 提高財務工作效率，完善財務服務質量

全面建設信息化和智能化財務管理將改變原有財務服務模式，網上簽批讓師生免于往返財務處和其他職能部門的奔波之苦，將大幅提升工作效率，讓信息處理更具時效性，為師生提供更加優(yōu)質、便捷的財務服務。采取智能化報銷模式進行原始財務票據的鑒別和財務數據的規(guī)范化處理，實現自動化填報，將提高財務信息的可靠性，規(guī)范業(yè)務操作流程，同時減輕財務人員日益增長的工作壓力，將財務人員從簡單重復性的工作中解放出來。

2.2 防范業(yè)務風險，構建高校財務報銷審核預警機制

人工稽核往往是事后監(jiān)控，且受時間、精力和情感制約，監(jiān)控有遺漏和缺陷。如拆分支付和發(fā)票連號不容易察覺，發(fā)票經濟業(yè)務的真實性難以判定真?zhèn)?，這也給審核人員造成不少壓力。財務信息化建設運用智能監(jiān)控系統(tǒng)，將預警前置，在發(fā)票識別環(huán)節(jié)提前預警違規(guī)信息，將事后稽核轉變?yōu)槭虑?、事中和事后全過程監(jiān)控，通過大數據提取高頻、高危問題，及時發(fā)現疑似問題并進行糾正，不斷提高單位內部控制建設的思想意識和水平，保證財務信息的真實性。

2.3 為“放管服”的落地提供豐富、真實、及時的數據支撐

落實國家“放管服”政策，需要優(yōu)化財務管理流程，提升管理的效率和水平，解決科研人員“報銷繁”等問題，但同時高校財務部門也需要針對“放管服”改革中所發(fā)現的問題，將有效的財務監(jiān)督納入服務之中。當前高校財務信息系統(tǒng)難以實現原始材料的線上電子化數據查詢，業(yè)財融合程度較差，發(fā)生的費用支出項背后的數據挖掘分析功能缺乏，在對比資金流動背后的業(yè)務數據方面存在限制。高校在推進“放管服”改革過程中只有充分利用互聯網、大數據、人工智能等技術多維度提升財務信息化水平，才能為“放管服”的落地提供豐富、真實、及時的數據支撐。

3 全面建設信息化和智能化財務管理的途徑

3.1 探索運用智能報銷平臺

智能財務報銷系統(tǒng)是以票據為驅動，其基本思路是：報銷人員在智能報銷系統(tǒng)客戶端拍攝票據及附件，系統(tǒng)自動識別票據真?zhèn)渭斑\用OCR 技術提取采集關鍵信息智能生成報銷單，項目負責人等網上審批后，自動提交到財務處，財務人員根據財務信息系統(tǒng)事先置入的政府會計制度規(guī)則生成憑證，報銷完成后打印預約報銷單及相應附件資料并歸檔。

高校在報銷源頭建立“票據夾”概念并以票據識別為初始環(huán)節(jié)，可以解決報銷發(fā)票真實性、重復性和發(fā)票連號等問題，提高電子發(fā)票規(guī)范管理力度，從而真正享受到電子發(fā)票推廣帶來的便利。在智能報銷系統(tǒng)中設置不合規(guī)提醒事項，報銷人員只需在自動抓取的財務數據的基礎上進行補充與修改，再由系統(tǒng)依據事前頂層設置的規(guī)則對填報內容進行校驗和傳遞，智能審核相當于財務的初始審核，將完成一部分財務信息的基本邏輯判斷，在報銷單到達財務人員手中時先由系統(tǒng)來確定預算項與發(fā)票的對應關系，費用支出是否超過規(guī)定標準，審批流程是否真實完整，特殊報銷事項是否還需要提供其他證據支撐等，大大降低報銷退單率和溝通成本。通過應用網上簽批技術，領導／負責人在收到審批提示后，可隨時通過電腦或手機端審批，在審批時還可以看到相關風險控制提示，實現簽批過程的自動流轉，讓流程透明化、真實化，有效形成對審批流程的痕跡管理。

