論新時期城建檔案的信息化建設(shè)

文/漳州市城建檔案館 趙文偉

自改革開放以來，我國的經(jīng)濟發(fā)展取得了巨大的進步，城市面貌也發(fā)生了翻天覆地的變化。隨著我國城市發(fā)展建設(shè)水平逐漸提高，城市的各類建筑以及基礎(chǔ)設(shè)施都實現(xiàn)了現(xiàn)代化的建設(shè)。城建檔案作為記錄城市發(fā)展進程的重要資料，可以留存城市規(guī)劃建設(shè)的數(shù)據(jù)，作為歷史依據(jù)，可以促進城市的進一步發(fā)展和完善，這對促進城市發(fā)展建設(shè)有非常重要的價值。傳統(tǒng)的城建檔案管理工作方式已經(jīng)十分落后，無法適應(yīng)新時期的城市發(fā)展。目前我國大部分城市已逐漸取消傳統(tǒng)的城建檔案管理方式，立足信息化背景，實行信息化新時期城建檔案管理，從而科學(xué)高效地進行城建檔案管理，不斷提升城建檔案管理工作的便捷性、精準(zhǔn)性以及科學(xué)性。因此本文通過梳理城建檔案管理信息化建設(shè)的重要性，分析城建檔案管理信息化過程中存在的問題，提出完善城建檔案管理信息化工作的措施，為新時期城建檔案信息化建設(shè)提供參考。

一、實現(xiàn)城建檔案管理信息化的重要性

新世紀，實現(xiàn)城建檔案的信息化建設(shè)，可以更科學(xué)更高效地記錄城市發(fā)展歷程，保存歷史數(shù)據(jù)資料，通過電子化的方式將城市發(fā)展歷程完美展現(xiàn)在人的面前，更好地服務(wù)于社會大眾。

（一）提升城建檔案使用效率。實現(xiàn)城建檔案管理的信息化建設(shè)，可以科學(xué)高效地進行城建檔案信息的錄入工作，從而便利于城建檔案信息的分類整理，方便人們查找和瀏覽檔案信息，有效提高了相關(guān)文獻資料的使用效率。在設(shè)計城建檔案管理工作中，相關(guān)工作人員只需錄入一次信息，便可以利用計算機軟件對信息進行分類處理從而產(chǎn)生相應(yīng)的目錄，人們在對城建信息有需求時，在計算機上輸入關(guān)鍵信息，從而在第一時間獲取資料。城建檔案的信息化建設(shè)實現(xiàn)了信息資源的共享，有效提高了檔案信息的閱讀量。

（二）信息輸出形式多樣化。傳統(tǒng)的城建檔案信息管理工作方式主要是人工收集整理并抄寫存檔，信息的錄入和提取輸出工作極為復(fù)雜，工作效率極低，而且檔案信息的準(zhǔn)確性也會受到一定的影響。在將城建檔案信息納入信息化管理之后，通過計算機技術(shù)將檔案信息數(shù)據(jù)化，在保證準(zhǔn)確性的同時精簡了信息的錄入和提取輸出工作。同時也改變了原來費時費力的城建檔案輸出的人工查找方式。如今可以通過互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫，使用電腦、手機等智能設(shè)備方便快捷地實現(xiàn)答案信息搜索和閱讀，極大地拓寬了人們獲取信息的方式，信息的輸出形式也越來越方便快捷且多樣化。

（三）提供文獻參考資料。城市發(fā)展和建設(shè)的資料及數(shù)據(jù)通常被記錄在城建檔案中，它是人們獲取城市規(guī)劃、建筑設(shè)計、人文環(huán)境等諸多方面資料的主要平臺。實現(xiàn)城建檔案資料和數(shù)據(jù)管理的信息化可以為相關(guān)科研人員提供更多有關(guān)城市建設(shè)的資料。實現(xiàn)信息化管理并對現(xiàn)有城建檔案資源進行科學(xué)的分類，有利于研究人員整合所有資源并歸納總結(jié)，為之后的城市發(fā)展規(guī)劃提供數(shù)據(jù)和參考。城建檔案的信息化管理既可以提高搜集資料的效率，可以為相關(guān)管理工作人員和科研人員利用城建檔案資料提供便利。

