大數(shù)據(jù)時(shí)代加快石油企業(yè)檔案工作改革的思考

文/陜西延長(zhǎng)石油（集團(tuán)）有限責(zé)任公司油氣勘探公司 苗紅芳

檔案管理工作為石油企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮了重要作用?，F(xiàn)階段，石油企業(yè)在管理中經(jīng)常受到傳統(tǒng)管理理念陳舊和信息化應(yīng)用水平不足、人員能力不強(qiáng)等影響，石油企業(yè)檔案管理工作難以順利運(yùn)轉(zhuǎn)。在這種情況下，只有進(jìn)一步提出解決對(duì)策，才能促進(jìn)石油企業(yè)檔案工作的改革，才能為企業(yè)發(fā)展提供更加高質(zhì)量的決策資料，提升管理的水平和效果。

一、大數(shù)據(jù)的理論分析

現(xiàn)階段，國(guó)際上還沒(méi)有對(duì)大數(shù)據(jù)提出具體的定義，麥肯錫在實(shí)踐中將其定義為：大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)相對(duì)比，其在數(shù)據(jù)收集能力、儲(chǔ)存能力、管理能力、分析能力上都具有明顯優(yōu)勢(shì)，大小超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)各項(xiàng)能力的數(shù)據(jù)集。一般情況下，大數(shù)據(jù)是指無(wú)法用常規(guī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)在一定的期限內(nèi)對(duì)海量數(shù)據(jù)開(kāi)展的管理、處理和解讀。大數(shù)據(jù)的核心主要是“預(yù)測(cè)”，相關(guān)人員在對(duì)這些海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，篩選出一些有價(jià)值的信息后，幫助管理人員了解到各項(xiàng)事務(wù)之間的關(guān)系，進(jìn)而做出相應(yīng)的預(yù)測(cè)，幫助企業(yè)更好把握未來(lái)的發(fā)展方向。其中大數(shù)據(jù)的特征主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)量大、類型較多、價(jià)值密度較低、處理速度較快等方面。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代石油企業(yè)檔案管理工作改革的必要性

（一）滿足國(guó)家檔案信息化建設(shè)工作的各項(xiàng)要求。我國(guó)經(jīng)濟(jì)改革步伐的加快，有效提升了經(jīng)濟(jì)水平，為社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展提供了重要保障。其中企業(yè)信息化建設(shè)步伐也隨之加快，作為國(guó)有企業(yè)的重要構(gòu)成，石油企業(yè)需要密切關(guān)注自身的發(fā)展，在為人們提供民生保障的同時(shí)，也要促進(jìn)自身經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，在國(guó)家企業(yè)信息化建設(shè)的背景下，石油企業(yè)應(yīng)該緊隨時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，不斷優(yōu)化自身檔案信息化管理，以發(fā)揮出石油企業(yè)的帶頭作用。

（二）加強(qiáng)對(duì)信息資源的統(tǒng)籌化管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)石油企業(yè)的信息管理提出了更高的要求。這就需要企業(yè)及時(shí)做好信息資源規(guī)劃和統(tǒng)籌工作，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作所發(fā)揮的重要作用，在借助大數(shù)據(jù)開(kāi)展信息資源的歸納和處理后，以實(shí)現(xiàn)對(duì)石油企業(yè)信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，促進(jìn)相關(guān)資源的共享，加快石油企業(yè)的改革和發(fā)展。

（三）滿足企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的需求。傳統(tǒng)檔案管理主要采用的模式是紙質(zhì)管理，其受到傳統(tǒng)理念的影響，未合理地應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行信息化的管理和建設(shè)。這就導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量等都難以得到有效保障，無(wú)法滿足企業(yè)的發(fā)展需求。因此，這就需要石油企業(yè)檔案工作不斷改進(jìn)，以順應(yīng)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理。

三、大數(shù)據(jù)背景下石油企業(yè)開(kāi)展檔案管理面臨的困境

石油企業(yè)檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的推動(dòng)下，獲取了更好的發(fā)展機(jī)遇。這就需要石油企業(yè)在開(kāi)展檔案管理時(shí)改變傳統(tǒng)的管理理念，在應(yīng)對(duì)所面臨的挑戰(zhàn)后，同時(shí)，也能夠抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的發(fā)展契機(jī)。本文對(duì)石油企業(yè)檔案管理中大數(shù)據(jù)模式應(yīng)用的難點(diǎn)進(jìn)行了分析，以期為開(kāi)展檔案管理工作提出重要參考。

