關(guān)于提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量的建議

文/遼寧省文化藝術(shù)研究院 劉玉浩

一、全面的質(zhì)量管理意識(shí)

（一）樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)。檔案工作需要形成一股積極向上、終身學(xué)習(xí)的工作氛圍，因此也要加大對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，使其可以在政治思想上保持先進(jìn)性，業(yè)務(wù)技術(shù)上保持能動(dòng)性，綜合工作能力上保持協(xié)作性。在文書(shū)檔案收集、歸檔、建檔的過(guò)程當(dāng)中，工作人員應(yīng)秉持著嚴(yán)密謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，每一個(gè)細(xì)節(jié)都落實(shí)到位，及時(shí)查找檔案管理過(guò)程當(dāng)中的每一個(gè)漏洞，及時(shí)糾正，主動(dòng)管理，形成良好的工作作風(fēng)。

（二）提升文書(shū)檔案工作質(zhì)量，還要具有大局觀主動(dòng)意識(shí)。文書(shū)檔案管理應(yīng)從高處入手，掌握文書(shū)檔案管理的用途，深入挖掘文書(shū)檔案背后的價(jià)值，為質(zhì)量管理打下良好的思想基礎(chǔ)和工作基礎(chǔ)。在當(dāng)前的新時(shí)代背景之下，文書(shū)檔案是豐富社會(huì)文化生活、分析發(fā)展規(guī)律、促進(jìn)能動(dòng)性發(fā)展的基礎(chǔ)，只有從整體質(zhì)量入手，探求建設(shè)路徑，才能夠真正提高文書(shū)檔案管理發(fā)展水平。

（三）文書(shū)檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)與社會(huì)的聯(lián)動(dòng)。應(yīng)在多媒體平臺(tái)上注重宣傳，使社會(huì)能夠多關(guān)注高質(zhì)量的文書(shū)檔案。與其他的數(shù)據(jù)挖掘平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)以及傳媒平臺(tái)進(jìn)行合作，更好地挖掘文書(shū)檔案當(dāng)中的工作價(jià)值，可以促進(jìn)檔案管理人員全面地認(rèn)識(shí)到自己工作的價(jià)值，更好地發(fā)揮其工作的主動(dòng)性。這種聯(lián)動(dòng)式的檔案數(shù)據(jù)挖掘和服務(wù)，也可以為全社會(huì)的檔案利用提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，使得檔案建設(shè)工作進(jìn)入到一個(gè)良性循環(huán)，“以應(yīng)用帶動(dòng)挖掘，以挖掘推動(dòng)應(yīng)用”，形成一個(gè)相互促進(jìn)的良好局面。

二、堅(jiān)持系統(tǒng)的科學(xué)工作方法

當(dāng)前一些文書(shū)檔案管理部門(mén)在工作時(shí)，沒(méi)有按照科學(xué)的管理程序和系統(tǒng)性的工作方法對(duì)檔案的數(shù)據(jù)問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)的管理和歸類，因此出現(xiàn)了一系列的紕漏。在新時(shí)代背景之下，應(yīng)遵循“十四五”規(guī)劃，貫徹十九屆五中全會(huì)的文件精神，堅(jiān)持系統(tǒng)的科學(xué)工作方法，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的體系化建設(shè)。

（一）要嚴(yán)格按照序列化的操作方法。文書(shū)檔案工作需要進(jìn)行科學(xué)分類編碼，結(jié)合歷史、現(xiàn)實(shí)和未來(lái)三者合一的整體工作思路，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟，尤其是應(yīng)用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理方式，體現(xiàn)文書(shū)檔案管理的操作專業(yè)化水平，規(guī)范地進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作。注重備份的錄入，方便后期的查詢，避免數(shù)據(jù)的丟失，提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

