新時期成人高校檔案工作問題解析及對策研究

文/重慶廣播電視大學(xué) 謝俊英

成人高等學(xué)校是成人繼續(xù)教育的重要載體，始建立于20世紀(jì)70年代末80年代初，是國家開展終生教育的重要辦學(xué)形式之一，經(jīng)過近40年的發(fā)展，為國家培養(yǎng)了各種人才。近年來，陸續(xù)開展的人事檔案審查，使往屆成人高等教育畢業(yè)生檔案查閱量和人次不斷增加，成人高校檔案的價值逐漸體現(xiàn)。但由于諸多原因，成人高校檔案工作開展較困難，亟需解決的問題較多。伴隨著高校檔案信息化建設(shè)的推進，部分重點高校信息化建設(shè)已進入較成熟階段，個別已進入智慧檔案館建設(shè)的起步階段，成人高校檔案與之相比顯得愈加落后，差距越來越大?；诖藸顩r，筆者擬從本市成人高校檔案工作開展?fàn)顩r為切入點，以新時期檔案信息化建設(shè)為背景，對成人高校檔案工作的主要問題進行分析，提出解決問題的策略，以期推動實踐工作的進步。

一、成人高校檔案工作主要問題解析

（一）檔案人員非專業(yè)化。在分工越來越精細的時代，對檔案人員專業(yè)化要求越來越高，只有專業(yè)化才能將工作做到精益化，檔案工作也不例外。信息時代的快速發(fā)展，對檔案人員的要求更高，不僅需要檔案專業(yè)畢業(yè)生，還需要計算機專業(yè)人員。不僅需要了解互聯(lián)網(wǎng)、云計算等知識，進行電子檔案信息的采集和歸檔，以及網(wǎng)絡(luò)化的利用服務(wù)，還需要對檔案數(shù)字化信息進行處理、編研，提供知識利用服務(wù)。而本市4所成人高校的檔案人員均非檔案專業(yè)或信息技術(shù)等專業(yè)，知識素養(yǎng)有待提升，只有1所學(xué)校有1名專職檔案人員，其余3所只設(shè)有兼職人員，與專業(yè)化要求相差較大，沒有專業(yè)的檔案人員，專業(yè)化地開展檔案工作便無從談起。

（二）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)非規(guī)范化。規(guī)范化地開展檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，才能為檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作奠定堅實的基礎(chǔ)。據(jù)了解，幾所成人高校檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作規(guī)范化程度都需大大提升，例如，文件材料的整理不符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）要求，出現(xiàn)字跡不清、附件不全、簽字簽章手續(xù)不完備等現(xiàn)象。檔案的分類不準(zhǔn)確、不嚴(yán)謹。另外，檔案保管很隨意，各種檢查記錄缺失，未對受損檔案采取補救、修復(fù)等技術(shù)處理，也沒有嚴(yán)格按照庫房“九防”條件配置溫控、濕控、安全設(shè)備，檔案保存受到嚴(yán)重威脅。檔案鑒定工作嚴(yán)重滯后，不管檔案的保管期限如何，入庫后便置之不理。除此之外，檔案的統(tǒng)計項目不全面，數(shù)據(jù)前后矛盾。聲像、實物等類別檔案收集不完整，散亂不堪，未按照專業(yè)化程序歸檔。

（三）檔案資源非數(shù)字化。檔案資源是檔案部門的核心，檔案資源建設(shè)是檔案工作的重心。利用計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)等把各類載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，不僅有利于更好地保存?zhèn)鹘y(tǒng)載體的館藏資源，還可以更加方便快捷地提供網(wǎng)絡(luò)利用服務(wù)。目前3所成人高校檔案資源的建設(shè)主要通過手工著錄案卷和卷內(nèi)信息，或用Excel表格整理案卷條目和卷內(nèi)信息，庫藏檔案資源還是一堆死氣沉沉的紙張，檔案數(shù)字化工作還未完全提上日程，只有1所成人高校建立了目錄數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化工作嚴(yán)重停滯，造成數(shù)字化資源缺失，使檔案資源的快速利用和共享成為空談。