二、城建檔案管理信息化存在的問題

雖然我國城市建設(shè)已經(jīng)進入了現(xiàn)代化，但是相對應(yīng)的城建檔案管理工作卻沒有得到有效的發(fā)展。目前我國城建檔案的信息化建設(shè)起步較晚，由于受到多方面因素影響，導(dǎo)致其發(fā)展相對遲緩，未能實現(xiàn)高水平的城建檔案信息管理的目標(biāo)。為了促進城建版信息化建設(shè)，下面將從檔案管理意識、信息化建設(shè)水平以及資金投入這三個主要的影響因素進行分析，從根本上解決城建檔案管理信息化存在的問題，促進檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（一）檔案管理意識不強。利用信息化技術(shù)進行城建檔案管理工作，能夠為管理提供便捷、高效以及準(zhǔn)確的檔案信息資料，對后期城市的規(guī)劃和發(fā)展起到重要的信息支撐作用。但是目前部分城市管理層，對城建檔案管理的信息化建設(shè)缺乏足夠的認識，在進行城市建設(shè)的過程中，只重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及現(xiàn)代化城市建設(shè)工作，而忽略了城建檔案管理信息化建設(shè)，導(dǎo)致城建信息管理工作滯后于城市建設(shè)。部分管理層對信息化建設(shè)的理解還受局限，無法正確認識到城建檔案信息化建設(shè)對城市發(fā)展帶來的價值，從而不利于城建檔案管理的發(fā)展。此外，一些檔案管理人員在實際工作過程中過度依賴信息化系統(tǒng)，并且存在工作不認真的問題，只對檔案資料進行錄入而不分類整理，導(dǎo)致系統(tǒng)中的檔案信息混亂。雖然采用了信息化的檔案管理方式，但這種不負責(zé)任的工作態(tài)度以及對城建檔案信息管理意識的缺乏，導(dǎo)致城建檔案信息的錯誤率居高不下，使檔案管理工作在實際開展過程中困難重重。而且檔案信息數(shù)量的增多，也給信息資料的核對和糾偏工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，嚴重阻礙了檔案管理的發(fā)展。

（二）信息化建設(shè)較為粗淺。雖然傳統(tǒng)的手工方式進行城建資料的收集錄入已經(jīng)逐漸消失在當(dāng)今的檔案管理工作中，而是轉(zhuǎn)向信息化管理的方式，但是信息化水平還有待提高，通過計算機所整理的城建檔案在種類劃分以及應(yīng)用上還處在較低的水平。由于受到深度和廣度的限制，城建檔案的信息化建設(shè)尚未全面展開，只對城建檔案管理進行了最初級的分類和匯總工作，并未重視以及開展信息技術(shù)在管理工作中細致劃分檔案信息的種類及應(yīng)用。特別是檔案信息電子系統(tǒng)的開發(fā)，還處在較低的水平，不能達到最大限度地實行信息化管理，使得城建檔案信息受技術(shù)限制不能得到最高效的利用，不利于檔案管理人員開展工作。

（三）信息化建設(shè)資金投入不足。無論是城市的發(fā)展和建設(shè)，還是城建檔案的信息化建設(shè)都需要有足夠的資金支持。一些領(lǐng)導(dǎo)對于城建檔案信息化建設(shè)的重要性缺乏足夠的認識，將大部分資金投入城市的建設(shè)中，而忽略了對城建檔案信息化建設(shè)的資金投入，導(dǎo)致城建檔案的信息化管理工作不能得到有效的發(fā)展。首先政府沒有給予足夠的資金支持，檔案管理單位無法引進先進的信息化管理設(shè)備和技術(shù)，導(dǎo)致信息化管理工作滯后。此外城建檔案的信息化建設(shè)需要引進相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)，利用計算機軟件進行信息的收集和管理，而正是資金的缺乏導(dǎo)致目前的信息化建設(shè)水平較低，無法真正高效利用計算機實現(xiàn)技術(shù)進行信息化建設(shè)的提升，這也是制約城建檔案信息化建設(shè)的一個主要因素。

