紅十字檔案管理工作問題剖析與解決對策

文/濟(jì)南市紅十字會救災(zāi)備災(zāi)中心 羅艷秋

紅十字檔案是記載和研究中國紅十字運(yùn)動的重要文獻(xiàn)資料，也是對社會大眾進(jìn)行人道博愛教育的生動歷史教材。長期以來，我國各級紅十字會作為從事人道主義工作的社會救助團(tuán)體，在依法開展備災(zāi)救災(zāi)、應(yīng)急救護(hù)、人道救助和推動無償獻(xiàn)血、造血干細(xì)胞捐獻(xiàn)、遺體和人體器官捐獻(xiàn)等核心業(yè)務(wù)時形成了許多具有重要價值的紅十字檔案。隨著大數(shù)據(jù)時代的不斷發(fā)展，變革改進(jìn)檔案管理思路，創(chuàng)新提升檔案管理技術(shù)手段，已成為新時期紅十字檔案管理工作亟須解決的重要課題。

一、紅十字檔案管理的問題剖析

（一）對紅十字檔案管理這一基礎(chǔ)性工作重視不夠?；鶎蛹t十字會普遍對檔案管理工作的認(rèn)識比較模糊，沒有充分認(rèn)識到紅十字檔案在紅十字事業(yè)發(fā)展過程中的重要作用，沒有將檔案管理納入年度工作計(jì)劃和考核指標(biāo)，沒能做到與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同考核，缺乏有效的督促和檢查手段。一些單位還存在著重人事檔案，輕文書檔案，特別是輕業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)象，對上級組織部門重視檢查的人事檔案能夠按照要求立卷歸檔，而對文書檔案和業(yè)務(wù)檔案管理則存在很多薄弱環(huán)節(jié)，沒有做到應(yīng)收盡收，應(yīng)存盡存。

（二）專業(yè)的紅十字檔案管理人員匱乏。由于紅十字會專職工作人員少，業(yè)務(wù)工作覆蓋面廣，紅十字會檔案管理人員大都身兼數(shù)職，有些單位還因?yàn)檩啀?、人員調(diào)整等原因，頻繁更換檔案管理工作人員。檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，且缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)、缺少專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)，很難保證檔案管理的規(guī)范完整和及時準(zhǔn)確，容易造成檔案信息資料收集不全、檔案信息審核鑒別有誤、檔案信息不能有效利用等問題，影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。

（三）檔案管理資金保障不足。有些基層單位經(jīng)費(fèi)緊張，未能將檔案工作納入年度預(yù)算管理，檔案管理缺乏必要的經(jīng)費(fèi)保障。有些單位甚至并未設(shè)立檔案管理部門，更別說“配備專業(yè)的檔案室”的標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理部門所用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)等辦公設(shè)備多為陳舊設(shè)備，國家規(guī)定配備的消防、安保、溫度、濕度控制等安全設(shè)施設(shè)備不完善，存在安全隱患，不利于檔案的收集和整理，容易導(dǎo)致檔案信息的遺失，造成無法彌補(bǔ)的重大損失。

（四）檔案管理方式和手段滯后。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案現(xiàn)代化進(jìn)程越來越迫切。但紅十字檔案管理工作信息化發(fā)展水平總體較低，且各地發(fā)展不均衡。當(dāng)前，大多數(shù)基層紅十字系統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)存儲、手工操作為主，與國家檔案局提出的“存量數(shù)字化、增量電子化的信息化戰(zhàn)略”還有很大差距。雖然一些先進(jìn)省市紅十字會的信息化程度比較高，初步實(shí)現(xiàn)了檔案資料的數(shù)字化，但檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用比較少。由于整個紅十字系統(tǒng)缺乏一套統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范的專業(yè)檔案信息系統(tǒng)和檔案資源信息平臺，所以很難實(shí)現(xiàn)真正的資源共享，這在一定程度上制約了紅十字檔案的開發(fā)利用，影響了紅十字檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、深刻認(rèn)識紅十字檔案的重要價值，解放思想根源問題