（四）檔案利用非網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化就是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)利用數(shù)字化檔案信息，為檔案利用者提供廣泛的信息查閱，可以通過專用服務(wù)器、門戶網(wǎng)站、互聯(lián)網(wǎng)等途徑實施各種權(quán)限范圍內(nèi)的查詢。本市成人高校未開展檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化查詢、傳輸、利用等工作，與“互聯(lián)網(wǎng)+”時代格格不入，檔案利用工作也非常被動，利用方式單一落后，基本停留在手工查詢階段，或者只是實現(xiàn)了電腦的目錄查詢。由于傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式受到時間、地域的限制，面對眾多的檔案利用需求，檔案部門必須樹立服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化思維。

二、成人高校檔案工作落后的原因分析

（一）專業(yè)人才缺乏。各地檔案館，特別是市縣級檔案館和企事業(yè)單位檔案室，因受編制、人員結(jié)構(gòu)等多方面因素的制約，普遍缺少專業(yè)的檔案人才和計算機人才。目前成人高校檔案人員在思想觀念、專業(yè)技術(shù)、知識結(jié)構(gòu)、綜合能力等方面很難滿足新時期的職業(yè)要求。兼職人員同時其身兼數(shù)職，工作繁忙，沒有更充裕的時間參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時，檔案工作人員也沒有提升檔案管理相關(guān)知識的意愿，這些因素都造成了成人高校檔案人員的非專業(yè)化。

（二）建設(shè)資金不足。據(jù)本市檔案局2017年統(tǒng)計信息顯示，市內(nèi)普通高校40%未獨立設(shè)置檔案館或檔案室，而4所成人高校，全部掛靠到黨政辦、圖書館等部門，工作開展一直處于被邊緣化狀態(tài)，沒有更多的話語權(quán)，專項建設(shè)資金申請非常困難，有2所學(xué)校近幾年投入檔案建設(shè)的資金為零，投入最多的學(xué)校也不到1萬元，只能進行常規(guī)性的管理，由于沒有充足的資金投入，檔案的保存環(huán)境改善、檔案數(shù)字化資源建設(shè)等都受到極大阻礙。

（三）檔案制度缺失。各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作不規(guī)范，最重要的原因是成人高校對《高等學(xué)校檔案管理辦法》和國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA／T 42—2009）的理解和執(zhí)行不到位，單位也沒有根據(jù)上級相關(guān)規(guī)定為各類檔案以及檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建立相應(yīng)的規(guī)章制度，致使工作開展較混亂，缺乏規(guī)范性和條理性。檔案工作無法可依，對不規(guī)范行為沒有及時糾正和處罰，使檔案質(zhì)量無法得到改善提高。

（四）檔案意識淡薄。隨著檔案利用價值的體現(xiàn)，以及社會物質(zhì)文明和精神文明的進步，檔案作為人類文化共同的載體，其價值和地位不斷提高。但是作為基層成人高校，各個層級的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員檔案意識淡薄，致使在專業(yè)人員配備、資金投入、設(shè)施建設(shè)、業(yè)務(wù)技能提升等方面無法跟上新時代發(fā)展步伐，導(dǎo)致檔案現(xiàn)代化管理、檔案信息化建設(shè)等無法順利實施。

三、改進成人高校檔案工作的策略

成人高校檔案工作狀況不容樂觀，問題多而繁雜，這與檔案工作相對邊緣化有關(guān)、與學(xué)校對檔案工作的重視程度有關(guān)、更與學(xué)校整體發(fā)展?fàn)顩r以及進步程度有關(guān)，加之成人高校檔案工作沒有抓住信息時代的各種發(fā)展機遇，造成現(xiàn)在的落后局面。本文探索應(yīng)對策略，以促進成人高校檔案工作不斷改善。