三、完善城建檔案管理信息化工作的措施

（一）樹立新型檔案信息化管理理念。新時期下城建檔案信息化系統(tǒng)主要由硬件設(shè)施、軟件設(shè)施以及檔案資料這三部分組成，其中檔案資料是城建檔案信息化管理的最重要部分，需要相關(guān)管理人員強化意識做好日常信息收集和維護工作。城建檔案管理人員要強化信息管理的重要性，樹立起新型檔案信息化管理理念，以積極的態(tài)度開展檔案信息化管理的工作。首先根據(jù)信息化管理的需要，科學(xué)合理地制定信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和實施步驟。要遵循系統(tǒng)化和循序漸進的工作方式做好城建檔案管理信息化工作。其次要積極學(xué)習(xí)和運用信息化的技術(shù)和手段，搭建高效的城建檔案管理系統(tǒng)，樹立新型檔案信息化管理理念，逐漸實現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。

（二）提高管理人員的綜合素質(zhì)。對于城建檔案信息化建設(shè)來說，檔案管理人員是其中的關(guān)鍵因素。要想實現(xiàn)城建檔案信息文化管理，就必須要在信息化建設(shè)過程中對管理人員進行培訓(xùn)考核，提升管理人員的綜合素質(zhì)，這是實現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障?？梢葬槍n案管理人員進行信息化技術(shù)以及信息化系統(tǒng)檔案信息的錄入和分類整理能力培訓(xùn)，使其更好地適應(yīng)這一崗位。其次，要不斷招聘檔案信息管理專業(yè)人才，制定相應(yīng)的人才培養(yǎng)方案和合理的激勵政策，督促管理人員不斷提升自己的技術(shù)水平，充分發(fā)揮信息化建設(shè)在城建檔案管理上的應(yīng)用。

（三）建立健全相關(guān)法律法規(guī)。城建檔案管理是檔案管理的一部分，具備檔案管理的基本特征和屬性。城建檔案管理所遵循的法律法規(guī)來源于《檔案法》,所以在實際的城建檔案信息化建設(shè)當(dāng)成過程中，應(yīng)加強對城建檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)。制定合理的適合本身發(fā)展需求的法律法規(guī)政策，加強對相關(guān)城建檔案管理人員工作的管理和監(jiān)督。制定合理的城建檔案管理收費標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，保證信息化建設(shè)在法律法規(guī)的保障下有序進行。

（四）加大信息化建設(shè)資金投入。充足的資金投入是城建檔案信息化建設(shè)得以實現(xiàn)的保障和必要條件，信息化管理系統(tǒng)所需要的硬件、軟件以及信息管理人員的薪資待遇都需要足夠的資金支持，只有投入充足的資金才能采購先進的設(shè)備，保障信息系統(tǒng)的建設(shè)，也只有充足的資金投入才能激勵管理人員的工作熱情，從而實現(xiàn)高水平的城建檔案管理信息化建設(shè)。因此在城市化的建設(shè)過程中，要充分考慮到城建檔案管理信息化建設(shè)的預(yù)算，為信息化建設(shè)的順利開展提供有力的保障。

四、結(jié)語

立足于新時期的城鎮(zhèn)化和信息化發(fā)展趨勢，為了記錄城市建設(shè)的發(fā)展變化，城建檔案管理工作也要順應(yīng)時代發(fā)展，緊跟城市建設(shè)的發(fā)展步伐，積極開展城建檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。為了實現(xiàn)城建檔案高水平的信息化建設(shè)，促進城市的長遠發(fā)展，本人分析了城建檔案信息化建設(shè)的重要性，并就信息化建設(shè)過程中所遇到的問題提出相應(yīng)的解決措施，以供參考。