探究新時(shí)期國土資源檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

文/山東省平度市自然資源局 李妍花

國土資源是一種重要的信息資源，是企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估、土地糾紛解決、土地權(quán)屬確定、土地動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)等相關(guān)活動(dòng)的關(guān)鍵性依據(jù)。國土資源檔案大部分由紙張、膠片、視頻、硬盤等材料制作而成，其利用率較高，但損毀風(fēng)險(xiǎn)大。國土資源檔案管理工作，則是收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研與利用國土資源管理過程中所產(chǎn)生的各種文件與材料。國土資源檔案管理記載了整個(gè)管理工作的過程，有力地證實(shí)了管理工作業(yè)績，可充分反映出國土資源管理成果，也客觀展示了國土資源管理工作成效。所以，為了積極順應(yīng)國土資源管理新形勢(shì)及新任務(wù)要求，我們須樹立檔案管理理念，加強(qiáng)檔案管理；采取信息化技術(shù)收集、整理、保存與利用檔案；提高管理的規(guī)范性、科學(xué)性；延長檔案使用時(shí)間，提高管理能力及成效；最大程度利用檔案資源，為經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展提供更為準(zhǔn)確的檔案信息。

一、國土資源檔案管理的特點(diǎn)

（一）長期性。國土資源檔案管理工作持續(xù)性特征明顯。檔案生成于日常事務(wù)或業(yè)務(wù)開展過程中，檔案管理工作應(yīng)基于土地、地上及地下資源使用情況的變化而進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的調(diào)整，其他領(lǐng)域也是如此。所以，檔案管理具有長期性。

（二）兼容性。在整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中，國土資源檔案管理工作較為典型，其具有文書檔案、科研檔案雙重屬性。國土資源檔案不只是產(chǎn)生于相關(guān)部門批復(fù)文件或協(xié)議，包括設(shè)計(jì)圖或?qū)嵨?，兼容性更?qiáng)。由于這一檔案管理工作的特殊性，對(duì)檔案管理人員的要求也更為嚴(yán)格。

（三）復(fù)雜性。我國擁有廣闊的領(lǐng)土，地上及地下資源十分豐富。對(duì)于這些資源的使用情況，各地區(qū)差異較大，也未采取統(tǒng)一的管理模式，問題百出。因?yàn)橄嚓P(guān)的工作人員及檔案管理人員任務(wù)十分艱巨，需對(duì)土地、地上及地下資源具體使用情況、開發(fā)情況及污染程度等情況了如指掌。

（四）分散性。這一特性是從國土資源檔案管理復(fù)雜性特征延伸出來的。國土資源管理涉及事務(wù)較多，一個(gè)單位或一個(gè)工作人員無法完成，需多方協(xié)作，也需處理好多方關(guān)系。規(guī)范收集與整理檔案，需通過多部門的審批。因此，國土資源檔案管理應(yīng)基于實(shí)際情況，不斷修改與完善。

二、國土資源檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

在國土資源檔案管理中，大多數(shù)單位依然采用人工記錄、“傳幫帶”的方式予以記錄與管理。在改革開放初期及20世紀(jì)后期，我國國土資源開發(fā)與利用變化較大，但是因計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的匱乏，國土資源檔案管理依然采取手工記錄的方式，這是由時(shí)代客觀條件所制約的。但是，因手工記錄的檔案難以電子化查詢，在很大程度上制約了國土資源檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。另外，檔案管理制度不完善，如在檔案記錄方面并未設(shè)定一個(gè)通用的標(biāo)準(zhǔn)，每一個(gè)地區(qū)記錄方式差異較大，需要檔案管理人員自行理解與體會(huì)。因此，在信息時(shí)代，國土資源檔案傳統(tǒng)管理理念與方式已經(jīng)嚴(yán)重滯后，需加強(qiáng)創(chuàng)新，以此來有效提高服務(wù)效能。

三、新時(shí)期國土資源檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

（一）模式創(chuàng)新?，F(xiàn)階段，大多數(shù)國土資源檔案管理部門設(shè)立在辦公室之下，并未實(shí)現(xiàn)獨(dú)立。同時(shí)，執(zhí)行是其主要職能，而不是決策。專職檔案管理人員較為匱乏，大多數(shù)為兼職人員，業(yè)務(wù)水平較低，難以滿足新時(shí)期發(fā)展所需。對(duì)此，必須高度重視檔案管理工作，構(gòu)建集中、統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建系統(tǒng)、規(guī)范的檔案管理統(tǒng)一模式。如：將檔案管理部門提升為直屬單位，變?yōu)闄n案管理的職能部門，積極創(chuàng)新檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等，如此才可構(gòu)建成一個(gè)高效、安全的檔案機(jī)構(gòu)，有利于國土資源檔案工作可持續(xù)健康發(fā)展。同時(shí)，必須完善檔案制度建設(shè)，優(yōu)化檔案崗位責(zé)任制及檔案管理制度，切實(shí)做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。不管是哪一級(jí)國土部門發(fā)布的文獻(xiàn)，都能夠確保文件與材料不散失、不疏漏，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化。

（二）理念創(chuàng)新。檔案管理人員應(yīng)積極解放思想，更新觀念，轉(zhuǎn)變以往以藏為主、重藏輕用、被動(dòng)服務(wù)、封閉自導(dǎo)等理念，堅(jiān)持“以人為本、服務(wù)至上”等服務(wù)理念，將滿足社會(huì)用戶需求列為檔案管理價(jià)值導(dǎo)向及工作核心，以創(chuàng)新的理念與行為強(qiáng)化檔案管理，積極尋求新的檔案管理方法與措施。檔案管理信息化、社會(huì)化、知識(shí)化、科技化應(yīng)列為檔案管理的目標(biāo)。另外，檔案管理人員須積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，促進(jìn)國土資源檔案工作朝著新臺(tái)階、新層次發(fā)展。