（二）文書(shū)檔案室要豐富工作內(nèi)容。通過(guò)管理制度落實(shí)好文件的具體處理工作，從規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化三個(gè)角度衡量新時(shí)期文書(shū)檔案，恪守時(shí)間觀念，認(rèn)真進(jìn)行文書(shū)的歸檔，同時(shí)還要對(duì)公文類別進(jìn)行嚴(yán)格的甄選，切實(shí)提高管理的質(zhì)量，為后續(xù)的數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)管理提供有效的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（三）管理的過(guò)程當(dāng)中要按照有序性和整體性開(kāi)展工作。檔案管理人員必須認(rèn)真嚴(yán)肅地對(duì)待每一份文件檔案工作，按照時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)生、結(jié)束的時(shí)序來(lái)進(jìn)行排列。一項(xiàng)事件的全貌都要反映在一個(gè)活動(dòng)的案卷當(dāng)中，每一項(xiàng)活動(dòng)的類別、專題的資料都要齊全，通過(guò)案件編名以及活動(dòng)紀(jì)要，可以完全了解整個(gè)活動(dòng)。同時(shí)，對(duì)于特殊的類別和專題類，還要講解清楚每一個(gè)分卷之間的關(guān)系，從全局性的高度出發(fā)，取舍資料、記錄主次，詳略得當(dāng)。在日常工作的過(guò)程當(dāng)中，文書(shū)檔案的管理人員要與其他科室的負(fù)責(zé)人保持密切的聯(lián)系，對(duì)于兼職檔案員的資料收集工作，也要提出相應(yīng)的建議。要引導(dǎo)所有的科室及時(shí)上報(bào)自己的管理信息，幫助文書(shū)檔案管理員做好日常的工作，尤其是在文書(shū)檔案產(chǎn)生之初，就要落實(shí)各個(gè)科室的執(zhí)行，避免資料的后續(xù)查找存在遺漏?，F(xiàn)代文書(shū)檔案工作高度依賴信息平臺(tái)，大多數(shù)檔案管理室已經(jīng)上架了一整套完善、規(guī)范化的計(jì)算機(jī)軟件運(yùn)行系統(tǒng)，且近年來(lái)在不斷更新。文書(shū)檔案管理人員要通過(guò)這種專業(yè)化的軟件操作方法和統(tǒng)一的運(yùn)作流程，進(jìn)行規(guī)范化的管理，應(yīng)用一套系列的模式去開(kāi)展軟件的更新和應(yīng)對(duì)技術(shù)的迭代與升級(jí)。工作人員要保持終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣，樹(shù)立良好的意識(shí)，保持經(jīng)常性的對(duì)外交流，將這種信息技術(shù)的提升貫徹到日?；墓芾砟Ｊ疆?dāng)中，方便數(shù)據(jù)的整理保存和有效的利用，以提高科學(xué)的管理效果。

（四）關(guān)注從歷史性、現(xiàn)在性和未來(lái)性三個(gè)層面。在整理時(shí)，既要考慮到文書(shū)檔案存在的歷史價(jià)值、歷史動(dòng)態(tài)，也要考慮到它的歷史條件和局限性，真實(shí)地還原一項(xiàng)活動(dòng)的歷史全貌，不能夠隨意地增刪或者是改動(dòng)，甚至是丟棄。此外，在整理時(shí)要從還原真相的角度出發(fā)，分析問(wèn)題的全貌，真實(shí)還原和記錄，在充分尊重歷史的前提下，考慮久遠(yuǎn)，避免文書(shū)檔案材料后續(xù)被人破壞，或者是非法利用，要樹(shù)立前瞻化的管理思維，做好“前人創(chuàng)造、后人利用”的準(zhǔn)備，為各項(xiàng)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（五）各個(gè)科室要從技術(shù)優(yōu)化的角度去不斷提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。文書(shū)檔案管理應(yīng)強(qiáng)化工作人員的檔案意識(shí)，明確文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化內(nèi)容，盡可能地減少人員的流動(dòng)現(xiàn)象。通過(guò)完善檔案管理結(jié)構(gòu)，使每一個(gè)工作人員的崗位職責(zé)劃分明確，工作脈絡(luò)清晰，內(nèi)容上有所配合，在良好的協(xié)同體系當(dāng)中，提高隊(duì)伍的穩(wěn)定性和隊(duì)伍的工作效率。此外，還應(yīng)重視每一位員工的工作潛力挖掘，最大程度地調(diào)動(dòng)所有工作人員的工作積極性，減少職業(yè)傾軋、職業(yè)歧視以及職業(yè)資源閑置的情況。

三、落實(shí)文書(shū)檔案管理的制度

（一）提高秩序性。制度化管理的根本目的在于提高辦公室文書(shū)處理的質(zhì)量以及效率，減少出錯(cuò)的概率，尤其是在處理瑣碎凌雜的日常文件時(shí)，要抓住關(guān)鍵內(nèi)容，狠抓工作程序和規(guī)范，嚴(yán)把文件的“進(jìn)出關(guān)”，設(shè)置專人的收文制度、登記制度、傳閱制度，并且處理好蓋章流程、閱覽流程以及領(lǐng)導(dǎo)視閱分送管理，通過(guò)流程化管理和秩序化的管理，對(duì)于文書(shū)檔案的管理進(jìn)行全面記錄。