（一）開展檔案工作的全面自查。成人高校經(jīng)歷了檔案的手工時代、信息化時代，再到如今已開啟的智慧時代，其檔案工作只是時代快速更迭的旁觀者，基本上屬于原地踏步，必須進行全面的自查自省，正視不足?？梢詮墓芾眢w制、隊伍建設(shè)、制度建設(shè)、硬件設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作、開發(fā)利用工作、信息化建設(shè)等進行全面而深刻的反思和梳理，再與普通高校、其他成人高校進行橫向?qū)Ρ?，在自我定位后，制定發(fā)展目標(biāo)，目標(biāo)的確定可以參考各省市關(guān)于檔案工作目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，再從實際出發(fā)，擬定符合發(fā)展現(xiàn)狀的實施方案。如此，檔案工作才會有良好的開端。

（二）構(gòu)建高素質(zhì)的檔案隊伍。隨著我國數(shù)字檔案館建設(shè)的逐年推進，尤其是新技術(shù)與新應(yīng)用對檔案工作帶來的廣泛影響，檔案人才的培養(yǎng)顯得尤為重要。首先，應(yīng)組建一個知識結(jié)構(gòu)合理、年齡結(jié)構(gòu)相當(dāng)?shù)膶＜媛殭n案隊伍，特別需要具備計算機通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的人才。其次，尊重檔案人員的開拓精神和職業(yè)訴求，建立職位升遷和職稱競爭機制，關(guān)心其職業(yè)成長，充分調(diào)動其積極性。最后，多角度、多形式開展繼續(xù)教育，提高新知識、新技能，不斷提升檔案專業(yè)水平，同時應(yīng)加強其政治和職業(yè)素養(yǎng)，多組織參觀考察，開闊眼界，提高檔案隊伍的職業(yè)認同感及對檔案事業(yè)的驕傲感，并注重保持隊伍的穩(wěn)定性。

（三）完善軟硬件設(shè)施建設(shè)。軟硬件設(shè)施是檔案現(xiàn)代化管理的物質(zhì)保障，但是成人高校的檔案設(shè)施建設(shè)基本處于被忽略的狀態(tài)。成人高?？上雀鶕?jù)自身實際情況擬定購置計劃，先從急需購置的基礎(chǔ)設(shè)備入手，比如庫房設(shè)備必須到位，先購置空調(diào)、溫濕度控制儀、殺菌設(shè)備、防蟲防鼠藥，防火設(shè)備等，才能減少或者避免檔案受損，同時配置計算機軟硬件設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，再進一步購置檔案信息管理系統(tǒng)，并搭建檔案信息處理平臺、儲存平臺、傳輸平臺等，進而推進檔案信息采集平臺的建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案信息的智能化管理。

（四）重視檔案資源的開發(fā)和利用。檔案資源與學(xué)校教學(xué)、科研資源等同樣彰顯出學(xué)校的軟實力，資源越豐富發(fā)揮價值越大，所以檔案資源的開發(fā)應(yīng)當(dāng)成為檔案管理的中心工作。首先，檔案資源的開發(fā)應(yīng)以本校檔案利用的情況為導(dǎo)向，分析哪類檔案利用率高、利用價值大，才能有針對性地開發(fā)，應(yīng)對借閱人的年齡、職業(yè)、借閱目的、借閱檔案的類別及數(shù)量等做詳細記錄，再對庫藏資源進行有目的地整理、開發(fā)，對不齊全的檔案進行完善，還可進一步根據(jù)利用需求進行一次、二次、三次文獻編研，形成系統(tǒng)的檔案編研產(chǎn)品。這不僅可以滿足利用者的深度需求，還可以提高檔案編研的層次。檔案資源的開發(fā)是為了更好地利用，檔案的利用是為了實現(xiàn)檔案資源的價值，所以二者相輔相成，相互促進，只有二者協(xié)調(diào)發(fā)展才能發(fā)揮檔案的真正價值。