（三）內(nèi)容創(chuàng)新。一直以來，我們對(duì)國土資源檔案內(nèi)容及范圍的理解過于局限，眼界較窄，創(chuàng)新意識(shí)不足。相關(guān)檔案管理工作并未具有超前管理意識(shí)，未把檔案管理工作落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)。久而久之，檔案管理工作同相關(guān)業(yè)務(wù)處于管理松散狀態(tài)，殘缺不全的檔案資料較多，嚴(yán)重影響了檔案的整理與歸類。對(duì)此做出如下建議：第一，面向整個(gè)社會(huì)進(jìn)行檔案征集活動(dòng)。借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)檔案征集渠道進(jìn)行拓展，及時(shí)收集具有重大價(jià)值的散失、散存的檔案，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行完善，提高檔案利用的效能。在檔案征集工作中，國土資源單位應(yīng)積極踐行檔案資源保護(hù)原則，適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)上交珍貴檔案的人員，并把檔案使用權(quán)直接從社會(huì)主體轉(zhuǎn)移到具體職能單位中。第二，積極拓展檔案公共服務(wù)項(xiàng)目，檔案館除了提供借閱、查詢與宣傳外服務(wù)，還應(yīng)把被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，招募檔案服務(wù)志愿者，并與當(dāng)?shù)氐膶?shí)際檔案需求結(jié)合起來，創(chuàng)新檔案宣傳展覽活動(dòng)，將國土資源檔案館的社會(huì)影響力提上去。

（四）人才資源創(chuàng)新。信息化時(shí)代，國土資源檔案管理面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，尤其是對(duì)管理人員專業(yè)技能的要求日益嚴(yán)格，現(xiàn)在的檔案工作人員不僅要求國土資源各項(xiàng)工作及內(nèi)容了如指掌，而且還要具有較強(qiáng)的檔案專業(yè)技能及信息素養(yǎng)，可靈活操作各種信息化設(shè)備。對(duì)此，各級(jí)國土資源部門應(yīng)充分意識(shí)到這一點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)與教育工作。其一，對(duì)于在職管理人員，可采取形式多樣的培訓(xùn)方式，根據(jù)每一位管理人員具體情況，制定個(gè)性化、可操作的培訓(xùn)模式，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包含檔案管理、信息化設(shè)備操作技能及信息系統(tǒng)構(gòu)建等，進(jìn)一步強(qiáng)化整個(gè)隊(duì)伍整體專業(yè)水平。其二，吸引更多的優(yōu)秀人員參與到檔案管理事務(wù)中。具體而言，應(yīng)立足于崗位實(shí)際情況，采取優(yōu)化薪酬待遇、拓展晉升路徑、精神激勵(lì)等方式，爭取更多的優(yōu)秀人員參與其中，構(gòu)建綜合型隊(duì)伍，進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。

（五）手段創(chuàng)新。新時(shí)代，國土資源檔案應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，結(jié)合自身實(shí)際情況構(gòu)建全方位、多層次的檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理信息化、規(guī)范化水平，積極創(chuàng)新檔案工作。其一，建立檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)。對(duì)于檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息，可采用離線或在線儲(chǔ)存的方法，深入開發(fā)與利用檔案信息。同時(shí)，借助計(jì)算機(jī)、掃描儀及照相機(jī)等設(shè)備，進(jìn)一步提高儲(chǔ)存檔案信息的水平。其二，建立檔案管理模塊化系統(tǒng)。完備的系統(tǒng)主要由檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數(shù)據(jù)采集傳輸模塊等構(gòu)成，通過檔案系統(tǒng)能夠迅速瀏覽所需的檔案信息，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改，也可直接打印。其三，建立檔案查詢系統(tǒng)。以Microsoft SQL Server2008軟件為主構(gòu)建系統(tǒng)，可隨時(shí)隨地查詢所需信息。檔案管理中，工作人員應(yīng)及時(shí)把檔案信息錄入系統(tǒng)中。局域網(wǎng)絡(luò)中，擁有權(quán)限的人員可基于自己所需瀏覽、檢索與提取檔案信息，獲得真實(shí)、可靠、完整的數(shù)據(jù)，促使檔案信息發(fā)揮自身效能，這也是檔案管理的初衷。

四、結(jié)語

總之，國土資源檔案管理工作至關(guān)重要。在新時(shí)代中，國土資源檔案管理涉及面較廣，關(guān)系到大量利益群體，應(yīng)謹(jǐn)慎對(duì)待。手動(dòng)、被動(dòng)的傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理人員主觀能動(dòng)性較低，工作效率及質(zhì)量不容樂觀。我們應(yīng)善于借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，積極整合與創(chuàng)新檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)信息化、智能化、高效化管理檔案，促使檔案充分發(fā)揮自身效能。在這一工作開展過程中，國土資源單位應(yīng)高度重視檔案管理工作，創(chuàng)新管理理念，進(jìn)一步完善管理機(jī)制，并優(yōu)化人才隊(duì)伍，有力地促進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。廣泛籌集檔案信息，保證其安全性，為新常態(tài)下經(jīng)濟(jì)與社會(huì)可持續(xù)健康發(fā)展提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。