（一）檔案管理模式相對(duì)落后，檔案保存難以滿足大數(shù)據(jù)提出的各項(xiàng)需求。石油企業(yè)在開(kāi)展檔案管理時(shí)，一般采用的管理模式為傳統(tǒng)模式，即檔案管理人員在對(duì)不同的工程項(xiàng)目所生成的資料進(jìn)行記錄和收藏，做好標(biāo)記工作，以便于之后的查詢和管理。但是伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作需要處理的信息也就越來(lái)越多，很多檔案信息存在著共性問(wèn)題，如果一直采用這種傳統(tǒng)的檔案管理模式，將會(huì)使得信息歸納的效率越來(lái)越低。企業(yè)管理人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間查找到相關(guān)資料，檔案保存處于比較混亂的狀態(tài)。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給企業(yè)管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。如果企業(yè)沒(méi)有建立大數(shù)據(jù)檔案管理的制度和重新設(shè)定檔案管理的創(chuàng)新理念，沒(méi)有對(duì)相關(guān)人員開(kāi)展培訓(xùn)和管理，企業(yè)檔案信息保存和處理的效果將大大降低。同時(shí)，數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也成為檔案管理中的最大難題，如果企業(yè)在檔案保存的形式上沒(méi)有加以管理，一些重要的信息將會(huì)受到威脅，難以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（二）相關(guān)技術(shù)人員的信息化應(yīng)用能力較差，難以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行良好的構(gòu)建。大數(shù)據(jù)時(shí)代最為顯著的特點(diǎn)就是信息量大，信息種類較多，信息處理較為復(fù)雜。盡管石油企業(yè)在工作中已經(jīng)靈活應(yīng)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)，但是技術(shù)的應(yīng)用主要由相關(guān)技術(shù)人員實(shí)施。因此，石油檔案管理工作質(zhì)量是否能夠得到提升，與檔案管理人員的工作能力高低有直接關(guān)系。眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理工作在操作時(shí)較為便捷，檔案管理人員只需要了解檔案管理的基本操作或者需求等就可以，但是大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用對(duì)于相關(guān)人員的工作提出了更高要求，即具備儲(chǔ)存信息技術(shù)的能力、分析的能力、安全管理的能力等。從當(dāng)前信息檔案管理人員的素質(zhì)上看，他們整體上表現(xiàn)出工作能力較低、素質(zhì)較低等問(wèn)題，所以想要運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的管理顯得更加困難。另外，檔案管理系統(tǒng)在升級(jí)和開(kāi)發(fā)過(guò)程中，需要企業(yè)加以重視，在給予充足的資金支持和人力支持、技術(shù)支持下，才能在大數(shù)據(jù)背景下解決檔案管理質(zhì)量不佳的問(wèn)題。

四、大數(shù)據(jù)背景下促進(jìn)石油企業(yè)檔案工作改革的重要路徑

（一）制定更加完善的石油企業(yè)管理機(jī)制。石油企業(yè)在進(jìn)行管理時(shí)，如果采取傳統(tǒng)的管理方式，將難以應(yīng)對(duì)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，難以滿足企業(yè)信息化管理的要求。因此，石油企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的不足，創(chuàng)新當(dāng)前的檔案管理工作模式，以打破之前的困境，應(yīng)用與推廣新的檔案管理機(jī)制。首先，石油企業(yè)需要根據(jù)當(dāng)前的檔案管理政策和管理機(jī)制等制定完善的石油企業(yè)檔案管理制度。通過(guò)明確業(yè)務(wù)流程，對(duì)檔案管理的一切行為等開(kāi)展有效的管理，規(guī)范其行為，在實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與企業(yè)的相互融合后，構(gòu)建起新的管理體系。其次，細(xì)化管理機(jī)制。明確檔案管理責(zé)任，通過(guò)將每一項(xiàng)任務(wù)落實(shí)到檔案管理工作中，從而全面提升檔案管理的工作效率，使得資料在共享后，能夠使得檔案信息更加完整和真實(shí)。最后，構(gòu)建創(chuàng)新的管理體系，以現(xiàn)代化和科學(xué)化為主題，時(shí)刻監(jiān)督自身的行為，不斷優(yōu)化自身的能力，從而使管理制度能夠在石油企業(yè)檔案管理中發(fā)揮出最大的功效。

（二）加大對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理，保障檔案信息的安全性。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作想要得到落實(shí)，需要企業(yè)不斷完善大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，只有加大對(duì)這兩方面的管理，才能使石油企業(yè)檔案管理工作效率得到明顯提升。同時(shí)，石油企業(yè)還可以與大數(shù)據(jù)公司建立良好的合作關(guān)系，大數(shù)據(jù)公司的技術(shù)支持，能夠?yàn)闄n案管理工作的順利開(kāi)展提供重要保障。例如：大數(shù)據(jù)公司與企業(yè)相互合作后，共同研發(fā)出適合本檔案管理部門(mén)的技術(shù)或者管理工具，從而為開(kāi)展大數(shù)據(jù)的管理提供保障，滿足其大數(shù)據(jù)對(duì)于檔案管理工作的需求。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)后，其數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)的保存等都受到了一定的威脅，如何保障企業(yè)數(shù)據(jù)信息的安全性已經(jīng)成為大數(shù)據(jù)背景下開(kāi)展檔案管理工作的重要任務(wù)。

（三）全面提升檔案管理人員的素養(yǎng)和應(yīng)用信息技術(shù)的能力。石油企業(yè)在開(kāi)展檔案管理時(shí)，需要借助多個(gè)部門(mén)共同努力和協(xié)作，才能提升檔案管理的水平，使得檔案中的數(shù)據(jù)更加完整和真實(shí)。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理人員需要借助培訓(xùn)以不斷完善自身的技術(shù)水平，提高自身分析能力和處理能力。同時(shí)，石油企業(yè)還需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)人才培養(yǎng)機(jī)制，引進(jìn)更多專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理工作人員，為企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作注入新鮮的血液。

五、結(jié)語(yǔ)

伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了電子化、數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化的管理。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作既面臨著挑戰(zhàn)又面臨著發(fā)展機(jī)遇。因此，企業(yè)檔案管理人員需要充分認(rèn)識(shí)到自身的不足，克服困難，抓好當(dāng)前的機(jī)遇對(duì)石油企業(yè)檔案管理工作提出新的發(fā)展要求，促進(jìn)石油企業(yè)的發(fā)展。