信息時代檔案管理工作的實(shí)踐與創(chuàng)新淺談

文/濰坊市中醫(yī)院 單濤

信息時代數(shù)據(jù)的類型和數(shù)量不斷增加，因此企業(yè)在生產(chǎn)和管理時需要有大量的數(shù)據(jù)作為支持。在這一背景下，只有做好檔案管理工作，才能夠更好地了解到企業(yè)現(xiàn)實(shí)情況，制定適宜的決策，為企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展提供保障。在傳統(tǒng)模式下所進(jìn)行的檔案管理工作雖然取得了一些成效，但是也存在一些不足。為此，在信息時代必須要對傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，充分發(fā)掘檔案的價值。

一、信息時代檔案管理

信息時代檔案管理與傳統(tǒng)模式下所開展的檔案管理工作存在著較大的差異，前者主要是將現(xiàn)代化的信息技術(shù)作為立足點(diǎn)，通過互聯(lián)網(wǎng)來管理檔案資料。一般情況下，較為常見的檔案管理措施是制作電子版檔案、信息進(jìn)行搜集、查找等。這一管理措施使原本紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成了電子存儲檔案，并且可以運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來對檔案進(jìn)行分類，縮短了查找檔案花費(fèi)的時間，可以更好地展現(xiàn)檔案資源的價值。

二、信息時代檔案管理工作特征

信息時代檔案管理提升了檔案的現(xiàn)代化程度，可以滿足新時期企業(yè)工作需求。和傳統(tǒng)檔案管理工作對比，信息時代檔案管理工作特征可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)：第一，不同企業(yè)在推動檔案信息化發(fā)展過程中所運(yùn)用的規(guī)章制度大體相同，并且這些制度都是由專門的行政機(jī)構(gòu)指定的。第二，虛擬檔案可以提升檔案管理信息化程度，借助信息化管理工作，可以使原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子存儲，并且借助于互聯(lián)網(wǎng)，可以在較短的時間內(nèi)傳遞資料，提升了檔案管理工作的效果，能夠?yàn)槠髽I(yè)的信息化發(fā)展提供支持。第三，檔案管理信息化使用的先進(jìn)技術(shù)較為多樣，有效轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)模式下檔案管理方式，解決了原本檔案管理過程中存在的一些問題。

三、檔案管理工作存在的問題

（一）并沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)作為支持。檔案管理工作的開展需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)作為支持，只有如此才能夠高效、及時地處理不同類型的檔案信息，使檔案管理工作更加順利。但是，從現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，大部分企業(yè)都沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)。導(dǎo)致檔案管理人員在進(jìn)行信息化檔案管理的過程中，無法第一時間解決出現(xiàn)的問題，檔案管理工作無法達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。為此，在信息化檔案管理工作開展過程中，需要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保其能夠引導(dǎo)檔案管理工作。

（二）安全得不到保障。在傳統(tǒng)模式下，進(jìn)行檔案管理工作只需要管理檔案，保證檔案處在安全狀態(tài)下，檔案管理工作人員的任務(wù)量也比較少。而在信息化背景下，檔案被存儲在網(wǎng)絡(luò)平臺中，而檔案管理工作的開展對檔案管理系統(tǒng)的依賴性不斷提升，一些不法分子很可能會趁機(jī)入侵檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致信息被篡改、丟失等。除此之外，檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中很可能會出現(xiàn)一些因素導(dǎo)致系統(tǒng)無法穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。如果系統(tǒng)發(fā)生問題，很可能會引發(fā)檔案安全問題。為此，企業(yè)在開展檔案管理工作時，必須要注重硬件、軟件管理工作的開展，確保檔案管理處在安全狀態(tài)下。

（三）工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。信息時代，檔案管理工作有了新的標(biāo)準(zhǔn)，這從某種角度來說，提升了檔案管理工作的困難程度。在傳統(tǒng)模式下，開展檔案管理工作，工作人員要求并不高，工作人員只需要搜集、建立并存儲檔案就可以順利完成工作。但是，隨著社會的進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)面對更加白熱化的競爭，檔案管理的重要性不斷提升，這就需要相關(guān)人員提升自身檔案管理工作的能力，掌握更多和檔案管理相關(guān)的知識，并將檔案管理信息匯集成為企業(yè)發(fā)展觀點(diǎn)，為企業(yè)管理層決策工作的開展提供支持。但是，因?yàn)闄n案管理工作人員缺乏學(xué)習(xí)的渠道，很難在較短的時間內(nèi)提升自己，無法為新時期工作的順利開展提供支持。

（四）所應(yīng)用的體系存在問題。在信息時代開展檔案管理，并不僅僅是對于應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，而應(yīng)該考慮到檔案管理的安全程度、數(shù)據(jù)庫等多方面的內(nèi)容，需要多個機(jī)構(gòu)共同配合。在傳統(tǒng)模式下所開展的檔案管理工作效果并不是非常理想。企業(yè)檔案管理人員并沒有對于自身工作形成正確認(rèn)識，這就導(dǎo)致檔案管理工作很難發(fā)揮最大化的作用，檔案管理信息化建設(shè)工作阻礙較多。雖然企業(yè)已經(jīng)投入了一些資金用于購買檔案信息化建設(shè)硬件設(shè)備，但是對于軟件的關(guān)注程度比較低，并沒有認(rèn)識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展的價值。在這一情況下，企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建完善的檔案系統(tǒng)，從下到上創(chuàng)新檔案管理工程。除此之外，企業(yè)內(nèi)部工作人員對檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識，并不關(guān)注檔案管理工作情況，不愿意配合其工作的開展。

