智慧試驗室電子文件管控及歸檔集成研究與實踐

侯雪川、杜晴、吳俊杰 /航天科工防御技術(shù)研究試驗中心

在當前智能制造形勢的驅(qū)動下，隨著信息化深入發(fā)展，許多企業(yè)逐步加大了智能化改造建設(shè)的步伐。各質(zhì)量檢測機構(gòu)基于智能化改造思想，結(jié)合實際情況，因地制宜，利用信息編碼標準與編碼管理體系，納入質(zhì)量控制及標準化管理要求，借助信息化手段陸續(xù)建立了集試驗過程管理、試驗知識能力庫應(yīng)用、智能化設(shè)備選用為一體的質(zhì)量可靠性試驗管理平臺，實現(xiàn)了智慧試驗室體系建設(shè)。試驗檢測檔案是該類型企業(yè)的主營業(yè)務(wù)活動產(chǎn)物中最重要的部分，隨企業(yè)發(fā)展壯大，檔案數(shù)量激增。業(yè)務(wù)工程中產(chǎn)生的工藝流程卡、原始數(shù)據(jù)、試驗報告等質(zhì)量過程文件仍然以紙質(zhì)的方式進行歸檔，紙質(zhì)檔案保存壓力也隨之逐年增大，利用效率有限；而智能試驗業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中，電子文件大量產(chǎn)生，將逐步取代試驗檢測過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案。電子文件歸檔和電子檔案管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫或數(shù)字檔案館（室），實現(xiàn)電子文件生命周期管理，已成為檔案資源體系建設(shè)不可或缺的組成部分，是信息化管理方式的必然趨勢，也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。

一、國家、行業(yè)標準有關(guān)試驗室質(zhì)量電子檔案保存要求

目前，很多企業(yè)的檔案管理處在一個由紙質(zhì)檔案向電子檔案接軌的歷史轉(zhuǎn)型期，CNAS-CL01《檢測和標準實驗室能力認可準則》、GJB9001C-2017《質(zhì)量管理體系》、DILAC《檢測實驗室和校準實驗室能力認可準則》等國家和行業(yè)標準，在政策層面上對技術(shù)記錄、成文信息控制與管理均進行了一定的調(diào)整。例如，CNAS-CL01《檢測和標準實驗室能力認可準則》技術(shù)記錄章節(jié)中提到：檢測報告或校準證書可以是紙質(zhì)版本或不可更改的電子版本，其中應(yīng)包含報告或證書的簽發(fā)人、認可標識（如使用）等信息。

二、電子文件集成方案研究

為實現(xiàn)試驗檢測電子文件在線歸檔功能，且能夠嚴格遵照質(zhì)量體系中對技術(shù)記錄、成文信息控制與管理相關(guān)的要求，智慧試驗室電子文件建設(shè)需從技術(shù)支持方案和管理配套方案2 個維度進行相應(yīng)的研究。

1.技術(shù)支持方案

要實現(xiàn)試驗檢測報告在線歸檔，首先需要確保電子檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面的技術(shù)支撐，主要包括平臺支持、數(shù)據(jù)支持、功能支持3個方面。

（1）平臺支持

從電子歸檔的“超前控制”設(shè)計考慮，并沒有針對單一業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間做接口來實現(xiàn)在線歸檔，而是采用業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)交換平臺對接，數(shù)據(jù)交換平臺與檔案系統(tǒng)對接、實現(xiàn)數(shù)據(jù)在線傳遞，從而實現(xiàn)電子文件在線歸檔。

在平臺建設(shè)的同時，應(yīng)考慮業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)交換平臺、檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力，為避免數(shù)據(jù)量過大、系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理能力有限而影響數(shù)據(jù)處理速度，需要對各系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理能力進行評估，如有需要，在建設(shè)前期應(yīng)提高相應(yīng)配置。

（2）數(shù)據(jù)支持

為確保電子檔案真實、可靠、完整、可用的要求，需要對系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件及數(shù)據(jù)提出要求。

真實。試驗檢測系統(tǒng)要對電子文件及數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、修改、移交等信息進行全過程記錄，使所有操作留有痕跡，如生成時間、修改人、修改內(nèi)容等，并保證記錄信息不可隨意更改。

可靠。試驗檢測電子文件能正確反映業(yè)務(wù)工作，反映的內(nèi)容能為業(yè)務(wù)工作提供依據(jù)，如使用合法的電子簽章來確認電子文件版本及有效性。需要注意的是，電子簽章技術(shù)需符合《中華人民共和國電子簽名法》的規(guī)定。

完整。試驗檢測文件是一個體系，不僅僅指一份電子文件，還包括電子文件的名稱、時間、編號、密級等相關(guān)數(shù)據(jù)信息，缺一不可。

可用。試驗檢測系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)經(jīng)過數(shù)據(jù)交換平臺的傳遞到達檔案管理系統(tǒng)后，應(yīng)可以被檔案管理系統(tǒng)識別，否則數(shù)據(jù)不可用。因此，需要對系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)做出規(guī)范，保證系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)兼容性，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞后的可用性。