3.2 上線手機報賬

目前的網絡報銷模式主要在PC 端完成，無法實現“多介質”服務操作，報銷人員辦理報銷等事項受到時間和地點的限制。高校在全面財務信息化的背景下可以打破這種限制，通過開發(fā)手機APP 報銷系統(tǒng)或者利用微信軟件，使報銷人員可以隨時登錄財務報銷系統(tǒng)，用手機上傳附件材料，進行填報并對報銷單流程實時跟蹤，相關領導也可以隨時在手機上審批通過，實現“不見面審批”。

3.3 打造高校商旅平臺

引入商旅平臺，可以真正實現差旅業(yè)務的無紙化報銷，師生在差旅服務供應商提供的平臺上訂購交通和住宿等內容，采用由差旅服務供應商統(tǒng)一與高校財務月結計算或者師生自行墊付這兩種方式進行付款，差旅結束后無須手工收集火車票飛機票等原始票據，也無須手工填寫出行時間地點等詳細信息。在商旅平臺信息共享的基礎上，師生的訂票出行信息和服務商開具的所有電子發(fā)票將一并推送到財務報銷系統(tǒng)中，師生只需選擇對應的報銷項目勾選所需報銷行程并提交申請，系統(tǒng)就會自動計算差旅費用，為學校師生差旅費報銷提供一站式服務。這種商旅平臺除了提供便捷的差旅費報銷服務體驗外，對財務人員來說，可以優(yōu)化差旅管控，使差旅行為合規(guī)透明，收集預訂過程中的全部行為數據和費用報告來開展可視化的成本分析與績效評價，降低不合理的差旅費用支出，還可以通過與財務系統(tǒng)的融合，前置報銷標準，規(guī)范訂票行為，有效管控差旅費報銷超標現象。對高校來說，可以節(jié)省差旅成本，引入優(yōu)質規(guī)范的供應商，爭取價格折扣優(yōu)惠，通過規(guī)模效應提高買家的議價能力。

3.4 實現人員庫的動態(tài)監(jiān)管

加強對項目負責人的動態(tài)管理，項目負責人對科研經費的使用負責。項目負責人若存在離職、出國訪問、長期出差等情況，應及時向相關管理部門反饋信息，同時向財務部門反映，在財務系統(tǒng)中設置人員狀態(tài)動態(tài)提醒，謹防出現項目違規(guī)授權、違規(guī)冒名頂替項目負責人簽字的風險。

3.5 構建基于大數據的財務信用體系

高校可以研究建立信用評價制度，通過對個人歷史財務信息進行篩選比對，發(fā)現報銷人員在報銷合規(guī)性和業(yè)務真實性等方面存在的問題，并進行量化積分，歸類為不同的信用等級，設立相應獎懲措施，對信用等級較高的人員最大程度簡化報銷流程和手續(xù)，開放綠色通道，將財務信用體系評價真正落到實處，逐步提高基礎財務數據的可靠性和準確性，引導并建設誠實有序的校園文化風氣。

3.6 推進跨部門數據共享，建立一站式服務平臺

提供優(yōu)質的財務服務，需要應用現代信息技術，建立財務部門與校內各職能部門一體化校園網絡服務管理平臺，推進跨部門財務數據共享，積極推廣財務業(yè)務網上辦理，開展協(xié)同高效的一站式網上服務。實現學校財務系統(tǒng)與人事系統(tǒng)、項目管理平臺、科研管理平臺以及物資采供平臺等職能部門的網絡互聯互通實現數據資源、財務信息共享，從而實現對各類經濟業(yè)務的全過程管理及事后績效考評，實現“最多跑一次”、“數據多跑路，師生少跑腿”，提升財務服務的質量和財務工作的效率。

4 結語

財務信息化是近年來各高校一直在不斷探索的領域。其中，智能報銷是高校財務管理工作的重要環(huán)節(jié)。高?？梢愿鶕约旱臉I(yè)務特點和管理需要，充分發(fā)揮大數據和云計算技術的作用，進一步升級優(yōu)化網絡報銷模式，加強內部控制制度建設，提升高校財務管理效能，從而推動高校雙一流建設取得更大進步。