四、信息時代檔案管理實(shí)踐與創(chuàng)新措施

（一）更新檔案管理觀念。檔案管理工作的開展會對企業(yè)信息化檔案管理工作具有較大影響，為此在進(jìn)行檔案管理工作時，需要明確工作方向。第一，要堅(jiān)持全面建設(shè)觀念。檔案管理信息化建設(shè)，僅僅依靠檔案管理部門是無法達(dá)成的，需要多個部門合作共同努力開展工作。因此，企業(yè)必須要將全面建設(shè)觀念落到實(shí)處，推動檔案管理信息化發(fā)展。第二，要堅(jiān)持信息化觀念。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，要對信息化檔案管理形成充分認(rèn)識，在細(xì)節(jié)中體現(xiàn)出信息化。第三，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理工作并不是隨意開展的工作，需要標(biāo)準(zhǔn)作為支持，確保檔案管理工作可以有序開展。第四，要挖掘檔案管理的價值。企業(yè)在進(jìn)行決策時，要將檔案資源進(jìn)行分析，并和檔案管理人員進(jìn)行溝通，確保所開展的檔案管理工作可以更加科學(xué)合理。

（二）明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。第一，企業(yè)要明確建檔標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案包含更加全面的內(nèi)容，防止標(biāo)準(zhǔn)差異較大。在視頻和音頻進(jìn)行處理的過程中，必須要有明確的標(biāo)準(zhǔn)作為支持。第二，要構(gòu)建完善的制度，制度可以為檔案管理工作的開展提供支持，是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的直觀表達(dá)。為此，企業(yè)必須要健全制度，確保其能夠包含工作細(xì)節(jié)，為不同管理工作的開展提供保障。第三，要選擇使用恰當(dāng)?shù)臋n案管理方式。在進(jìn)行檔案管理工作時，需分析流程，明確信息處理、提出建議等工作開展步驟，這能夠?yàn)闄n案管理工作的順利開展提供保障，有效推動了檔案現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理工作的開展需要有較多持續(xù)性資源作為支持，這樣才能夠保證檔案管理信息化建設(shè)更加順利。在這個過程中，企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，增加資金投入，完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施?？梢詮囊韵陆嵌瘸霭l(fā)：首先，要購買基礎(chǔ)設(shè)施，比如說網(wǎng)線、計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件、桌子等。并且，不同企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力存在一些差異，因此企業(yè)應(yīng)該從自身的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，適當(dāng)分批次采購。需要注意的是，基礎(chǔ)設(shè)施和其他設(shè)備存在較大差異，要及時更換，并確保有足夠的資金作為支持，為軟件的后續(xù)使用提供保障。

（四）提升檔案管理人員素養(yǎng)。信息時代，開展檔案管理工作的方式出現(xiàn)了較大的轉(zhuǎn)變，對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員應(yīng)該與時俱進(jìn)，提升自身檔案管理工作的能力。第一，檔案管理信息化應(yīng)該具有專門的負(fù)責(zé)人，并加大力度組織檔案管理人員參與到學(xué)習(xí)之中，確保其能夠熟練應(yīng)用信息化技術(shù)，高效開展檔案管理工作。第二，應(yīng)該吸引一些綜合能力較強(qiáng)的專業(yè)檔案管理人才加入檔案管理工作之中，提升檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的整體實(shí)力。

（五）確保檔案處在安全狀態(tài)下。在信息時代下，開展檔案管理工作，必須要確保其安全性，可以從以下幾點(diǎn)開展工作：第一，要從檔案的內(nèi)容出發(fā)，劃分等級，對一些機(jī)密程度較高的檔案進(jìn)行特殊管理，并做好備份。第二，在日常檔案管理過程中，確保數(shù)據(jù)庫處在安全狀態(tài)下，并及時對其進(jìn)行更新。第三，邀請專業(yè)的工作人員保證檔案處在安全狀態(tài)下，降低對檔案造成威脅的概率。第四，應(yīng)該和檔案管理人員簽訂合同，確保其可以保守秘密，自覺約束自身言行。第五，檔案管理人員要加大宣傳力度進(jìn)行宣傳，確保其能夠掌握更多和檔案管理相關(guān)的法律知識，在法律的約束下，規(guī)范開展工作。第六，做好數(shù)據(jù)庫備份工作，如果由于意外導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障，可以第一時間進(jìn)行重啟。

五、總結(jié)

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，檔案管理作用越發(fā)突出，能夠幫助企業(yè)認(rèn)識到自身在發(fā)展過程中存在的問題，挖掘自身的優(yōu)勢，為此，必須要注重檔案管理工作的開展。但是，從現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，可以發(fā)現(xiàn)檔案管理工作還存在一些問題，無法滿足企業(yè)在信息時代對于檔案的要求，為此必須要及時采取措施對于檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使其發(fā)揮最大化的作用，推動企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。