（3）功能支持

為輔助實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞，需要在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)中添加以下功能模塊。

數(shù)字簽章模塊。為保證電子檔案有效性，歸檔的電子文件必須是加蓋電子簽章的版本。

流程模塊。電子文件歸檔需要經(jīng)過的環(huán)節(jié)管控，包括一鍵歸檔、歸檔審核、檔案接收及退回。

歸檔模塊。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中添加一鍵歸檔模塊，由用戶確認文件版本后一鍵點擊移交。

歸檔審核。歸檔審批流程由用戶、用戶所在部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員三級審核。

歸檔確認。審核無誤后，確認接收，完成歸檔。

歸檔記錄。歸檔行為完成后，生成歸檔過程及接收記錄。

2.管理配套方案

（1）編制試驗檢測報告電子文件歸檔范圍與保管期限表

編制依據(jù)。以紙質(zhì)檔案的歸檔范圍與保管期限表為參照，同時重點考慮系統(tǒng)中關(guān)鍵節(jié)點產(chǎn)生的文件及數(shù)據(jù)的納入。

編制機制。由檔案部門牽頭開展試驗檢測電子文件歸檔范圍和保管期限表的編制工作，以紙質(zhì)試驗檢測報告歸檔范圍和保管期限為初稿，由各部門提出調(diào)整意見和增補內(nèi)容，經(jīng)會議討論后定稿發(fā)布。

編制時間。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字簽章上線運行后開始。

（2）編制試驗檢測報告電子文件歸檔元數(shù)據(jù)方案

文件生命周期的每個階段都會產(chǎn)生元數(shù)據(jù)，前一階段的關(guān)鍵元數(shù)據(jù)將隨著文件一起進入下一個階段及其系統(tǒng)。元數(shù)據(jù)方案包括2 個層次的內(nèi)容：一是元數(shù)據(jù)規(guī)則的制定（元數(shù)據(jù)管理職責(zé)、元數(shù)據(jù)方案、元數(shù)據(jù)管理過程及其要求）；二是文件元數(shù)據(jù)的形成、捕獲和管理（元數(shù)據(jù)與文件周期相對應(yīng)）。

（3）編制試驗檢測報告電子文件歸檔技術(shù)方案

電子文件存儲格式。為保證電子文件不被更改、后續(xù)可讀取及方便利用，建議電子文件歸檔采用業(yè)務(wù)系統(tǒng)、交換平臺、檔案管理系統(tǒng)都可以兼容同時利于保存的格式，加蓋電子簽章后歸檔。

電子文件歸檔時間。電子文件靈活度高，可以采用實時歸檔+定期歸檔的形式，具體情況根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)用戶處理的電子文件數(shù)量、文件處理周期而定。

電子文件歸檔方式。包括在線歸檔和離線歸檔。

電子檔案保管。電子文件接收后以電子檔案的狀態(tài)存儲在檔案系統(tǒng)服務(wù)器上，鑒于電子檔案的重要性及不穩(wěn)定性，需對其進行備份。備份數(shù)量按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，一式二套，一套封存保管，一套提供查閱。

三、電子檔案的安全保障

在信息化技術(shù)的不斷拓展，智能制造不斷深化的形勢下，紙質(zhì)檔案保存壓力逐年增大，利用率和共享率與實際需求的差距也日益凸顯，電子檔案的運用是大勢所趨。然而，電子檔案要取代紙質(zhì)檔案，其中的一個重要難點是：如何滿足電子檔案“真實完整、安全可靠、長期可用”的實際要求。為滿足上述要求，在管理設(shè)計層面，試驗檢測機構(gòu)或?qū)嶒炇倚枰獜闹贫?、技術(shù)和業(yè)務(wù)層面進行相關(guān)的研究和探索，力爭做到全程管理、前端控制、統(tǒng)一管理。首先，在信息化頂層策劃時，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和工程應(yīng)用系統(tǒng)在論證之初應(yīng)將檔案各項標準與要求融入其中，各系統(tǒng)生成的電子文件與檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)集成對接，保障電子檔案從源頭的完整和準確。其次，在技術(shù)手段上，在電子檔案形成、處理、歸檔、保存、傳遞和利用等諸多環(huán)節(jié)中，對數(shù)據(jù)來源采用返回確認機制，數(shù)據(jù)庫后臺存儲采取了加密機制，應(yīng)用數(shù)字簽章、元數(shù)據(jù)采集、日志管理、文件信息存儲與備份等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)被非法竊取、篡改、利用。