（一）深刻認(rèn)識紅十字檔案記錄社會文明進(jìn)步的重要作用。紅十字檔案不僅記錄紅十字事業(yè)的歷史發(fā)展軌跡，而且承載著社會的文明進(jìn)步。紅十字檔案是各級紅十字會在履行職能過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等不同形式和載體的重要?dú)v史記錄，反映著紅十字工作的真實(shí)歷史面貌。紅十字檔案種類繁多，涉及面廣。如《志愿捐獻(xiàn)者同意書》《志愿捐獻(xiàn)者登記表》、志愿捐獻(xiàn)者的HLA分型資料等造血干細(xì)胞捐獻(xiàn)者檔案，真實(shí)地記錄了捐獻(xiàn)志愿者的個人信息和身體狀況，生動地展現(xiàn)了志愿捐獻(xiàn)者為挽救白血病患者無償捐獻(xiàn)造血干細(xì)胞的高尚品格，對于激發(fā)社會正能量，推動良好社會道德風(fēng)尚的形成具有重要作用。各級紅十字會在履行救災(zāi)救援職責(zé)過程中形成紅十字救災(zāi)救援檔案，全面記錄了紅十字工作者、志愿者參與救災(zāi)救援的實(shí)踐活動，反映了災(zāi)害發(fā)生后各級紅十字會在響應(yīng)呼吁、災(zāi)害救援、人道救助、災(zāi)后重建等各個環(huán)節(jié)的工作情況，是我國救災(zāi)救援檔案的重要組成部分，是防災(zāi)減災(zāi)和應(yīng)急管理工作的重要史料和重要信息資源。

（二）深刻認(rèn)識紅十字檔案對研究紅十字運(yùn)動歷史規(guī)律的重要憑證作用。習(xí)近平總書記指出：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！睆?904年中國紅十字會在上海誕生開始，紅十字運(yùn)動在我國發(fā)展已有100多年的歷史?？偨Y(jié)中國紅十字運(yùn)動的歷史經(jīng)驗(yàn)與實(shí)踐成就，傳承“人道、博愛、奉獻(xiàn)”的紅十字文化精神，探究紅十字運(yùn)動中國化的過程與特色，揭示中國紅十字運(yùn)動傳承與發(fā)展的規(guī)律，主要依靠的是對紅十字檔案文獻(xiàn)資料的搜集整理和開發(fā)利用。如池子華的《上海萬國紅十字會救濟(jì)日俄戰(zhàn)災(zāi)述論》《抗戰(zhàn)中一支不能忽視的人道力量——中國紅十字會戰(zhàn)時救護(hù)行動概述》《紅十字運(yùn)動：歷史審視與現(xiàn)實(shí)思考》等文章，以豐富的檔案史料呈現(xiàn)中國紅十字會在日俄戰(zhàn)災(zāi)和抗日戰(zhàn)爭中開展的救助救護(hù)工作，揭示了中國紅十字會在爭取民族獨(dú)立過程中發(fā)揮的重要作用。孫柏秋主編的《百年紅十字》、池子華著的《紅十字與近代中國》等著作，都是在引用大量檔案文獻(xiàn)資料基礎(chǔ)上進(jìn)行的深入研究論述，對還原歷史、激勵后人具有重要價值。

（三）深刻認(rèn)識紅十字檔案對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供決策依據(jù)的重要價值。服務(wù)是檔案工作的立身之本。紅十字事業(yè)作為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的重要組成部分，其檔案在服務(wù)黨委政府決策、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、服務(wù)群眾生產(chǎn)生活等方面發(fā)揮了越來越重要的作用。比如，紅十字會在履行人道救助職能時形成的檔案信息有受助對象的經(jīng)濟(jì)困難證明、人道救助申請、受助對象所在村（居）委會或所在單位開具的證明、相關(guān)病例資料等，可為各類救助項(xiàng)目的策劃及精準(zhǔn)實(shí)施提供依據(jù)。造血干細(xì)胞、遺體（器官）捐獻(xiàn)過程中記錄的志愿者生動感人的檔案事跡則為“感動中國”“身邊好人”等評選提供榜樣力量，促進(jìn)社會主義精神文明建設(shè)。救災(zāi)救援過程中形成的檔案信息，為完善應(yīng)急預(yù)案、開展災(zāi)害救援、災(zāi)后重建等提供決策依據(jù)，有助于進(jìn)一步提高防災(zāi)減災(zāi)能力。

三、堅(jiān)持多措并舉，推動紅十字檔案管理轉(zhuǎn)型升級

（一）加強(qiáng)對紅十字檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。首先，明確責(zé)任分工，提高管理效能。各級紅十字會應(yīng)明確檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作部署落實(shí)，并將檔案管理作為工作重要組成部分納入單位議事日程，及時研究解決工作中遇到的困難和問題。其次，規(guī)范工作考評，強(qiáng)化結(jié)果應(yīng)用。要將檔案工作與業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同考核，避免出現(xiàn)檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的現(xiàn)象。每年須制定檔案管理工作計(jì)劃，明確入檔范圍和任務(wù)目標(biāo)，年終組織考評，并將考評結(jié)果作為評先評優(yōu)和職務(wù)職級晉升依據(jù)，切實(shí)增強(qiáng)檔案工作人員職業(yè)責(zé)任感和榮譽(yù)感。此外，應(yīng)加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，達(dá)成思想共識。檔案管理工作是一項(xiàng)多元化、綜合性強(qiáng)的工作。各級紅十字會應(yīng)多途徑、多形式宣傳《檔案法》和紅十字系統(tǒng)檔案管理規(guī)定，努力營造紅十字檔案管理良好氛圍。紅十字工作者應(yīng)嚴(yán)格按照管理制度及時主動保存、收集、移交文書和電子檔案，確保檔案資料的真實(shí)、完整。