（二）做好及時(shí)的清退制度。在相應(yīng)的文件登記、催辦、辦理完畢之后，要及時(shí)存檔，在存檔時(shí)還要及時(shí)對(duì)不再使用的文件做好記錄，完成文件的清退工作。在發(fā)文工作當(dāng)中也要堅(jiān)持相應(yīng)的制度化原則，秉持著必要性原則和注重效用的原則，在發(fā)文的管理上做好程序化的建設(shè)，應(yīng)設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)安排-承辦科室起草-辦公室登記-編號(hào)-發(fā)文卡的相應(yīng)流程，劃分各個(gè)科室和各個(gè)工作崗位的責(zé)任制度，明確工作板塊和具體性質(zhì)，確定實(shí)際的工作范圍。

（三）對(duì)材料進(jìn)行制度化的管理。確保所有的文件材料都應(yīng)與自身工作單位的流程對(duì)應(yīng)在一起，對(duì)于同級(jí)單位或部門(mén)的來(lái)文，均要設(shè)立專門(mén)的檔案歸卷。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，要秉持著“合理分類”和“齊全完整”的原則，對(duì)所有的信息進(jìn)行登錄。平時(shí)還要秉持主動(dòng)搜集信息，豐富信息，重點(diǎn)查找信息等工作原則，做好平時(shí)的組建工作，及時(shí)地、準(zhǔn)確地挖掘文件當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息。此外，在工作的過(guò)程當(dāng)中也要關(guān)注集中組卷和平時(shí)組卷的制度結(jié)合，既要提高集中管理的質(zhì)量，又要將這種制度化的優(yōu)勢(shì)落實(shí)在常態(tài)管理的過(guò)程當(dāng)中，堅(jiān)持“維持原貌，保持聯(lián)系，狠抓文件”管理的質(zhì)量關(guān)，避免出現(xiàn)崗位職責(zé)不對(duì)應(yīng)，文件出錯(cuò)的現(xiàn)象。在日常的管理上，還要按照“級(jí)別、年度、問(wèn)題、密集、保管期限”來(lái)做好文件檔案的歸檔劃分，裝訂流程、分類流程、排列流程、編號(hào)流程和裝盒流程、移交流程，都要按照這種制度化的操作手續(xù)進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)密的記錄。

四、建設(shè)數(shù)字化文書(shū)檔案管理平臺(tái)

檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)自動(dòng)化建設(shè)，管理好目前的儀器和設(shè)備?，F(xiàn)代文書(shū)檔案離不開(kāi)高速自動(dòng)化的檔案管理工具，例如：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)和掃描儀等等，而這些設(shè)備的應(yīng)用效率，直接決定了文件檔案工作管理的實(shí)際效率，所以文件檔案工作室要加強(qiáng)對(duì)所有設(shè)備的排查，及時(shí)更新設(shè)備的軟件類型，做好設(shè)備的日常數(shù)據(jù)維護(hù)工作。一旦發(fā)現(xiàn)設(shè)備的工作狀態(tài)不良，例如噪音、振動(dòng)、過(guò)熱或者是數(shù)據(jù)出錯(cuò)，就要及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修和調(diào)整，同時(shí)應(yīng)對(duì)每一臺(tái)設(shè)備進(jìn)行編碼，以便查找數(shù)據(jù)和設(shè)備的維修管理。

做好工作人員的日常技術(shù)培訓(xùn)，很多檔案設(shè)備軟件的更新速度快，如果不能對(duì)現(xiàn)有的文件檔案管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)化辦公培訓(xùn)，那么他們的操作水平很有可能落后于時(shí)代，不再滿足現(xiàn)代文件檔案管理的需求。在日常管理工作中，一方面要做好工作人員的軟件技術(shù)培訓(xùn)，使工作人員可以得心應(yīng)手地運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘工具、智能分析工具、大數(shù)據(jù)分析和云計(jì)算分析方法，處理好目前的工作計(jì)劃；另一方面，要為工作人員創(chuàng)造良好的制度環(huán)境和流程環(huán)境，從質(zhì)量和效率兩個(gè)角度齊抓文書(shū)檔案管理的實(shí)際工作，做好文書(shū)管理的體系建設(shè)，為更多的工作人員提供數(shù)據(jù)軟件的支撐。細(xì)化管理流程，使數(shù)據(jù)化設(shè)備的操作更具備可行性，嚴(yán)格審理各項(xiàng)設(shè)備的審核和簽發(fā)工作，避免出現(xiàn)無(wú)效文件以及錯(cuò)誤文件。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)代背景之下，辦公室文書(shū)檔案管理的質(zhì)量是重中之重，要加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)、對(duì)設(shè)備的維護(hù)，對(duì)制度的創(chuàng)設(shè)以及對(duì)工作方法的創(chuàng)新，以此整合工作內(nèi)容，創(chuàng)新工作機(jī)制，提高工作的整體效果。