四、實際案例運用與效果評價

1.應(yīng)用實踐

某企業(yè)為國內(nèi)重要元器件質(zhì)量檢測機構(gòu)之一，試驗檢測檔案是該類型企業(yè)的主營業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的重要檔案。隨著企業(yè)發(fā)展壯大，檔案數(shù)量激增，業(yè)務(wù)工程中產(chǎn)生的工藝流程卡、原始數(shù)據(jù)、試驗報告等質(zhì)量過程文件仍然以紙質(zhì)的方式進行歸檔，紙質(zhì)檔案保存壓力也隨之逐年增大，利用效率有限。在此背景下，該企業(yè)在智慧試驗室信息化體系建設(shè)中，陸續(xù)建立了集試驗過程管理系統(tǒng)（MES）、試驗知識能力庫應(yīng)用、智能化設(shè)備選用為一體的質(zhì)量可靠性試驗管理平臺，同時積極結(jié)合國家、行業(yè)標準有關(guān)試驗室質(zhì)量檔案保存要求，充分考慮電子檔案“真實完整、安全可靠、長期可用”要求的各項技術(shù)保障，將相關(guān)技術(shù)手段及管理配套方案納入試驗業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)前期的論證、需求調(diào)研和方案制定、系統(tǒng)調(diào)試階段，提前將檔案業(yè)務(wù)管理中有關(guān)元數(shù)據(jù)、歸檔文件資料的實際管理與利用的相關(guān)要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，納入此試驗業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的實際建設(shè)中。元器件試驗業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)歸檔內(nèi)容及文件格式見表1。

表1 元器件試驗業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)歸檔內(nèi)容及文件格式

2.效果評價

該企業(yè)目前已完成元器件試驗業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與集成對接初步調(diào)試，實現(xiàn)了大量試驗檢測電子文件實現(xiàn)在線歸檔。通過定期對電子文件歸檔的數(shù)量、種類和質(zhì)量等各項指標進行技術(shù)監(jiān)控、抽檢，基本滿足了前期設(shè)計論證的要求，同時為進一步促進該企業(yè)檔案管理信息化水平，逐步提高檔案資源的質(zhì)量，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，強化檔案資源的利用效率和利用能力提供了條件。

五、常見問題及解決措施

1.數(shù)據(jù)歸檔失敗原因及解決措施

試驗檢測文件在實現(xiàn)電子文件歸檔的實際過程中，偶爾會出現(xiàn)歸檔失敗等提示。歸檔失敗的數(shù)據(jù)量在龐大數(shù)據(jù)面前雖然只是極小的比例，但卻是整個單套制歸檔的重要問題和難點之一。試驗檢測系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)集成對接實踐過程中，數(shù)據(jù)傳輸失敗或異常情況主要分為以下幾種：①結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)某字段信息有誤；②數(shù)據(jù)字段長度超過數(shù)據(jù)庫最大限制；③附件上傳ftp 失?。虎芫W(wǎng)絡(luò)異常。

產(chǎn)生上述問題的原因主要歸納為試驗業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實際使用問題、技術(shù)問題，以及信息化日常管理維護問題。其中，試驗業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)一線操作的規(guī)范性是解決問題的關(guān)鍵。要有效、正確地實施電子文件歸檔集成需要試驗業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的一線操作人員、系統(tǒng)維護人員、信息化日常管理維護人員及檔案管理人員共同配合，單靠檔案部門難以完成，強化前端控制，明確任務(wù)分工及管理配套機制，才能滿足檔案“真實完整、安全可靠、長期可用”的實際要求。

2.雙套制、單套制的選擇

隨著企業(yè)管理的深入，信息化的推進，對數(shù)據(jù)共享需求的快速增長，電子檔案勢在必行，但到底選擇檔案單套制還是雙套制，目前在部分企業(yè)中是討論的重點和焦點，傳統(tǒng)檔案管理模式的慣性影響依然存在。行業(yè)不同、領(lǐng)域不同，各企業(yè)信息化建設(shè)的重點也不盡相同，是否實施電子檔案單套制不能一邊倒，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身具體情況，綜合考慮后做出相應(yīng)的選擇。結(jié)合單位所屬行業(yè)的具體情況，充分評估后，價值較低或保存期限較短的檔案可以采用單套制，但對于試驗項目或類型涉及較廣、保存期限較長的試驗檢測文件仍應(yīng)采用雙套制管理。

3.著重關(guān)注質(zhì)量體系要求在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段的落實

質(zhì)量檢測機構(gòu)必須不斷完善質(zhì)量管理體系， 以使各個工作環(huán)節(jié)都能在不斷發(fā)展的過程中得到有效的控制和提高。在試驗業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段，需要充分地、前瞻性地把試驗室質(zhì)量電子記錄的各項要求延伸、引入到文件形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，強化“前端控制”，以實現(xiàn)真實可靠、完整安全的目標。