（二）建立健全紅十字檔案長效管理機(jī)制。一是完善紅十字檔案管理制度。在貫徹落實(shí)《檔案法》和《檔案管理?xiàng)l例》基礎(chǔ)上，應(yīng)緊密結(jié)合紅十字會自身業(yè)務(wù)工作實(shí)際，建立健全符合紅十字工作特點(diǎn)的檔案管理制度。對紅十字會員、志愿者、救助救災(zāi)等檔案的收集整理，各級紅十字會檔案人員的配備以及紅十字系統(tǒng)檔案信息化等應(yīng)提出具體的標(biāo)準(zhǔn)要求。二是健全檔案管理機(jī)構(gòu)。省級及以上紅十字會應(yīng)成立專門的紅十字檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)紅十字檔案的搜集整理和開發(fā)利用工作。市級及以下紅十字會應(yīng)配備專門的檔案管理工作人員，負(fù)責(zé)本部門和本行政區(qū)域的紅十字檔案搜集整理和開發(fā)利用工作。明確機(jī)構(gòu)權(quán)責(zé)，充實(shí)人員力量，為紅十字事業(yè)發(fā)展提供有力保障。三是堅(jiān)持依法治檔。紅十字系統(tǒng)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》等檔案法律法規(guī)，持續(xù)提升紅十字檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化水平。同時，應(yīng)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國紅十字會法》，規(guī)范紅十字檔案管理，切實(shí)保障捐贈人查詢、復(fù)制其捐贈財(cái)產(chǎn)管理使用的有關(guān)資料的權(quán)利，并應(yīng)及時主動向捐贈人反饋有關(guān)情況。

（三）加大檔案管理人員培訓(xùn)力度。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)是做好紅十字檔案管理工作的前提條件。隨著社會的進(jìn)步和時代的發(fā)展，檔案工作者不能靠原有經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)模式來管理檔案，需要不斷更新觀念、更新知識、更新技術(shù)來提高檔案管理水平。檔案管理應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，對檔案管理人員進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和利用等知識的專題培訓(xùn)，檔案管理人員要定期參加檔案部門舉辦的專業(yè)培訓(xùn)班，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，促進(jìn)知識更新，提高業(yè)務(wù)水平。同時，應(yīng)著力加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息知識的培訓(xùn)。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，檔案管理數(shù)字化、信息化成為新時代檔案管理工作的必然趨勢。這就要求檔案工作人員必須熟練掌握信息化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、相關(guān)設(shè)備操作技能，以及各種檔案管理軟件的操作能力，從而保證檔案信息的準(zhǔn)確性及規(guī)范性。

（四）加強(qiáng)紅十字檔案信息化建設(shè)。一是推進(jìn)紅十字業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化，提升檔案管理利用質(zhì)量和效率。在紅十字檔案管理過程中，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案或者數(shù)字檔案，分門別類地存儲，使用時可以利用檢索工具快速、準(zhǔn)確地查找檢索檔案信息，從而使紅十字業(yè)務(wù)檔案的管理和使用更加便捷高效。二是建立紅十字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享共用。以各級紅十字檔案為基礎(chǔ)，通過搭建數(shù)字化服務(wù)平臺，建立統(tǒng)一規(guī)范的紅十字系統(tǒng)檔案資源信息服務(wù)系統(tǒng)。以先進(jìn)的管理模塊，實(shí)現(xiàn)“三救三獻(xiàn)”等各類業(yè)務(wù)檔案的收集管理、移交利用、歸檔存儲等程序的信息化。同時將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，為各地紅十字會提供檢索服務(wù)。三是加快建設(shè)紅十字?jǐn)?shù)字檔案館，拓展紅十字精神傳播渠道。將“互聯(lián)網(wǎng)+”思維和信息技術(shù)引入紅十字檔案管理，采用紅十字會與政府檔案管理部門聯(lián)合共建形式，引入社會資金，線上線下結(jié)合，開發(fā)建設(shè)國家和省市縣級紅十字?jǐn)?shù)字檔案館，面向社會公眾開放。充分發(fā)揮數(shù)字檔案館不受時空限制的優(yōu)勢，讓紅十字檔案信息在更廣泛的范圍內(nèi)發(fā)揮作用，進(jìn)一步提升紅十字會的影響力和公信力，為推動社會公益事業(yè)作出貢獻(xiàn)。