（五）推進檔案信息化建設(shè)。我國檔案事業(yè)“十五”“十一五”以及“十二五”規(guī)劃中均將建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案多媒體數(shù)據(jù)庫作為檔案信息化的目標(biāo)和任務(wù)。“十三五”規(guī)劃更加重視檔案信息化建設(shè)，其包括諸多方面：首先，開發(fā)或購置檔案信息管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以實現(xiàn)電子文檔一體化管理。其次，對館藏各類檔案進行數(shù)字化處理，逐步建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和聲像數(shù)據(jù)庫，以及具有本校特色的檔案資源庫。最后，建立檔案館網(wǎng)站，有了信息發(fā)布平臺，才能使檔案信息的利用被無限延伸。建設(shè)中可將檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校其他系統(tǒng)比如教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等建立連接，全面實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、組卷、借閱、檢索、信息傳輸和遠程服務(wù)等。在實現(xiàn)檔案資源存量數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、管理自動化后，檔案信息的采集、傳輸和利用效率才能得到提升。學(xué)校檔案部門還可以在一定范圍內(nèi)建立開放檔案資源庫，與檔案管理部門或同類型的學(xué)校建立信息資源共享網(wǎng)絡(luò)體系，更大范圍內(nèi)通過互聯(lián)網(wǎng)為檔案利用者提供檔案信息檢索、下載、傳遞、打印等服務(wù)，使本校的檔案資源發(fā)揮更大的社會作用和效益。

（六）建立合理的管理體制?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》中指出，高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負責(zé)檔案工作。學(xué)校有必要成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，由分管校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門負責(zé)人組成，加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控力度，盡量獨立設(shè)置檔案機構(gòu)，即檔案館或者綜合檔案室，常規(guī)性地開展對學(xué)校各部門和下屬單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。建立合理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，才能層層落實工作任務(wù)，若將檔案工作納入學(xué)校的年度工作計劃和中長期發(fā)展規(guī)劃，可以為其創(chuàng)造更好的發(fā)展環(huán)境。

（七）制定檔案工作相關(guān)制度。檔案制度的確立是順利開展工作的保障，也是檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化的前提，對檔案的收集、歸檔、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利用、保密，以及對各種載體檔案的管理進行立法，才能使工作有序開展，達到預(yù)想目標(biāo)。對已開展檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的學(xué)校，應(yīng)針對該方面工作進行立法，保證電子文件以及各類型檔案數(shù)字信息的安全，目前還沒有專門的成人高校檔案管理法，可參照《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案實體分類法》《電子文件接收暫行辦法》等法規(guī)，再根據(jù)學(xué)校實際情況擬定符合自身管理需求的規(guī)章制度，使檔案工作有法可依、有章可循。

（八）確立考核評價機制。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，成人高校應(yīng)建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強化責(zé)任意識，提高學(xué)校檔案管理水平。在前期自查報告與發(fā)展目標(biāo)的指引下，可以分階段對檔案工作進行檢查和考核，考核分等級進行，包括學(xué)校實施對檔案部門、檔案工作相關(guān)部門的考核，以及檔案部門對專職檔案人員的考核等，考核的指標(biāo)盡量量化，使考核更具客觀性。由于成人高校檔案工作相對落后，人員較少，所以應(yīng)根據(jù)具體情況，逐步實施，不能操之過急。實施考核應(yīng)建立激勵機制，這是推動目標(biāo)實現(xiàn)的動力，考核之后，多聽取意見反饋，對目標(biāo)實施過程中的不足進行調(diào)整和完善，使下一個目標(biāo)的實現(xiàn)更加順利高效，推動檔案工作的科學(xué)發(fā)展。

四、結(jié)語

成人高校檔案管理工作涉及面廣、綜合性強，開展的好壞很大程度上取決于學(xué)校各個層級的檔案意識和重視程度，所以發(fā)揮成人高校檔案隊伍各層級的主觀能動性是非常重要的。盡管成人高校檔案工作各個方面較落后，正視不足，但如果腳踏實地從基礎(chǔ)著手，汲取同行成功經(jīng)驗，不斷探索和進取，遵循合理的原則，設(shè)立自身發(fā)展的科學(xué)目標(biāo)，并采取正確的實施方法，檔案工作定會有較大的改善和提高。在新時代，積極開展檔案資源的信息化建設(shè)，并提供更大范圍的網(wǎng)絡(luò)化利用，是成人高校檔案人員的職責(zé)，也是對成人高校檔案事業(yè)應(yīng)有的使命。